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1、有无会议资料;有无就餐安排等）。2、会场选择选择会场时，首先要考虑与会的人数，安排适当宽敞些的地方为好。另外，选定会场还要考虑以下因素：地点对与会者来说交通是否方便;会场能否保证必要的使用时间;会场是否有噪音;会场的照明、空调设备是否完好;是否有停车场和住宿处;会场租用费用是否不超预算;会场是否符合与会者的身份、等级;其他必要的设备是否齐全等。3、会场布置必须根据会议的目的，人数、会场的大小等情况布置会场。会场布置应显得庄严、隆重、艺术，会标要醒目、准确;会场的音响、桌椅、茶具都要一一落实。（1）座席配置座席的配置最好适合会议的整个风格和气氛。主要有以下几种配置方法。圆桌形使用圆桌或椭圆形桌子

2、。这种布置使与会者同领导者一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适用于10人左右的会议。口字形用长或方桌围成一个很大的口字形。这种形式比圆桌形更适用于较多人数的会议。I字形、V字形把桌子摆成I字形可以使与会者更清楚地看到会议主持人及其后面的黑 板。而将桌子排成V字形更适用于在会议上放映幻灯或录像片的需要。教室形把会议布置得如同教室，与会者彼此不熟悉的情况下，使每个与会者面向讲台一排排就座，会议主持人和上级领导坐在讲台一侧。这种形式适用于以传达报告情况为目的，有很多人参加的会议。（2）参加者的位置会议参加者应安排在最容易看到会议主

3、持人和黑板的位置上。会议主持人的对面墙壁最好放置一个醒目的挂钟，会议记录人可根据需要另外使用一张小桌子。另外，在与会者彼此不熟悉的情况下，应在每个与会者面前的桌子上摆放姓名牌，以便他们互相了解、结识。4、资料准备有关会议议题的必要资料应由会议的组织者准备。如大会报告的起草、修改和定稿，发言材料等。文字资料应能做到使阅读者一目了然。在资料数量较大，要求比较详细时，至少应在会议一周前发给与会者。另外，在准备会议资料时，要注意以下几点：（1）资料要尽可能短，尽量用图表、数字说明问题。（2）资料中要将问题的性质、原因、处理草案等分条款写清，以便阅读。5、会议记录会议记录是指在会议进行的同时，用书面文字

4、的形式将会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以备事后查考的材料。会议记录一般由工作人员或秘书担任，也可由主持人临时指定。会议记录是会议现场情况的写实。一般会议，特别是重要会议都应有记录。（1）会议记录的方法负责文秘工作的公务员应做好会议记录工作，公务员在会场记录时要注意以下几个方面：注意所在位置。规模、种类不同的会议，文秘人员的记录位置也不相同。一般来说不能靠得太前，喧宾夺主;也不能太靠后，隐而不现。应该坐在台下会场两侧，能听清发言内容，观察会场全貌的位置上。有的例行工作会议、办公会议，文秘人员应坐在主持人身后或身旁;有些会议，所在位置由主持人临时指定，因此，文秘人员要注意自己

5、在不同会议中的记录位置，不能盲目乱坐。要集中注意力。文秘人员必须精力高度集中，对发言人的原话，要注意听清、记准、记全。记录时，可将会场气氛记录下来。比如，欢迎、鼓掌、笑声等。切忌残缺不全，断章取义，马马虎虎或记录人主观发挥，误解发言人本意。记录内容要详细。会议名称、时间、地点、参加人、主持人、发言人、会议内容、形成的 决议都要记下来。要注意格式和先后顺序，字迹要清楚、美观、大方。传递会议消息。大中型会议期间，为了交流情况，传递信息，在会议进行期间要迅速及时撰写简报、快报，会议结束后，一般要缩写、印发会议纪要。上述稿件印发前，文秘人员要主动送交有关领导、主管部门审批。通过后，方能印发。对于间接听

6、到、有待查实的内容，要亲自考证，以获得第一手资料。（2）会议记录的内容会议记录首先应记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人及主持人和记录人等七项内容。如出席人较多时，可只写出席人数。列席人是指没有选举权和表决权的非正式代表。记录内容主要包括主持人的讲话、会议报告、代表们的发言、讨论的问题及会议决议等。记录的简繁程度，应视会议性质等具体情况而定。正式的会议记录，最后要由主持人和记录人签名，并写上签名的日期。会议纪录的综合材料就是会议纪要。会议纪要是指择要记述会议情况、议程和会议基本精神、决议内容的一种书面材料。纪要以记录为基础提炼加工而成。它既可以作为纪实性材料保存，也可以作为报告性材

7、料上报，还可以作为正式文件下发。纪要的写作要将记录的口头语转化为书面语，使文件条理化、理论化，突出中心和要点。6、会议收尾会议结束以后，负责组织会议的公务员要有礼貌地将与会者送出会场。另外还要做好以下收尾工作：（1）收回所有应该收回的会议资料，撤去会场上布置的会标等宣传品。（2）把与会者存放的衣物，准确无误地还给本人。（3）如果在会议结束后尚有宴会，要为客人做好向导。（4）如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。（5）认真打扫收拾，使会场恢复原状（要特别注意防火，把烟头集中起来扔到容器里）。（6）把会议上使用的幻灯片、银幕等东西收拾好。（7）向会场的主人归还借用的会议室及物品，并致谢

8、意。7、会议组织注意事项公务员组织会议时，应注意的事项有以下几点：（1）开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。（2）要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。（3）为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。（4）尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

9、（5）根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。（6）根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。（7）会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。（8）会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。（9）会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。（8）注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体

10、育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。我国传统方位观的应用受传统方位文化的影响，我国位次礼仪的基本规则包括：（1）面门为上。面对房间正门的位置上座。（2）居中为上。若分中央、两侧，则中央的位置高于两侧。（3）前排为上。多排位置中，前排为上。（4）以左为上。在我国并排时左为上，国际惯例以右为上。（5）以远为上。离门越远的位置越尊贵。（一）办公布局办公桌面朝大门为宜，这样方便来访者。会客室座位、宴请桌次和席次的安排都应遵循面门为上的原则，即会客室主人和主宾的座位、宴请时主桌和主人的座位都应面向大门。（二）会议位次国内公务会议主席台的位次排列应遵循三个原则：前排高于后排;中央高于两侧;左侧高于右侧

11、。排序依据是职务高低和选举结果：职务最高者居中，再按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。其他与会人员座位可以姓氏笔画或单位名称笔画为序，按照左高右低（横排法）、前高后低（竖排法）、由中央向左右两边交错扩展（左右排列法）的方式排列。（三）引领位次国际惯例中位次礼仪讲究以右为尊，秘书应加以注意。在引领客人过程中，并排行走时的位次中央高于两侧，右侧高于左侧;如果在过道内行走，则内侧（即靠墙的一侧或私密性较强的一侧）高于外侧。所以一般情况下，应该让客人走在中央、右侧或者内侧。如果是与客人单列行进，则把选择前进方向的权力交给客人，即如果客人熟悉路线，则让客人走在前面;如

12、果客人不熟悉路线，则在客人左前方1 至1.5 米处引导客人前行; 如果客人过多，可以走在第一排并微侧身体进行引导。上楼梯应尽量让客人走在前面， 下楼梯应尽量让客人走在后面。出入有人控制的电梯，秘书应后进后出;出入无人控制的电梯，秘书应先进后出，并控制好按钮。引领客人到上司办公室，应遵循“外开门客先入，内开门己先入”的原则。（四）乘车位次秘书在安排车辆时， 应当考虑司机的身份、轿车的类型和安全系数以及宾客的意愿等要素。以双排五座车为例，如果驾驶员是专职司机，上座是后排右座，其次是后排左座、后排中座、副驾驶座。如果接待的是重要人物，上座则为司机后面的座位，因为该座位隐秘性和安全性较高。如果主人亲自

13、开车，则上座为副驾驶座，通常由第一主宾就座，表示视主人为朋友。（五）宴会位次1.桌次排列由两桌组成的小型宴请，桌次可以采取横排和竖排两种形式。横排时，桌次以右为上。这里所说的右和左，是由面对正门的位置来确定的。竖排时，桌次以远为上。这里所说的远近，是就距离正门的远近而言。安排多桌宴请，除了遵循“面门定位”“以右为尊”“以远为上”等规则外，还应兼顾其他各桌距离主桌的远近。通常，距离主桌越近，桌次越高;距离主桌越远，桌次越低。2.席次排列正式宴会一般都应事先安排好席位座次，并且通知到每一位出席者。席次排列的基本规则是，主人居中、以右为尊、主客相间。如果是单个主人宴请，席次排列应以主人为中心，主人右边坐1号主宾，左边坐2号主宾;1 号主宾右边坐主方2 号，2 号主宾左边坐主方3号，以此类推。如果男女主人共同宴请，席次讲究主副相对、以右为尊的原则，即男主人坐上席，女主人坐在男主人对面，男主人右边和左边分别是1号主宾（女主宾）和3