前台接待管理Word格式文档下载.doc

1、九、来电处理流程职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负

2、责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作负责管理前台办公用品及办公设

3、备的清洁保养维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理完成领导交办的其他或临时工作年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注部门到达离开12345编制： 审核：来访人姓 名单 位来访接待人接待内容简况处理意见：处理结果： 审核：联系方式被访单位及被访人姓名进入日期年 月 日 记录人考勤记录签到时间收发记录接待记录

4、电话记录 审核：1 信函与快件签收登记表来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字） 填表人：2 信函与快件寄送登记表送寄部门送达单位接收人送寄人（签字） 填表人：整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访登记通知被访者客人等待接待来访确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档拨通电话外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录接收信函登 记分 信接 收回 信寄 信有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政部经理2接收信函、快件工作流程各职能部门外部单位筛 选分 送发来信函、文件签 收记录存档登 记联络相应单位处理发送交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求提出申请审批发传真原件存档填写申请表员工收 文签收复 印转交文件存 档接收递交文件签 字转 交总经理看到客人，礼貌招呼问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开电话接通，礼貌招呼问明来电事由电话处理电话留言记录电话记录归档