公文行文规则下.docx

1、公文行文规则下公文行文规则（下）主讲人：李克实中国人事科学研究院副院长二、公文行政名义（一）公文行政名义种类第二个，公文的行政名义。一般来讲，公文是公对公的文，主送机关是公家，是组织，落款也是单位，也是组织，公对公大部分是这样。但是行政名义也有一些特殊情况。一种情况是抬头和落款是个人的这种公文没有。比如，一个机关的领导给上级机关的领导写封信就不是公文。虽然他说的可能是公务，涉及到国家的建设发展的有关问题。但是，文件的抬头是个人，落款是公家或者是文件是公文，但是落款是个人。这有两种特例。一种是上级机关领导个人直接批示交办事项的回复，这个回复上面写的就是领导同志的名字，名字是个人。我那时候在机关工

2、作，总书记有一个批示，他看了新华社的一个国内动态清样，报道了一个事情他很关注，然后就批了，也是要求我们调查，并将情况告我，很清楚。告诉你得回复我，我等着呢。我们就组成了一个调查组，就赶紧下去了去进行调研，搞了一个月。最后回来以后写一个报告，这个抬头怎么写。你写党中央国务院吗？那你说人家收到这个是什么呀，对不上，这个抬头就只能是写，谁批给你的那你就回复给谁。所以这个抬头就是锦涛同志，冒号，根据你几月几号什么上面，什么批示，我们组成了一个什么样的一个调查组，下到什么地区，进行多长时间调查，现将情况报告如下，12345678，最后落款是调查组，盖公章。对领导个人的，就是上级机关领导个人的就是这唯一一

3、种方式。过去还有好几种，你比如说什么紧急，什么绝密，这次新的条例都去掉了，就保留了这一种，只有这种情况你是可以以个人抬头，这个是去书写的。这个注意区别一下，就我们机关内部对本机关领导写的请示，写个人没问题，这是你机关内部规定的。机关对上级机关不可以写个人。除这种情况之外，你不可以写个人，这个不要搞乱了，搞混了。你说你变成机关内部，处室向领导领事请示工作都不可以了，这就没法运行了。各个机关都有内部规定，不在条例规定范围之内，这是一个。第二，以领导人的名义实施的文件。这个在我们15个文种当中是有一个特例的。这是一个模拟的，市长叫毛译俭，翻译的译，勤俭的俭，这都是模拟的。写出来看着伟人的似的。我们还

4、有一种就是令，政府令、部令、国务院令这种最后不落公章，落名章，这个为什么呢？其实这个道理很简单。就是人的一种心理的一种倾向，就是人这种群体性的心理倾向有一个特点，就是崇拜权利，崇拜名人，崇拜英雄。利用这种心理倾向来发公文，往往会起到比公章更有效的效果。可能会取得更好的感召力、感染力、宣传鼓动力、威慑力、震撼力。比如说法院院长令枪毙犯人，就是基于这么一种心里特征。这个不是说是中国人的特征，这是人类的特征。在国际上，在外国更是认签名，不大认公章，这种作用更加明显。总统令、市场令往往就会产生一种事半功倍的效果。举一个例子来说明一下，效果的区别。你比如说我们非常著名的战役就是叫长江渡江战役。这个战役之

5、前，有一个叫中国人民解放军进军令，这是一个非常有特点的一个公文。当时这个名字是后起的，当时这个历史文献上面就是两字命令。然后抬头也是很有特点，用的是统称叫做中国人民解放军全体指挥员、战斗员，这一下子到每一个人了，然后是我命令你们打过长江去，解放全中国。下头1234。说完了以后，中央军委主席毛泽东手签的毛笔字，总司令朱德，这是两个人。你像前进将士看到这个命令，毛主席、朱总司令命令我们打过长江去，解放全中国，你想想那种士气，那种感觉，摩拳擦掌，最后排山倒海摧枯拉朽，有船坐船，没船抱着块门板，抱着块木头，实在没的抱了，干脆棉袄一脱就游过去了。你像那会儿3月份淮海战役，4月份就过了长江，那基本上都是穿

6、着棉袄，都没有来得急换装。进展多么神速。你总不能穿着棉袄过去。最后，棉袄里头没了，你不像现在海军装里头还有内衣还有衬裤，就是光着游过去的。这个挺有意思的，你像那种士气，那种场景，你想想都激动人心。如果我们假想一下，现在不是按照当时那个特点的一个公文。我们按照一般的规则，应该是这样，一个红头文件，抬头是各军区、各野战军、各军兵种冒号，然后经中央研究决定几月几日这个过长江，现将有关事项通知如下1234，然后盖个大圆戳。这个你像还有这种气势吗？搞不好这个江过不去了也不好说。明确我们可以感受到这个里头的差异，是非常明显的。所以，往往在处理一些大事情的时候，用领导人的名义去颁布去颁发，就有更好的行政效力

7、，这个一直延续至今。但是我们要特别地注意，文种不要滥用，要把握两个要点，第一就是重大，一定是大事。说说最近咱们这个干部老是吊儿郎当的老迟到，咱们搞个考勤令。这事儿不行，这事儿太小。那么这个就就就不好使。或者说基层搞个村长令，这恐怕也不好使。没人听你的。一个叫重大，二叫权威。你权威得够得上，你再用这种方式，你够不上，你就别使了。这是这种公文的这种特点，这是行文名义的两种。再有一种行文名就是是你的公文吗，是。但是，不以你的名义发布，而是以上级机关的名义发布，这是为什么？这个原因就是一条，因为由你的名义去发布的话，是超越你的本级机关的权限了。你比如说我们刚才讲的，你的发文权限范围就是一点点。但是你这

8、个发的文要更多的部门周知，那你就必须是报请上级机关了。如果是小范围的，你联合行政可以采取方式去解决的也可以。那么要是解决不了的，你要求所有的机关都要知晓，那你就是只能报上级机关，以上级机关的名义去行政、去发文。（二）上级机关名义行政发文的四种做法上级机关的名义行政去发文有四种做法。一种是上级机关的名义行政；第二种是上级机关办公部门的名义行政；第三种是上级机关的名义批转；第四种是上级办公部门的名义转发。这四种去怎么去区分，我们怎么样要求上级机关对待我们这个文件，是采取哪一种方式，我们怎么样去请示，提出这种意见。是这样来划分的。报请上级机关名义行政的，主要是新发布的法规或者是修订、废止过去法规的法

9、规。就是前边法规作废了，新建立一个法规，完全就是替换更替了这种法规，这一种这个法规法规头次颁布的是要以上级机关的名义行政。地方上的话，就是你的同级人民政府去颁布一个规定，一个法规。如果是已经有这个法规规定了，在贯彻实施法规规定的实施细则、办法或者是贯彻的意见，这类也是一种低一个规格的法规，就是执行层的。第一层我们叫决策层的、政策层的，就是本级机关的名义。下列一层的叫执行层的，就可以以上级机关办公部门的名义去发布。我们也很多政策，第一次发布的时候就是国务院，然后，贯彻执行就是国务院办公厅，关于这个贯彻什么什么国务院多少号文件的意见或者办法等等，这个就是第二个层次的。你已经是前面有法规了，后头是贯

10、彻落实法规的，这个具体执行级文件。第三种，执行了一段这个法规了以后，发现有遗漏，需要补充、需要解释、需要做局部的修订，但是不否决已经形成的法规。这时，你按照立法的规定就是，你一个法的话，解释权在他的发布法规的同级机关，你不能由他的下级机关去解释他，去改变他。那么就是报请上级机关的名义去批转，你还能看出后头就是你的文件。直接以上级机关的名义，你就看不出来是谁的文件了，是谁起草的了，只能是从最后一部分本规定由谁谁谁负责解释，原来是他起草的。这能看出来，如果没有这句话，基本上是看不出来谁起草的了。那就是只能是根据你对职能分工的理解去猜了。但是，后边这个的话，就是带着你的原文的，前边有一个批转，后头还

11、是你的原文，而且你这原文不是附件，就是正文。这个的话呢，就是干这个用的，这是常规的。最后一种，就是说是超越权限的一般规律事项，事项不是说新发布的法规对吧，一般性的常规的工作事项，但是，虽然是由你来牵头，但是说超越你的发文权限了，这个事儿就由上级机关办公部门名义给你转发，转发的是后头还是你那个文件。经过转发以后，那各级机关就认了，这解决一个你的发文权限问题，这是行文名义。三、公文格式要素第三个就是格式要素。格式大概有两类，一个是文件的尺寸，字行字号，字的间距，空格，这一类的东西，离边沿的距离多大。讲的这些东西，我就不跟大家去详细地讲了，这就是一个尺码没有什么不好理解的，是一个规矩，就是一个方圆，

12、我们照葫芦画瓢就可以了。而且印刷车间，打字室，打字员他们知道就行了。我们在处理起草公文知道有这么一个尺寸就行了，不必去深入去研究它，重点不在这儿。还有一个讲格式，我们讲的是公文当中的各种要素的处理，这个我们要知道。你像什么叫要素，大概有这些。一个公文有序号、有密级，有急缓，发文机关的标识就是红头、字号、标题、主送机关、正文、抄送机关、印发机关、印发日期、成文日期和印章等等，都叫做公文要素。我们是要要了解，能够掌握和使用它。1.文件密级一般来讲，密级要准确的去确定。有的时候会接到一个文件，文件要求我们是广为宣传，但是这个文件上写着秘密，搞的我们就两头为难了。你又要他广为宣传，你又是秘密，那我怎样

13、宣传呢？秘密就是不能宣传的。那么就只好等着这个文件就是登报，登报了以后就是认为就是自然解密。那么实际上登报和收到文件之间就差了一天。那么我就觉得是不是你这个秘密级别就是定高了。你文件本身当中内容就要求我们扩大宣传，那么也有这种解释，是逐级传达，不到登报那一天你就算泄密。但是我觉得这些文件好象没那意思，因为内容当中都是可以宣传的。最后登报的内容和原文一字不差。那么确定密急的时候，就给人感觉是定高了，定高了就不利于你执行。但是你定低了也不合适，你定低了，那肯定是说稀里哗啦的，就是大家都知道了，你有一些不适合公开的，最后可能产生非常不好后果。2.文件急缓再有一个就是急缓，我们比较少用，说实在的，公文

14、当中我们比较少用。你像我们有时候用这个事儿比较急，是在这个就是传输过程中要求急，办理过程中要求急，正式发文一般很少去标计划，包括下发文，平行文这很少。有的在送达的时候，是限时送到，限下午5点以前送达，这个都是比较急的了，但是很少在公文上标注。但是，可能有一些公文呢，他有这种急缓。还有一种用法就是把急缓加注在标题当中。关于什么什么的紧急通知，这种做法也有，但是也很少在这个角上去标注急缓。再有一种，就是再急的话，就是改变公文的载体，不搞纸质的，直接就是电报不就完了吗或者是明传也行，速度要比那个快的多。你哪怕是加急电报。所以，急缓就是留个位置，所以在这个公文真正处理的时候，能用上急缓的比较少。如果要

15、标注急缓，也确实是急的再标，这个地方就是不要去乱标。特别是上行文，上行文当中你想想你是给上级机关领导看的东西，你弄一个特急，什么意思啊？你上级布置公布，说你们要抓紧，雷厉风行。给你们一个星期的时间，我要听汇报，这都是上级领导对下讲话的口吻。你没说是你搞一个请示，说是你上面说你快批，你给我抓紧时间批，有这样的吗？这也非常不礼貌啊。所以说尤其是在这个上行文上，不是说你不能用，一定要慎重，不要乱用。那么说领导赶紧批了以后，我踏踏实实回家过年去了。这不行。这是会造成乱子的。所以急缓，我就是提醒大家，不是说不能用，但是你确实紧急。需要的话在这个位置上，一般性的公文还少用，别动不动就是什么特急，这是急缓。

16、3.文件字号字号大体上就是说是三五个字，不要搞的太多，这个字你搞了多了以后就罗嗦了。过去我们讲什么字，这个字也不要了。文号编制也是本着一个从简的原则，你不要有多的系列的号，你像这个中办、国办、国发、国办发、中发、中办发就四个。不要搞的过于复杂，还有，往下就是说你像国办秘函、中办秘函，就是在第一个等级的联系工作使用的。你像正式文件的话，我们就这么几个。另外，就是说还有一些非公文的资料性的，你比如说中办通报什么，情况通报这一类的。这是要简化。你比如说是一个部委字号下头，10几个业务司局，各个司局挂一个字儿，没必要。4.文件标题另外就是标题，标题不可以过长。这个没有规定说标题不能够超过多少个字。我见过最多的一个标题是94个汉字，已经是不短了。有一次秘书局的一个领导，跟我讲说你不行，我见过最长的一个150个汉字，那得多少行。那你想想的话呢，就是说我说94个汉字恐怕就得8、9行了。那你150个汉字不得一篇了，这个要缩短。公文标题原则上必须要有主办