安徽农村合作银行会计档案管理实施办法Word文档格式.doc
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5、按会计档案管理要求填写封面,档案盒文字内容。
6、登记档案登记簿,入库柜保管。
第五条会计档案整理的规定
1.会计档案分类
支行会计档案是指会计凭证分类、会计帐簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料,会计档案的整理首先是分类,分类是整理工作的中心,应按帐、簿、表、证文件分别整理。
2.会计档案的打号
所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。
依左边装订的传票帐簿在右上角编号,依上边装订的对帐单等,在下边中央处打号。
3.会计档案的装订、排列
会计档案整理装订后称案卷。
案卷装订是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏。
案卷装订必须结实、美观;
装订前应把金属物去掉,宽大的纸页要折叠整齐、压平;
装订线有文字的应加边,残破的文件要糊裱,并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐,装订时一般打三孔,用蜡线绳装订,线头结在传票的背后,装订力求不掉页,不压字,不访碍阅读。
案卷的排列,是先将一年形成的案卷按保管期限分开,然后再将不同保管期的案卷组织机构或时间序列排列。
案卷排列后,再统计一份顺序号。
4.案卷的加封及文字的填写
案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔或毛笔,使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写,字体要工整、清楚。
案卷封面的全宗名称或机关名称填写支行的全称。
类目名称或帐簿按会计档案的分类填写,如月报表、季报表、年报表、×
×
帐、×
簿等;
类目名称下的空格填写本卷装订的所有类别目录;
日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号,归档号按要求填写;
立卷人指所整理年度的会计员或记帐员,检查人指所整理年度的行长、副行长或会计主管,帐簿封面上的会计主管、记帐人按本年度的行长、副行长或会计主管。
会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。
立卷时间统一定为所整理年度的次年元月。
5.档案目录号
(1)文书档案目录号:
永久1号、长期2号、短期3号;
本行制定的管理办法为永久,上级行社下发的管理制度为长期,其他文件和简报及本社一般资料为短期。
(2)会计档案目录号:
凭证4号、帐簿5号、报表类永久6号,季报(半年报)7号,月报和其它报表8号。
6.会计档案目录号,案卷号的排列
(1)报表:
月报、季报、年报应分别装订,填写目录号。
(2)帐簿编号:
以年度按科目顺序排列小流水号。
排列顺序为总帐、现金日记帐、各科目分户帐。
(3)帐簿案卷号:
每十年按保管期限分别排列大流水号(不含永久保管的帐簿)。
(4)凭证案卷号:
以每一整理年度分别按时间顺序排列小流水号。
(5)报表案卷号:
每十年保管期限按种类、类别排列大流水号(不含永久保管的报表)。
(6)属于永久保管的报表、帐簿卷号,分种类、类别排列大流水号。
(7)各科目分户帐装订一般不超过200页,超过200页的应分册装订,但剩余部分较少的可装订为一本,按实际页数打号。
第六条会计档案保管期限:
会计档案的保管期限:
根据其资料保管的价值分为永久和定期两类。
定期保管又分为十五年和五年保管两种。
保管期限的计算,自档案所属年度的次年算起,即从会计年度终了后的第一天算起。
(一)永久保管的会计档案有:
1.支行决算报表及汇总全辖的支行决算表,附表及决算分析资料(包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等);
2.支行实收资本、股本金分户帐;
3.存贷款开销户登记簿(包括储蓄存款);
4.客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及帐销案存的清单或资料;
5.会计档案保管登记簿和档案销毁清单;
6.机构撤销、合并交接清册;
7.房屋购建的契据(包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等);
8.需要永久保管的其他会计档案和有关资料。
(二)十五年保管期限的会计档案有:
1.综合核算和明细核算的各种帐、簿、卡;
2.凭证及附件;
3.支行的月(季、半年)报表及汇总全辖支行的月(季、半年)报表。
4.结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。
(三)属于五年保管期限的会计档案有:
1.计算机运行日志;
2.计息科目余额表;
3.辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表(包括全部附表、决算分析资料);
4.支行本身汇总分理处、储蓄所日报、月报表;
5.密押、代号使用和保管登记簿;
6.行内往来、本行往来及同业往来的对帐及查询,查复书;
7.支行分理处的交帐清单(册);
8.会计主管人员移交清册(单);
9.各种不定期报表。
会计档案虽保管期满,但帐务上尚未清,需要继续清查的应予延长保管期限,在没有具体规定或通知前,不得随意销毁。
第七条支行应设置专用会计档案保管库(柜),建立“会计档案保管登记簿”,(逐项编号、登记、入库保管应定期鉴定,按规定的年限分类整理,进行登记)严格执行安全和保密制度,做到妥善保管,存放有序,查找方便,切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等,保证其完整无缺。
支行分理处、储蓄所的会计档案原则上应在次年第一季度抄列清单(册)送管辖行集中保管,使用时向管辖行调阅。
切实加强计算机档案管理。
计算机是支行业务活动的组成部分,借助电算化进行了业务经营和会计核算,有关凭证、帐、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料,必须按会计档案管理,妥善保管。
磁介质档案每年翻录一次,实行双备份,做好防磁、防火、防潮和防尘工作,并在备份盘(盒)上注明时间和内容,以备查考。
重要磁介质档案打印出书面档案,是原始数据必须装订保管,保管年限按会计档案的管理规定执行,不准外借,严防丢失和泄密。
第八条建立“会计档案调阅(查)登记簿”,并按规定内容做好详细记录,由会计主管和经办人员共同签章,以备查考。
会计档案一律不准外借,防止丢失和泄密。
内部调阅会计档案,应由调阅人出具申请,并经会计主管人员批准方可调阅。
调阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册,用后必须及时归还;
公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时,必须持有县以上主管部门正式公函,经支行行长批准方可查阅;
查阅时支行应有专人在场陪同,代办查阅,不准将档案交给查阅人放任不管,查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相,但不得将原件抽出借走。
调阅(查)会计档案的申请及公函,应由经办人员和会计主管共同签章,并专夹保管,以备查考。
第九条档案的移交和销毁
(一)支行的会计档案移交按上级有关文件规定执行。
因工作需要对单位会计人员进行调整的,必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。
(二)已满保管期需要销毁的会计档案,应由县本行负责销毁。
销毁前必须造具“销毁会计档案清册”,报经县本行批准后进行。
销毁时应由县本行行长或指定专人负责监销,并注意保密和安全,严防散失或发生疏弊。
销毁后,由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。
如有未了帐项待查,可对必须保留部分的会计档案延期销毁。
第十条对会计档案管理的奖罚:
(一)造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的,将对支行行长罚款100-200元,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(二)对未指定有专人管理,造成以上损失的,对责任人罚款200-400元,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(三)对未按以上条款规定造成其它意外损失的,对责任人触犯每条罚款50元。
情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第十一条本《实施办法》由财务科负责解释和修改。
第十二条本《实施办法》从印发之日起执行。