PPT Skill文档格式.docx

1、格式/幻灯片版式（format/slide layout），在幻灯片版式任务窗格中选版式 占位符（placeholder）的格式与选取：选占位符时应选占位符的边框 大纲视图下的文字编辑 大纲视图下常用快捷键： TAB 降级 SHIFT+TAB 升级 ENTER 新幻灯片或新文本项目 CTRL+enter 从幻灯片标题跳到内容或从内容跳到幻灯片标题 使用大纲工具栏（视图/工具栏/大纲）（view/toolbars/outline） 移动与删除幻灯片：选中项目文字的项目符号上下拖动；或选中幻灯片缩略图上下拖动 Word 文档内容发送到ppt 在word 中对文档设置大纲级别 （在word里不设级别

2、，到ppt里再设置级别也可以） 文件菜单/ 发送/ 发送到Ms ppt（file/sendto/microsoft office powerpoint）或：在ppt中，插入/幻灯片（从大纲），然后，选择要插入的word文档。（insert/slide from outline） 浏览视图下的幻灯片编辑 操作: 视图/幻灯片浏览（view/slide sorter）或 视图切换到浏览视图移动幻灯片：直接拖放添加幻灯片：右键，新幻灯片隐藏幻灯片（播放时不播放）：选中幻灯片，右键，隐藏幻灯片 文字格式 格式/行距（format/line spacing） 格式/项目符号与编号（format/bull

3、ets and numbering） 使用格式工具栏 使用格式化占位符对话框：选中占位符，右键，格式化占位符（format placeholder） 使用标尺控制文本的缩进1 要先选中占位符中的文字2 如果没有看到标尺，视图/标尺（view/ruler），以显示标尺3 拖动标尺上的相应滑块，见下图 使用制表位对齐文本（见上图）1 先在需要对齐的文本前添加制表位：按tab键2 选中需要对齐的文本段落3 选择水平标尺左侧的制表符类型4 在水平标尺上相应的位置单击，即可控制制表符的位置三、 图片的使用 在幻灯片中插入、编辑图片 选择带图片的版式，在版式中单击插入图片按钮 或插入菜单/图片（inser

4、t/picture） 选中图片,右键,显示图片工具栏 裁减命令：去掉图片中不需要的部分 设置透明色：只可以使单一颜色透明 压缩命令：可以减小文件体积。应该在演示文稿编辑完成之后，发布之前，执行压缩命令。 图片的旋转与缩放 对象的组合与撤消组合、叠放层次 选中图形, 右键, 组合 （grouping/group） 选中图形, 右键, 叠放层次 （order/） 使用剪贴画 搜索剪贴画：插入/图片/剪贴画（insert/picture/clip art），看屏幕右侧的任务窗格，注意搜索文字和搜索范围 给剪贴画重新着色（图片工具栏上的重新着色命令） （recolor picture） 剪辑管理器：在

5、剪贴画任务窗格底部区域，单击organize clips按钮，如下图所示，出现如下图所示剪辑管理器在剪辑管理器中，可以导入多媒体元素；可以给多媒体元素添加关键字，便于以后搜索；可以从网站上下载多媒体元素； 网站上获取剪贴画：四、 绘图工具的使用、自选图形格式设置 如果绘图工具栏没有显示，先显示绘图工具栏：视图/工具栏/绘图（view/toolbars/drawing） 设置绘图对象的透明效果：选中绘图对象，右键，格式化自选图形（format autushape） 图形的对齐:1 先选中要对齐的对象2 绘图工具栏/ 绘图 （draw）/对齐或分布/,选择相应的对齐命令（见下图） 改变自选图形：将

6、现有图形改变为另外的图形（见上图） 双击某绘图工具, 可连续绘制该图形 按shift可以绘制正形状 复制对象：按ctrl+拖动 将图片作幻灯片背景: 鼠标放在幻灯片空白处, 右键, 背景（background）, 填充效果（fill effect）, 图片（picture）, 选择图片（select picture） 将图片作图形填充: 选中图形, 填充工具按钮（fill colors）, 填充效果（fill effect）, 图片（picture）, 选择图片 （selct picture） 绘图辅助网格的设置：视图/网格与参考线（view/grid and guides） 在手动对齐对象时

7、，关闭自动捕捉对齐功能，可能更方便； 显示绘图网格线，可以用作绘图对齐的参考线；五、 图示 在幻灯片中插入图示对象 组织结构图（insert/diagram/orgnization chart） 先添加成员（insert shape），再改变布局（layout），最后使用自动格式（autoformat）； 如果手动改变布局，先关闭自动版式（layout/autolayout） 如果要手动设置格式，先关闭自动格式（autoformat/default） 循环图、棱锥图等类似于组织结构图的使用方法六、 动作设置与超级链接 创建摘要: 大纲视图, 选中要做摘要的幻灯片, 大纲工具栏, 摘要幻灯片按钮

8、（view/toolbars/outline） 超级链接: 选中文字, 右键, 超级链接（hyperlink）, 文档中的位置, 选中欲跳转的幻灯片. 创建翻页按钮 选中任一对象,右键,动作设置（action setting）,超级链接到（hyperlink to）七、 文稿简单美化 应用设计模版 任务窗格,幻灯片设计（slide design） 应用配色方案 任务窗格下拉菜单，配色方案（color schemes） 应用动画方案 任务窗格下拉菜单, 动画方案（animation schemes） 设置幻灯片切换方式 任务窗格下拉菜单, 幻灯片切换 （slide transition）八、 放

9、映与输出 拼写检查：工具/拼写检查（tools/spelling）； 添加打开权限密码：工具/选项/安全性（tools/options/security） 添加页眉页脚：视图/页眉和页脚（view/header and footer）其中：幻灯片编号（slide number）表示页码自动更新（update automatically）表示添加可以随系统日期自动变化的日期和时间 放映时的右键快捷菜单：通过goto slide可以漫游到任何一张幻灯片；可以通过鼠标在幻灯片上做标记；可以查看备注内容。 保存为双击就能播放的ppt文件：文件/另存为，保存为powerpoint show格式 幻灯片放

10、映设置 演讲者放映（presented by a speaker）:可以通过鼠标控制幻灯片的放映 展台浏览（browsed at a kiosk）:屏蔽鼠标操作 打印输出对话框 文件/打印预览（file/print preview） 发送到word: 文件/发送/发送到word（file/sendto/send to microsoft word），选择发送到word 的方式Powerpoint 2003 中高级培训讲义九、 背景色 幻灯片空白处,右键,背景（bachground），可以填充单一色，渐变色或填充效果 或格式/背景（format/background）通过 忽略母版图形 选项，可

11、以使幻灯片不受母版背景的影响。一十、 母版 母板用来统一设置幻灯片的格式 多母版的设计与使用 视图菜单/ 母板/ 幻灯片母板（view/master/slide master） 如何退出母版视图：单击关闭母板视图（close master view）按钮 在母板视图下，一般需要控制：占位符格式，位置，项目符号，插入统一显示的图片，背景色，绘制背景图案，控制页码、页脚格式与位置等等 插入标题母板: 在母板视图下, 插入菜单/ 幻灯片标题母板（insert/new titlemaster）。标题母板只影响标题幻灯片版式（版式列表里的第一种）的幻灯片格式 。 插入多张母板: 在母板视图下, 插入/

12、新幻灯片母板（insert /new slide master） 应用母板: 任务窗格, 幻灯片设计（slide design） 。在幻灯片模版列表里，可以看到自己设计的母板。单击即可应用。 如果幻灯片的格式不受母板影响, 重新应用一下版式 。如果重新应用样式为灰色，可能是所选择的版式不对。 如果母板里的占位符被删除，如何恢复？在母板状态下，格式/母板版式（format/master layout），钩选被删除的占位符 更改配色方案：格式/幻灯片设计（format /slide design），右侧任务窗格，见下图步骤 创建设计模版 母板及配色方案设计好后, 文件/另存为, 文件类型选择幻灯片

13、设计模（design template）版 应用自己的设计模版 格式/幻灯片设计，在屏幕右侧的任务窗格最底部，浏览（browse） 按钮，选择自己的模版文件即可。一十一、 使用excel数据表 Excel数据在powerpoint中的应用 操作：1先打开excel文件，选中excel数据表区域，复制； 2在ppt中，编辑菜单/选择性粘贴（edit/paste special），会出现如下对话框： 粘贴/excel数据表对象 保留excel 文件特性, 与外部excel 文件无链接关系 双击该对象，进入工作表编辑模式；幻灯片空白处单击，退出编辑模式 粘贴链接/excel工作表对象： 与外部exc

14、el 文件保持链接关系，源文件修改，ppt中引用的数据可以跟着修改 双击该对象，会打开源文件 粘贴/图片（增强型图元文件） 以图片格式贴入ppt中 外部链接文件的管理： 编辑/链接（edit /links），见下图更新数据：单击立即更新（update now）重新指定失去链接文件的位置：单击更改原文件（change source）取消与源文件的链接：单击断开链接（break link） 直接插入表格：插入/表格（insert/table）或复制excel中表格，切换到ppt中直接粘贴。如果没有表格和边框工具栏：视图/工具栏/表格与边框（view/tools/tables and borders

15、）一十二、 图表 建立图表 插入/图表，弹出数据表窗口，将数据输入改数据表中。注意：图表的数据表第一行一列只用来放类别和系列名称 图表编辑：双击图表，只有进入图表编辑模式，才可以看到图表菜单。单击幻灯片空白处，即可退出图表编辑模式 图表格式化：双击图表元素 修改图表类型：图表/图表类型 控制图表元素的显示：图表/图表选项（chart/chart options）一十三、 插入其他对象 插入动画文件：插入/影片和声音/文件中的影片，选择影片文件（insert/movies and sounds/movie from file） 声音文件 ：插入/影片和声音/文件中的声音，选择声音文件（inser

16、t/movies and sounds/sound from file）如何让声音成为背景音乐？1 选中代表声音文件的喇叭，右键，自定义动画（custom animation）2 在屏幕右侧的任务窗格中的动画序列里，有该多媒体文件，双击该文件名，弹出播放声音窗口，如下。将停止播放改为多少张之后。如何嵌入声音文件？只有wav格式的声音才方便嵌入ppt文件插入wav格式的声音文件是否嵌入，与下面的设置相关：工具/选项/常规 （tools/options/general） 见下图 插入flash文件1 显示控件工具箱：视图/工具栏/控件工具箱2 单击more controls按钮，单击shockwa

17、ve flash object，在幻灯片里绘出该控件3 选中该控件，右键，属性，在属性对话框中，填写movie属性（flash文件的完整路径）4 如果需要该flash文件嵌入该ppt文件中，将embedmovie属性改为true（见上图）一十四、 自定义动画 设置自定义动画：选中对象，右键/自定义动画（custom animation），屏幕右侧出现自定义动画任务窗格，单击 添加效果（add effect） 按钮，选择不同类型动画。 进场、强调、路径动画、退场动画 开始：控制动画何时启动，提供以下三种方式单击时：鼠标单击启动之前：与前一动画同步开始之后：在前一动画之后开始 触发器动画：双击动画

18、序列里的动画，出现下列对话框 要给所有的幻灯片统一设置动画，可以通过母版里占位符设置动画效果 组织结构图、图表、文本动画都有特殊的选项，：一十五、 相册与录制旁白 新建相册：插入/图片/新建相册 录制旁白：幻灯片放映/录制旁白，ppt会自动开始放映一边放映，一边解说，ppt会自动录制声音，并且记录每张幻灯片的播放时间一十六、 自定义放映 如果要定义不同的放映幻灯片的组合，可以使用自定义放映功能； 幻灯片放映/自定义放映（slide show/custom show） 放映幻灯片时可以指定放映自定义放映：见下图 如果希望演讲者看到的界面和观众看到的界面不同，可以使用双监视器特性1 首先确认电脑硬件满足双监视器要求2幻灯片放映/设置放映方式（slide show/setup show），见上图，通过多监视器选项，即可选择幻灯片放映在哪一个监视器上。一十七、 打包到cd 做好的演示文稿，包含链接文件，特殊字体，如何整体移植到别的电脑上？ 使用打包工具 文件/ 打包到cd（file/package for cd），见下图通过选项按钮控制打包的内容；通过复制到文件夹按钮，指定打包文件放置的位置