办公管理制度Word文档下载推荐.docx
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由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成，如：
信義玻璃控股有限公司文件。
发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文单位标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但是最大不能大于22mm×
15mm。
（五）发文字号
发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。
发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；
年份、序号用阿拉伯数码标识；
年份应标全称，用六角括号“【】”括入；
序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4㎜处印一条与版心等宽的红色反线。
发文字号模式：
ABCD【】○○号。
A为集团公司简称，B为发文单位所在地区简称，C为发文公司简称，D为文件用途识别简称（根据集团各事业部、公司的实际情况，本项可以不用）；
【】为发文所在公元年号；
○○为公司发文流水号。
如
1.集团文件发文字号通常是：
信【2005】9号表示信義玻璃控股有限公司2005年度下发的第9号文件。
2.各事业部、公司中，常用的发文字号是：
深圳事业部常用的发文字号有：
信深事【2005】5号表示由深圳事业部发出的第5号文件；
信深汽【2005】1号表示由信义汽车玻璃（深圳）有限公司2005年度第1号文件；
信深幕【2005】5号表示由深圳市信义幕墙装饰工程有限公司2005年度第5号文件。
信深橡【2005】5号表示由信义橡塑制品（深圳）有限公司2005年度第5号文件。
3.东莞事业部常用的发文字号有：
信莞事【2005】5号表示由东莞事业部发出的第5号文件；
信莞汽【2005】1号表示信义汽车玻璃（东莞）有限公司在2005年度发出的第1号文件；
信莞工【2005】21号表示信义玻璃工程（东莞）有限公司2005年度发布的第21号文件。
信莞超【2005】21号表示信义玻璃工程（东莞）有限公司2005年度发布的第21号文件。
4.芜湖公司平时常用的发文字号是：
信芜汽【2005】5号表示信义汽车部件（芜湖）有限公司在2005年度发出的第5号文件。
5.天津公司平时常用的发文字号是：
信津玻【2005】5号表示信义玻璃（天津）有限公司在2005年度发出的第5号文件。
（六）签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；
签发人用3号仿宋体字，签发人后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
二、主体
公文标题
红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；
回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（一）主送单位
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；
最后一个主送单位名称后标全角冒号。
（二）公文正文
主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
（三）附件
文书如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：
1、×
×
”）附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。
（四）成文时间
用汉字将年、月、日标全；
“零”写为“O”。
（五）公文生效标识
单一单位制发的文书在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。
成文时间右空4字；
加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取高速行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
三、附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
四、版记
（一）“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号；
词目用3号宋体字；
词目之间空1字。
（二）抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；
左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标冒号；
抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；
在最后一个抄送单位后标句号。
如主送单位移至主题之下，标识方式同抄送形式。
（三）印发单位和印发时间
位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；
用3号仿宋字。
印发单位左空1字，印发时间右空1字。
印发时间以文书付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（四）版记中的反线
版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（五）版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
第八条页码
页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，页码居中，标识总页码数。
空白页和空白以后的页不标识页码。
第九条会议纪要格式
会议纪要标识“XXXXXXX会议纪要”组成，其标识位置同本规定，字号用红色宋体字，字号酌定。
会议纪要不加盖印章。
第三章公文处理程序
第十条各公司应设置负责公文处理、管理的工作岗位，在该岗位工作的员工在工作中应严格执行《档案管理制度》。
第十一条各公司部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
第十二条发文应根据需要确定主送、抄送单位，不得滥发。
第十三条按照一级抓一级的管理原则，集团公司行文原则上只发到各公司和事业部办公室，不直接发到公司下属部门。
第十四条发文处理。
一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、封发等程序。
一、草拟文件的要求：
（一）草拟公文字迹要清楚，文面应保持整洁。
（二）数字的写法。
正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（三）章节序数的写法。
一般应按下列顺序排列：
第一层为：
“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四为“
（1）”。
（四）不要滥用简称。
年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
二、公文审核。
公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核。
三、公文签发。
（一）集团公司文件，按相关规定或由总裁签发。
各公司文件由各公司总经理或公司负责人签发。
（二）签发后的公文不得再作任何修改。
若确需修改，必须重新送签。
（三）公文签发后，由被授权部门负责人用电子邮件发送和打印正文、盖章、装订、登记、存档，分发上级部门或重要部门。
信義玻璃控股有限公司红头文件、会议纪要、通知，由管委会电子邮箱发出。
各公司发文邮箱应予授权公布，并报管委会。
第十五条收文处理。
一般包括签收、分办、存档。
一、所有密级文件、资料，均发指定人员由指定人员签收，或相关人员邮箱，对一般性文件，在领导出差时，可由授权人签收、分发并按不同类别进行分类处理。
对内容重要的急件，应及时报告领导。
二、对于需传阅文件，承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或发送。
三、相关人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。
四、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交相关人员立卷归档。
第十六条公文办理完毕后，要及时送交相关人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
第十七条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理,依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，制订本制度。
第二章档案管理体制
第二条集团公司档案实行二级档案网络化管理体系。
集团公司档案室，集中管理公司的重要资料，对全集团的各类档案负有一级管理责任，具有指导、检查、监督、把关档案的权利；
各公司、各部门设立专（兼）职档案员，对本集团的各类档案负有二级档案管理责任，具有收集、整理、归档、定期上交集团公司所征集的各类档案的责任，二级档案管理在业务上服从集团档案室统一管理。
第三条集团公司档案室隶属于管委会指定的部门管理，二级专（兼）职档案人员由各公司、部门确定，在一级档案室备案。
第四条集团公司档案管理的基本任务。
一、落实本档案管理制度，参加设备开箱验收、参加科技成果鉴定、参加工程竣工验收工作。
二、收集、整理、立卷、鉴定、保管本集团各类重要档案，做好分类、编目、编号等工作。
三、为公司领导及公司的经营提供档案查阅服务；
四、负责二级档案管理的指导、检查、监督工作；
负责收集二级档案的目录。
五、负责专（兼）档案管理人员的业务培训工作；
六、参与修改、完善集团公司档案管理制度。
第五条公司、部门（二级）档案员的任务：
一、落实集团公司档案管理制度；
二、负责本公司、部门各类档案的收集、整理、立卷、归档及维护工作；
将档案目录送集团公司档案室备案。
三、为本公司及本部门提供档案查阅服务；
四、接受集团公司档案室的业务指导、检查、监督；
五、做好本公司、部门永久性、重要档案向集团公司档案室的移交工作；
六、配合、协助集团公司档案室开展档案征集工作。
第三章档案归档范围
第六条集团公司全部档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、声象档案、图书（技术性）档案等六大类。
第七条集团公司档案室即一级档案室归档范围：
一、文书档案：
㈠股东大会文件、董事会文件、公司章程、发展史、大事记；
㈡红头文件、公司规章制度、董事局主席、副主席、总裁、副总裁签署各类报告、决定、文件及讲话；
㈢与本公司经营密切相关的政府文件；
㈣高层管理人员重要会议纪要、年终总结、年度工作计划、月生产报表、月财务报表、经营计划落实跟踪记录；
㈤土地购买合同、房产购买合同、总金额超过100万元人民币的买卖合同、协议书、投招标书；
㈥重要的客户档案；
㈦本集团获得的各类证书，包括领导获得的各类证书及通过公司出资、员工所获证书、注册商标、CIS文件、画册、重大奖惩资料；
㈧其它重要的文书资料。
二、科技档案类：
㈠产品及工艺档案：
包括产品的设计、国家颁布及本集团制定的技术规程、工艺流程、技术规范、技术标准、质量手册、程序文件、最新两版的作业指导书等；
㈡投资金额超过10万元人民币、本集团的技术研制项目的鉴定材料；
㈢金额超过100万元人民币的固定资产（卖进和自制）资料、设备软件、控制系统软盘及说明书，包括设备图纸、各种原理图、布线图，说明书及维护手册；
㈣投资总额100万元人民币以上的基建工程：
包括与项目有关的业务预测、调查分析、选地、勘测、报告、批复、红线图、设计原始资料、所有设计文件、与各方签订的合同、协议书、工程概算、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算及基建工程图纸、房地产原件及正本资料等；
㈤厂区平面图、水、电布局；
㈥其它重要的技术资料。
三、财务档案：
原会计师事务所审计的年度审计报告、验资报告、税务登记表、价值鉴定报告等。
四、声像档案：
㈠反映本集团重要或大型活动、工作成果声像资料；
㈡各级领导人和著名人物参加的与本集团有关的重大活动的声像资料；
㈢集团有关人员组织或参加重要会议、会见以及重大外事活动的声像资料；
㈣其它单位形成的与本集团有关的重要声像资料；
㈤重大事故声像资料；
㈥其它具有保存价值的声像资料。
五、图书档案：
公司购买的、用于各类业务和专业书籍、工具书、词典。
第八条二级档案室归档范围：
一、人事档案：
㈠劳动合同；
㈡录用资料；
㈢身份证复印件；
㈣健康证；
㈤员工登记表；
㈥培训资料；
㈦奖惩记录；
㈧转岗记录；
㈨证书复印件；
㈩工资变动等各类个人资料。
二、财务档案：
㈠经营、管理、生产活动中所发生费用的原始凭证、帐簿、报表；
㈡税务、工商活动凭证、单据；
㈢出口创汇的报关资料、单据；
㈣年度财务预、决算方案；
㈤本集团员工工资发放表；
㈥固定资产统计资料；
㈦财务分析报告。
三、文书档案：
㈠公司、部门文件、制度；
㈡各类报表、统计资料；
㈢质量体系文件、质量记录；
㈣通告、通知、奖惩记录；
㈤各种工作计划、总结、请示、批复；
㈥会议记录、会议纪要、领导讲话、典型发言、会议简报；
㈦劳动、工资、福利方面的文件材料；
㈧市场规划、市场调研、营销政策、合同书、协议书、客户资料；
㈨改善提案；
㈩与外单位往来文书等。
四、科技档案归档范围：
㈠国家及本集团制定的技术规程、工艺文件、作业指导书、技术标准、产品图纸等；
㈡技术性的报告、批复、通知、计划、总结、统计资料等；
㈢设备控制系统软盘、驱动程序、管理软件；
㈣设备（包括本集团自己开发）图纸及其各种原理图、布线图、使用说明书及维护手册；
㈤技术工艺革新、科研方面鉴定资料、工艺技术改进资料；
㈥其它相关的技术资料。
五、各种声像档案，光碟、照片等。
第四章档案的搜集
第九条各档案管理人员应主动搜集本规定第三章规定的内容，及时归档。
不得丢失档案，违者按本规定第三十一条执行。
第十条档案员根据本文规定的归档范围将其文件归档，如在二级档案归档的必须报一级档案备案。
第十一条部门收集、整理、登记、保存的属一级档案室保管的档案，二级档案管理人员应根据一级档案室的：
“归档通知”在规定时间内办理移交。
第十二条相关负责人在进行开箱、鉴定、工程验收时，应通知公司档案员参与这些活动，以确保其相应文件的及时归档。
否则，造成文件丢失，后果由其负责人承担。
第十三条部门的每次重要活动、重要会议、每项工程、产品试制、科研、引进项目等形成的档案材料都要完整、准确、系统地归档保管。
部门负责人应负责、监督本部门档案的完整归档。
第十四条外出学习、调研、谈判的相关人员在回来后应将调研报告、谈判合同或意向书、信息资料及对方或外商提交的名种资料等经整理后，主动归档，经档案室签字后，财务部给予核报差旅费、学费等。
否则，不予报销。
第十五条本集团召开的重要会议，由会议主办单位指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
档案室签字认可后，财务部给予核报会务费。
第十六条本集团各部门或个人形成声像档案费用,在将档案资料整理归档,经档案室签字后,财务部给予核报相关费用。
第十七条档案室有权力随时征集各类档案，声像档案应配以文字说明，连同原件、底片向档案室归档。
第十八条部门或个人需购买专业书籍、工具书、词典须向档案室提出书面申请，经档案室核查确认，分管领导批准后，由使用部门、本人或采购供应部统一购买后交物料库入库，档案室统一领出。
归档后，存档签字后，财务方给予报销。
第五章档案保管、清理、销毁
第十九条档案管理应执行《中华人民共和国档案法》。
各档案管理人员应做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防有害生物和防污染工作，保持档案室内湿度在37.5﹪--60﹪左右,避开30奥斯特以上磁场。
第二十条档案装订须避免使用金属物装订,应用专用装订线打眼装订。
第二十一条档案保管期限分永久、十五年、十年、五年、三年、一年。
由相关部门、技术人员、档案管理人员对档案保管期限负责。
对于一些更新快的技术档案，应三个月清理一次，暂时封存。
第二十二条每年年度更换时，档案管理人员按规定期限清理各类档案，已届保存期限的,以予销毁。
销毁前应造册呈报部门负责人、分管负责人核准，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
第二十三条销毁档案材料时，必须指派专人监销，用碎纸机粉碎。
第六章档案借阅、调卷
第二十四条借阅各类档案,必须先填写档案借阅申请审批表，由本制度规定审批人或审批者授权人审批后方可到档案室借阅，经批准后借阅人必须在“档案借阅登记簿”登记后才可借阅。
否则，档案管理人员有权不借。
第二十五条案卷只供在档案室查阅。
如确需借出，视其重要程度，对集团级档案，需由总裁或总裁授权人批准。
公司级档案须经总经理或总经理授权批准后方可借出，但借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
第二十六条借阅档案者必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得私自转借或损坏，不得擅自涂改、勾画、剪栽、抽取、拆散、增损、摘抄、翻印、复印、摄影。
借阅档案如确有拆开必要时，须报明原因，由管档人员负责处理。
第二十七条外单位查阅档案，应持有单位介绍信，二级档案室保存的档案由总经理批准，一级档案室保存的档案由总裁或总裁授权人批准，由业务部及相关人员陪同方可查阅，但一律不外借。
第二十八条外单位摘抄卷内档案，二级档案室保存的档案由总经理批准，一级档案室保存的档案由总裁或总裁授权人批准，并对摘抄的材料进行审查、签章。
第二十九条具有专利的声像档案，外单位利用时，按《专利法》有关规定办理。
第三十条声像档案原版一般不得借出档案室，利用率高的声像档案可自制外借，外单位借用或复制，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。
如果借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第七章附则
第三十一条对于不履行职责或违反本制度规定者，视情节给予调离岗位，经济处罚、辞退、解除合同、追究法律责任的处罚。
印章管理制度
第一条为规范公司印章使用，维护印章的权威性和合法性,特制定本制度。
第二章印章的审批、制发、登记和保管
第二条印章的审批权限：
一、事业部相关部门、各公司需使用的印章，须经总裁或总裁授权人审核批准后，方可刻印。
二、各公司部门用印章，由各公司总经理审核批准后，方可核印。
第三条经总裁、总经理批准刻制的印章、其印章的形式、大小按以下权限核定。
一、总裁核定公司章、公司合同专用章、高层领导人名章。
二、总经理或公共部门分管领导核定部门业务专用章、报关章、部门章（办公室、财务部、业务部、品管部、技术开发部）、部门领导名章及其它相关印章。
三、部门主管核定部门下属所用印章;
品管部主管核定检验章;
办公室主管核定复印有效章、档案专用章。
四、质量体系用印章按质量体系文件规定执行。
第四条申请制做、增做各种印章，由申请人报相关领导批准后，提交一级档案室，由一级档案室统一制发（或换发或补发）、稽查，并由档案设立“印章登记表（附件一）”，拓具印模、样本、依序装订成册，存档备查。
第五条印章保管人由核定人指定。
印章保管人在接收印章时必须填写印章登记表（发文前已使用的印章，由保管人补填登记表）。
第六条未经主管领导批准，印章保管人员不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用。
第七条印章保管人应妥善保管好印章以防丢失或被他人盗用。
一旦发生此种情况，保管人应立即上报主管。
否则，后果自负。
第八条公司作废的印章应及时封存，交一级档案室处理。
第三章印章的形式和印色使用
第九条公司印章、公司合同章为圆形或椭圆形、长条形，一律以红色、或红色打印水用印。
部门章为长条形，一律用蓝色印泥或蓝色打印水用印（对外可用红色）。
第四章印章的使用范围
第十条以集团公司名义发放的文件、公函使用集团印章。
第十一条以公司名义上报的请示、报告、有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文及以公司名义在公司内的行文和其它文件用公司章。
第十二条公司合同章使用范围：
以公司名义签订的协议、合同、意向书等。
第十三条部门章、业务专用章使用范围：
一、办公室章：
①以办公室名义向公司内、外发出的报告、信函和其它文件，各类介绍信、证明信、合同、通知、通告；
②就有关人事、劳资等方面代表公司用章；
二、财务章：
就有关财务等方面业务代表公司用章；
三、品管章：
品管部向公司各部门的行文，代表公司就有关质量问题对外的行文、联系公函及其它文件；
四、其它部门章：
以本部门名义向公司内、外发出的报告、信函和其它文件；
五、业务专用章、报关章：
用于特殊业务的处理；
六、档案专用章：
档案封存、移交等档案管理方面；
七、检验章:
检验记录、标识、质量确认文件；
八、复印件印章：
公司所有有效复印件。
九、质量体系用印章：
按质量体系文件规定执行。
第五章公司印章的使用
第十四条用印审核权限
一、使用信义玻璃控股有限公司、信义集团（玻璃）有限公司公司印章，需由总裁或总裁授权人同意签字后方可盖章。
以集团公司名义签署的合同书、意向书、协议书、上报的各种年、季、月报表、文件、规章制度、对公司经营权有重大关联、涉及政策、法律性问题的有关行文或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，须经总裁或总裁授权人签字后加盖信义玻璃控股有限公司、信义集团（玻璃）有限公司公司印章。
集团公司文件、规章制度，由总经理其原稿上签名并注明发送对象或申报对象及打印份数后，由经办人员在打印件上加盖公司印章。
二、使用集团下属公司印章时，须经总经理或公共部门的分管领导或授权人签字后，加盖公司印章。
三、各部门以公司名义上报集团公司的各种年、季、月报表，均须总经理签字后加盖公司印章。
四、公司文件、规章制度，由总经理在其原稿上签名并注明发送对象或申报对象及打印份数后，由经办人员在打印件上加盖公司印章。
五、以部门名义在授权范围内对厂商、客户以及对公司内部所行的规章制度、通知、通告行文由部门主管审批原稿并在原稿上签名，注明发送对象或申报对象及打印份数后，由经办人员在打印件上加盖部门章。
六、集团公司财务总监授权公司出纳、报关员在处理相关业务中使用保管的名章、财务专用章、报关章，被授权人对所盖印章负责。
七、公司授权品管部检验员在生产过程中为确认产品状态使用检验章，对所盖章负责。
且检验章号与检验员一一对应，任何检验人员不得使用他人检验章。
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