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有无会议资料;

有无就餐安排等）。

　　2、会场选择

　　选择会场时，首先要考虑与会的人数，安排适当宽敞些的地方为好。

　　另外，选定会场还要考虑以下因素：

地点对与会者来说交通是否方便;

会场能否保证必要的使用时间;

会场是否有噪音;

会场的照明、空调设备是否完好;

是否有停车场和住宿处;

会场租用费用是否不超预算;

会场是否符合与会者的身份、等级;

其他必要的设备是否齐全等。

　　3、会场布置

　　必须根据会议的目的，人数、会场的大小等情况布置会场。

　　会场布置应显得庄严、隆重、艺术，会标要醒目、准确;

会场的音响、桌椅、茶具都要一一落实。

（1）座席配置

　　座席的配置最好适合会议的整个风格和气氛。

　　主要有以下几种配置方法。

　　圆桌形——使用圆桌或椭圆形桌子。

　　这种布置使与会者同领导者一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。

　　另外与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

　　这种形式适用于10人左右的会议。

　　口字形——用长或方桌围成一个很大的口字形。

　　这种形式比圆桌形更适用于较多人数的会议。

　　I字形、V字形——把桌子摆成I字形可以使与会者更清楚地看到会议主持人及其后面的黑板。

　　而将桌子排成V字形更适用于在会议上放映幻灯或录像片的需要。

　　教室形——把会议布置得如同教室，与会者彼此不熟悉的情况下，使每个与会者面向讲台一排排就座，会议主持人和上级领导坐在讲台一侧。

　　这种形式适用于以传达报告情况为目的，有很多人参加的会议。

（2）参加者的位置

　　会议参加者应安排在最容易看到会议主持人和黑板的位置上。

　　会议主持人的对面墙壁最好放置一个醒目的挂钟，会议记录人可根据需要另外使用一张小桌子。

　　另外，在与会者彼此不熟悉的情况下，应在每个与会者面前的桌子上摆放姓名牌，以便他们互相了解、结识。

　　4、资料准备

　　有关会议议题的必要资料应由会议的组织者准备。

　　如大会报告的起草、修改和定稿，发言材料等。

　　文字资料应能做到使阅读者一目了然。

　　在资料数量较大，要求比较详细时，至少应在会议一周前发给与会者。

　　另外，在准备会议资料时，要注意以下几点：

（1）资料要尽可能短，尽量用图表、数字说明问题。

（2）资料中要将问题的性质、原因、处理草案等分条款写清，以便阅读。

　　5、会议记录

　　会议记录是指在会议进行的同时，用书面文字的形式将会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以备事后查考的材料。

　　会议记录一般由工作人员或秘书担任，也可由主持人临时指定。

　　会议记录是会议现场情况的写实。

　　一般会议，特别是重要会议都应有记录。

（1）会议记录的方法

　　负责文秘工作的公务员应做好会议记录工作，公务员在会场记录时要注意以下几个方面：

　　①注意所在位置。

　　规模、种类不同的会议，文秘人员的记录位置也不相同。

　　一般来说不能靠得太前，喧宾夺主;

也不能太靠后，隐而不现。

　　应该坐在台下会场两侧，能听清发言内容，观察会场全貌的位置上。

　　有的例行工作会议、办公会议，文秘人员应坐在主持人身后或身旁;

有些会议，所在位置由主持人临时指定，因此，文秘人员要注意自己在不同会议中的记录位置，不能盲目乱坐。

　　②要集中注意力。

　　文秘人员必须精力高度集中，对发言人的原话，要注意听清、记准、记全。

　　记录时，可将会场气氛记录下来。

　　比如，欢迎、鼓掌、笑声等。

　　切忌残缺不全，断章取义，马马虎虎或记录人主观发挥，误解发言人本意。

　　③记录内容要详细。

　　会议名称、时间、地点、参加人、主持人、发言人、会议内容、形成的决议都要记下来。

　　要注意格式和先后顺序，字迹要清楚、美观、大方。

　　④传递会议消息。

　　大中型会议期间，为了交流情况，传递信息，在会议进行期间要迅速及时撰写简报、快报，会议结束后，一般要缩写、印发会议纪要。

　　上述稿件印发前，文秘人员要主动送交有关领导、主管部门审批。

　　通过后，方能印发。

　　对于间接听到、有待查实的内容，要亲自考证，以获得第一手资料。

（2）会议记录的内容

　　会议记录首先应记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人及主持人和记录人等七项内容。

　　如出席人较多时，可只写出席人数。

　　列席人是指没有选举权和表决权的非正式代表。

　　记录内容主要包括主持人的讲话、会议报告、代表们的发言、讨论的问题及会议决议等。

　　记录的简繁程度，应视会议性质等具体情况而定。

　　正式的会议记录，最后要由主持人和记录人签名，并写上签名的日期。

　　会议纪录的综合材料就是会议纪要。

　　会议纪要是指择要记述会议情况、议程和会议基本精神、决议内容的一种书面材料。

　　纪要以记录为基础提炼加工而成。

　　它既可以作为纪实性材料保存，也可以作为报告性材料上报，还可以作为正式文件下发。

　　纪要的写作要将记录的口头语转化为书面语，使文件条理化、理论化，突出中心和要点。

　　6、会议收尾

　　会议结束以后，负责组织会议的公务员要有礼貌地将与会者送出会场。

　　另外还要做好以下收尾工作：

（1）收回所有应该收回的会议资料，撤去会场上布置的会标等宣传品。

（2）把与会者存放的衣物，准确无误地还给本人。

　　（3）如果在会议结束后尚有宴会，要为客人做好向导。

　　（4）如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。

　　（5）认真打扫收拾，使会场恢复原状（要特别注意防火，把烟头集中起来扔到容器里）。

　　（6）把会议上使用的幻灯片、银幕等东西收拾好。

　　（7）向会场的主人归还借用的会议室及物品，并致谢意。

　　7、会议组织注意事项

　　公务员组织会议时，应注意的事项有以下几点：

（1）开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

（2）要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。

　　参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。

　　为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。

　　调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

　　（3）为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

　　（4）尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。

　　会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

　　（5）根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。

　　住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。

　　（6）根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。

　　（7）会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。

　　（8）会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

　　（9）会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。

　　各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

　　（8）注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。

　　我国传统方位观的应用

　　受传统方位文化的影响，我国位次礼仪的基本规则包括：

（1）面门为上。

　　面对房间正门的位置上座。

（2）居中为上。

　　若分中央、两侧，则中央的位置高于两侧。

　　（3）前排为上。

　　多排位置中，前排为上。

　　（4）以左为上。

　　在我国并排时左为上，国际惯例以右为上。

　　（5）以远为上。

　　离门越远的位置越尊贵。

（一）

　　办公布局

　　办公桌面朝大门为宜，这样方便来访者。

　　会客室座位、宴请桌次和席次的安排都应遵循面门为上的原则，即会客室主人和主宾的座位、宴请时主桌和主人的座位都应面向大门。

（二）

　　会议位次

　　国内公务会议主席台的位次排列应遵循三个原则：

前排高于后排;

中央高于两侧;

左侧高于右侧。

　　排序依据是职务高低和选举结果：

职务最高者居中，再按先左后右、由前至后的顺序依次排列。

　　正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

　　其他与会人员座位可以姓氏笔画或单位名称笔画为序，按照左高右低（横排法）、前高后低（竖排法）、由中央向左右两边交错扩展（左右排列法）的方式排列。

　　（三）

　　引领位次

　　国际惯例中位次礼仪讲究以右为尊，秘书应加以注意。

　　在引领客人过程中，并排行走时的位次中央高于两侧，右侧高于左侧;

如果在过道内行走，则内侧（即靠墙的一侧或私密性较强的一侧）高于外侧。

　　所以一般情况下，应该让客人走在中央、右侧或者内侧。

　　如果是与客人单列行进，则把选择前进方向的权力交给客人，即如果客人熟悉路线，则让客人走在前面;

如果客人不熟悉路线，则在客人左前方1至1.5米处引导客人前行;

如果客人过多，可以走在第一排并微侧身体进行引导。

　　上楼梯应尽量让客人走在前面，下楼梯应尽量让客人走在后面。

　　出入有人控制的电梯，秘书应后进后出;

出入无人控制的电梯，秘书应先进后出，并控制好按钮。

　　引领客人到上司办公室，应遵循“外开门客先入，内开门己先入”的原则。

　　（四）

　　乘车位次

　　秘书在安排车辆时，应当考虑司机的身份、轿车的类型和安全系数以及宾客的意愿等要素。

　　以双排五座车为例，如果驾驶员是专职司机，上座是后排右座，其次是后排左座、后排中座、副驾驶座。

　　如果接待的是重要人物，上座则为司机后面的座位，因为该座位隐秘性和安全性较高。

　　如果主人亲自开车，则上座为副驾驶座，通常由第一主宾就座，表示视主人为朋友。

　　（五）

　　宴会位次

　　1.桌次排列

　　由两桌组成的小型宴请，桌次可以采取横排和竖排两种形式。

　　横排时，桌次以右为上。

　　这里所说的右和左，是由面对正门的位置来确定的。

　　竖排时，桌次以远为上。

　　这里所说的远近，是就距离正门的远近而言。

　　安排多桌宴请，除了遵循“面门定位”“以右为尊”“以远为上”等规则外，还应兼顾其他各桌距离主桌的远近。

　　通常，距离主桌越近，桌次越高;

距离主桌越远，桌次越低。

　　2.席次排列

　　正式宴会一般都应事先安排好席位座次，并且通知到每一位出席者。

　　席次排列的基本规则是，主人居中、以右为尊、主客相间。

　　如果是单个主人宴请，席次排列应以主人为中心，主人右边坐1号主宾，左边坐2号主宾;

1号主宾右边坐主方2号，2号主宾左边坐主方3号，以此类推。

　　如果男女主人共同宴请，席次讲究主副相对、以右为尊的原则，即男主人坐上席，女主人坐在男主人对面，男主人右边和左边分别是1号主宾（女主宾）和3