安徽农村合作银行会计档案管理实施办法Word文档格式.doc

1、 5、按会计档案管理要求填写封面，档案盒文字内容。 6、登记档案登记簿，入库柜保管。 第五条 会计档案整理的规定 1.会计档案分类 支行会计档案是指会计凭证分类、会计帐簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料，会计档案的整理首先是分类，分类是整理工作的中心，应按帐、簿、表、证文件分别整理。 2.会计档案的打号 所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。依左边装订的传票帐簿在右上角编号，依上边装订的对帐单等，在下边中央处打号。 3.会计档案的装订、排列 会计档案整理装订后称案卷。案卷装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。案卷装订必须结实、美观；装订前应把金属物

2、去掉，宽大的纸页要折叠整齐、压平；装订线有文字的应加边，残破的文件要糊裱，并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐，装订时一般打三孔，用蜡线绳装订，线头结在传票的背后，装订力求不掉页，不压字，不访碍阅读。案卷的排列，是先将一年形成的案卷按保管期限分开，然后再将不同保管期的案卷组织机构或时间序列排列。案卷排列后，再统计一份顺序号。 4.案卷的加封及文字的填写 案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔或毛笔，使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写，字体要工整、清楚。 案卷封面的全宗名称或机关名称填写支行的全称。类目名称或帐簿按会计档案的分类填写，如月报表、季报表、年报表、帐、簿等；类目名称下的空格填写本卷装订的所有

3、类别目录；日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号，归档号按要求填写；立卷人指所整理年度的会计员或记帐员，检查人指所整理年度的行长、副行长或会计主管，帐簿封面上的会计主管、记帐人按本年度的行长、副行长或会计主管。会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。立卷时间统一定为所整理年度的次年元月。 5.档案目录号 （1）文书档案目录号：永久1号、长期2号、短期3号；本行制定的管理办法为永久，上级行社下发的管理制度为长期，其他文件和简报及本社一般资料为短期。 （2）会计档案目录号：凭证4号、帐簿5号、 报表类永久6号，季报（半年报）7号，月报和其它报表8号。 6.会计档案目录号，案卷号的排列 （1）报表：月报、季

4、报、年报应分别装订， 填写目录号。 （2） 帐簿编号：以年度按科目顺序排列小流水号。排列顺序为总帐、现金日记帐、各科目分户帐。 （3） 帐簿案卷号：每十年按保管期限分别排列大流水号（不含永久保管的帐簿）。 （4） 凭证案卷号：以每一整理年度分别按时间顺序排列小流水号。 （5）报表案卷号：每十年保管期限按种类、 类别排列大流水号（不含永久保管的报表）。 （6）属于永久保管的报表、帐簿卷号， 分种类、类别排列大流水号。 （7）各科目分户帐装订一般不超过200页，超过 200页的应分册装订，但剩余部分较少的可装订为一本，按实际页数打号。第六条 会计档案保管期限：会计档案的保管期限：根据其资料保管的价

5、值分为永久和定期两类。定期保管又分为十五年和五年保管两种。保管期限的计算，自档案所属年度的次年算起，即从会计年度终了后的第一天算起。（一）永久保管的会计档案有：1.支行决算报表及汇总全辖的支行决算表，附表及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、 损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等）； 2.支行实收资本、股本金分户帐； 3.存贷款开销户登记簿（包括储蓄存款）； 4.客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及帐销案存的清单或资料； 5.会计档案保管登记簿和档案销毁清单； 6.机构撤销、合并交接清册； 7.房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、 竣工报告、购建房

6、屋契约、征税收据和公证书等）； 8.需要永久保管的其他会计档案和有关资料。 （二）十五年保管期限的会计档案有： 1.综合核算和明细核算的各种帐、簿、卡； 2.凭证及附件； 3.支行的月（季、半年）报表及汇总全辖支行的月（季、半年）报表。 4.结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。 （三）属于五年保管期限的会计档案有： 1.计算机运行日志； 2.计息科目余额表； 3.辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（包括全部附表、决算分析资料）； 4.支行本身汇总分理处、储蓄所日报、月报表； 5.密押、代号使用和保管登记簿； 6.行内往来、本行往来及同业往来的对帐及查询，查复书； 7

7、.支行分理处的交帐清单（册）； 8.会计主管人员移交清册（单）； 9.各种不定期报表。 会计档案虽保管期满，但帐务上尚未清，需要继续清查的应予延长保管期限，在没有具体规定或通知前，不得随意销毁。 第七条 支行应设置专用会计档案保管库（柜），建立“会计档案保管登记簿”，（逐项编号、登记、 入库保管应定期鉴定，按规定的年限分类整理，进行登记）严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。支行分理处、储蓄所的会计档案原则上应在次年第一季度抄列清单（册）送管辖行集中保管，使用时向管辖行调阅。 切实加强计算机档案管理。计算机是支行业务活动的组

8、成部分，借助电算化进行了业务经营和会计核算，有关凭证、帐、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料，必须按会计档案管理，妥善保管。磁介质档案每年翻录一次，实行双备份，做好防磁、防火、防潮和防尘工作，并在备份盘（盒）上注明时间和内容，以备查考。重要磁介质档案打印出书面档案，是原始数据必须装订保管，保管年限按会计档案的管理规定执行，不准外借，严防丢失和泄密。 第八条 建立“会计档案调阅（查）登记簿”，并按规定内容做好详细记录，由会计主管和经办人员共同签章，以备查考。会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经会计主管人员批准方可调阅。调阅档案不得涂改、圈划、拆散原

9、卷册，用后必须及时归还；公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有县以上主管部门正式公函，经支行行长批准方可查阅；查阅时支行应有专人在场陪同，代办查阅，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相，但不得将原件抽出借走。调阅（查）会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，并专夹保管，以备查考。 第九条 档案的移交和销毁 （一）支行的会计档案移交按上级有关文件规定执行。因工作需要对单位会计人员进行调整的，必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。 （二）已满保管期需要销毁的会计档案，应由县本行负责销毁。销毁

10、前必须造具“销毁会计档案清册”，报经县本行批准后进行。销毁时应由县本行行长或指定专人负责监销，并注意保密和安全，严防散失或发生疏弊。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。如有未了帐项待查，可对必须保留部分的会计档案延期销毁。 第十条 对会计档案管理的奖罚： （一）造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的，将对支行行长罚款100-200元，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。 （二）对未指定有专人管理，造成以上损失的，对责任人罚款200-400元，情节严重构成犯罪的， 依法追究刑事责任。 （三） 对未按以上条款规定造成其它意外损失的，对责任人触犯每条罚款50元。情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第十一条 本实施办法由财务科负责解释和修改。第十二条 本实施办法从印发之日起执行。