1、第一条 总 则(一) 适应公司全面规范化的管理,做好公司的行文管理工作,特制定本办法。(二) 公司文件是传达公司领导指示、请示和答复问题、商谈工作、报告情况、交流经验的重要工具,各部门要认真做好行文管理工作。第二条 文件种类(一) 决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。(二) 通告:公布公司员工共同遵守的事项,用“通告”。(三) 通知:发布规章制度、转发上级和其他单位的文件、批转下级单位的文件、要求下级单位办理和需要大家周知的事情,用“通知”。(四) 报告、请示:向上级领导汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级请求指示、
2、同意、批准,用“请示”。(五) 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神。(六) 工作计划:进行本年度、季度、月、周的工作安排。第三条 文件的格式(一) 文件由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文部门及印章、发文时间、抄送报机关等部份组成。(二) 正文标题,应当准确、简要地概括文件的主要内容,应标明发文机关和文件的种类;除批转规章制度外,不需再加书名号。(三) 发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文号。如公司发文为“深昊物年份第 号”,部门发文为“深昊物(行政、财务、美景)年份第 号”。(四) 文件一律加盖印章,上报的文件应注明签发人。
3、(五) 秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。(六) 紧急文件分别标明“特急”、“紧急”字样。(七) 请示只写一个主送部门,如需同时送其他部门,用抄送(报)形式。(八) 文件如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。(九) 发文部门应写全称或规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。第四条 文件的办理(一) 文件的办理应包括拟稿、审核、登记、分发、承办、催办、用印、传递、归档、销毁等程序。(二) 凡需要办理的文件,行政人事部应根据内容和性质送总经理、副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。(三) 已送总经理、副总经理批示的文件,应于二个工作日内批办,过期不批办的自动生效,
4、责任由批示人承担;交有关部门办理的文件,行政人事部应根据办理时限检查催办,以防漏办和延误;办理部门也应将办理情况书面报行政人事部随原文存档;凡逾期延误和漏办的,部门负责人应承担相应责任。(四) 草拟文件必须符合下列条件:(1)符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的规定,应加以说明;(2)情况要具体、观点应明确、内容应全面、表达要规范、条理要清 楚、层次要分明、文字要精练、书写要工整、标点要准确、篇幅 要简短;(3)人名、地名、数字、引文要准确,时间要写具体的年、月、日;(4)文件中的数字除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专 用术语和其他必须用阿拉伯数字外,一般用汉字书写,在同一文 件
5、中,数字的使用前后要一致;(5)文件的起草由主管领导指定拟稿人。(五) 拟后的文件应由部门主管负责对文字及文件格式进行审核,并在拟文单上签字。(六) 公司对外发出的文件由总经理签发,公司对内发出的文件由总经理授权或签发。(七) 发文部门在将文件送公司领导签发之前,要认真做好审核工作,审核的重点为:文件内容、文字表达、文种的使用、格式等是否符合本办法的有关规定,然后送上报副总经理、总经理签批。(八) 所有行文经签发后,由行政人事部进行文档编号,并负责传递。(九)公司内部行文必须履行签收手续。(十)秘密文件不得翻印,传递秘密文件时要采取相应的保密措施,确保文件的安全。第五条 文件收发、传阅管理制度
6、(一) 各类文件清点后由行政人事部文件管理员分类登记。(二) 行政人事部主管阅文,并批示传阅意见。(三) 文件管理员根据传阅意见送主批人阅批,并根据批示传阅、催办、收文。(四) 文件承办部门及个人,应根据紧急程度抓紧办理,并将承办结果填写在阅文栏内,文件要及时返回文件管理员。(五) 文件传阅或承办完毕后可直接归档,若有未尽事宜,可送行政人事部主管处理。(六) 公司各类对外文件,统一由文件管理员登记后外送,并要求收文方在发文本上签收。催办事项由承办部门办理,并需将催办结果或批复交文件管理员存档。(七) 文件传递务必及时,做到不压、不漏、不丢,紧急文件须立即传送办理。为保证文件的安全,不准携带文件
7、回家或到公共场所,文件未公开前,不准外泄,严守保密纪律。(八) 当年的文件由文件管理员建立台账、分类,须立卷保存。在当年年末或下一年初,装订全年的文件,由文件管理员具体负责整理、分类、立卷存档。对于电子邮件类批示及档案文件,须定期备份到存档硬盘,存档电子硬盘须定期运行,保证正常状态。第二章 文具用品及财产管理办法第一条 文具的管理(一) 文具用品由行政人事部统一采购。(二) 文具用品分为个人使用类及业务使用类。(三) 各部门应于每季结束前提出下一季各月份文具用品需求计划表(见附表)送行政人事部统计全公司需求量。(四) 行政人事部在季末将需求计划表报总经理审批后执行。(五) 个人使用类文具每人领
8、用时,每人每月以10元为限,超过部分不予核发。(六) 业务使用类以部门为单位控制使用量,领用标准以20元乘以部门人数计算,以核准的计划量发放,确因工作需要应另行请示。(七) 个人使用类文具,需以文具领用单(见附表)领用,文具领用卡每人一张,统一由公司行政人事部保管。(八) 业务使用类文具,每部门领用时应指定专人负责,需以文具领用卡领用,文具领用卡每部门一张,由公司行政人事部统一保管。(九) 严禁员工将公司文具用品取回家中使用。(一十) 各部门应注意节约费用,文具用品超过目标额时,需提出检查报告说明原因及改善方法。第二条 财产管理(一) 管理办法所指财产系办公事务用品,如电脑、打印机、复印机、电
9、话机、计算器、办公桌椅、沙发等。(二) 办公事务用品由行政人事部统一采购、管理。(三) 办公事务用品分为办公设备类和办公家具类。(四) 办公设备类管理:(1) 所有办公设备均要统一编号,建立台帐。(2) 办公设备均由各部门指派专人负责管理及日常维护。(3) 原则上各部门的设备各部门专用(复印机、打印机、传真机等指派专人管理)。(五)办公家具的管理(1) 所有办公家具统一编号,建立帐卡,由个人保管。(2) 办公家具每年核对一次,无故丢失或损坏,照价赔偿。(3) 员工在公司本部门内调动,办公桌椅随人转移。员工离开公司或调往管理处工作,办公家具一律交回行政人事部另行分配,各部门不得随意处理。(六)使
10、用的办公事务用品依规定办理报废,由行政人事部核销。(七) 本办法经总经理核准后公布实施,修改时亦同。第3章 保 密 制 度第一条 总则(一) 为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。(二) 公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知道的事项。(三) 公司附属组织和分支机构以及员工都有保全公司秘密的义务。(四) 公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。(五) 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。第二条 保密范围和密级确定(一)公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项:(1) 公司重大决策中的秘密事项。(2
11、) 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。(3) 财务预决算、各类财务报表、统计报表。(4) 公司内部章程、合同、协议、意向书、可行性研究报告、主要会议记录。(5) 公司对外投资原则、规划、意向、进展及合作伙伴的保密事项。(6) 公司所掌握的尚未进入市场、尚未公开的各类信息。(7) 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。(8) 其他经公司确定应保密的事项。(二)公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。(三)密级的确定:(1) 公司在经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。(2) 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况
12、为机密级。(3) 公司人事档案、职员工资性收入、合同、协议、尚未进入市场和尚未公开的各类信息为秘密级。(4)公司秘密的文件、资料应根据本制度第七条、第八条之规定,标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。第三条 保密措施(1)公司秘密文件、资料及其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、 摘抄、保存和销毁,由行政人事部或主管副总经理委托专人负责。 由电脑存取、处理、传递的公司秘密必须采取加密措施,并不得泄 漏秘密。(2)对于密级文件、资料、物品、必须采取下列保密措施:(1) 非总经理或主管副总经理批准,不得复印、摘抄。(2) 收发、传递、外出携带,要指定专人并采取必要安全措施。(3) 对
13、外交往中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。(3)公司员工调离、辞职时,必须交出个人保管的公司各项资料,并由 主管领导签字及行政人事部确认后,方可办理手续。如拒不交出或故意损坏,公司有权予以辞退、扣发工资及依法追缴。(4)不准在私人交往和通信中泄漏公司秘密,不准在公共场所谈论公司 秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。(5)员工发现公司秘密已经泄漏或可能泄漏的,应立即采取补救措施。 并及时报行政人事部,行政人事部接到报告后应立即作出处理。第四条 责任及处罚(一)出现下列情况之一者给予警告,并扣发工资100元以上500元以下:(1)泄漏公司秘密,尚未造成后果或经济损失的;(2)违反本规定
14、第二条(一)、(二)、(三)、(四)项规定的秘密的;(3)已泄漏公司秘密但采取补救措施的。(二)出现下列情况之一的予以辞退,并依法追究其赔偿经济损失:(1)故意或过失泄漏公司秘密,造成严重后果和重大经济损失的;(2)为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;(3)利用职权强制他人违反保密规定的。(4)拒不移交及丢失公司重要文件的。第五条 附则(一)本制度的泄密是指下列行为:(1) 公司秘密被不应知道者知道的;(2) 使公司秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者 知悉的。(二)本制度解释权归行政人事部。第四章 办公室管理制度为加强办公室的管理及员工工作纪律,创造良好的办公环境,提高工作效率和工作质量,展示昊岳物业公司应有的精神风貌,按照规范化管理目标,特制定办公室管理制度。第一条 内部管理(一) 办公时间不得擅离职守、随意串岗,因公外出须经领导批准。
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