ERP系统的切换Word文档格式.docx

1、条线相交是1个交点，3条线相交就是3个交点，4条线就是6个交点，再往后是10，15，21集成点会随着模块和功能成倍增加。而且即使使用同样的模块，由于系统是可配置的，不同公司也会设计出不同的流程。再加上每家公司的实际情况都不相同，这就使得几乎每家公司的系统切换方式都会有所不同。包治百病的灵丹妙药是不存在的。3. 旧系统。旧系统的数据一般质量较低也较分散（这是可以肯定的，否则也不会有实施的需求）。但是在向系统切换时需要的主数据和期初数据，相当大的部分需要通过加工旧系统数据获得。因此从这个方面说系统切换的难度完全取决于旧系统的质量。这里需要解释几个概念：旧系统，并不单指企业目前正在使用的计算机系统，

2、如果你的仓储部门仍然在用手工做台帐，或者你的财务部没有使用任何会计软件，那么这些手工帐也是你的旧系统的一部分。2主数据和期初数据，系统切换最重要的工作之一是数据的转换。这主要包含两大类数据。比如总帐科目（G/L accountmaster），物料主数据（Materialmaster），物料清单（Billofmaterials），供应商主数据（Vendormaster），客户主数据（Customermaster），工艺路线（Routings），采购信息记录（Purchaseinformationrecords），销售定价记录（Conditionrecords（pricing）等等是属于主数据。而

3、象期初采购申请（Open purchase requisitions），期初销售定单（Opensalesorders），期初应收应付发票（OpenA/RandOpenA/Pinvoices），期初总帐余额（OpenG/Laccountbalances），期初库存（Openstocks）都是期初数据。这两者共同构成了系统数据的起点。4. 旧流程。为什么旧的流程还会影响系统？道理很简单，因为旧的流程会影响期初数据。比如旧的流程是始终先发货，随后紧接着开票和入帐，还是允许先开票和入帐，以后再发货或客户提货？这会直接影响期初销售定单和期初库存。旧流程越不规范统一，系统切换时就越麻烦。5. 指挥。困难都

4、是相对的，它遇到卓越的指挥会变得很谦卑，而对于拙劣的指挥它会非常强大。事实上系统切换决不仅仅是实施项目组的任务，它涉及企业很多部门（究竟有多少取决于实施的模块和功能），因此对于这场战役的指挥是否成功，取决于指挥官的权柄和能力，取决于部门间的责任和配合，也取决于整个公司的文化。但不幸的是旧系统和旧流程很混乱的企业，在实施中项目组得到的支持往往也较少。而企业管理高层的支持无疑是有效指挥的前提条件。6. 士气。我们内心深处都恐惧变化，除非这些变化能给我们看得见的好处。很明显的一点是：并不是所有的人都愿意搬到河对岸的新城市去。如果搬家意味着几个月加倍的劳动，艰苦的学习和适应，而自己连半句赞扬和肯定都得

5、不到，换了是你，你愿意吗？如果说在项目前期，实施主体是项目组（包括顾问和关键用户），客户方的不足可以由实施顾问方弥补，在系统切换阶段，客户方的很多工作则是外界无法替换的。此时士气低落意味着时间和数据质量上的失控，无论哪种情况，对于系统切换而言都是致命的打击。7. 并行。系统切换在时间上有严格的要求。在系统切换的这段时间里，有三样东西可能是并行的：业务，旧系统和新系统。几乎没有公司会为了上线停止业务，因此业务的处理始终在进行之中。那么对于这段时间业务的记录是使用旧系统，还是新系统？这是一个艰难的选择。如果选择新旧系统并行，那所有相关人员的工作就被加倍了，此外两套系统并行必然涉及到对帐的问题。此时

6、系统切换的难度更增加了。这一点放在最后并不意味着它不重要，相反地，我们的个人观点是：并行问题成为困扰我国系统切换的头号问题。我们在下文还会有专门的探讨。上面我们介绍了一下系统切换面对的困难。就好比没有两片树页是完全一样的，每家企业的实际情况相差会很大。我们在制定上线计划时一定要对上述问题有一个全面的了解，见招拆招，而不能生搬硬套。切换计划下面这个事例会有助于大家理解系统切换的过程：李明是财务顾问，他目前正在实施的项目包括了几个主要的模块：财务，销售，库存，采购和生产。7月日，项目经理召开项目组会议讨论系统切换计划。会议上明确了以下几个决定： 以8日作为本次切换点。 所有模块同时切换。3鉴于客户

7、方的强烈要求，第一个月新旧系统需并行运行。由于看上去切换和财务的关系最大，所以项目经理要求李明在会议结束后编制一个详细的切换计划。由于篇幅所限，我们下文的介绍只是整个计划的一部分：和销售相关联的切换计划。期初数据李明的计划首先从期初数据的准备工作入手。“情况稍微有点复杂，但是还难不倒我”李明想。首先必须兼顾到以下一些问题：1新系统的期初数据必须和旧系统的完全一致2新系统的库存必须帐实相符3731日仍在执行过程中的销售定单需要作为期初销售定单输入系统销售定单销售部ERP销售模块销售发货销售开票仓库销售收款旧财务系统银行存款XXX应收帐款存货ERP库存管理模块商品编码数量单价总价 库存地点 .WM

8、625 500台3,0001,500,000元金桥仓库001 RF868 1,000台4,0004,000,000元外高桥仓库011ERP总帐模块银行存款 XXX应收帐款 XXX存货 XXXERP应收帐款模块客户发票号金额付款条款.AAA公司No.11111117,00030天到期No.11112234,00060天到期BBB公司No.22222300,000图1：系统切换过渡科目 0图一是从系统切换的角度来看业务，旧系统和新系统的关系。图一上方是在系统切换日，即日仍未执行完毕的销售定单。假如某笔销售定单部分发货，那么在日的期末库存中将不包括已经发货的产品。我们在日必须进行一次完整的库存盘点，

9、随后根据盘点的结果更新旧财务系统的存货及相关其他科目，图一中绿色的箭头代表了这一过程。由于系统是分模块的集成系统，所以不同科目的期初余额是在不同的模块中分别输入的，随后系统自动更新到总帐模块中，图一下方是本例中涉及的库存管理模块，应收帐款模块和总帐模块。红色的箭头代表了自动更新总帐。由于是分模块的输入，所以我们专门设置“系统切换过渡科目”，作为所有科目输入时的对方科目。最后当期初数据全部输入完毕后，该科目的余额应该结平。当旧系统日月末结帐完成后，我们将根据盘点的清单和财务上的商品价格，将库存的期初余额导入系统的库存管理模块。同时应收帐款的明细科目（明细到未清发票或预付款）导入应收帐款模块。其他

10、的科目也是分模块按各自的要求导入系统。图一中兰色的箭头代表了这种导入的过程。由于旧系统的存货数据已根据实际盘点调整过，所以新系统的库存管理模块的出发点是帐实相符的（图一中的红色虚线）。与此同时，对于日未执行完毕的销售定单，也应当导入系统的销售模块。只是不能将整张定单导入，而是应当扣除日以前已经发货的部分。图一左侧的兰色箭头代表了期初销售定单（Openorder）的导入。好了，分析完期初数据的准备工作，李明觉得很满意，毕竟这看上去不太复杂。接下来应该是具体的切换计划了。计划图二是李明设计的切换计划。首先在20日之前关于库存地点的系统配置以及所有的物料主数据必须都导入30日也就是系统切换前大盘点的

11、前一天，盘点计划和盘点表格必须已下发无误。日停产一天正式盘点。日盘点结束，财务人员汇总盘点结果，开始月份的旧系统月末结帐。月末结帐预计耗费15天，到日旧系统月末结帐完毕。随后信息技术部和财务部再花天时间将旧系统的期初数据整理和转化成符合系统导入的格式。这项工作将在17日完成，随后再花天将期初数据批输入这是已经是日。转换格式的期初数据完成盘点结束,汇总结果 旧系统月末结帐下发盘点计划和表格旧系统数据输入完毕2001.07.202001.07.302001.08.202001.09.152001.09.202001.09.25库存地点和商品2001.08.012001.08.152001.08.17ERP系统数据输入完毕对帐完成主数据输入ERPWM625500台金桥仓库001ERP期初数据批输入完成117,000图2：由于第一个月，也就是月，新旧系统必须并行运行，所以财务部从日起就继续在旧系统中处理业务。这样和月结帐的时间一样，旧系统在9日完成月的月末结帐。与此同时从日开始所有相关部门都开始在新的系统中处理业务，这样经过31天到日新系统月也结帐完毕。随后用5天时间完成新旧系统的对帐。到了月25日整个系统切换工作将彻底完成。我们将完全在新的系统中开始处理月份的新业务，当然这时仍有天的工作要追赶，但是经过了并行，加上的强大功能，再加上一点努力，完全可以顺利地追上