档案室规章制度文档格式.docx

1、归档案卷封面应填写清楚、案卷标题要确切、简明，注明保管期限，案卷的卷内文件应有次序地排列、编号，填写“卷内文件目录”和“备考表”。四、档案入库的交接手续是：各主管科室交入库的档案列出清单，由分管领导审批同意后，交接双方及时办理签字手续。一、严格执行档案法，增强法制观念，依法管好本局档案。二、定期接受各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。三、对接受来的各类档案要认真检查质量，办理好交接手续，及时分类，对号入座。经常检查核对档案资料，做到帐物相符。四，保持室内清洁卫生，严格做好防火、防潮、防干燥、防盗、防尘、防鼠、防强光、防高温等工作。五、认真执行借阅利用制度，严防档案损坏、散失、失密，同时做好

2、档案利用统计工作。六、严格执行档案法，维护档案的安全和机密，任何人未经许可，不得擅自扩大档案的使用范围。一、档案统计要符合中华人民共和国统计法及其他有关法规、规章要求。二、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。五、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整

3、理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。篇二：公司档案室管理制度中国供销集团南通国际棉花有限公司中棉集团南通棉花有限公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。各部门包括经营部、财务部、综合部、仓储部、设备部、安全办。3、本制度最终解释权归公司综合部办公室，综合部办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设臵及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科

4、学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设臵档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。1（二）各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，对日常工作中形成的重要文件进行保管。实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实

5、行统一的标准分类管理。3、资料管理员在归档期填写部门档案移送清单，将资料移送至档案室。部门档案移送清单一式两份。（三）档案归档期1、公司的归档资料实行“年度归档”制度。即每年二月份至四月为公司年度归档期，归档以前年度档案资料。2、在档案资料归档期内，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。22、档案文件禁止使用铅笔、圆珠

6、笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理

7、用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）密级1、绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害2、机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害3、秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害34、内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害5、公开资料：公开有助于公司利益（四）分类1、公司档案按照部门分类，归集各部门的文件。大致分为以下几类：（1）综合部：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）财务部：凭证、账簿、银行资料、税务资料等；（3）经营部：经营合同等；（4）仓储部：出库单、入库单、商检单等;（5）设备部：记录台帐、设备资料等；（6）安

8、全办：原始记录、中储棉公司安全相关文件等（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记代码目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记代码目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。4四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。（

9、二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为2年，3年，5年，10年，15年，20年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证5篇三：公司档案管理制度1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司的档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构

10、的设置及基本要求1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案的归档督促和日常管理工作。3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。2、公司档案大致分为以下几类：2.1、文书档案2.1.1归档范围：a、集团资料（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代

11、码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文b、红头文件公司下发和上报的各类正式行文c、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件d、会议资料（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义e、法律文件（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料f、物资采购合同g、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料2.1.2归档要求：（1）、集团证照资料：由专员关注各类营业证照更新时

12、间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。（2）、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。（3）、法律文件：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。2.2、人事档案2.2.1、归档范围（1）劳动合同、聘用协议；（2）一般员工调动、任免、离职、降职文件；（3）职称评定材料；（4）面试表；（5）劳务合同纠纷及处理材料；（6）员工培训计划、总结、方案2.2.2、归档要求（1）员工个人档案由专员保存于部门档案柜；（2）绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室；（3）薪酬资料由专门负责人

13、保管。2.3、科技档案2.3.1、归档范围（集中于工程部）（1）勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。（2）预算、结算文件：（3）项目核准（立项）阶段（4）方案审查阶段（5）初设审查阶段（6）施工许可证阶段（7）竣工验收备案登记阶段2.3.2、归档要求（1）政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。（2）工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。（3）施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。（4）招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交给专门负责人，专门负责人存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。2.4、会计档案2.4.1、归档范围a、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；b、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；