高速公路路政管理支队行政公文处理细则WORD13页Word格式.docx
《高速公路路政管理支队行政公文处理细则WORD13页Word格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《高速公路路政管理支队行政公文处理细则WORD13页Word格式.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
年份、序号用阿拉伯数码标识。
年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。
序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。
支队党委与支队行政联合行文时,只编党委文号。
吉高路政字号文件用于上行文、下行文和平行文,吉高路政+主办科(室)代字号文件只用于平行文和普发范围的下行文。
支队普发文件的主送机关为“各高速路政大队”。
普发文件视内容确定抄送机关。
支队发文日期以支队领导签发的日期为准;
联合行文以最后会签领导的签发日期为准。
如领导签批后,因故不能及时行文,时间耽搁超过20天的,成文时间可由承办单位确定。
第三章公文的主要形式和适用范围
第七条支队行政方面的文件有:
(一)《吉安高速公路路政管理支队文件》,主要适用于:
(1)发布行政职权范围内的有关决定、规定、意见和通知;
(2)传达、贯彻中央、国务院及交通运输部和省委、省政府、省交通运输厅、省总队的有关方针、政策;
(3)向省交通运输厅、省总队等上级机关请示、报告工作;
(4)批复和答复下级机关和地方政府、有关部门的请示、意见和商函。
(二)《吉安高速公路路政管理支队办公室文件》,主要适用于:
(1)发布支队办公室职权范围内的事项;
(2)经支队领导授权布置支队机关内部有关工作;
(3)发布支队会议通知和成立一般性临时机构事项,经支队领导授权批复下级单位一般性的请示、意见;
(4)转发、印发有关工作方案、意见和规定等事项,以及处理一般性行政往来中需要正式行文的事项。
(三)《吉安高速公路路政管理支队》(信笺),主要适用于:
(1)不宜正式行文的工作情况汇报;
(2)布置支队内部一般性工作及会议通知;
(3)商洽、答复有关不宜正式行文的事项。
(四)《吉安高速公路路政管理支队内部明电》,主要适用于发布紧急事项、会议通知,以及对外联系需用电报的事项。
(五)《吉安高速公路路政管理支队会议纪要》,主要适用于记载、传达会议情况和决定事项。
第四章行文规则
第八条行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。
可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
内设机构除办公室外不得对外正式行文。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向设区市、县(市、区)政府正式行文。
同市委、市政府、市军区各部门,市直属人民团体,行使行政职能的市直属事业单位可联合行文。
联合行文应当确有必要,单位不宜过多。
第十条下级机关和有关部门向支队请示、商洽工作,应一事一文;
并给支队留出研究决策时间:
一般事项应在10个工作日内给予答复,紧急事项应在5个工作日给予答复。
主送支队的请示、报告、意见一般报送1份,“报告”不得夹带请示事项。
第十一条对方送支队的公文,一般应从收文之日起15个工作日内办结,特别复杂的一般也应在1个月内办结。
对急件,要随到随办。
支队主办公文需其他部门协办的,在协办部门超过3个规定工作日且没有及时沟通、答复时,应主动与其沟通,如协办部门仍没有作出明确答复和确定回复时间的,可以视其为同意。
支队作为协办部门的,必须在3个工作日内给主办部门予以答复,如因特殊情况不能按期回复,应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。
第十二条公文内容涉及有关部门和地方的权限,主办科(室)应先与有关部门和地方主动协商。
在协商未取得一致前,支队一般不向下行文;
如是上报公文,应如实反映有关地方和部门的不同意见,由上级裁决。
公文内容如涉及支队有关科室业务权限的,主办科(室)应事先与其协商会签,若有不同意见,应如实反映。
未经协商会签,一律不得发文。
凡规范性文件和重大政策(如办法、规定等)需由支队办公室审核,提交支队队务会议审定。
第十三条省交通运输厅和省总队交办件,属支队职权范围内的事项,由支队负责按时限要求及时办复。
其中若交办时授权,也可直接函复有关部门或地方,同时抄送省交通运输厅和省总队;
需以省交通运输厅和省总队名义答复处理的事项,应附代拟稿,转请省交通运输厅和省总队审定。
办理交办的文件,在复函的办文稿内需注明收文号。
上报的公文,一般不主送给领导者个人。
需主送给领导个人的请示和报告,以支队信笺形式发出(加盖支队印章)。
第五章发文办理
第十四条发文办理指以本支队名义制发公文过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十五条草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
起草文件前要事先就有关事项征得支队分管领导同意。
(二)观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引用标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)草拟公文稿头,应用发文稿纸,稿纸各项应认真填写。
如联合发文,应在签发栏内划出定格注明联名单位,以便签发批示。
文稿正文一般要打印成文,不提倡手写,起草和签发公文时要用钢笔,不得用铅笔、圆珠笔,字迹要端正清楚。
(十一)文稿的附件,应是经支队办公室收发登记编号的原件。
第十六条审核。
凡以支队名义发文,在送支队领导签发之前,都应经过支队办公室核稿。
核稿的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关规定等。
对表述不清、不合规范的文稿给予退稿处理,提请进行修改或重新草拟。
第十七条签发。
以支队行政名义发出的文件,一般根据工作分工由支队长委托分管副支队长签发;
但上报省交通运输厅和省总队请示、报告、意见,与设区市、县(市、区)政府、、市级有关部门商洽工作的重要文件,涉及重大事项审批、规范性文件和重要工作部署的文件,由分管副支队长审签后送支队长签发。
签发人在批签文件时,应标明同意与否,并在发文稿首页签发栏内签署姓名和日期。
其他审批人圈阅,应视为同意。
第十八条会签。
(一)支队起草的文稿需送外单位会签的由支队办公室送支队领导批签后,再由承办科(室)负责送会;
支队内有关科(室)之间会签的文稿,由承办科(室)自行办理。
(二)外单位送支队会签的文稿,一律由支队办公室按各科(室)业务分工,先送科(室)审核提出意见,再由支队办公室送支队分管领导批签。
外单位送来的会签稿,原则上应由该主办单位领导签发后,再由支队会签;
外单位与支队联合发文,主办单位签发后,应按联名单位顺序依次签发。
(三)会签稿要急件急办,一般会签稿要求3-5天办毕,超过期限的要说明原因。
各科(室)若对会签稿有意见,应写明意见,附在会签稿上。
如在文稿上作较大修改,应标注修改单位,以示负责。
第十九条复核。
文件经领导签发正式印制前,支队办公室应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第二十条缮印。
(一)以支队名义发出的正式文件,由支队办公室统一安排印制。
(二)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第二十一条校对。
(一)支队发文、电,由拟稿科(室)负责校对。
校对必须准确无误,校样与原稿必须一致,不得擅自修改原稿,如必须修改时,应征得支队办公室核稿人认可,重要改动需经签发人同意。
打印其它稿件时,也要先定稿再承印,不得边校、边改。
校对人员一般需经三校,终校后在文稿首页校对人栏上签字,以示负责。
(二)限时印出的特急件,主办科(室)应责成专人跟踪校对,而不得因无人校对造成文件延误。
(三)上报省交通运输厅和省总队文件,应由支队办公室审读后再发出。
(四)对有差错或印制质量不符合要求的公文,应予以重新印制。
第二十二条用印。
按照《吉安高速公路路政管理支队印信使用管理办法》执行。
凡文件印量在100份以上的,印章实行套印。
由外单位主办的与支队联合发文,用印前应先送本支队主办科(室)校核,在印发件上签名后再盖章。
第二十三条分发。
(一)支队行政文件内部分发按以下规定执行:
1.支队领导班子成员每人1份。
2.各科(室)1份,其中支队办公室增加2份。
3.存档1份。
4.对分发范围另有指定的文件,另行分发。
如向上级请示、报告等范围不宜过大的文件,只发支队领导和有关科(室),或视情况分发。
(二)发往外单位的信件由支队办公室统一安排,通过以下渠道分发:
1.发往本埠的绝密信件、特急信件均应派专人递送,不得托人代转。
2.发往本埠的秘密级以上信件,一律通过机要邮局递送。
3.发往外埠或外埠的普通信件(平信)、挂号信,均通过邮局递送。
发秘密级以上文件、资料时,应在信封上准确地写明收文部门或收件人姓名,并在信封上注明秘密等级、缓急程度和编号,发绝密级文件、资料时,要在信封上加贴密封条。
第六章收文办理
第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十五条签收。
外单位发给本支队的公文,由支队办公室指定专人负责签收、拆封。
各科(室)自行收到的外单位主送公文,应按办文程序交支队办公室签收。
第二十六条登记、审核。
支队办公室设置登记簿,对各种来文进行分类登记、编号,填写支队收文处理单,注明来文单位、文号、事由,同时由支队文书员拟好意见,送支队办公室主任拟办。
对主送支队办理的文件要进行审核,重点是:
文件内容是否确切、格式是否规范,对不应属支队办理或格式有问题的公文,经支队办公室领导同意后,给予退稿。
退稿单上要注明退稿原因。
第二十七条拟办。
对支队收文,一般作如下处理:
(一)中共中央、国务院和交通运输部及国家其他部委、办文件,市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及其办公厅、市军区和省交通运输厅和省总队文件,批送支队领导传阅;
对其中与支队工作有关的文件,复印送主管领导和相关科(室),也可根据领导要求予以复制;
对其中涉及支队工作需要研究办理的,提出拟办意见,经支队主要领导或分管领导审批后,转有关科(室)或有关人员办理。
(二)对市级有关部门,设区市、县(市、区)政府,部、主,市属科研究院所,高等学校,国家高新技术产业开发区和市高新技术产业园区管委会,市、县(区)公路路政部门和下属单位,抄报、抄送支队的一般知照性文件,批送支队分管领导和有关科(室)传阅;
较为重要的文件,视情批送支队主要领导、分管领导或领导班子成员传阅;
(三)对主送支队办理的文件,由支队办公室按支队领导阅批意见分送有关科(室)办理。
第二十八条批办。
拟办意见经支队领导阅批后,支队办公室按阅批意见分送有关科(室)办理。
第二十九条承办。
承办科(室)收到办文后,应进行登记,及时办理,不得拖延积压。
如不属本科(室)办理的文件,应及时退回办公室。
办文超过规定时限的,应将超期原因报告支队分管领导,并告知支队办公室。
第三十条催办。
根据办理文件件件有着落的要求,支队办公室对送办和送会的文件承办情况应及时进行督查。
要坚持急事急办、特事特办的原则,对因办事办文拖拉而贻误工作的,要追究责任。
支队各科(室)承办的文件和自行送出会签的文件及领导交办的事项,由各主办科(室)的承办人负责催办。
由支队办公室送外部门会签的文件,除支队办公室负责向有关会签部门催办外,主办科(室)亦应负责催询会签部门。
各科(室)对支队办公室催办工作,应予支持,并及时准确地提供办理情况。
第三十一条传阅文件应速传速阅,不得压误、扣留,传阅时间一般不得超过3天。
急件应随到、随传、随阅,必要时可集体阅读。
交办件会办时,有关会办科(室)应抓紧办理,不允许借口有不同意见长时间扣压不办。
第三十二条各科(室)都要指定专人管理文件资料。
收到办文后要立即登记,并及时将文件资料送交科(室)负责人或分管的同志阅办。
第七章立卷归档
第三十三条文电归档、立卷按《吉安高速公路路管理支队档案管理办法》办理。
第八章附则
第三十四条国务院各部委办、省政府、市政府、省交通运输厅的文件,如需转达,可原件翻印,不再另行行文。
第三十五条在文件的处理和管理中,应严格执行国家《保密法》和党内保密规定,对阅办完毕不需归档的文件、资料进行定期清理,由支队办公室统一进行销毁。
第三十六条支队行政公文用纸全部采用A4型。
第三十七条电子公文管理办法另行制定。
第三十八条本细则由吉安高速公路路政管理支队办公室负责解释。
附件:
吉安高速公路路政管理支队发文机关代字表
吉安高速公路路政管理支队文件吉高路政
办公室吉高路政办
路政管理科吉高路政路
财务审计科吉高路政财