电大《办公室管理》复习资料Word文件下载.docx
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（
√
2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
√
3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。
4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"
，有归档范围和要求，但没有期限。
×
5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
×
6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。
8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。
三、简答题（每小题10分．共20分）
1．文员进言是指什么?
进言具有什么作用?
方法和要求是什么?
1．答案：
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；
（2分）
（3）补缺作用；
（1分）
（4）增进关系作用；
（5）适事。
紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；
（6）适时。
考虑时机；
（7）适地。
看场合；
（8）适度。
要注意掌握分寸。
2．什么是文书的立卷特征?
通常可以按照哪几种特征立卷?
（1）
文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；
（2）按问题特征立卷；
（1分）
（3按作者特征立卷；
（4）按文种特征立卷；
（5）按时间特征立卷；
（6）按地区特征立卷；
（7）按通讯者特征立卷；
（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
（2分）
四、设计题（每小题10分。
共20分）
1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
（2）座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜；
（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；
（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；
（2分
（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
，
（1分）
2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理
各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。
会议后勤费用开支有：
文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。
请计算会议的成本。
．答案：
1）会议成本=2×
3[（G+S）×
T]n+后勤开支=6（G+S）T·
n+后勤开支
（2）G-------参加会议人员的每小时人均工资数；
每个人每小时平均工资为10元，（2400÷
30÷
8）
（3）S——参加会议人员每小时人均其他收入数；
其他收入为2．5元。
（600÷
8）（1分）
（4）T——参加会议人员人均到会时间为5小时；
（5）n——参加会议人数为50人（46+4）；
（6）后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×
50）
（7）会议成本一6×
（10+2．5）×
5×
50+800
=18750一-800
=19550（元）
五、案例分析题（每小题20分，共40分）
1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?
你是大材小用，为什么不去大公司呢?
’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。
小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……
你认为小赵在这两件事上做得怎么样?
他有什么失误，他应该怎么做才对。
（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；
（3分）
（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；
（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；
（4分）
（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；
（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；
（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。
2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。
公司进行了打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。
客商拂袖而去。
古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：
“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!
”
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：
“我，我怎么啦!
客商是你自己得罪的，与我有什么关系?
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?
（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；
j
（2）小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；
（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；
’
（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；
（5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。
古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；
（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。
找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
中央广播电视大学2007——2008学年度第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理
试题
一、单项选择题
1．C
2.B
3.D
4.A
5.D
6.D
7.A
8.A
9.D
10.B
1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（
C、姓名、部门、地址、国名
2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（
B、发表意见
3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（ ）
Ｄ、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办
４、以下哪些接打电话的行为是不正确的（ ）
Ａ、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
５、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ ）
Ｄ、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
６、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（ ）
Ｄ、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的
７、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ ）
Ａ、下级单位报送的报告、统计报表等
８、值班人员不应该做以下哪类事情（ ）
Ａ、签发文件
９、接受忠告的反应应该是（ ）
Ｄ、切勿事感用事
10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（
B、决策性
二、判断题
1.×
2.√
3.×
4.√
5.×
6.×
7.√
8.×
9.√
10.√
1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（
2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。
5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（×
6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应（√
）
８、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
（）
９、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（√
10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。
三、简答题
１、单位印章主要有哪些？
印章的刻制和使用有哪些规定？
（1）单位印章、套印章；
（2）
（2）钢印、领导人签名章、其他印章；
（3）刻制公章有两种情况；
一种是由上级主管机关刻制颁发；
（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
２、按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
（1）命令（令）；
（2）决定；
（3）公告；
通告；
（4）通知；
通报；
（5）议案；
（6）报告；
（7）请示；
（8）批复；
意见；
（9）函；
（10）会议纪要。
四、设计题
１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：
00至12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考虑哪些问题？
（1）会议的名称：
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点：
（具体在几楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处，电话号码等；
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。
公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
（1）要替搭车回去的人安排车子；
（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；
（3）有留话时，切记务必传达；
（4）检查会场有无物品遗漏；
（5）要为参加会议的人员送行；
（6）文秘人员离去前。
要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；
（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（2分）
（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；
（9）关紧门窗并上锁；
（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
五、案例分析题
1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。
参加的有本单位、外单位的人员。
总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。
而公司没有放映机。
预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。
刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。
会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。
9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷；
“怎么这个地方连停车场也没有……”
问题：
（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？
（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；
（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？
（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；
（3分）
（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？
（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；
（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；
（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（3分）
（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；
（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。
（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？
（3）从这件事中你得到了什么教训？
2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。
小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：
“坐在这里视野好。
”而后，自己坐到汽车后排座位上。
一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。
小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……
你认为小李的举止是否合乎礼仪？
为什么？
小李应该怎么做才是正确的？
（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；
（2）在替客人拿行李前应征求同意；
“我替你拿可以吗？
”（2分）
（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；
（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；
后为上，前为下”；
（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；
（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；
（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
（3分）
《办公室管理》试题及答案
1．A
2．C
3．D
4．A
5．B.
6，C
7．D
8，D
9．B
10．A
1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（
A.接通电源可立即复印操作
2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（
C.标准的零用现金单据有一个签名
3．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（
D．可以按照文员自己的习惯进行工作
4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（
A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（
B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话
6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（
C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内
7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的（
D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
8．文员协助举行宴会时，不用考虑（
D．有无休息室
9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（
B．由过程先说
10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（
A.骑边章
二、判断题（正确打“√”，错误打“X”。
1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。
3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
．
4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。
6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。
请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。
10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．来信受访的范围包括哪些?
受理与处理的程序和基本要求是什么?
（1）受理的范围是：
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；
职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
（2）及时拆封。
拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。
对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。
拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
（3）认真阅读。
把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需要的资料。
（4）逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
（5）认真处理。
处理信伺：
应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。
（6）及时复信。
复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。
复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。
2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
（1）不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。
有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人（上司）报告；
（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：
“结果是这样，理由有三个，一是……。
”
（4）一定要简短、扼要、流畅；
（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；
（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
四、设计题（每小题10分，共20分）
1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?
1）在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。
时间如何取决于当地的购物环境。
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