办公室管理规定(发布).docx

1、#控股（集团）办公室管理规定发布日期2013.5.2生效日期2013.1.21修订版本人力资源及行政管理 办公室管理规定 鉴于公司业务的不断发展和办公室规模的扩大，结合办公室目前的管理现状，为提高管理效率并更好地为员工提供服务，特制定公司办公室管理规定，具体如下： 1、文具用品的申领 1） 日常文具用品的申领（明细请参考办公用品管理制度） 为加强对文具用品的统一管理，降低办公成本，更有效地服务员工，公司将于每月月初由行政/前台通过电子邮件的方式发放文具用品申领通知及表格，请根据各自的工作需求，将所需申领的文件用品名称、数量及规格反馈至行政/前台，经集中统计后按需购置并发放文具用品。此外其他时间

2、如急需申领文具用品，请告知行政/前台并签名后申领。办公室仍将备置少量通用办公用品以供日常急用。2） 新员工文具用品的申领 对于新进员工，行政/前台将为其提供一套基础的文具用品，工作所需的其他文具用品请于月初集中申领时将名称、规格及数量告知行政/前台。另，对于新进员工因工作所需的特殊办公用品等，由人力行政部与其上级主管沟通确认后告知行政/前台，由行政/前台协调处理, 并签名后申领。3） 重大活动期间文具用品的申领 办公室将为公司重大活动，如展览会，开工仪式，新闻发布会和培训及招聘会等，备置一个专用文具箱，日常由行政/前台保管，重大活动期间由该活动负责人保管并在活动结束后至行政/前台履行交接登记手

3、续，以供下一次的重大活动使用。如遇公司重大活动等，请活动负责人提前半个月将活动所需文具用品的名称、规格及数量告知行政/前台，以便提前做好准备。 2、名片印刷 新员工入职，确定各项信息后，经各公司人力行政确认后，通知统一供应商安排印刷。 当在职员工的职位、联系方式等名片上的具体信息发生变更时，经各公司人力行政确认后，通知统一供应商安排印刷，以保证名片信息的准确性。3、办公设备、家具及物业等问题的报修 办公设备如打印机、传真机和复印机的报修、办公区域内家具的报修及物业的报修等问题请及时与行政/前台联系，以便尽早安排相关公司上门维修。 办公室及办公设备应保持清洁整齐。自觉保护公司的设备、工具和器材。

4、每个人都应该节约使用公司的设备和工具，除特殊规定的使用外，公司的设备和工具只能用于与工作有关的目的。 员工对其故意造成的任何损失都负有责任。此原则同样适用于对第三方造成的财产损失。4、安全管理 为了确保公司财产及员工的安全，请在暂离公司或下班时随身携带门禁卡并随手关门，防止非本公司员工及非业务单位人士的擅入。 最后一位离开公司的员工请锁好门窗后离开。 下班后请将贵重物品及资料随身带走或锁在抽屉里，确保物品及资料安全后离开。 5、能源节约 请最后一个离开办公室的员工关闭所有的照明灯，关闭所有空调。下班后请员工关闭所有无需进入待机状态的电器设备，如电脑，打印机等。6、清洁卫生 每位员工请维持个人办

5、公区域的整洁，并保持公共区域的清洁。 请不要在办公桌内存放食品，以防止蟑螂等虫患。 办公室内禁止食用炒货类等有细小垃圾的零食。 办公室内禁止喧哗。 办公室内禁止用餐。 办公室内禁止吸烟。7、职业仪表及妆容 公司要求每个员工在工作中要注意各自的仪容仪表，行为举止要适当得体。 请根据每个岗位商务接待和具体工作的需要，周一至周四请着正装，周五可着商务休闲装。禁止在上班时间穿过于短，露，透的服装，以及拖鞋。 欢迎淡雅的职业妆容，禁止浓妆艳抹。 8、办公室邮件发送为提高公司邮件发送效率并降低公司运营成本，结合目前公司邮件发送现状，特规范并制定公司办公室邮件发送管理办法。具体如下： 1) 邮件接收 外部送

6、至公司的邮件, 行政/前台将邮件物品放置在前台，并通知大家自己前去查看领取并签收。2）邮件寄出 公司现有的邮件发送方式如下： 寄件形式 平信 印刷品 挂号信 快递 包裹 (仅限于物品）适用范围 普通但不紧急 重要但不紧急重要且紧急不紧急 9、会议室管理 上海办公室有三间公共会议室，使用会议室前请至行政/前台预约登记，取消会议时也请取消预约。会议室使用由行政/前台统筹管理，遵循预约原则、遵循轻重缓急及先来后到的原则。VIP会议室原则上仅用于集团总裁会议。10、借阅报刊书籍请大家文明使用报刊书籍，阅后请放回原处。11、考勤重申公司采取电子考勤对员工的出勤情况进行原始记录，员工每日上班、下班均需刷卡

7、或按指纹考勤（每日2次）。员工应亲自刷卡,帮助他人刷卡和接受他人帮助刷卡者，无论是否迟到, 均按迟到计算。 忘记刷卡、忘按指纹或忘带卡员工，需通过OA申请后由其主管领导签字确认。 考勤计算周期：每月第一日起至每月最后一日止。 上班时间必须充分用于工作目的。任何员工都不得占用工作时间来处理私人事务。任何人未经其上级管理人员批准不得在工作时间离开工作场所。 上班时间9:0017:00 午餐时间12:0013:00 出差，请至前台登记或通过OA登记 市内公出，请至前台登记或通过OA登记 总监级及以上人员外出在无法使用OA系统的情况下，请按照“沪集团人字2012第012号，关于总监级及以上管理人员工作时间外出报备的通知“执行。 12、出车管理，请参考公司车辆管理及使用规定。本规定解释权归银润集团总裁办公室及集团人力行政部。试行期已结束，正式发布。#集团总裁办公室行政部20#年5月2日 制定 审核 批准通过 页码 4集团行政部总裁办公室集团总裁 文号 Admin2013-001