档案室规章制度文档格式.docx
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归档案卷封面应填写清楚、案卷标题要确切、简明,注明保管期限,案卷的卷内文件应有次序地排列、编号,填写“卷内文件目录”和“备考表”。
四、档案入库的交接手续是:
各主管科室交入库的档案列出清单,由分管领导审批同意后,交接双方及时办理签字手续。
一、严格执行《档案法》,增强法制观念,依法管好本局档案。
二、定期接受各种门类和载体的档案,实行集中统一管理。
三、对接受来的各类档案要认真检查质量,办理好交接手续,及时分类,对号入座。
经常检查核对档案资料,做到帐物相符。
四,保持室内清洁卫生,严格做好防火、防潮、防干燥、防盗、防尘、防鼠、防强光、防高温等工作。
五、认真执行借阅利用制度,严防档案损坏、散失、失密,同时做好档案利用统计工作。
六、严格执行档案法,维护档案的安全和机密,任何人未经许可,不得擅自扩大档案的使用范围。
一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
二、档案统计包括登记和统计两个部分。
档案室要建立档案工作统计台帐,档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。
四、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
五、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。
篇二:
公司档案室管理制度
中国供销集团南通国际棉花有限公司中棉集团南通棉花有限公司
档案管理制度
一、总则
1、为了规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和
有效性,特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
各部门
包括经营部、财务部、综合部、仓储部、设备部、安全办。
3、本制度最终解释权归公司综合部办公室,综合部办
公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设臵及基本要求
(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科
学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室,隶属于办公室,并设臵档案管理
员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部
门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。
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(二)各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,对日常工作中形成的重要文件进行保管。
实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。
3、资料管理员在归档期填写《部门档案移送清单》,将资料移送至档案室。
《部门档案移送清单》一式两份。
(三)档案归档期
1、公司的归档资料实行“年度归档”制度。
即每年二月份至四月为公司年度归档期,归档以前年度档案资料。
2、在档案资料归档期内,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
三、档案分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;
跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;
跨年度的规划放在第一年立卷;
跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;
内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。
(三)密级
1、绝密:
一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害
2、机密:
一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害
3、秘密:
一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害
3
4、内部资料:
一旦泄密会使公司利益遭受一般损害
5、公开资料:
公开有助于公司利益
(四)分类
1、公司档案按照部门分类,归集各部门的文件。
大致分为以下几类:
(1)综合部:
营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;
(2)财务部:
凭证、账簿、银行资料、税务资料等;
(3)经营部:
经营合同等;
(4)仓储部:
出库单、入库单、商检单等;
(5)设备部:
记录台帐、设备资料等;
(6)安全办:
原始记录、中储棉公司安全相关文件等
(五)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记代码目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记代码目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。
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四、归档及保存年限
(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。
(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为2年,3年,5年,10年,15年,20年。
1、永久保存:
(1)公司章程、合同
(2)股东名册
(3)组织规程及办事细则
(4)董事会及股东会记录
(5)财务报表
(6)政府机关核准文件
(7)不动产所有权及其他债权凭证
(8)工程设计图
(9)公司规章制度
(10)其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存:
(1)预算、决算书类
(2)会计凭证
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篇三:
公司档案管理制度
1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。
2、本制度适用于公司的档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案的归档督促和日常管理工作。
3、档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。
4、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。
2、公司档案大致分为以下几类:
2.1、文书档案
2.1.1归档范围:
a、集团资料
(1)各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证
书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等
(2)公司章程
(3)集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文
b、红头文件
公司下发和上报的各类正式行文
c、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件
d、会议资料
(1)会议纪要利用明源流程存档
(2)专题会会议讲义
e、法律文件
(1)合同、协议审核;
(2)诉讼材料
f、物资采购合同
g、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料
2.1.2归档要求:
(1)、集团证照资料:
由专员关注各类营业证照更新时间,在证照更新后1周内提出档案复制申请,取得复印件存入档案室,并统一加盖“仅限用”字样。
(2)、行政文件:
红头文件、法律文件于每月第一周移交;
外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。
(3)、法律文件:
法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
2.2、人事档案
2.2.1、归档范围
(1)劳动合同、聘用协议;
(2)一般员工调动、任免、离职、降职文件;
(3)职称评定材料;
(4)面试表;
(5)劳务合同纠纷及处理材料;
(6)员工培训计划、总结、方案
2.2.2、归档要求
(1)员工个人档案由专员保存于部门档案柜;
(2)绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室;
(3)薪酬资料由专门负责人保管。
2.3、科技档案
2.3.1、归档范围(集中于工程部)
(1)勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。
(2)预算、结算文件:
(3)项目核准(立项)阶段
(4)方案审查阶段
(5)初设审查阶段
(6)施工许可证阶段
(7)竣工验收备案登记阶段
2.3.2、归档要求
(1)政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件,由报建人员取得后3日内移交档案室;
销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
(2)工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段,在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。
(3)施工图纸由工程部资料员按组团保存完整,并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。
(4)招投标文件、合同类档案传签完成后,由经办人移交给专门负责人,专门负责人存入档案室一份,在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
2.4、会计档案
2.4.1、归档范围
a、会计凭证类:
原始凭证、记账凭证、汇总凭证;
b、会计账簿类:
(1)总账;
(2)现金日记账,
(3)银行存款账、银行明细账;
(4)辅助账簿;