高速公路路政管理支队行政公文处理细则WORD13页Word格式.docx

1、年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。支队党委与支队行政联合行文时，只编党委文号。吉高路政字号文件用于上行文、下行文和平行文，吉高路政+主办科（室）代字号文件只用于平行文和普发范围的下行文。支队普发文件的主送机关为“各高速路政大队”。普发文件视内容确定抄送机关。支队发文日期以支队领导签发的日期为准；联合行文以最后会签领导的签发日期为准。如领导签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。第三章 公文的主要形式和适用范围第七条 支队行政方面的文件有：（一）吉安高速公路路政管理支队文件，主要适用于：（

2、1）发布行政职权范围内的有关决定、规定、意见和通知；（2）传达、贯彻中央、国务院及交通运输部和省委、省政府、省交通运输厅、省总队的有关方针、政策；（3）向省交通运输厅、省总队等上级机关请示、报告工作；（4）批复和答复下级机关和地方政府、有关部门的请示、意见和商函。（二）吉安高速公路路政管理支队办公室文件，主要适用于：（1）发布支队办公室职权范围内的事项；（2）经支队领导授权布置支队机关内部有关工作；（3）发布支队会议通知和成立一般性临时机构事项，经支队领导授权批复下级单位一般性的请示、意见；（4）转发、印发有关工作方案、意见和规定等事项，以及处理一般性行政往来中需要正式行文的事项。（三）吉安高

3、速公路路政管理支队（信笺），主要适用于：（1）不宜正式行文的工作情况汇报；（2）布置支队内部一般性工作及会议通知；（3）商洽、答复有关不宜正式行文的事项。（四）吉安高速公路路政管理支队内部明电，主要适用于发布紧急事项、会议通知，以及对外联系需用电报的事项。（五）吉安高速公路路政管理支队会议纪要，主要适用于记载、传达会议情况和决定事项。第四章 行文规则第八条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。内设机构除办公室外不得对外正式行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般

4、不得向设区市、县（市、区）政府正式行文。同市委、市政府、市军区各部门，市直属人民团体，行使行政职能的市直属事业单位可联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。第十条 下级机关和有关部门向支队请示、商洽工作，应一事一文；并给支队留出研究决策时间：一般事项应在10个工作日内给予答复，紧急事项应在5个工作日给予答复。主送支队的请示、报告、意见一般报送1份，“报告”不得夹带请示事项。第十一条 对方送支队的公文，一般应从收文之日起15个工作日内办结，特别复杂的一般也应在1个月内办结。对急件，要随到随办。支队主办公文需其他部门协办的，在协办部门超过3个规定工作日且没有及时沟通、答复时，应主动与其沟通，

5、如协办部门仍没有作出明确答复和确定回复时间的，可以视其为同意。支队作为协办部门的，必须在3个工作日内给主办部门予以答复，如因特殊情况不能按期回复，应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。第十二条 公文内容涉及有关部门和地方的权限，主办科（室）应先与有关部门和地方主动协商。在协商未取得一致前，支队一般不向下行文；如是上报公文，应如实反映有关地方和部门的不同意见，由上级裁决。公文内容如涉及支队有关科室业务权限的，主办科（室）应事先与其协商会签，若有不同意见，应如实反映。未经协商会签，一律不得发文。凡规范性文件和重大政策（如办法、规定等）需由支队办公室审核，提交支队队务会议审定。第十三条 省

6、交通运输厅和省总队交办件，属支队职权范围内的事项，由支队负责按时限要求及时办复。其中若交办时授权，也可直接函复有关部门或地方，同时抄送省交通运输厅和省总队；需以省交通运输厅和省总队名义答复处理的事项，应附代拟稿，转请省交通运输厅和省总队审定。办理交办的文件，在复函的办文稿内需注明收文号。上报的公文，一般不主送给领导者个人。需主送给领导个人的请示和报告，以支队信笺形式发出（加盖支队印章）。第五章 发文办理第十四条 发文办理指以本支队名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十五条 草拟公文应当做到：（一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。起草文件前要事先就

7、有关事项征得支队分管领导同意。（二） 观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三） 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五） 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七） 应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其

8、缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九） 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十） 草拟公文稿头，应用发文稿纸，稿纸各项应认真填写。如联合发文，应在签发栏内划出定格注明联名单位，以便签发批示。文稿正文一般要打印成文，不提倡手写，起草和签发公文时要用钢笔，不得用铅笔、圆珠笔，字迹要端正清楚。（十一） 文稿的附件，应是经支队办公室收发登记编号的原件。第十六条 审核。凡以支队名义发文，在送支队领导签发之前，都应经过支队办公室核稿。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符

9、合行文规则和拟制公文的有关规定等。对表述不清、不合规范的文稿给予退稿处理，提请进行修改或重新草拟。第十七条 签发。以支队行政名义发出的文件，一般根据工作分工由支队长委托分管副支队长签发；但上报省交通运输厅和省总队请示、报告、意见，与设区市、县（市、区）政府、市级有关部门商洽工作的重要文件，涉及重大事项审批、规范性文件和重要工作部署的文件，由分管副支队长审签后送支队长签发。签发人在批签文件时，应标明同意与否，并在发文稿首页签发栏内签署姓名和日期。其他审批人圈阅，应视为同意。第十八条 会签。（一）支队起草的文稿需送外单位会签的由支队办公室送支队领导批签后，再由承办科（室）负责送会；支队内有关科（室

10、）之间会签的文稿，由承办科（室）自行办理。（二）外单位送支队会签的文稿，一律由支队办公室按各科（室）业务分工，先送科（室）审核提出意见，再由支队办公室送支队分管领导批签。外单位送来的会签稿，原则上应由该主办单位领导签发后，再由支队会签；外单位与支队联合发文，主办单位签发后，应按联名单位顺序依次签发。（三）会签稿要急件急办，一般会签稿要求3-5天办毕，超过期限的要说明原因。各科（室）若对会签稿有意见，应写明意见，附在会签稿上。如在文稿上作较大修改，应标注修改单位，以示负责。第十九条 复核。文件经领导签发正式印制前，支队办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否

11、统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第二十条 缮印。（一）以支队名义发出的正式文件，由支队办公室统一安排印制。（二）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第二十一条 校对。（一）支队发文、电，由拟稿科（室）负责校对。校对必须准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应征得支队办公室核稿人认可，重要改动需经签发人同意。打印其它稿件时，也要先定稿再承印，不得边校、边改。校对人员一般需经三校，终校后在文稿首页校对人栏上签字，以示负责。（二）限时印出的特急件

12、，主办科（室）应责成专人跟踪校对，而不得因无人校对造成文件延误。（三）上报省交通运输厅和省总队文件，应由支队办公室审读后再发出。（四）对有差错或印制质量不符合要求的公文，应予以重新印制。第二十二条 用印。按照吉安高速公路路政管理支队印信使用管理办法执行。凡文件印量在100份以上的，印章实行套印。由外单位主办的与支队联合发文，用印前应先送本支队主办科（室）校核，在印发件上签名后再盖章。第二十三条 分发。（一）支队行政文件内部分发按以下规定执行：1支队领导班子成员每人1份。2各科（室）1份，其中支队办公室增加2份。3存档1份。4对分发范围另有指定的文件，另行分发。如向上级请示、报告等范围不宜过大的

13、文件，只发支队领导和有关科（室），或视情况分发。（二）发往外单位的信件由支队办公室统一安排，通过以下渠道分发： 1发往本埠的绝密信件、特急信件均应派专人递送，不得托人代转。2发往本埠的秘密级以上信件，一律通过机要邮局递送。3发往外埠或外埠的普通信件（平信）、挂号信，均通过邮局递送。发秘密级以上文件、资料时，应在信封上准确地写明收文部门或收件人姓名，并在信封上注明秘密等级、缓急程度和编号，发绝密级文件、资料时，要在信封上加贴密封条。第六章 收文办理第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十五条 签收。外单位发给本支队的公文，由支队办公室

14、指定专人负责签收、拆封。各科（室）自行收到的外单位主送公文，应按办文程序交支队办公室签收。第二十六条 登记、审核。支队办公室设置登记簿，对各种来文进行分类登记、编号，填写支队收文处理单，注明来文单位、文号、事由，同时由支队文书员拟好意见，送支队办公室主任拟办。对主送支队办理的文件要进行审核，重点是：文件内容是否确切、格式是否规范，对不应属支队办理或格式有问题的公文，经支队办公室领导同意后，给予退稿。退稿单上要注明退稿原因。第二十七条 拟办。对支队收文，一般作如下处理：（一）中共中央、国务院和交通运输部及国家其他部委、办文件，市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及其办公厅、市军区和省交通运输厅和

15、省总队文件，批送支队领导传阅；对其中与支队工作有关的文件，复印送主管领导和相关科（室），也可根据领导要求予以复制；对其中涉及支队工作需要研究办理的，提出拟办意见，经支队主要领导或分管领导审批后，转有关科（室）或有关人员办理。（二）对市级有关部门，设区市、县（市、区）政府，部、主，市属科研究院所，高等学校，国家高新技术产业开发区和市高新技术产业园区管委会，市、县（区）公路路政部门和下属单位，抄报、抄送支队的一般知照性文件，批送支队分管领导和有关科（室）传阅；较为重要的文件，视情批送支队主要领导、分管领导或领导班子成员传阅；（三）对主送支队办理的文件，由支队办公室按支队领导阅批意见分送有关科（室）

16、办理。第二十八条 批办。拟办意见经支队领导阅批后，支队办公室按阅批意见分送有关科（室）办理。第二十九条 承办。承办科（室）收到办文后，应进行登记，及时办理，不得拖延积压。如不属本科（室）办理的文件，应及时退回办公室。办文超过规定时限的，应将超期原因报告支队分管领导，并告知支队办公室。第三十条 催办。根据办理文件件件有着落的要求，支队办公室对送办和送会的文件承办情况应及时进行督查。要坚持急事急办、特事特办的原则，对因办事办文拖拉而贻误工作的，要追究责任。支队各科（室）承办的文件和自行送出会签的文件及领导交办的事项，由各主办科（室）的承办人负责催办。由支队办公室送外部门会签的文件，除支队办公室负责

17、向有关会签部门催办外，主办科（室）亦应负责催询会签部门。各科（室）对支队办公室催办工作，应予支持，并及时准确地提供办理情况。第三十一条 传阅文件应速传速阅，不得压误、扣留，传阅时间一般不得超过3天。急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。交办件会办时，有关会办科（室）应抓紧办理，不允许借口有不同意见长时间扣压不办。第三十二条 各科（室）都要指定专人管理文件资料。收到办文后要立即登记，并及时将文件资料送交科（室）负责人或分管的同志阅办。第七章 立卷归档第三十三条 文电归档、立卷按吉安高速公路路管理支队档案管理办法办理。第八章 附则第三十四条 国务院各部委办、省政府、市政府、省交通运输厅的文件，如需转达，可原件翻印，不再另行行文。第三十五条 在文件的处理和管理中，应严格执行国家保密法和党内保密规定，对阅办完毕不需归档的文件、资料进行定期清理，由支队办公室统一进行销毁。第三十六条 支队行政公文用纸全部采用A4型。第三十七条 电子公文管理办法另行制定。第三十八条 本细则由吉安高速公路路政管理支队办公室负责解释。附件：吉安高速公路路政管理支队发文机关代字表吉安高速公路路政管理支队文件 吉高路政 办公室 吉高路政办 路政管理科 吉高路政路 财务审计科 吉高路政财