办公管理制度Word文档下载推荐.docx

1、由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成，如：信義 玻璃控股有限公司文件。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文单位标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但是最大不能大于22mm15mm。（五）发文字号发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4处印一条与版心等宽的红色反线。发文字号模式： ABCD【 】号。A为集团公司简称，B为发文单位所在地区简称，C为发文公司简称，D为文件用途

2、识别简称（根据集团各事业部、公司的实际情况，本项可以不用）；【 】为发文所在公元年号；为公司发文流水号。如1. 集团文件发文字号通常是：信【2005】9号表示信義玻璃控股有限公司2005年度下发的第9号文件。2. 各事业部、公司中，常用的发文字号是：深圳事业部常用的发文字号有：信深事【2005】5号表示由深圳事业部发出的第5号文件；信深汽【2005】1号表示由信义汽车玻璃（深圳）有限公司2005年度第1号文件；信深幕【2005】5号表示由深圳市信义幕墙装饰工程有限公司2005年度第5号文件。信深橡【2005】5号表示由信义橡塑制品（深圳）有限公司2005年度第5号文件。3. 东莞事业部常用的发

3、文字号有：信莞事【2005】5号表示由东莞事业部发出的第5号文件；信莞汽【2005】1号表示信义汽车玻璃（东莞）有限公司在2005年度发出的第1号文件；信莞工【2005】21号表示信义玻璃工程（东莞）有限公司2005年度发布的第21号文件。信莞超【2005】21号表示信义玻璃工程（东莞）有限公司2005年度发布的第21号文件。4. 芜湖公司平时常用的发文字号是：信芜汽【2005】5号表示信义汽车部件（芜湖）有限公司在2005年度发出的第5号文件。5. 天津公司平时常用的发文字号是：信津玻【2005】5号表示信义玻璃（天津）有限公司在2005年度发出的第5号文件。（六） 签发人 上报的公文需标识

4、签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。二、主体公文标题红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（ 一） 主送单位标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。（二） 公文正文主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（三） 附件文书如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、”）附

5、件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。（四） 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。（五） 公文生效标识单一单位制发的文书在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取高速行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页

6、无正文”的方法解决。三、附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。四、版记（一） “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。（二） 抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题之下，标识方式同抄送形式。（三） 印发单位和印发时间位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以文书付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（四） 版记中

7、的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。（五） 版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第八条 页码页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，页码居中，标识总页码数。空白页和空白以后的页不标识页码。第九条 会议纪要格式会议纪要标识“XXXXXXX会议纪要”组成，其标识位置同本规定，字号用红色宋体字，字号酌定。会议纪要不加盖印章。第三章 公文处理程序第十条 各公司应设置负责公文处理、管理的工作岗位，在该岗位工作的员工在工作中应严格执行档案管理制度。第十一条 各公司部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条 发文应根据需要确定主送、抄送单位，不得滥

8、发。第十三条 按照一级抓一级的管理原则，集团公司行文原则上只发到各公司和事业部办公室，不直接发到公司下属部门。第十四条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、封发等程序。一、草拟文件的要求：（一） 草拟公文字迹要清楚，文面应保持整洁。（二） 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。（三） 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四为“（1）”。（四） 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。二、公文审核。公司的文稿在送领导

9、签发前，应由起草文件部门负责人审核。三、公文签发。（一） 集团公司文件，按相关规定或由总裁签发。各公司文件由各公司总经理或公司负责人签发。（二） 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。（三） 公文签发后，由被授权部门负责人用电子邮件发送和打印正文、盖章、装订、登记、存档，分发上级部门或重要部门。信義玻璃控股有限公司红头文件、会议纪要、通知，由管委会电子邮箱发出。各公司发文邮箱应予授权公布，并报管委会。第十五条 收文处理。一般包括签收、分办、存档。一、所有密级文件、资料，均发指定人员由指定人员签收，或相关人员邮箱，对一般性文件，在领导出差时，可由授权人签收、分发并按不同类别进行

10、分类处理。对内容重要的急件，应及时报告领导。二、对于需传阅文件，承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或发送。三、相关人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。四、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交相关人员立卷归档。第十六条 公文办理完毕后，要及时送交相关人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第十七条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。档案管理制度第一章 总 则第一条 为加强公司档案管理,依据中华人民共和国档案法，结合本公司实际情况，制订本制度。第二章 档案管理体制第二条 集团公司档案实行二级档案

11、网络化管理体系。集团公司档案室，集中管理公司的重要资料，对全集团的各类档案负有一级管理责任，具有指导、检查、监督、把关档案的权利；各公司、各部门设立专（兼）职档案员，对本集团的各类档案负有二级档案管理责任，具有收集、整理、归档、定期上交集团公司所征集的各类档案的责任，二级档案管理在业务上服从集团档案室统一管理。第三条 集团公司档案室隶属于管委会指定的部门管理，二级专（兼）职档案人员由各公司、部门确定，在一级档案室备案。第四条 集团公司档案管理的基本任务。一、落实本档案管理制度，参加设备开箱验收、参加科技成果鉴定、参加工程竣工验收工作。二、收集、整理、立卷、鉴定、保管本集团各类重要档案，做好分类

12、、编目、编号等工作。三、为公司领导及公司的经营提供档案查阅服务；四、负责二级档案管理的指导、检查、监督工作；负责收集二级档案的目录。五、负责专（兼）档案管理人员的业务培训工作；六、参与修改、完善集团公司档案管理制度。第五条 公司、部门 （二级）档案员的任务：一、落实集团公司档案管理制度；二、负责本公司、部门各类档案的收集、整理、立卷、归档及维护工作；将档案目录送集团公司档案室备案。三、为本公司及本部门提供档案查阅服务；四、接受集团公司档案室的业务指导、检查、监督；五、做好本公司、部门永久性、重要档案向集团公司档案室的移交工作；六、配合、协助集团公司档案室开展档案征集工作。第三章 档案归档范围第

13、六条 集团公司全部档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、声象档案、图书（技术性）档案等六大类。第七条 集团公司档案室即一级档案室归档范围：一、文书档案：股东大会文件、董事会文件、公司章程、发展史、大事记；红头文件、公司规章制度、董事局主席、副主席、总裁、副总裁签署各类报告、决定、文件及讲话；与本公司经营密切相关的政府文件；高层管理人员重要会议纪要、年终总结、年度工作计划、月生产报表、月财务报表、经营计划落实跟踪记录；土地购买合同、房产购买合同、总金额超过100万元人民币的买卖合同、协议书、投招标书；重要的客户档案；本集团获得的各类证书，包括领导获得的各类证书及通过公司出资、员工所获证

14、书、注册商标、CIS文件、画册、重大奖惩资料；其它重要的文书资料。二、科技档案类：产品及工艺档案：包括产品的设计、国家颁布及本集团制定的技术规程、工艺流程、技术规范、技术标准、质量手册、程序文件、最新两版的作业指导书等；投资金额超过10万元人民币、本集团的技术研制项目的鉴定材料；金额超过100万元人民币的固定资产（卖进和自制）资料、设备软件、控制系统软盘及说明书，包括设备图纸、各种原理图、布线图，说明书及维护手册；投资总额100万元人民币以上的基建工程：包括与项目有关的业务预测、调查分析、选地、勘测、报告、批复、红线图、设计原始资料、所有设计文件、与各方签订的合同、协议书、工程概算、工程预算、

15、施工图、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算及基建工程图纸、房地产原件及正本资料等；厂区平面图、水、电布局；其它重要的技术资料。三、财务档案：原会计师事务所审计的年度审计报告、验资报告、税务登记表、价值鉴定报告等。四、声像档案：反映本集团重要或大型活动、工作成果声像资料；各级领导人和著名人物参加的与本集团有关的重大活动的声像资料；集团有关人员组织或参加重要会议、会见以及重大外事活动的声像资料；其它单位形成的与本集团有关的重要声像资料；重大事故声像资料；其它具有保存价值的声像资料。五、图书档案：公司购买的、用于各类业务和专业书籍、工具书、词典。第

16、八条 二级档案室归档范围：一、人事档案：劳动合同；录用资料；身份证复印件；健康证；员工登记表；培训资料；奖惩记录；转岗记录；证书复印件；工资变动等各类个人资料。二、财务档案：经营、管理、生产活动中所发生费用的原始凭证、帐簿、报表；税务、工商活动凭证、单据；出口创汇的报关资料、单据；年度财务预、决算方案；本集团员工工资发放表；固定资产统计资料；财务分析报告。三、文书档案：公司、部门文件、制度；各类报表、统计资料；质量体系文件、质量记录；通告、通知、奖惩记录；各种工作计划、总结、请示、批复；会议记录、会议纪要、领导讲话、典型发言、会议简报；劳动、工资、福利方面的文件材料；市场规划、市场调研、营销政

17、策、合同书、协议书、客户资料；改善提案；与外单位往来文书等。四、科技档案归档范围：国家及本集团制定的技术规程、工艺文件、作业指导书、技术标准、产品图纸等；技术性的报告、批复、通知、计划、总结、统计资料等；设备控制系统软盘、驱动程序、管理软件；设备（包括本集团自己开发）图纸及其各种原理图、布线图、使用说明书及维护手册；技术工艺革新、科研方面鉴定资料、工艺技术改进资料；其它相关的技术资料。五、各种声像档案，光碟、照片等。第四章 档案的搜集第九条 各档案管理人员应主动搜集本规定第三章规定的内容，及时归档。不得丢失档案，违者按本规定第三十一条执行。第十条 档案员根据本文规定的归档范围将其文件归档，如在

18、二级档案归档的必须报一级档案备案。第十一条 部门收集、整理、登记、保存的属一级档案室保管的档案，二级档案管理人员应根据一级档案室的：“归档通知”在规定时间内办理移交。第十二条 相关负责人在进行开箱、鉴定、工程验收时，应通知公司档案员参与这些活动，以确保其相应文件的及时归档。否则，造成文件丢失，后果由其负责人承担。第十三条 部门的每次重要活动、重要会议、每项工程、产品试制、科研、引进项目等形成的档案材料都要完整、准确、系统地归档保管。部门负责人应负责、监督本部门档案的完整归档。第十四条 外出学习、调研、谈判的相关人员在回来后应将调研报告、谈判合同或意向书、信息资料及对方或外商提交的名种资料等经整

19、理后，主动归档，经档案室签字后，财务部给予核报差旅费、学费等。否则，不予报销。第十五条 本集团召开的重要会议，由会议主办单位指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。档案室签字认可后，财务部给予核报会务费。第十六条 本集团各部门或个人形成声像档案费用,在将档案资料整理归档,经档案室签字后,财务部给予核报相关费用。第十七条 档案室有权力随时征集各类档案，声像档案应配以文字说明，连同原件、底片向档案室归档。第十八条 部门或个人需购买专业书籍、工具书、词典须向档案室提出书面申请，经档案室核查确认，分管领导批准后，由使用部门、本人或采购供应部统一购买后交物料库入库，档案室统一领出。归档后，存

20、档签字后，财务方给予报销。第五章 档案保管、清理、销毁第十九条 档案管理应执行中华人民共和国档案法。各档案管理人员应做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防有害生物和防污染工作，保持档案室内湿度在37.5-60左右,避开30奥斯特以上磁场。第二十条 档案装订须避免使用金属物装订,应用专用装订线打眼装订。第二十一条 档案保管期限分永久、十五年、十年、五年、三年、一年。由相关部门、技术人员、档案管理人员对档案保管期限负责。对于一些更新快的技术档案，应三个月清理一次，暂时封存。第二十二条 每年年度更换时，档案管理人员按规定期限清理各类档案，已届保存期限的,以予销毁。销毁前应造册呈报部门负责人、分

21、管负责人核准，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。第二十三条 销毁档案材料时，必须指派专人监销，用碎纸机粉碎。第六章 档案借阅、调卷第二十四条 借阅各类档案,必须先填写档案借阅申请审批表，由本制度规定审批人或审批者授权人审批后方可到档案室借阅，经批准后借阅人必须在“档案借阅登记簿”登记后才可借阅。否则，档案管理人员有权不借。第二十五条 案卷只供在档案室查阅。如确需借出，视其重要程度，对集团级档案，需由总裁或总裁授权人批准。公司级档案须经总经理或总经理授权批准后方可借出，但借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。第二十六条 借阅档案者必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得

22、私自转借或损坏，不得擅自涂改、勾画、剪栽、抽取、拆散、增损、摘抄、翻印、复印、摄影。借阅档案如确有拆开必要时，须报明原因，由管档人员负责处理。第二十七条 外单位查阅档案，应持有单位介绍信，二级档案室保存的档案由总经理批准，一级档案室保存的档案由总裁或总裁授权人批准，由业务部及相关人员陪同方可查阅，但一律不外借。第二十八条 外单位摘抄卷内档案，二级档案室保存的档案由总经理批准，一级档案室保存的档案由总裁或总裁授权人批准，并对摘抄的材料进行审查、签章。第二十九条 具有专利的声像档案，外单位利用时，按专利法有关规定办理。第三十条 声像档案原版一般不得借出档案室，利用率高的声像档案可自制外借，外单位借

23、用或复制，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如果借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第七章 附 则第三十一条 对于不履行职责或违反本制度规定者，视情节给予调离岗位，经济处罚、辞退、解除合同、追究法律责任的处罚。印章管理制度第一条 为规范公司印章使用，维护印章的权威性和合法性,特制定本制度。第二章 印章的审批、制发、登记和保管第二条 印章的审批权限：一、 事业部相关部门、各公司需使用的印章，须经总裁或总裁授权人审核批准后，方可刻印。二、 各公司部门用印章，由各公司总经理审核批准后，方可核印。第三条 经总裁、总经理批准刻制的印章、其印章的形式、大小按以下权限核定。一、总裁核定公司

24、章、公司合同专用章、高层领导人名章。二、总经理或公共部门分管领导核定部门业务专用章、报关章、部门章（办公室、财务部、业务部、品管部、技术开发部）、部门领导名章及其它相关印章。三、部门主管核定部门下属所用印章;品管部主管核定检验章;办公室主管核定复印有效章、档案专用章。四、质量体系用印章按质量体系文件规定执行。第四条 申请制做、增做各种印章，由申请人报相关领导批准后，提交一级档案室，由一级档案室统一制发（或换发或补发）、稽查，并由档案设立“印章登记表（附件一）”，拓具印模、样本、依序装订成册，存档备查。第五条 印章保管人由核定人指定。印章保管人在接收印章时必须填写印章登记表（发文前已使用的印章，

25、由保管人补填登记表）。第六条 未经主管领导批准，印章保管人员不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用。第七条 印章保管人应妥善保管好印章以防丢失或被他人盗用。一旦发生此种情况，保管人应立即上报主管。否则，后果自负。第八条 公司作废的印章应及时封存，交一级档案室处理。第三章 印章的形式和印色使用第九条 公司印章、公司合同章为圆形或椭圆形、长条形，一律以红色、或红色打印水用印。部门章为长条形，一律用蓝色印泥或蓝色打印水用印（对外可用红色）。第四章 印章的使用范围第十条 以集团公司名义发放的文件、公函使用集团印章。第十一条 以公司名义上报的请示、报告、有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文及

26、以公司名义在公司内的行文和其它文件用公司章。第十二条 公司合同章使用范围：以公司名义签订的协议、合同、意向书等。第十三条 部门章、业务专用章使用范围：一、办公室章：以办公室名义向公司内、外发出的报告、信函和其它文件，各类介绍信、证明信、合同、通知、通告；就有关人事、劳资等方面代表公司用章；二、财务章：就有关财务等方面业务代表公司用章；三、品管章：品管部向公司各部门的行文，代表公司就有关质量问题对外的行文、联系公函及其它文件；四、其它部门章：以本部门名义向公司内、外发出的报告、信函和其它文件；五、业务专用章、报关章：用于特殊业务的处理；六、档案专用章：档案封存、移交等档案管理方面；七、检验章:检

27、验记录、标识、质量确认文件；八、复印件印章：公司所有有效复印件。九、质量体系用印章：按质量体系文件规定执行。第五章 公司印章的使用第十四条 用印审核权限一、使用信义玻璃控股有限公司、信义集团（玻璃）有限公司公司印章，需由总裁或总裁授权人同意签字后方可盖章。以集团公司名义签署的合同书、意向书、协议书、上报的各种年、季、月报表、文件、规章制度、对公司经营权有重大关联、涉及政策、法律性问题的有关行文或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，须经总裁或总裁授权人签字后加盖信义玻璃控股有限公司、信义集团（玻璃）有限公司公司印章。集团公司文件、规章制度，由总经理其原稿上签名并注明发送对象或申报对象及

28、打印份数后，由经办人员在打印件上加盖公司印章。二、使用集团下属公司印章时，须经总经理或公共部门的分管领导或授权人签字后，加盖公司印章。三、各部门以公司名义上报集团公司的各种年、季、月报表，均须总经理签字后加盖公司印章。四、公司文件、规章制度，由总经理在其原稿上签名并注明发送对象或申报对象及打印份数后，由经办人员在打印件上加盖公司印章。五、以部门名义在授权范围内对厂商、客户以及对公司内部所行的规章制度、通知、通告行文由部门主管审批原稿并在原稿上签名，注明发送对象或申报对象及打印份数后，由经办人员在打印件上加盖部门章。六、集团公司财务总监授权公司出纳、报关员在处理相关业务中使用保管的名章、财务专用章、报关章，被授权人对所盖印章负责。七、公司授权品管部检验员在生产过程中为确认产品状态使用检验章，对所盖章负责。且检验章号与检验员一一对应，任何检验人员不得使用他人检验章。