办公室管理规定(发布).docx

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###控股

（集团）

办公室管理规定

发布日期

2013.5.2

生效日期

2013.1.21

修订版本

人力资源及行政管理

办公室管理规定

鉴于公司业务的不断发展和办公室规模的扩大，结合办公室目前的管理现状，为提高管理效率并更好地为员工提供服务，特制定公司办公室管理规定，具体如下：

1、文具用品的申领

1）日常文具用品的申领（明细请参考办公用品管理制度）

为加强对文具用品的统一管理，降低办公成本，更有效地服务员工，公司将于每月月初由行政/前台通过电子邮件的方式发放文具用品申领通知及表格，请根据各自的工作需求，将所需申领的文件用品名称、数量及规格反馈至行政/前台，经集中统计后按需购置并发放文具用品。

此外其他时间如急需申领文具用品，请告知行政/前台并签名后申领。

办公室仍将备置少量通用办公用品以供日常急用。

2）新员工文具用品的申领

对于新进员工，行政/前台将为其提供一套基础的文具用品，工作所需的其他文具用品请于月初集中申领时将名称、规格及数量告知行政/前台。

另，对于新进员工因工作所需的特殊办公用品等，由人力行政部与其上级主管沟通确认后告知行政/前台，由行政/前台协调处理,并签名后申领。

3）重大活动期间文具用品的申领

办公室将为公司重大活动，如展览会，开工仪式，新闻发布会和培训及招聘会等，备置一个专用文具箱，日常由行政/前台保管，重大活动期间由该活动负责人保管并在活动结束后至行政/前台履行交接登记手续，以供下一次的重大活动使用。

如遇公司重大活动等，请活动负责人提前半个月将活动所需文具用品的名称、规格及数量告知行政/前台，以便提前做好准备。

2、名片印刷

新员工入职，确定各项信息后，经各公司人力行政确认后，通知统一供应商安排印刷。

当在职员工的职位、联系方式等名片上的具体信息发生变更时，经各公司人力行政确认后，通知统一供应商安排印刷，以保证名片信息的准确性。

3、办公设备、家具及物业等问题的报修

办公设备如打印机、传真机和复印机的报修、办公区域内家具的报修及物业的报修等问题请及时与行政/前台联系，以便尽早安排相关公司上门维修。

办公室及办公设备应保持清洁整齐。

自觉保护公司的设备、工具和器材。

每个人都应该节约使用公司的设备和工具，除特殊规定的使用外，公司的设备和工具只能用于与工作有关的目的。

员工对其故意造成的任何损失都负有责任。

此原则同样适用于对第三方造成的财产损失。

4、安全管理

为了确保公司财产及员工的安全，请在暂离公司或下班时随身携带门禁卡并随手关门，防止非本公司员工及非业务单位人士的擅入。

最后一位离开公司的员工请锁好门窗后离开。

下班后请将贵重物品及资料随身带走或锁在抽屉里，确保物品及资料安全后离开。

5、能源节约

请最后一个离开办公室的员工关闭所有的照明灯，关闭所有空调。

下班后请员工关闭

所有无需进入待机状态的电器设备，如电脑，打印机等。

6、清洁卫生

每位员工请维持个人办公区域的整洁，并保持公共区域的清洁。

请不要在办公桌内存放食品，以防止蟑螂等虫患。

办公室内禁止食用炒货类等有细小垃圾的零食。

办公室内禁止喧哗。

办公室内禁止用餐。

办公室内禁止吸烟。

7、职业仪表及妆容

公司要求每个员工在工作中要注意各自的仪容仪表，行为举止要适当得体。

请根据每个岗位商务接待和具体工作的需要，周一至周四请着正装，周五可着商务休闲装。

禁止在上班时间穿过于短，露，透的服装，以及拖鞋。

欢迎淡雅的职业妆容，禁止浓妆艳抹。

8、办公室邮件发送

为提高公司邮件发送效率并降低公司运营成本，结合目前公司邮件发送现状，特规范并制定公司办公室邮件发送管理办法。

具体如下：

1）邮件接收

外部送至公司的邮件,行政/前台将邮件物品放置在前台，并通知大家自己前去查看领取并签收。

2）邮件寄出

公司现有的邮件发送方式如下：

寄件形式

平信

印刷品

挂号信

快递

包裹（仅限于物品）

适用范围

普通但不紧急

重要但不紧急

重要且紧急

不紧急

9、会议室管理

上海办公室有三间公共会议室，使用会议室前请至行政/前台预约登记，取消会议时

也请取消预约。

会议室使用由行政/前台统筹管理，遵循预约原则、遵循轻重缓急及先来

后到的原则。

VIP会议室原则上仅用于集团总裁会议。

10、借阅报刊书籍

请大家文明使用报刊书籍，阅后请放回原处。

11、考勤重申

公司采取电子考勤对员工的出勤情况进行原始记录，员工每日上班、下班均需刷卡或

按指纹考勤（每日2次）。

员工应亲自刷卡,帮助他人刷卡和接受他人帮助刷卡者，无论是否迟到,均按迟到计算。

忘记刷卡、忘按指纹或忘带卡员工，需通过OA申请后由其主管领导签字确认。

考勤计算周期：

每月第一日起至每月最后一日止。

上班时间必须充分用于工作目的。

任何员工都不得占用工作时间来处理私人事务。

任何人未经其上级管理人员批准不得在工作时间离开工作场所。

·上班时间9:

00—17:

00

·午餐时间12:

00—13:

00

·出差，请至前台登记或通过OA登记

·市内公出，请至前台登记或通过OA登记

·总监级及以上人员外出在无法使用OA系统的情况下，请按照“沪集团人字[2012]第012号，《关于总监级及以上管理人员工作时间外出报备的通知》“执行。

12、出车管理，请参考公司车辆管理及使用规定。

本规定解释权归银润集团总裁办公室及集团人力行政部。

试行期已结束，正式发布。

#########集团

总裁办公室

行政部

20##年5月2日

制定

审核

批准通过

页码

4

集团行政部

总裁办公室

集团总裁

文号

Admin2013-001