电大《办公室管理》复习资料Word文件下载.docx

1、 （2如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 3如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。4文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档，有归档范围和要求，但没有期限。 5要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 6如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。7宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土

2、特产品，如茅台等烈性酒。8如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。9假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。10为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。三、简答题（每小题10分共20分）1文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?1答案：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（2分）（3）补缺作用；（1分）（4）增进关系作用；

3、（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。2什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?（1） 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷； （1分）（3按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 （2分）四、设计题（每小题10分。共20分）1麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对

4、新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、L人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； （2分（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。， （1分）2科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议

5、时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。答案：1）会议成本=23（G+S）Tn+后勤开支=6（G+S）Tn+后勤开支（2）G-参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400308） （3）S参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为25元。（6008） （1分） （4）T参加会议人员人均到会时间为5小时；（5）n参加会议人数为50人（46+4）； （6）后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支

6、的总和为800（200+100+1050）（7）会议成本一6（10+25）550+800=18750一-800=19550（元）五、案例分析题（每小题20分，共40分）1某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好你认为小赵在这两件事上做得怎么样?

7、他有什么失误，他应该怎么做才对。（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧，办公室人员不能替上司做主； （3分）（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； （4分）（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。2东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司进行了打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈

8、拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；j（2）小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； （3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； （4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不

9、顺利； （5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； （6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。中央广播电视大学20072008学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题一、单项选择题1C 2.B 3.D 4.A 5.D 6.D 7.A 8.A 9.D 10.B1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C、姓名、部门、地址、国名 2、有时应上司要求，文员

10、参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（ B、发表意见3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（）、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办、以下哪些接打电话的行为是不正确的（）、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（）、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（）、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（）、下级单位报送的报告、统计报表等、值班人员不应该做以下哪类事情（）、签发文件、接受忠告的反应应该是（

11、） 、切勿事感用事10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（ B、决策性二、判断题 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应（ ）、文员

12、对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ ）、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ 10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。三、简答题、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？（1）单位印章、套印章；（2）（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将

13、盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。、按照2000院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。四、设计题、康桥宾馆位于本市南京西路号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计

14、划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？（1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员

15、在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（2分）（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。五、案例分析题1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上

16、要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚突然外面一阵

17、喧哗，有人在大声嚷嚷；“怎么这个地方连停车场也没有” 问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（3分）（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（3分）（8）不能仅凭电话联系，

18、应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。 （2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ （3）从这件事中你得到了什么教训？ 2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么 你认为小李的举止是否合乎礼仪？为

19、什么？小李应该怎么做才是正确的？（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（2）在替客人拿行李前应征求同意；“我替你拿可以吗？”（2分）（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（3分） 办公室管理试题及答案 1A 2C 3D 4A 5B. 6，C 7D 8，D 9B 10A1在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（ A. 接通电源可立即复印操作2，以

20、下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（ C. 标准的零用现金单据有一个签名3文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（ D可以按照文员自己的习惯进行工作4文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（ A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见5以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话6以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（ C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内7以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（ D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

21、8文员协助举行宴会时，不用考虑（ D有无休息室9以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ B由过程先说10将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A. 骑边章二、判断题（正确打“”，错误打“X”。 1文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。2凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 3值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 4档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 5办公

22、室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 6合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 7受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 9无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。10拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 三、简答题（每小题10分，共20分） 1来信受访

23、的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? （1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 （2）及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 （3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 （4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求

24、、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 （5）认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。 （6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。 2文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 （2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告； （3）报告的顺序基本上

25、是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。” （4）一定要简短、扼要、流畅； （5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； （6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 四、设计题（每小题10分，共20分） 1文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?1）在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； （2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。