PPT Skill文档格式.docx

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格式/幻灯片版式（format/slidelayout），在幻灯片版式任务窗格中选版式

⏹占位符（placeholder）的格式与选取：

选占位符时应选占位符的边框

☐大纲视图下的文字编辑

⏹大纲视图下常用快捷键：

TAB降级

SHIFT+TAB升级

ENTER新幻灯片或新文本项目

CTRL+enter从幻灯片标题跳到内容或从内容跳到幻灯片标题

⏹使用大纲工具栏（视图/工具栏/大纲）（view/toolbars/outline）

⏹移动与删除幻灯片：

选中项目文字的项目符号上下拖动；

或选中幻灯片缩略图上下拖动

☐Word文档内容发送到ppt

⏹在word中对文档设置大纲级别（在word里不设级别，到ppt里再设置级别也可以）

⏹文件菜单/发送/发送到Msppt（file/sendto/microsoftofficepowerpoint）

或：

在ppt中，插入/幻灯片（从大纲），然后，选择要插入的word文档。

（insert/slidefromoutline）

☐浏览视图下的幻灯片编辑

⏹操作:

视图/幻灯片浏览（view/slidesorter）或

⏹视图切换到浏览视图

移动幻灯片：

直接拖放

添加幻灯片：

右键，新幻灯片

隐藏幻灯片（播放时不播放）：

选中幻灯片，右键，隐藏幻灯片

☐文字格式

⏹格式/行距（format/linespacing）

⏹格式/项目符号与编号（format/bulletsandnumbering）

⏹使用格式工具栏

⏹使用格式化占位符对话框：

选中占位符，右键，格式化占位符（formatplaceholder）

⏹使用标尺控制文本的缩进

1要先选中占位符中的文字

2如果没有看到标尺，视图/标尺（view/ruler），以显示标尺

3拖动标尺上的相应滑块，见下图

⏹使用制表位对齐文本（见上图）

1先在需要对齐的文本前添加制表位：

按tab键

2选中需要对齐的文本段落

3选择水平标尺左侧的制表符类型

4在水平标尺上相应的位置单击，即可控制制表符的位置

三、图片的使用

☐在幻灯片中插入、编辑图片

⏹选择带图片的版式，在版式中单击插入图片按钮

⏹或插入菜单/图片（insert/picture）……

⏹选中图片,右键,显示图片工具栏

⏹裁减命令：

去掉图片中不需要的部分

⏹设置透明色：

只可以使单一颜色透明

⏹压缩命令：

可以减小文件体积。

应该在演示文稿编辑完成之后，发布之前，执行压缩命令。

⏹图片的旋转与缩放

☐对象的组合与撤消组合、叠放层次

⏹选中图形,右键,组合（grouping/group）

⏹选中图形,右键,叠放层次（order/……）

☐使用剪贴画

⏹搜索剪贴画：

插入/图片/剪贴画（insert/picture/clipart），看屏幕右侧的任务窗格，注意搜索文字和搜索范围

⏹给剪贴画重新着色（图片工具栏上的重新着色命令）（recolorpicture）

⏹剪辑管理器：

在剪贴画任务窗格底部区域，单击organizeclips按钮，如下图所示，出现如下图所示剪辑管理器

在剪辑管理器中，可以导入多媒体元素；

可以给多媒体元素添加关键字，便于以后搜索；

可以从网站上下载多媒体元素；

⏹网站上获取剪贴画：

四、绘图工具的使用、自选图形格式设置

⏹如果绘图工具栏没有显示，先显示绘图工具栏：

视图/工具栏/绘图（view/toolbars/drawing）

⏹设置绘图对象的透明效果：

选中绘图对象，右键，格式化自选图形（formatautushape）

⏹图形的对齐:

1先选中要对齐的对象

2绘图工具栏/绘图（draw）/对齐或分布/…,选择相应的对齐命令（见下图）

⏹改变自选图形：

将现有图形改变为另外的图形（见上图）

⏹双击某绘图工具,可连续绘制该图形

⏹按shift可以绘制正形状

⏹复制对象：

按ctrl+拖动

⏹将图片作幻灯片背景:

鼠标放在幻灯片空白处,右键,背景（background）,填充效果（filleffect）,图片（picture）,选择图片（selectpicture）

⏹将图片作图形填充:

选中图形,填充工具按钮（fillcolors）,填充效果（filleffect）,图片（picture）,选择图片（selctpicture）

⏹绘图辅助网格的设置：

视图/网格与参考线（view/gridandguides）

⏹在手动对齐对象时，关闭自动捕捉对齐功能，可能更方便；

⏹显示绘图网格线，可以用作绘图对齐的参考线；

五、图示

☐在幻灯片中插入图示对象

⏹组织结构图（insert/diagram/orgnizationchart）

⏹先添加成员（insertshape），再改变布局（layout），最后使用自动格式（autoformat）；

⏹如果手动改变布局，先关闭自动版式（layout/autolayout）

⏹如果要手动设置格式，先关闭自动格式（autoformat/default）

⏹循环图、棱锥图等类似于组织结构图的使用方法

六、动作设置与超级链接

☐创建摘要:

大纲视图,选中要做摘要的幻灯片,大纲工具栏,摘要幻灯片按钮（view/toolbars/outline）

☐超级链接:

选中文字,右键,超级链接（hyperlink）,文档中的位置,选中欲跳转的幻灯片.

☐创建翻页按钮

⏹选中任一对象,右键,动作设置（actionsetting）,超级链接到（hyperlinkto）

七、文稿简单美化

☐应用设计模版

⏹任务窗格,幻灯片设计（slidedesign）

☐应用配色方案

⏹任务窗格下拉菜单，配色方案（colorschemes）

☐应用动画方案

⏹任务窗格下拉菜单,动画方案（animationschemes）

☐设置幻灯片切换方式

⏹任务窗格下拉菜单,幻灯片切换（slidetransition）

八、放映与输出

☐拼写检查：

工具/拼写检查（tools/spelling）；

☐添加打开权限密码：

工具/选项/安全性（tools/options/security）

☐添加页眉页脚：

视图/页眉和页脚（view/headerandfooter）

其中：

幻灯片编号（slidenumber）表示页码

自动更新（updateautomatically）表示添加可以随系统日期自动变化的日期和时间

☐放映时的右键快捷菜单：

通过gotoslide可以漫游到任何一张幻灯片；

可以通过鼠标在幻灯片上做标记；

可以查看备注内容。

☐保存为双击就能播放的ppt文件：

文件/另存为，保存为powerpointshow格式

☐幻灯片放映设置

⏹演讲者放映（presentedbyaspeaker）:

可以通过鼠标控制幻灯片的放映

⏹展台浏览（browsedatakiosk）:

屏蔽鼠标操作

☐打印输出对话框

⏹文件/打印预览（file/printpreview）

☐发送到word:

⏹文件/发送/发送到word（file/sendto/sendtomicrosoftword），选择发送到word的方式

Powerpoint2003中高级培训讲义

九、背景色

⏹幻灯片空白处,右键,背景（bachground），可以填充单一色，渐变色或填充效果

⏹或格式/背景（format/background）

通过忽略母版图形选项，可以使幻灯片不受母版背景的影响。

一十、母版

☐母板用来统一设置幻灯片的格式

☐多母版的设计与使用

⏹视图菜单/母板/幻灯片母板（view/master/slidemaster）

⏹如何退出母版视图：

单击关闭母板视图（closemasterview）按钮

⏹在母板视图下，一般需要控制：

占位符格式，位置，项目符号，插入统一显示的图片，背景色，绘制背景图案，控制页码、页脚格式与位置等等

⏹插入标题母板:

在母板视图下,插入菜单/幻灯片标题母板（insert/newtitlemaster）。

标题母板只影响标题幻灯片版式（版式列表里的第一种）的幻灯片格式。

⏹插入多张母板:

在母板视图下,插入/新幻灯片母板（insert/newslidemaster）

⏹应用母板:

任务窗格,幻灯片设计（slidedesign）。

在幻灯片模版列表里，可以看到自己设计的母板。

单击即可应用。

⏹如果幻灯片的格式不受母板影响,重新应用一下版式。

如果重新应用样式为灰色，可能是所选择的版式不对。

⏹如果母板里的占位符被删除，如何恢复？

在母板状态下，格式/母板版式（format/masterlayout），钩选被删除的占位符

☐更改配色方案：

格式/幻灯片设计（format/slidedesign），右侧任务窗格，见下图步骤

☐创建设计模版

⏹母板及配色方案设计好后,文件/另存为,文件类型选择幻灯片设计模（designtemplate）版

☐应用自己的设计模版

⏹格式/幻灯片设计，在屏幕右侧的任务窗格最底部，浏览（browse）按钮，选择自己的模版文件即可。

一十一、使用excel数据表

☐Excel数据在powerpoint中的应用

⏹操作：

1先打开excel文件，选中excel数据表区域，复制；

2在ppt中，编辑菜单/选择性粘贴（edit/pastespecial），会出现如下对话框：

⏹粘贴/excel数据表对象

☐保留excel文件特性,与外部excel文件无链接关系

☐双击该对象，进入工作表编辑模式；

幻灯片空白处单击，退出编辑模式

⏹粘贴链接/excel工作表对象：

☐与外部excel文件保持链接关系，源文件修改，ppt中引用的数据可以跟着修改

☐双击该对象，会打开源文件

⏹粘贴/图片（增强型图元文件）

☐以图片格式贴入ppt中

☐外部链接文件的管理：

☐编辑/链接（edit/links），见下图

更新数据：

单击立即更新（updatenow）

重新指定失去链接文件的位置：

单击更改原文件（changesource）

取消与源文件的链接：

单击断开链接（breaklink）

☐直接插入表格：

插入/表格（insert/table）或复制excel中表格，切换到ppt中直接粘贴。

如果没有表格和边框工具栏：

视图/工具栏/表格与边框（view/tools/tablesandborders）

一十二、图表

☐建立图表

⏹插入/图表，弹出数据表窗口，将数据输入改数据表中。

注意：

图表的数据表第一行一列只用来放类别和系列名称

⏹图表编辑：

双击图表，只有进入图表编辑模式，才可以看到图表菜单。

单击幻灯片空白处，即可退出图表编辑模式

⏹图表格式化：

双击图表元素

⏹修改图表类型：

图表/图表类型

⏹控制图表元素的显示：

图表/图表选项（chart/chartoptions）

一十三、插入其他对象

⏹插入动画文件：

插入/影片和声音/文件中的影片，选择影片文件

（insert/moviesandsounds/moviefromfile）

⏹声音文件：

插入/影片和声音/文件中的声音，选择声音文件

（insert/moviesandsounds/soundfromfile）

如何让声音成为背景音乐？

1选中代表声音文件的喇叭，右键，自定义动画（customanimation）

2在屏幕右侧的任务窗格中的动画序列里，有该多媒体文件，双击该文件名，弹出播放声音窗口，如下。

将停止播放改为多少张之后。

如何嵌入声音文件？

只有wav格式的声音才方便嵌入ppt文件

插入wav格式的声音文件是否嵌入，与下面的设置相关：

工具/选项/常规（tools/options/general）见下图

⏹插入flash文件

1显示控件工具箱：

视图/工具栏/控件工具箱

2单击morecontrols按钮，单击shockwaveflashobject，在幻灯片里绘出该控件

3选中该控件，右键，属性，在属性对话框中，填写movie属性（flash文件的完整路径）

4如果需要该flash文件嵌入该ppt文件中，将embedmovie属性改为true（见上图）

一十四、自定义动画

⏹设置自定义动画：

选中对象，右键/自定义动画（customanimation），屏幕右侧出现自定义动画任务窗格，单击添加效果（addeffect）按钮，选择不同类型动画。

⏹进场、强调、路径动画、退场动画

⏹开始：

控制动画何时启动，提供以下三种方式

单击时：

鼠标单击启动

之前：

与前一动画同步开始

之后：

在前一动画之后开始

⏹触发器动画：

双击动画序列里的动画，出现下列对话框

⏹要给所有的幻灯片统一设置动画，可以通过母版里占位符设置动画效果

⏹组织结构图、图表、文本动画都有特殊的选项，：

一十五、相册与录制旁白

☐新建相册：

插入/图片/新建相册

☐录制旁白：

幻灯片放映/录制旁白，ppt会自动开始放映

一边放映，一边解说，ppt会自动录制声音，并且记录每张幻灯片的播放时间

一十六、自定义放映

⏹如果要定义不同的放映幻灯片的组合，可以使用自定义放映功能；

⏹幻灯片放映/自定义放映（slideshow/customshow）

⏹放映幻灯片时可以指定放映自定义放映：

见下图

⏹如果希望演讲者看到的界面和观众看到的界面不同，可以使用双监视器特性

1首先确认电脑硬件满足双监视器要求

2幻灯片放映/设置放映方式（slideshow/setupshow），见上图，通过多监视器选项，即可选择幻灯片放映在哪一个监视器上。

一十七、打包到cd

⏹做好的演示文稿，包含链接文件，特殊字体，如何整体移植到别的电脑上？

使用打包工具

⏹文件/打包到cd（file/packageforcd），见下图

通过选项按钮控制打包的内容；

通过复制到文件夹按钮，指定打包文件放置的位置