公共事务部工作手册Word下载.docx

1、4.1.5. 知会相关人员:根据接待的安排情况，应知会相应部门配合接待。以下情况要注意：4.1.5.1. 如果接待涉及多部门及其他分公司，需要将每个环节的联系人及联系方法注明;4.1.5.2. 如果接待安排集团副总以上领导接待，必须安排部门经理或分公司总经理、副总经理陪同;4.1.5.3. 如果接待的工作对公司的形象及声誉比较重要，应知会周刊及时采访报道。4.1.6. 安排接待:接待过程中，原则上按照计划进行，但可根据来访者的需求和在接待过程的实际情况适当做出变动。同时以下细节需要注意：4.1.6.1. 接待前，要先了解清楚来访人员的主要领导，方便互相领导间的介绍；4.1.6.2. 接待中每1

2、5分钟安排保洁员为来访者添加饮料；4.1.6.3. 除准备来访单位所需资料外，还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质的资料；4.1.6.4. 接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间；4.1.6.5. 接待中也应注意司机的安排，以便及时的调动车辆；4.1.6.6. 如果接待涉及到其他部门及分公司，需要与各各环节的联系人及时沟通。4.1.7. 统计归档:接待后，对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。4.1.8. 接待安排流程：4.2. 安排新闻媒介采访：4.2.1. 咨询采访情况：解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计报导的情况等。同时

3、与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料，并达成初步的共识。4.2.2. 初步判断：在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下，必须安排。4.2.3. 采访内容建议：采访主要是以媒介记者要求为主，但对于采访内容的重点需要根据集团近期的实际情况，提出意见，能够在报导中达到集团的宣传目的。4.2.4. 通知采访单位：采访接受后，公共事务部需要及时知会记者，同时根据记者提供的采访，提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。4.2.5. 知会相关人员：在确定安排后，必须知会周刊安排人员陪同，这对采访的情况有一个初步的了解，如发现不妥当之处能够及时汇报。4.2.6. 统计归档：安排采访后

4、，对采访的情况进行记录。包括：采访单位、栏目、记者、题材、时间等。4.3. 协助安排集团领导参加论坛：4.3.1. 咨询情况：初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀请集团领导演讲的范围及其其他事务。初步判断后，索取有关资料。4.3.2. 初步判断： 对于以下情况公共事务部不安排：4.3.2.1. 论坛牵涉到费用；4.3.2.2. 论坛对集团或业务部门发展无直接宣传作用。4.3.3. 参与建议：根据公共事务部安排论坛的原则，及其有关论坛的安排提出建议，协助领导判断。4.3.4. 通知联系单位：必须以文字形式确定，并对需要会务组协助安排有关事宜注明。4.3.5. 知会相关

5、部门：4.3.5.1. 知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况，请当地分公司根据当地的情况，收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等4.3.5.2. 安排人员制作演讲稿。4.3.6. 采访安排流程：4.4. 集团董事会会务安排：4.4.1. 会议时间：会议的时间由股证事务部确定。4.4.2. 会议地点：会议的地点一般安排在集团总部大会议室，但股东大会后举行的董事会则需要安排就近的会议室。4.4.3. 参会人员：集团董事会及监事会成员。4.4.4. 议程的确定：会议议程由股证事务部确定，但要知会会务人员，以便会务工作安排。4.4.5. 邀请函的派发：邀请函由股证事务部安排发送并确定来访情况

6、。4.4.6. 会前的准备：4.4.6.1. 会务人员安排：主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股证事务代表）、服务员；4.4.6.2. 文件资料股证事务部准备：会议议程、会议议案、表决；4.4.6.3. 会议用品管理处或会场：铅笔、草稿纸（各3张）；4.4.6.4. 演讲资料股证事务部准备：发言稿、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一份）；4.4.6.5. 记录资料股证事务部准备：记录本、笔、录音机、磁带、电池；4.4.6.6. 会议设备公共事务部或会场：电脑、投影机、屏幕；4.4.6.7. 接待物品股证事务部准备：参与者名单、签到单、签到笔、车马费（分带装好）、车马费

7、签收单；4.4.6.8. 水果点心公共事务部、股证事务部或会场准备：咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每人一份）、点心（曲奇）或其他食品；4.4.6.9. 安排停车管理处或会场：4.4.6.10. 其他物品公共事务部准备：文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.4.7. 会场的布置：会议主要以商议为主，所以采用马蹄型摆法，可参见图1：4.4.7.1. 文件资料、会议用品应放置到文件夹中，并在会议开始半小时前放到每个坐位上；4.4.7.2. 会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；4.4.7.3.

8、会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。4.4.8. 会议的跟进：会议开始后，公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突发时间。4.5. 集团经营例会会务安排：4.5.1. 会议时间：在每个季度的第一个月举办上一季度的经营例会；4.5.2. 会议地点：会议的地点一般安排在集团总部大会议室，为增加会议的多样化，可以考虑将会议安排在各酒店或会议中心等地。4.5.3. 会议人员：董事长、集团总经理、集团副总经理、集团总部各部门负责人及各分公司负责人。4.5.4. 会前准备：4.5.4.1. 会务人员安排：主持人、记录员、服务员；4.5.4.2. 会议用品管理处及会场：铅笔、草

9、稿纸（3张）；4.5.4.3. 演讲资料各分公司：演讲PP、演讲稿4.5.4.4. 记录资料公共事务部：4.5.4.5. 会议设备：公共事务部或会场4.5.4.6. 安排停车管理处或会场：4.5.4.7. 水果点心公共事务部或会场准备：4.5.4.8. 其他物品：指示牌、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.5.5. 会场布置：会议以汇报及总结工作为主，而且人数较少，所以采用大马蹄型摆法。可参加图2：4.5.5.1. 会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；4.5.5.2. 会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他

10、食品摆在会场门边处；4.5.5.3. 坐位按照职务摆设坐牌（和放置指示牌）。4.5.6. 会议跟进：4.6. 股东大会会务安排：4.6.1. 会议时间：根据股东大会通知时间确定。4.6.2. 会议地点：根据股东大会通知地点安排，一般情况安排在东湖宾馆。4.6.3. 参会人员：集团董事会成员、监事会成员和股民。4.6.4. 会议议程的确定：会议议程确定由股证事务部制定。4.6.5. 同意与会者：4.6.5.1. 在证券时报或中国证券报刊登召开股东大会通知；4.6.5.2. 股证事务部通知集团董事会成员及监事会成员；4.6.5.3. 公共事务部邀请公证处公证员和律师。4.6.6. 会前准备：4.6

11、.6.1. 会务人员安排：主持人（董事）、统计人员、护箱员、记录员、摄影人员、拍照人员、服务员；4.6.6.2. 文件资料股证事务部指定，公共事务部印制并准备：股东大会议案、选票、提问单（董事会成员和监事会人员除外）；4.6.6.3. 会议用品公共事务部或酒店准备：4.6.6.4. 演讲资料股证事务部准备：发言稿、演讲PP、演讲稿（董事长、总经理、监事长、董事会秘书、主持人各一份）；4.6.6.5. 记录资料公共事务部准备：4.6.6.6. 摄制组物品公共事务部准备：摄影机、录象带、相机、胶卷、专业电池；4.6.6.7. 会议设备公共事务部或会场：4.6.6.8. 场地布置物品公共事务部准备：

12、背景版、指示牌、坐牌；4.6.6.9. 接待物品股证事务部和公共事务部准备：股东名册（电脑）、签到单、签到笔、年报、宣传画册、签到牌、银盘、会议资料；4.6.6.10. 安排停车会场：4.6.6.11. 统计人员的安排公共事务部：安排房间方便统计人员统计及公证员和律师的监督。4.6.6.12. 其他物品公共事务部准备：花筒、背景宣传片、宣传画、投票箱、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.6.7. 筹备会内容：4.6.7.1. 确定总干事、执行干事、签到组、接待组、护箱人员、记录员、统计组、后勤组的人员及工作职责；4.6.

13、7.2. 与各会务人员介绍会议程序和商议需要注意的事项；4.6.8. 会场布置：会场采用剧院式摆法（详见图3）。4.6.8.1. 要求在每个位置上放置股东大会文件、选票、提问单（董事会、监事会成员除外）、铅笔、草稿纸、水；4.6.8.2. 董事会、监事会人员按顺序摆设坐牌；4.6.8.3. 粘贴背景版、集团宣传画，并放置指示牌；4.6.8.4. 董事长、监事会召集人、大股东、总经理、主持人、律师、公证员和其他发言人位置上摆设话筒（后备两个无线话筒做提问用）；4.6.8.5. 确定茶点放置位置、上点心和更换点心的时间；4.6.8.6. 安排服务人员传递话筒。4.6.9. 会议跟进：会议开始后，跟

14、进会议的每个环节的情况。4.7. 集团业绩推介会的会务安排：4.7.1. 会议时间：时间安排在集团年报公告的第二天；4.7.2. 会议地点：会议一般安排在富临酒店，但可根据情况适当的改变；4.7.3. 参会人员：与万科保持良好关系的基金经理、证券公司和其他证券部门。4.7.4. 议程的确定：4.7.4.1. 总经理介绍公司上年各项指标和发展情况；4.7.4.2. 基金经理、证券分析员提问。4.7.5. 邀请函的派发：股证事务部根据与基金证券商联系的情况邀请。4.7.6. 会前准备：4.7.6.1. 会务人员安排：主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股证事务代表、公共事务部）、服务员；4.7.6.2. 文件资料股证事务部准备：演讲稿；4.7.6.3. 会议用品管理处或会场：4.7.6.4. 演讲资料股证事务部准备：发言稿、敏感问题回答建议、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一份）；4.7.6.5. 记录资料股证事务部准备：