公文行文规则下.docx

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公文行文规则下

公文行文规则（下）

主讲人：

李克实

中国人事科学研究院副院长

二、公文行政名义

（一）公文行政名义种类

第二个，公文的行政名义。

一般来讲，公文是公对公的文，主送机关是公家，是组织，落款也是单位，也是组织，公对公大部分是这样。

但是行政名义也有一些特殊情况。

一种情况是抬头和落款是个人的这种公文没有。

比如，一个机关的领导给上级机关的领导写封信就不是公文。

虽然他说的可能是公务，涉及到国家的建设发展的有关问题。

但是，文件的抬头是个人，落款是公家或者是文件是公文，但是落款是个人。

这有两种特例。

一种是上级机关领导个人直接批示交办事项的回复，这个回复上面写的就是领导同志的名字，名字是个人。

我那时候在机关工作，总书记有一个批示，他看了新华社的一个国内动态清样，报道了一个事情他很关注，然后就批了，也是要求我们调查，并将情况告我，很清楚。

告诉你得回复我，我等着呢。

我们就组成了一个调查组，就赶紧下去了去进行调研，搞了一个月。

最后回来以后写一个报告，这个抬头怎么写。

你写党中央国务院吗？

那你说人家收到这个是什么呀，对不上，这个抬头就只能是写，谁批给你的那你就回复给谁。

所以这个抬头就是锦涛同志，冒号，根据你几月几号什么上面，什么批示，我们组成了一个什么样的一个调查组，下到什么地区，进行多长时间调查，现将情况报告如下，12345678，最后落款是调查组，盖公章。

对领导个人的，就是上级机关领导个人的就是这唯一一种方式。

过去还有好几种，你比如说什么紧急，什么绝密，这次新的条例都去掉了，就保留了这一种，只有这种情况你是可以以个人抬头，这个是去书写的。

这个注意区别一下，就我们机关内部对本机关领导写的请示，写个人没问题，这是你机关内部规定的。

机关对上级机关不可以写个人。

除这种情况之外，你不可以写个人，这个不要搞乱了，搞混了。

你说你变成机关内部，处室向领导领事请示工作都不可以了，这就没法运行了。

各个机关都有内部规定，不在条例规定范围之内，这是一个。

第二，以领导人的名义实施的文件。

这个在我们15个文种当中是有一个特例的。

这是一个模拟的，市长叫毛译俭，翻译的译，勤俭的俭，这都是模拟的。

写出来看着伟人的似的。

我们还有一种就是令，政府令、部令、国务院令这种最后不落公章，落名章，这个为什么呢？

其实这个道理很简单。

就是人的一种心理的一种倾向，就是人这种群体性的心理倾向有一个特点，就是崇拜权利，崇拜名人，崇拜英雄。

利用这种心理倾向来发公文，往往会起到比公章更有效的效果。

可能会取得更好的感召力、感染力、宣传鼓动力、威慑力、震撼力。

比如说法院院长令枪毙犯人，就是基于这么一种心里特征。

这个不是说是中国人的特征，这是人类的特征。

在国际上，在外国更是认签名，不大认公章，这种作用更加明显。

总统令、市场令往往就会产生一种事半功倍的效果。

举一个例子来说明一下，效果的区别。

你比如说我们非常著名的战役就是叫长江渡江战役。

这个战役之前，有一个叫中国人民解放军进军令，这是一个非常有特点的一个公文。

当时这个名字是后起的，当时这个历史文献上面就是两字命令。

然后抬头也是很有特点，用的是统称叫做中国人民解放军全体指挥员、战斗员，这一下子到每一个人了，然后是我命令你们打过长江去，解放全中国。

下头1234。

说完了以后，中央军委主席毛泽东手签的毛笔字，总司令朱德，这是两个人。

你像前进将士看到这个命令，毛主席、朱总司令命令我们打过长江去，解放全中国，你想想那种士气，那种感觉，摩拳擦掌，最后排山倒海摧枯拉朽，有船坐船，没船抱着块门板，抱着块木头，实在没的抱了，干脆棉袄一脱就游过去了。

你像那会儿3月份淮海战役，4月份就过了长江，那基本上都是穿着棉袄，都没有来得急换装。

进展多么神速。

你总不能穿着棉袄过去。

最后，棉袄里头没了，你不像现在海军装里头还有内衣还有衬裤，就是光着游过去的。

这个挺有意思的，你像那种士气，那种场景，你想想都激动人心。

如果我们假想一下，现在不是按照当时那个特点的一个公文。

我们按照一般的规则，应该是这样，一个红头文件，抬头是各军区、各野战军、各军兵种冒号，然后经中央研究决定几月几日这个过长江，现将有关事项通知如下1234，然后盖个大圆戳。

这个你像还有这种气势吗？

搞不好这个江过不去了也不好说。

明确我们可以感受到这个里头的差异，是非常明显的。

所以，往往在处理一些大事情的时候，用领导人的名义去颁布去颁发，就有更好的行政效力，这个一直延续至今。

但是我们要特别地注意，文种不要滥用，要把握两个要点，第一就是重大，一定是大事。

说说最近咱们这个干部老是吊儿郎当的老迟到，咱们搞个考勤令。

这事儿不行，这事儿太小。

那么这个就就就不好使。

或者说基层搞个村长令，这恐怕也不好使。

没人听你的。

一个叫重大，二叫权威。

你权威得够得上，你再用这种方式，你够不上，你就别使了。

这是这种公文的这种特点，这是行文名义的两种。

再有一种行文名就是是你的公文吗，是。

但是，不以你的名义发布，而是以上级机关的名义发布，这是为什么？

这个原因就是一条，因为由你的名义去发布的话，是超越你的本级机关的权限了。

你比如说我们刚才讲的，你的发文权限范围就是一点点。

但是你这个发的文要更多的部门周知，那你就必须是报请上级机关了。

如果是小范围的，你联合行政可以采取方式去解决的也可以。

那么要是解决不了的，你要求所有的机关都要知晓，那你就是只能报上级机关，以上级机关的名义去行政、去发文。

（二）上级机关名义行政发文的四种做法

上级机关的名义行政去发文有四种做法。

一种是上级机关的名义行政；第二种是上级机关办公部门的名义行政；第三种是上级机关的名义批转；第四种是上级办公部门的名义转发。

这四种去怎么去区分，我们怎么样要求上级机关对待我们这个文件，是采取哪一种方式，我们怎么样去请示，提出这种意见。

是这样来划分的。

报请上级机关名义行政的，主要是新发布的法规或者是修订、废止过去法规的法规。

就是前边法规作废了，新建立一个法规，完全就是替换更替了这种法规，这一种这个法规法规头次颁布的是要以上级机关的名义行政。

地方上的话，就是你的同级人民政府去颁布一个规定，一个法规。

如果是已经有这个法规规定了，在贯彻实施法规规定的实施细则、办法或者是贯彻的意见，这类也是一种低一个规格的法规，就是执行层的。

第一层我们叫决策层的、政策层的，就是本级机关的名义。

下列一层的叫执行层的，就可以以上级机关办公部门的名义去发布。

我们也很多政策，第一次发布的时候就是国务院，然后，贯彻执行就是国务院办公厅，关于这个贯彻什么什么国务院多少号文件的意见或者办法等等，这个就是第二个层次的。

你已经是前面有法规了，后头是贯彻落实法规的，这个具体执行级文件。

第三种，执行了一段这个法规了以后，发现有遗漏，需要补充、需要解释、需要做局部的修订，但是不否决已经形成的法规。

这时，你按照立法的规定就是，你一个法的话，解释权在他的发布法规的同级机关，你不能由他的下级机关去解释他，去改变他。

那么就是报请上级机关的名义去批转，你还能看出后头就是你的文件。

直接以上级机关的名义，你就看不出来是谁的文件了，是谁起草的了，只能是从最后一部分本规定由谁谁谁负责解释，原来是他起草的。

这能看出来，如果没有这句话，基本上是看不出来谁起草的了。

那就是只能是根据你对职能分工的理解去猜了。

但是，后边这个的话，就是带着你的原文的，前边有一个批转，后头还是你的原文，而且你这原文不是附件，就是正文。

这个的话呢，就是干这个用的，这是常规的。

最后一种，就是说是超越权限的一般规律事项，事项不是说新发布的法规对吧，一般性的常规的工作事项，但是，虽然是由你来牵头，但是说超越你的发文权限了，这个事儿就由上级机关办公部门名义给你转发，转发的是后头还是你那个文件。

经过转发以后，那各级机关就认了，这解决一个你的发文权限问题，这是行文名义。

三、公文格式要素

第三个就是格式要素。

格式大概有两类，一个是文件的尺寸，字行字号，字的间距，空格，这一类的东西，离边沿的距离多大。

讲的这些东西，我就不跟大家去详细地讲了，这就是一个尺码没有什么不好理解的，是一个规矩，就是一个方圆，我们照葫芦画瓢就可以了。

而且印刷车间，打字室，打字员他们知道就行了。

我们在处理起草公文知道有这么一个尺寸就行了，不必去深入去研究它，重点不在这儿。

还有一个讲格式，我们讲的是公文当中的各种要素的处理，这个我们要知道。

你像什么叫要素，大概有这些。

一个公文有序号、有密级，有急缓，发文机关的标识就是红头、字号、标题、主送机关、正文、抄送机关、印发机关、印发日期、成文日期和印章等等，都叫做公文要素。

我们是要要了解，能够掌握和使用它。

1.文件密级

一般来讲，密级要准确的去确定。

有的时候会接到一个文件，文件要求我们是广为宣传，但是这个文件上写着秘密，搞的我们就两头为难了。

你又要他广为宣传，你又是秘密，那我怎样宣传呢？

秘密就是不能宣传的。

那么就只好等着这个文件就是登报，登报了以后就是认为就是自然解密。

那么实际上登报和收到文件之间就差了一天。

那么我就觉得是不是你这个秘密级别就是定高了。

你文件本身当中内容就要求我们扩大宣传，那么也有这种解释，是逐级传达，不到登报那一天你就算泄密。

但是我觉得这些文件好象没那意思，因为内容当中都是可以宣传的。

最后登报的内容和原文一字不差。

那么确定密急的时候，就给人感觉是定高了，定高了就不利于你执行。

但是你定低了也不合适，你定低了，那肯定是说稀里哗啦的，就是大家都知道了，你有一些不适合公开的，最后可能产生非常不好后果。

2.文件急缓

再有一个就是急缓，我们比较少用，说实在的，公文当中我们比较少用。

你像我们有时候用这个事儿比较急，是在这个就是传输过程中要求急，办理过程中要求急，正式发文一般很少去标计划，包括下发文，平行文这很少。

有的在送达的时候，是限时送到，限下午5点以前送达，这个都是比较急的了，但是很少在公文上标注。

但是，可能有一些公文呢，他有这种急缓。

还有一种用法就是把急缓加注在标题当中。

关于什么什么的紧急通知，这种做法也有，但是也很少在这个角上去标注急缓。

再有一种，就是再急的话，就是改变公文的载体，不搞纸质的，直接就是电报不就完了吗或者是明传也行，速度要比那个快的多。

你哪怕是加急电报。

所以，急缓就是留个位置，所以在这个公文真正处理的时候，能用上急缓的比较少。

如果要标注急缓，也确实是急的再标，这个地方就是不要去乱标。

特别是上行文，上行文当中你想想你是给上级机关领导看的东西，你弄一个特急，什么意思啊？

你上级布置公布，说你们要抓紧，雷厉风行。

给你们一个星期的时间，我要听汇报，这都是上级领导对下讲话的口吻。

你没说是你搞一个请示，说是你上面说你快批，你给我抓紧时间批，有这样的吗？

这也非常不礼貌啊。

所以说尤其是在这个上行文上，不是说你不能用，一定要慎重，不要乱用。

那么说领导赶紧批了以后，我踏踏实实回家过年去了。

这不行。

这是会造成乱子的。

所以急缓，我就是提醒大家，不是说不能用，但是你确实紧急。

需要的话在这个位置上，一般性的公文还少用，别动不动就是什么特急，这是急缓。

3.文件字号

字号大体上就是说是三五个字，不要搞的太多，这个字你搞了多了以后就罗嗦了。

过去我们讲什么字，这个字也不要了。

文号编制也是本着一个从简的原则，你不要有多的系列的号，你像这个中办、国办、国发、国办发、中发、中办发就四个。

不要搞的过于复杂，还有，往下就是说你像国办秘函、中办秘函，就是在第一个等级的联系工作使用的。

你像正式文件的话，我们就这么几个。

另外，就是说还有一些非公文的资料性的，你比如说中办通报什么，情况通报这一类的。

这是要简化。

你比如说是一个部委字号下头，10几个业务司局，各个司局挂一个字儿，没必要。

4.文件标题

另外就是标题，标题不可以过长。

这个没有规定说标题不能够超过多少个字。

我见过最多的一个标题是94个汉字，已经是不短了。

有一次秘书局的一个领导，跟我讲说你不行，我见过最长的一个150个汉字，那得多少行。

那你想想的话呢，就是说我说94个汉字恐怕就得8、9行了。

那你150个汉字不得一篇了，这个要缩短。

公文标题原则上必须要有主办