办公室6S(正式).ppt

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6S管理之办公室6S推进6S目标v提高工作效率v建立舒适办公环境v改善和提高企业形象v提高员工精神面貌和组织能力v确保安全，减少隐患目录v一、办公室6S的八大原则v二、文件夹管理标识方法v三、公共区域的管理v四、电脑文件的6Sv五、其它管理对象v六、文件6Sv七、其它（范例等）v1.共独明确l共：

公共使用；独：

个人使用；l公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。

一、办公室6S的八大原则v2、公私分明l在区域规划：

业务功能区域识别分明，办公区和会客区、休息区最好能够区分。

l物品方面：

区分是公司用品还是私人用品。

公司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有抽屉的话，公司用品放在上层，私人物品放在下层。

l在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。

一、办公室6S的八大原则v3、柜架标识l文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。

文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人；柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。

一、办公室6S的八大原则v4、资料分类l文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。

：

行迹管理是指一、办公室6S的八大原则v5、桌面整理l桌面允许放置的物品（较长时间离开时）：

文件夹（盒）；电话机（传真机）；文具盒（笔筒）；电脑；水杯；台历。

l桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。

一、办公室6S的八大原则v6、抽屉物品l抽屉的整理、整顿：

l不要的或不应该放在抽屉内的物品清除；l抽屉内物品要分类，做分类标示；l办公用品放置有序；l个人用品放置在底层；l有措施防止物品来回滑动。

一、办公室6S的八大原则参考范例v7、墙面张贴l在墙上随意张贴的做法必须纠正l公告尽量使用看板方式一、办公室6S的八大原则v8、公告管理l公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。

l对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。

一、办公室6S的八大原则v1、外部标识l侧面标识要素：

文件夹序号；文件夹名称；文件夹管理部门；文件夹管理责任人。

l正面标识：

正面标识一般可省略；在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。

1文件名称部门管理人二、文件夹标识方法v2、扉页索引l在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。

二、文件夹标识方法v3、内部分页纸l在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。

二、文件夹标识方法v4、文件夹标识注意事项l统一规格及字体，用电脑打印；l对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致；l若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识；l侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。

二、文件夹标识方法三、公共区域的管理

（一）会议室1.保持室内干净、整洁、明亮、物品摆放有序、责任落实，各类设施处于完好状态。

2.实行禁烟、且有禁烟标志。

会议室饮水用具（非一次性使用）应具有严格的消毒措施。

一次性用过及时放到垃圾筐。

（二）卫生间1.卫生间标识清楚、设备完好、整洁。

保证卫生纸供应到位。

2.地面无积水、无烟头、痰迹、墙面保持洁净。

3.卫生间无异味、无垃圾；墙壁、隔段五刻、画、涂、挂现象。

4.门窗、玻璃灯具四壁墙角和各种设施无灰尘、无多余物。

5.定期消毒，有防止蚊蝇，杜绝蚊蝇孽生（三）垃圾点1.办公室的垃圾桶、废纸篓内要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。

每天下班前将垃圾袋扎口扔进垃圾口内，没有垃圾口的单位，可在每天下午下班将垃圾袋放在办公室门外，有清洁工清理。

2.垃圾点要做到日集日清，垃圾无外溢、堆放，周围环境保持清洁。

3.增圾点要有要有专人负责清理，垃圾口要求定期消毒垃圾分类垃圾分类（环境管理环境管理）生活垃圾生活垃圾（黄色黄色）绿色垃圾绿色垃圾（纸类纸类）蓝色垃圾蓝色垃圾（塑料塑料）蓝色垃圾蓝色垃圾（金属金属）红色垃圾红色垃圾（毒害毒害）（四）用电安全1.开关控制说明分区域标识，目视清楚。

2.禁止私人手机在办公室充电，利用高额电器等防止造成严重的安全隐患。

2.下班前关好灯、风扇等各种用电设备，确保安全与减少浪费。

张贴和看板的要求1.清理过期的张贴物。

2.所有张贴物都需定位，墙上张贴物要明确区域；3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可有随处张贴的现象。

4.工作台需要张贴物（备忘录等）不可以随意贴，要有规定位置，规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。

5.保持看板的清洁。

四四.电脑文件电脑文件6S11、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档22、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求件不做要求件不做要求件不做要求33、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）44、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类（例）：

（例）：

美克工厂JIT文件分类实例五.其他管理对象v1、茶具、水杯的定点放置l设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。

如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。

v2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识l办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。

五.其他管理对象v3、办公用品的标识五.其他管理对象不利于6S的问题：

个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）；办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）；办公用品品种繁多，购买的随意性大。

办公用品控制途径：

尽可能控制个人持有量；尽可能让办公用品发挥最大的功效；最大限度的减少办公用品的品种；最大限度的减少办公用品库存；6S管理之文件6S文件6S的目的v1.文件的共享和有效利用v2.减少寻找文件的时间，提高工作效率v3.办公室空间的有效利用v4.办公环境的改善v5.提高办公效率办公室文件资料6S的基本原则v1.文件不重复保管：

一种文件只在一个位置保管v2.对原件实施管理：

不随意复印或使用复印件v3.分类归档管理：

不要使文件私有化v4.文件统一规格：

原则上统一为A4纸v5.简化报告文件：

原则上报告限定在12张A4纸v6.文件去放方便：

能够快速的取出保管文件一.整理：

留下有必要保管的文件明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。

无效和不需要的文件及时清理。

明确废弃基准是必要的。

（1）使用之后废弃

（2）保管后废弃（3）保管、保存后废弃二.整顿：

将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识v1.使用合适的文件夹v2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限v3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找v4.设置专门的文件柜存放文件参考范例三.清扫：

维护文件的状态对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。

对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。

定期清扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。

仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。

四.清洁：

专人管理，责任分明决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。

一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。

五.素养：

养成好的习惯时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。

六.安全：

确保文件适当使用v1.安全的使用：

在恰当的地方及时间使用正确的文件v2.安全的保管：

用适当的方法保管文件，确保文件的完整性v3.文件的保密性：

文件在恰当的范围内由适当的人使用安全警钟长鸣在办公室6S的工作中，因为文件柜等办公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一定要注意人身安全！

以下为范例附加内容11、电源线不可直接拖在地上。

、电源线不可直接拖在地上。

22、绕成大概、绕成大概1520CM1520CM长，用扎带或套纽固定两端；长，用扎带或套纽固定两端；33、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）（不可给其他操作、动作造成障碍）44、插头标识清楚、插头标识清楚55、电源排插应固定。

、电源排插应固定。

1、线束整理2、开关标识、开关标识vv1、保持干净、保持干净vv2、功能完好、功能完好vv3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确我的6S行动起来，美化自我！

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