《程序文件编制与发布管理办法》Word格式.docx
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5.职责
5.1总经理部
(1)负责公司级文件的批准发布。
5.2安全质保部
(1)负责公司程序文件的统一编码;
(2)负责公司程序文件的发布管控;
(3)负责程序文件发布人员的培训与授权。
5.3各部门、各分公司
(1)负责建立本部门或分公司文件清单,落实到岗,责任到人;
(2)负责本部门程序文件的编制、发布与升版工作;
(3)负责编制文件在适用范围内的培训;
(4)负责程序文件涉及的相关记录的收集。
6.程序文件编制与发布程序
6.1程序文件编制管理
6.1.1程序文件编制原则
(1)谁负责的工作,谁编写文件;
(2)谁编写的文件,谁负责跟踪完成审批、发布;
(3)谁编写的文件,谁负责升版;
(4)谁编写的文件,谁负责培训;
(5)谁编写的文件,谁负责相关记录收集、管理、提交归档。
6.1.2程序文件编制要求
(1)文件层级的界定按照程序的适用范围划分,凡适用于全公司或跨部门的程序文件定义
为公司级文件,适用于部门内部的文件定义为部门级文件,分公司的文件定义为部门级文件,
但适用于各部门(含分公司)的岗位职责与分工界定为公司级文件;
(2)文件名称一律用制度、流程、技术标准或管理标准命名,管理标准文件的名称根据程
序文件内容可以是……管理办法/管理规范/管理规程/管理规定等;
(3)制度文件、标准文件和流程文件分别按照对应的制度模版、标准模版和流程模版进行
编写,企业标准按照企业标准的模版进行编写。
内控评价手册里的流程文件按照严格按照国资
委、集团公司要求的格式编写,绘制内控流程图,具体格式参见内控流程模版;
(4)标准文件不能附流程图,有流程图的文件必须是流程文件或制度文件;
流程文件的流
程图可以放在主文里,也可以放在附件里,具体内容与要求放在流程细则章节里。
属于内控要
求的流程文件允许在GDAS系统发布简化的流程程序,可以不按照内控要求的流程图格式绘制流
程图,但流程内容与内控活动流程要求不一致时,必须对内控活动流程进行升版。
6.1.3程序文件升版要求
(1)文件批准人变更后,文件必须升版,变更批准人;
(2)文件负责(编写)人变化,文件可以不升版,但必须由所在部门领导指定新的文件负
责人,并报安质部文档管理员,文档管理员负责更新内网程序文件的负责人。
6.2程序文件发布管理
6.2.1程序文件编写
部门
提交人
文件名
编号
对口会审
提交
时间
发布时间
版本
说明
XX
GDAS发布
(1)文件编写可以按照模板编写文件,也可以不按模板编写,但要有模板要求的主要章节
内容;
(2)文件模板可以向公司安质部质保管理员索要或从公司内网--文档中心--安质环管理记
录--资源保障--文件记录管理目录下下载使用。
6.2.2征求意见
(1)程序文件编写完成后,根据文件确定会审部门,通过Email(或开会)向相关会审部
门和分发范围征求意见,并根据意见进行修改或沟通澄清。
(2)会审部门确定原则
1)必须选安质部作为第一会审部门;
2)分公司文件涉及的相关业务应请本部对口部门会审;
3)本部有关程序应根据程序实际需要确定会审部门。
6.2.3申请文件编号
(1)将“文件名称及会审范围”邮件发给公司安质部质保管理员,申请文件编码;
(2)安质部质保管理员据程序文件的内容确定文件类型、层次、审查会审范围,并通过
邮件将相关信息发送给编写人。
格式如下:
6.2.4启动GDAS系统
进入公司内网-文档管理-个人主页-个人工作-编写文件。
6.2.4.1确定文件类型。
根据文件层级选择管理程序类文件中的公司文件和部门文件,点击下一步。
6.2.4.2填写基本信息。
(1)按安质部提供的文件编码,填写基本信息。
1)编码:
不需要填写,文件批准后由系统自动生成;
2)业务活动分类名称、项目代码、程序类型和程序序号从基本信息的下拉图框中根据安
质环管理员提供的文件编码信息选择。
具体参见下图。
021-XX-P-XX-XXX-XXX
程序序号
业务活动分类名称
程序类型
项目代码
3)责任单位:
程序文件编制部门。
4)程序文件标题:
按照安质部质保管理员提供的文件编码信息中的文件名填写,一定不
能填写书名号。
5)文件密级、保密期限:
系统默认为普通和无,一般情况下设置为默认即可。
6)内部分发:
填写编制程序的适用范围,可以从下拉菜单中选择,也可以手动填写;
7)版本:
按照安质部质保管理员提供的文件编码信息中的版本填写;
8)下次升版日期:
系统自动生成,无需填写;
9)填写完毕后,点击下一步。
6)内容页:
按照模板要求填写,此部分内容可以进行原文粘贴,但一定要与模板的要求相
一致,而且粘贴时一定要检查页眉的位置。
◆适用范围:
一定要写到适用于XXX部门/单位的XXXXX工作/业务。
◆参考文件类别:
集团文件、公司文件、部门文件、外来文件;
◆定义:
对文件中用到的专业名词、术语、缩写的定义或解释。
原则上,凡是容易引起
歧义的专有名词最好都有解释或说明。
特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体
行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释;
若没有这类专用名词则填写
“无”。
◆附件:
制度文件的附件可以是细则、标准等;
流程文件的附件可以是流程图;
标准文件
;
里的附件原则上不能附流程图。
◆附录:
指文件附带的记录表格,记录表格名称后一定要附带表格编号,表格编号规则是
文件编号加表格序号,比如:
1)XXXX单021-GN-P-XX-XXX-NNN
(1)
2)XXXX单021-GN-P-XX-XXX-NNN
(2)
……
附录后附的记录表格一定要按照模板要求填写表格编号、版本号、记录编号、记录编号规
则。
◆文件目录中要求的章节无内容的填写“无”;
7)保存文件,关闭文件电子页面,点击下一步。
6.2.4.5相关文件:
指的是程序文件的参考文件,可以从GDAS文件库中直接添加,由于目前
文件库中文件不全,不用添加,直接点击下一步。
6.2.4.6分发设置:
接收人及任务类型设置栏添加安全部质保管理员,分发意见栏可以不填写
直接点击下一步。
6.2.4.7流程设置:
从设置-选择里添加编写人、校核人、审查人、会审人、批准人、签收人
每一步都必须填写完整,否则流程将流转错误。
,
编写人
校核人
审查人
批准人
会审人
公司文件
需要报总经理批准的文件
责任岗位人员
部门经理
安质部质保管理员
总经理
总经理部、安质部、相关职能部门
其它公司级文件
主管副总
安质部、相关职能部门
部门文件
部门副经理或经理助理
安质部
分公司文件
分公司责任岗位人员
分公司部门经理
分公司安质环管理员
分公司总经理
安质部、对口职能部门(法务部根据需要会签)
记录表格
责任岗位人员编制,提交安质部发布后实施(无需走GDAS),经过试用一年内转为正式表格,随文件发布;
分公司的临时表格由分公司统一编号管理。
6.2.5签收入库办理
(1)签收入库人负责套文件电子签名、转换PDF;
(2)签收入库人负责上传PDF版和WORD版,提交后到分发人待阅;
(3)签收入库人必须经综管部培训合格。
6.2.6文件发布
(1)安质部质保管理员收到OUTLOOK信息后,审查文件是否具备发布条件;
(2)安质部质保管理员下载PDF文件,上传至公司内网程序制度目录;
(3)安质部质保管理员在公司内网发通知,同时在文件适用范围内发OUTLOOK;
(4)文件发布后,编写人在两个月内完成培训,提交培训记录;
(5)文件发布后,编写人在一周内提取程序中记录表格(每个表格一个WORD文件),发给安
质部质保管理员,质保管理员负责上传至公司内网常用表格目录;
(6)本部临时记录表格要附带填表说明提交安质部,申请临时编号,安质部质保管理员上传
至公司内网常用表格目录后下载使用,没有记录编号的表格属于非受控文件,不得使用;
分公司
的临时记录表格按照同样要求由各分公司安质环管理员统一管理;
(7)安质部每季度定期跟踪、公布文件发布情况。
6.3培训授权与考核
(1)发布程序前需先向安质部申请培训授权考试,未经培训授权人员不得发布程序文件;
(2)培训授权考试分为笔试和上机实操考试,培训后直接进行笔试,60分满分,50分以上
3)提交GDAS系统后,超过一个月不能跟踪完成文件的发布,特殊原因例外;
4)文件发布后,未在规定时间内提取文件记录表格发送给安质部质保管理员的;
5)文件发布后,未在规定时间内完成文件宣贯的;
6)替代他人发布的程序文件不计入本人的发文数量。
7.附件
1)制度文件模板
2)标准文件模板
3)流程文件模板
8.附录
1)GDAS系统文件发布情况统计表021-GN-P-MS-B00-002
(1)
附件1:
制度文件模板
第一章总则
第二章XXXXXX,宋体小四,行距1.5倍第三章XXXXXX,宋体小四,行距1.5倍第四章XXXXXX,宋体小四,行距1.5倍第五章XXXXXX,宋体小四,行距1.5倍
第六章附则
X
XX文件
XXX-XX-XXX-XX
XXXXX
第一条目的
为了……,宋体小四,行距1.5倍,特制定本制度。
第二条编制依据
第三条适用范围
本规程适用于……部门/单位的……工作/业务。
宋体小四,行距1.5倍。
第二章XX宋体小四(标题加黑)
第四条XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
(一)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
(二)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
第五条XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
第三章XX宋体小四(标题加黑)
第六条XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
第六章附则
第二十八条本制度由公司XXX部负责解释。
第二十九条附件
附件一:
XXX(流程图、授权表等)
附件二:
XXX表021-GN-P-XX-XXX-NNN
(1)
…….
附件2:
标准文件模板
5,职责(技术标准可以不写职责,管理标准必须写)
6,XX
6.1XXX
6.2XXX
为了……,宋体小四,行距1.5倍,特制定本标准。
宋体小四,行距1.5倍。
(1)XXX:
XXXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
5.1XXX部
(1)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍;
(2)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍;
5.2XXX部
5.3XXX部
(3)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
6.XX宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
6.1XXXXX,宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
6.1.1XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
(1)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
1)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
◆XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
(2)XXXXX,宋体小四,行距1.5倍
6.2XXXXX,宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
7.附件
1)XXX(授权表等)
1)XXXX单021-GN-P-XX-XXX-NNN
(1)
2)XXXX单021-GN-P-XX-XXX-NNN
(2)
……(表格等)
附件3:
流程文件模板
6,流程图
7,流程说明
7.1XXX
7.2XXX
8,附件
9,附录
为了……,宋体小四,行距1.5倍,特制定本流程。
本流程适用于……部门/单位的……工作/业务。
6.流程图
可以放在附件里。
7.流程说明宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
7.1XXXXX,宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
7.1.1XXXXX,宋体小四,行距1.5倍。
7.2XXXXX,宋体小四,行距1.5倍(标题加黑)
8.附件
1)XXX流程图
2)XXX流程图
9.附录
附录1:
文件发布情况统计表
表格编号:
版本:
1记录编号:
提交部门
集团编号
提交时间
任务结束时间
流程发起人
当前环节
处理人
情况说明
记录编号规则:
四位年号加两位季度号