《程序文件编制与发布管理办法》Word格式.docx

1、5. 职责5.1 总经理部（1）负责公司级文件的批准发布。5.2 安全质保部（1）负责公司程序文件的统一编码；（2）负责公司程序文件的发布管控；（3）负责程序文件发布人员的培训与授权。5.3 各部门、各分公司（1）负责建立本部门或分公司文件清单，落实到岗，责任到人；（2）负责本部门程序文件的编制、发布与升版工作；（3）负责编制文件在适用范围内的培训；（4）负责程序文件涉及的相关记录的收集。6 程序文件编制与发布程序6. 1 程序文件编制管理6.1.1 程序文件编制原则（1）谁负责的工作，谁编写文件；（2）谁编写的文件，谁负责跟踪完成审批、发布；（3）谁编写的文件，谁负责升版；（4）谁编写的文件

2、，谁负责培训；（5）谁编写的文件，谁负责相关记录收集、管理、提交归档。6.1.2 程序文件编制要求（1）文件层级的界定按照程序的适用范围划分，凡适用于全公司或跨部门的程序文件定义为公司级文件，适用于部门内部的文件定义为部门级文件，分公司的文件定义为部门级文件，但适用于各部门（含分公司）的岗位职责与分工界定为公司级文件；（2）文件名称一律用制度、流程、技术标准或管理标准命名，管理标准文件的名称根据程序文件内容可以是管理办法/管理规范/管理规程/管理规定等；（3）制度文件、标准文件和流程文件分别按照对应的制度模版、 标准模版和流程模版进行编写，企业标准按照企业标准的模版进行编写。内控评价手册里的流

3、程文件按照严格按照国资委、集团公司要求的格式编写，绘制内控流程图，具体格式参见内控流程模版；（4）标准文件不能附流程图，有流程图的文件必须是流程文件或制度文件；流程文件的流程图可以放在主文里，也可以放在附件里，具体内容与要求放在流程细则章节里。属于内控要求的流程文件允许在 GDAS 系统发布简化的流程程序，可以不按照内控要求的流程图格式绘制流程图，但流程内容与内控活动流程要求不一致时，必须对内控活动流程进行升版。6.1.3 程序文件升版要求（1）文件批准人变更后，文件必须升版，变更批准人；（2）文件负责（编写）人变化，文件可以不升版，但必须由所在部门领导指定新的文件负责人，并报安质部文档管理员

4、，文档管理员负责更新内网程序文件的负责人。6. 2 程序文件发布管理6. 2.1 程序文件编写部门提交人文件名编号对口会审提交时间发布时间版本说明XXGDAS发布（1）文件编写可以按照模板编写文件，也可以不按模板编写，但要有模板要求的主要章节内容；（2）文件模板可以向公司安质部质保管理员索要或从公司内网-文档中心-安质环管理记录-资源保障-文件记录管理目录下下载使用。6.2.2 征求意见（1）程序文件编写完成后, 根据文件确定会审部门，通过Email（或开会）向相关会审部门和分发范围征求意见，并根据意见进行修改或沟通澄清。（2）会审部门确定原则1）必须选安质部作为第一会审部门；2）分公司文件涉

5、及的相关业务应请本部对口部门会审；3）本部有关程序应根据程序实际需要确定会审部门。6.2.3 申请文件编号（1）将“文件名称及会审范围”邮件发给公司安质部质保管理员，申请文件编码；（2） 安质部质保管理员据程序文件的内容确定文件类型、层次、审查会审范围，并通过邮件将相关信息发送给编写人。格式如下：6.2.4 启动GDAS系统进入公司内网-文档管理-个人主页-个人工作-编写文件。6.2.4.1 确定文件类型。根据文件层级选择管理程序类文件中的公司文件和部门文件,点击下一步。6.2.4.2 填写基本信息。（1）按安质部提供的文件编码，填写基本信息。1） 编码：不需要填写，文件批准后由系统自动生成；

6、2）业务活动分类名称、项目代码、程序类型和程序序号从基本信息的下拉图框中根据安质环管理员提供的文件编码信息选择。具体参见下图。021-XX-P-XX-XXX-XXX程序序号业务活动分类名称程序类型项目代码3）责任单位：程序文件编制部门。4）程序文件标题：按照安质部质保管理员提供的文件编码信息中的文件名填写，一定不能填写书名号。5）文件密级、保密期限：系统默认为普通和无，一般情况下设置为默认即可。6）内部分发：填写编制程序的适用范围，可以从下拉菜单中选择，也可以手动填写；7）版本：按照安质部质保管理员提供的文件编码信息中的版本填写；8）下次升版日期：系统自动生成，无需填写；9）填写完毕后，点击下

7、一步。6）内容页：按照模板要求填写，此部分内容可以进行原文粘贴，但一定要与模板的要求相一致，而且粘贴时一定要检查页眉的位置。适用范围：一定要写到适用于XXX部门/单位的XXXXX工作/业务。参考文件类别：集团文件、公司文件、部门文件、外来文件；定义：对文件中用到的专业名词、术语、缩写的定义或解释。原则上，凡是容易引起歧义的专有名词最好都有解释或说明。特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释；若没有这类专用名词则填写“无”。附件：制度文件的附件可以是细则、标准等；流程文件的附件可以是流程图；标准文件；里的附件原则上不能附流程图。附录

8、：指文件附带的记录表格，记录表格名称后一定要附带表格编号，表格编号规则是文件编号加表格序号，比如：1）XXXX 单 021- GN- P- XX - XXX - NNN （1）2）XXXX单 021- GN- P- XX - XXX - NNN （2）附录后附的记录表格一定要按照模板要求填写表格编号、版本号、记录编号、记录编号规则。文件目录中要求的章节无内容的填写“无”；7）保存文件，关闭文件电子页面，点击下一步。6.2. 4.5 相关文件： 指的是程序文件的参考文件，可以从GDAS文件库中直接添加，由于目前文件库中文件不全，不用添加，直接点击下一步。6.2. 4.6 分发设置：接收人及任务类

9、型设置栏添加安全部质保管理员，分发意见栏可以不填写直接点击下一步。6.2. 4.7 流程设置：从设置-选择里添加编写人、校核人、审查人、会审人、批准人、签收人每一步都必须填写完整，否则流程将流转错误。，编写人校核人审查人批准人会审人公 司 文 件需要报总经理批 准的文件责任岗位 人员部门经理安质部质保 管理员总经理总经理部、安质部、 相关职能部门其它公司级文件主管副总安质部、相关职能 部门部门文件部门副经理或 经理助理安质部分公司文件分公司责任 岗位人员分公司部门经 理分公司安质 环管理员分公司总 经理安质部、对口职能 部门（法务部根据 需要会签）记录表格责任岗位人员编制，提交安质部发布后实施

10、（无需走GDAS），经过试用一年内 转为正式表格，随文件发布；分公司的临时表格由分公司统一编号管理。6.2. 5 签收入库办理（1） 签收入库人负责套文件电子签名、转换PDF；（2） 签收入库人负责上传PDF版和WORD版，提交后到分发人待阅；（3） 签收入库人必须经综管部培训合格。6.2. 6 文件发布（1） 安质部质保管理员收到OUTLOOK信息后，审查文件是否具备发布条件；（2） 安质部质保管理员下载PDF文件，上传至公司内网程序制度目录；（3） 安质部质保管理员在公司内网发通知，同时在文件适用范围内发OUTLOOK；（4） 文件发布后,编写人在两个月内完成培训，提交培训记录；（5） 文

11、件发布后,编写人在一周内提取程序中记录表格（每个表格一个WORD文件），发给安质部质保管理员, 质保管理员负责上传至公司内网常用表格目录；（6）本部临时记录表格要附带填表说明提交安质部，申请临时编号，安质部质保管理员上传至公司内网常用表格目录后下载使用,没有记录编号的表格属于非受控文件,不得使用；分公司的临时记录表格按照同样要求由各分公司安质环管理员统一管理；（7）安质部每季度定期跟踪、公布文件发布情况。6.3 培训授权与考核（1）发布程序前需先向安质部申请培训授权考试，未经培训授权人员不得发布程序文件；（2）培训授权考试分为笔试和上机实操考试，培训后直接进行笔试，60分满分，50分以上3）提

12、交GDAS系统后，超过一个月不能跟踪完成文件的发布，特殊原因例外；4）文件发布后，未在规定时间内提取文件记录表格发送给安质部质保管理员的；5）文件发布后，未在规定时间内完成文件宣贯的；6）替代他人发布的程序文件不计入本人的发文数量。7. 附件1）制度文件模板2）标准文件模板3）流程文件模板8.附录1）GDAS 系统文件发布情况统计表 021-GN-P-MS-B00-002（1）附件 1： 制度文件模板第一章 总则第二章 XXXXXX,宋体小四，行距 1.5 倍 第三章 XXXXXX,宋体小四，行距 1.5 倍 第四章 XXXXXX,宋体小四，行距 1.5 倍 第五章 XXXXXX,宋体小四，行

13、距 1.5 倍第六章 附则XXX 文件XXX-XX-XXX-XXXXXXX第一条 目的为了，宋体小四，行距 1.5 倍，特制定本制度。第二条 编制依据第三条 适用范围本规程适用于部门/单位的工作/业务。宋体小四，行距 1.5 倍。第二章 XX 宋体小四（标题加黑）第四条 XXXXX，宋体小四，行距 1.5 倍。（一）XXXXX，宋体小四，行距 1.5 倍。（二）XXXXX，宋体小四，行距 1.5 倍。第五条 XXXXX，宋体小四，行距 1.5 倍。第三章 XX 宋体小四（标题加黑）第六条 XXXXX，宋体小四，行距 1.5 倍。第六章 附 则第二十八条 本制度由公司 XXX 部负责解释。第二十

14、九条 附件附件一：XXX（流程图、授权表等）附件二：XXX 表 021- GN- P- XX - XXX - NNN （1）.附件 2: 标准文件模板5， 职责（技术标准可以不写职责,管理标准必须写）6， XX6.1XXX6.2XXX为了，宋体小四，行距1.5倍，特制定本标准。宋体小四，行距1.5倍。（1）XXX：XXXXXX，宋体小四，行距1.5倍。5.1 XXX 部（1）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍；（2）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍；5.2 XXX部5.3 XXX部（3）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。6XX 宋体小四，行距 1.5 倍（标题加黑）6.1 XXXXX，宋体

15、小四，行距1.5倍（标题加黑）6.1.1 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。（1）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。1）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。（2）XXXXX，宋体小四，行距1.5倍6.2 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍（标题加黑）7.附件1）XXX（授权表等）1）XXXX 单 021- GN- P- XX - XXX - NNN （1）2）XXXX 单 021- GN- P- XX - XXX - NNN （2）（表格等）附件 3: 流程文件模板6， 流程图7， 流程说明7.1XXX7.2XXX8， 附件9， 附录为了，宋体小四，行距1.5倍，特制定本流程。本流程适用于部门/单位的工作/业务。6. 流程图可以放在附件里。7. 流程说明宋体小四，行距 1.5 倍（标题加黑）7.1 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍（标题加黑）7.1.1 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍。7.2 XXXXX，宋体小四，行距1.5倍（标题加黑）8.附件1） XXX 流程图2） XXX 流程图9.附录附录 1： 文件发布情况统计表表格编号： 版本: 1 记录编号：提交部门集团编号提交时间任务结束时间流程发 起人当前环节处理人情况说明记录编号规则:四位年号加两位季度号