Word和Excel的基本操作和应用.docx

1、Word和Excel的基本操作和应用Word 2003的基本操作和应用一word 2003 文档操作（1） 新建文档 点击文件中的新建的命令，选 空白文档。出现的空白页面就是新建的文档。（2） 保存文档 点击文件中的保存命令，弹出另存为对话框进行设置保存位置，单击保存完成保存。（3） 打开文档 单击文件中的打开命令，在查找范围中打击下拉按钮进行选择要打开的文件，或者打击打开进行选择。（4） 关闭文档 单击文件中的关闭命令，若未保存，会提示是否保存然后选择是或否进行关闭。（5） 打印文档 单击文件中的打印，在名称中选择打印机，单击属性来设置这台打印机的各个选项。在页面范围中要打印的文档范围等。二

2、文档的编辑（1） 进入文档输入状态输入文字是word的基本状态：建立文档后，将光标定位到文本的输入点，要输入英文直接从键盘上面输入；要输入中文的，切换输入法在进行输入。（2）插入和改写方式输入文字的时，可采用插入或者改写，要知道当前是插入还是改写，可看word的右下脚的状态，之后可以双击进行切换。（3） 光标的移动1） 用鼠标移动 首先要把要修改和编辑的文档显示在文本窗口上，然后把光标移动到选定的位置，单击左键就ok.2） 使用键盘移动 用键盘上的上下左右来移动和文本编辑键盘来选定。3） 使用编辑中的定位来移动（4） 选定文本的方式 1）动方式 把光标放置要选定的文本之前，按下鼠标左键，拖动到

3、选定文本的末端，松开鼠标左键显示黑底白字的文本，之后进行对此文本的设置。 2）选定大段文本 没在同页面，首先用鼠标选中开头，之后按下shift，在配合滚动条将文本翻到选定的末尾，单击选定的末尾。 3）选定矩形区域 把光标移动到左上脚，按住alt，按住鼠标左键直到区域的右下脚即可。（5）删除文字和格式 1）删除文字 要删除几个字，可以使用delete和backspace；delete的作用是删除光标后面的文字；backspace的作用是删除光标前面的文字。若删除的文字多，可以先用鼠标选中，在按delete，可以将选中文字全部删除。 2）删除格式 选定要删除格式的文字，点击编辑菜单，指向清除，单击

4、格式命令，屏幕上显示出将字体，字号，正文压缩等多种格式转化为正文格式。（6）移动文本 在编辑文本的时候，我们经常需要某些文本从某一位置移动到另一位置，以调整文本的结构。 1）使用鼠标拖动移动文本 选定要移动的文本 将光标移动到所选定的文本区，使其变成向左箭头。 按住鼠标左键，拖到文本要插入的位置（注意鼠标光标的变化）。 2）使用鼠标右键拖动移动文本 选定要移动的文本。 将光标移动到所选定的文本区。使其变成向右的箭头。 按住鼠标右键，将虚线插入点拖动到移动到的目标位置，松开右键，出现快捷菜单。 选移动到此位置命令，完成文本的移动。 3）使用剪贴板移动文本 选定要移动的文本。 单击工具栏中的剪切。

5、 将光标移动到指定位置 单击工具栏中的粘贴，即完成。（6） 复制文本1） 使用鼠标拖动复制文本选定要复制的文本。 将光标移动到所选定的文本区。使其变成向左的箭头。 按住鼠标左键，在按下Ctrl键，将在其前方出现虚线（插入点），也就是要插入文本的新位置。 拖动鼠标光标使虚线插入点到目标位置上，先松开鼠标左键，在松开Ctrl，就可完成。2） 使用鼠标右键拖动复制文本选定要复制的文本将光标移动到所选定的文本区。使其变成向左的箭头。按住鼠标右键，将虚线插入点拖动到文本要复制的目标位置上，松开鼠标右键，出现一个快捷菜单。单击快捷菜单中的复制到此位置命令，完成文本的复制。3） 使用剪贴板复制文本选定要复制

6、的文本单击工具栏中的复制将插入点移动到指定位置单击工具栏中的粘贴。（8）查找文本1）常规查找 单击编辑（或文件）中的查找命令，屏幕上弹出查找和替换对话框，在查找内容输入要找的文本，在单击查找下一处，在屏幕上出现以反白高亮显示被查找到的词。2）高级查找 单击编辑 （或文件）中的查找命令，屏幕上弹出查找和替换对话框，单击高级，进行设置各种查找的条件，可快速找出符合条件的文本。（9）替换文本 单击编辑（或文件）中的查找命令，屏幕上弹出查找和替换对话框，切换到替换框，之后分别在查找和替换和替换为输入要替换的内容，点击全部替换，将会符合条件的内容全部替换。（10）恢复，撤消和重复操作 1）撤消和恢复操作

7、 编辑中撤消命令或者点击常用工具栏上的撤消。若想恢复刚才的操作，可点击编辑中恢复命令或者点击常用工具栏上的恢复。 2）重复操作 编辑中重复命令来重复操作。三 文档的编排（1）在格式中字体菜单栏进行设置。设置字体，字形，字号和字体的其他效果及调整字符缩放，间距和位置。（2）在格式中段落菜单栏进行设置设置段落对齐方式，段落缩进及调整段落行间距和段间距。四 文档的页面格式（1）页面的设置 设置文档的页面包括设置也边距，确定纸张大小，设定页眉和页脚的位置，确定文档每页的行数以及每行包含的字符等1）在文件菜单中选页面设置命令，弹出页面设置对话框，点页边距。2）设置上下左右四边与页边界之间的距离，在方向上

8、选纵向，在应用于选整篇文档。3）点版式选节的起始位置为新建页。选页眉和页脚为奇偶页不同。选距页边界中的页眉和页脚的值。在应用于选整篇文档。4）点文档网络，在文字排列中的方向上选水平，栏数为1，在字符中选每行有多少字，在行中选每页有多少字，在网格中选指定行和字符网格。确定完成。（2）在文档中进行分页 1） 自动分页（是word根据需要自动插入分页符开始新的一页）2）手工分页（当一个段落或者表格在一页上显示不下时，可以手工插入分隔符） 将光标移到要分页的位置，选插入中分隔符命令，在弹出对话框选分页符，确定完成。（3）在文档中插入页码页码一般加在页眉或者页脚。在文档中插入页码：1） 在插入中选页码对

9、话框中，在位置框内指定页码出现的位置2） 在对齐方式框内选页码的对齐方式。选首页显示页码，则是第一页开始出现页码3） 点格式，弹出页码格式在数字格式选一种数字格式。在页码编排内，若选续前节页码将延续前一页的页码，若选起始页码你就可以指定一个起始页码。确定完成。（5） 表格的制作表格是由很多行和列的单元格构成的，用户可以很方便的在文档中插入表格，并且在单元格中填入文字和图形。还可以对表格中的内容排序和进行简单的统计运算。1） 创建表格使用工具栏 在常用中选插入表格在选定行数和列数松开鼠标即可。使用菜单选表格上的插入命令，再在子菜单上选表格弹出插入表格对话框在行数和列数中分别指定插入的行数和列数。

10、在自动调整操作中注意各个选项的作用点自动套用格式中可以选一种来预设表格的样式，即可完成。手工绘制复杂表格有的表格很不规律，可以利用表格和边框来使用手工绘制方法绘制。点常用工具栏中的表格和边框，弹出绘制表格按钮，在吧鼠标的光标移动到要绘制表格的位置，按住鼠标左键，拖动鼠标绘制表格的外框虚线，松开鼠标变成实线，然后拖动鼠标在表格内绘制水平线或者垂直线。也可以进行修改等。在表格中输入文字。建立空表后，可以将光标移动到表格的单元格中进行输入。2） 选定表格的内容（略）3） 移动或复制单元格若仅是移动和复制单元格的内容 只要选这个单元格的内容，不要包括单元格结束标记，目标单元格中的原有文本和格式不会改变

11、。若要移动和复制单元格，先要选择被移动或复制的单元格，应包括单元格结束标记。目标单元中原有的文本和格式将被覆盖。要移动选择的内容或者单元格，可以把它拖到一个新的位置。要复制选的内容或单元格，可以按住ctrl键，再把他们拖到一个新的位置。4） 调整表格的宽和行高Word能根据单元格中输入内容的多少自动调整行高，但用户也可以根据需要来修改。用鼠标修改表格的行高和列宽用鼠标调整表格大小用菜单命令改变或快速设定行高和列宽5） 插入和删除操作插入单元格，插入行，插入列。 在表格中的插入子菜单中选要插入的相应命令，之后确定插入。删除单元格，删除行和删除列。 表格中的删除子菜单中选要删除的相应命令，之后确定

12、插入。五 在文档中的绘制图形（1）用绘制工具绘制图形点常用工具栏上的绘图的自选图形按钮。在弹出的菜单中选一种类型，然后选择要绘制的图形。点要绘制的图形按钮，屏幕上出现绘图区域。使用鼠标左键拖到，即可绘制出不同形状的自选图形。对于直线来说，按住shift可以画不同角度的直线，若想绘制正方，园，等边三角形等图时，可拖动鼠标的同时按住shift键进行绘制。（2）图形的基本操作 选定图形 改变图形的尺寸 调整图形的位置 旋转或翻转（3）修饰图形六 在文档中插入图片（1）插入剪贴画 在插入中选图片上选剪贴画完成。（2）插入图片 选插入中图片菜单中来自文件命令来插入图片。（3）图文混排 可将文字和图片进行

13、混排，以达到各种不同的排版效果。用鼠标左键双击图片，弹出设置图片格式点版式，在环绕方式中选一种图文混排的方式。点高级打开高级版式可进一步设置图形的位置和环绕效果。确定完成。点击图片，改变图片的大小，然后按住鼠标左键不放，拖到图片到文档中的适当位置。(4)插入艺术字选插入菜单上的图片中的艺术字选一种艺术字式样。完成后弹出编辑艺术字文字，在进行输入并对字体和自号等得设置。(5)文本框 是指放置图形，文本，表格等特定内容的一种矩形区域。插入（在插入菜单中选文本框进行设定），移动文本框（鼠标），改变文本框大小（鼠标拖动），设置环绕方式（格式中的文本框设置），为文本框添加边线和底线（在格式中选边框和底线

14、来设置）。删除文本框（选定之后按del/delete即可）。Word电子文档完成学习Excel 2003的基本操作和应用一 Excel 2003的操作基础1 了解怎样打开，退出excel 2003.2 Excel 2003的窗口界面(标题栏，菜单栏，工具栏，格式编辑栏，工作表区，单元格，滚动条，状态栏和任务窗格)3 基本概念 1）工作薄 是用来储存并处理数据的文件，其扩展名是.xls，每个工作薄包含255格不同类型的工作表，默认情况下是3格工作薄。 2）工作表 是由若干行和列组成，每张表可以有65536行，256列。 3）单元格 是工作表的基本构成单位，用于存放和显示信息。 4）文本数据 是单

15、元格中的数据，用来表示某个名称。 5）数值数据 是单元格中的数据，用来表示某个数值和币值。 6）时间/日期数值 是单元格中的数据，用来表示某个数值和币值。 7）公式 是由运算对象和运算符组成的一个序列。 8）函数 由函数名和参数组成。 9）图表 是指工作表数据的图形表示。二 Excel 2003工作薄操作工作薄主要操作对象是工作表，它将工作表作为一个操作单元，对工作表进行管理。1 新建工作薄 启动后系统自动建立一个空白工作薄，默认名是 Book1，之后依次递增。若要新建，点常用工具栏的新建即可。2 保存工作薄 当用户在新工作薄中输入信息后，为了便于查看和修改，需要保存，点常用工具栏的保存或者点

16、文件菜单中的保存命令。弹出另存为输入文件名和保存的位置，点保存完成。3 打开工作薄 要查看或编辑以前保存的工作薄，则需要打开它，有两种方法：1）打开指定的工作薄选文件中的打开命令或者点常用工具栏的打开，选要打开的工作薄，点打开完成。2）打开最近编辑过得工作薄单击文件菜单，在菜单的底部单击所要打开的工作薄名称。4 关闭工作薄 1）点Excel主窗口右上角的关闭按钮。2）在文件菜单中选关闭命令。若没有保存会给予文件没有保存的提示。三 Excel 2003 的工作表操作1 插入工作表 要插入一张新的工作表，单击工作表标签，选定当前工作表，单击插入菜单中的工作表命令即可。2 重命名工作表 双击工作表标

17、签，此时该标签将呈高亮显示，在标签上输入新的名称；也可以单击工作表标签后，选格式菜单的重命名命令来命名。3 移动工作表 1）在同一个工作薄中移动工作表 单击要移动位置的工作表标签，并沿着标签栏将其拖到到新的位置即可。2）将工作表移动到另一个工作薄 有得时候我们要将工作表移动到其他的工作薄中，首先单击要移动的工作表标签，选编辑菜单中的移动或者复制工作表命令，弹出对话框。之后在工作薄中选目标工作薄，在下列选定工作表之前中选工作表放置的确切位置，确定完成。4 复制工作表 可以节省对于同类表格重新制作的时间，提高工作效率。1）在同一个工作薄中复制工作表 单击选定该工作表标签，按住Ctrl后，将其沿工作

18、表标签栏拖动到目标位置即完成复制操作。2）将工作表在另一个工作薄中备份 与将工作表移动到另一个工作薄的操作类似。只是选建立副本项即可。5 删除工作表 对没有用处的工作表可以将其删除，单击要删除的工作表标签，选编辑中的删除工作表命令，弹出提示框，若要确定删除单击删除按钮完成。四 Excel 2003工作表的编辑1 选定单元格区域1）选定一个单元格 用鼠标点药选定的单元格或者按F5出现定位在引用栏输入要跳到的单元格地址，也可单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址。2）选定相邻的单元格区域单元格区域是指工作表中的一个或多个单元格组成的矩形区域。由于该矩形对角的两个单元格唯一确定，所以点所选区域的

19、任一角上的单元格，按住鼠标左键拖曳到此区域的对角，松开鼠标即可选定该区域。3）选定非相邻的单元格区域选一个单元格后，按住Ctrl的同时，在选第2，第3这样就可以选定非相邻的单元格区域。按Ctrl+Backspace可以快速返回选定的区域。4）选定行或列选定某行或者某列只需要再工作表中点击该行或列的行号或者列标即可。5）选定整张工作表在每张工作表的行号和列标的交叉处有个全选按钮，可选整张表。当在处理一个工作表中的很多数据的表格时，通过选定表格中的某个单元格，按住Ctrl+A可选定整张表。2 输入数据向单元格输入数值，先选要输入数据的单元格，在键入数值，文本或日期时间等。在输入数值时要注意一下两点

20、：1) 若输入的数值为负数时，必须在数字前加上-或给数字加上一个圆括号。2) 若输入的数值为分数时，应先输入0和一个空格，然后在输入分数。注：要再不同的单元格中快速的输入同一内容，那么先选定单元格区域，输入值，然后按住Ctrl+Enter键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。若再输入过程中，输入的数据由一定的规律，可以拖动当前单元格填充柄来实现自动填充的数据。3 数据的编辑1）清除单元格数据 清除单元格和删除单元格不同，删除单元格是将选定的单元格从工作表中移去，同时被删除单元格相邻的单元格做出相应的位置调整。而清除单元格只是从工作表移去了单元格的内容，单元格还留在工作表上。步骤为

21、：单击要清除数据的单元格选编辑中的清除菜单下得内容命令即清除单元格的数据。2）复制单元格数据 数据的复制就是将工作表的一个单元或区域中的数据复制到另一个单元格或者区域中。步骤为：选定要复制数据的单元格或区域，单击编辑中的复制命令选定目标单元格或单元格区域，单击编辑中的粘贴完成。3）移动单元格数据 就是将工作表中的单元格或区域中的数据移动到另一个单元格或者区域中。步骤为：选定要移动的单元格或单元格区域，单击编辑中剪切命令。选定目标单元格或单元格区域，单击编辑中的粘贴完成。4）查找和替换数据 对于大型的数据，当需要查找或修改工作表中的某些部分时，可以用查找操作，同时需要替换的部分用另外的值替换它。

22、步骤为：选编辑中的查找或替换命令，弹出查找和替换对话框。在对话框中输入查找的内容，单击查找下一个按钮，即可找到符合条件的数据。而在对话框中输入查找内容，在替换对话框输入替换内容，单击替换完成。4 单元格，行，列的编辑1）单元格的插入 在工作表中输入数据时，可能会出现需要在工作表中插入一些内容的情况，其插入的步骤为：单击要插入单元格位置，选位置中的单元格命令，弹出插入对话框，选插入单元格的插入方式。点确定完成。2） 单元格删除 删除单元格不但会删去数据，还会用右边或者下方的单元格把区域填充，其步骤为：单击要删除的单元格或单元格区域，选编辑中删除命令，弹出对话框，选单元格删除方式，点确定完成。3）

23、 插入整行或整列 其步骤为：单击要插入的行或列的位置，在选插入菜单中的行或列命令即可。4） 删除整行或整列 其步骤为：单击要删除行的行号或删除列的列标，在选编辑中的删除即可。5）设置行高和列宽 其步骤为：单击要调整行高的行号，选格式中的行菜单下得行高；在弹出的行高对话框中输入行高的值，确定完成。或者使用鼠标移到行号显示栏的分界线上，进行拖到到所需位置。列宽的设置和行高的设置一样。6）合并及居中单元格 合并及居中单元格是将相邻的单元格合并为一个单元格。合并后，只保留所选区域左上角单元格的数据内容，且该内容会在选定的整个区域内居中排列。其步骤为：选定要进行合并的单元格区域，单击常用工具栏上合并及居

24、中按钮即可。五 工作表的美化1 设置字符格式 可对单元格中的数据的字体，字形，字号，颜色，下划线，特殊效果等格式进行定义，其步骤为：选定要设置字符格式的单元格或单元格区域，选格式中单元格命令；在弹出的单元格格式对话框，选字体选项卡，在这里可以设置字体，字形，字号，下划线和颜色。2 设置数字格式 Excel自带多种数字格式。其设置步骤为：选定要进行数字设置的单元格或单元格区域，选格式下的单元格命令；在弹出单元格格式对话框中的数字选项下进行设置。3 设置数据对其方式 可设置单元格或区域内的数据值的对齐方式。其步骤为：选定要进行设置对齐方式的单元格或单元格区域，选格式中的单元格命令，在弹出单元格格式

25、对话框中，选对齐选项卡中设置即可。4 设置单元格边框 为单元格添加边框，可以使重要的或特殊的数据内容更加的醒目。其步骤为：选定要进行边框设置的单元格或单元格区域，选格式中的单元格命令，在弹出单元格格式对话框中，选边框选项卡中设置即可。5 设置单元格底纹 单元格的底纹可以衬托其中的数据内容，是电子表格更加的生动，醒目。其设置步骤为：选定要进行底纹设置的单元格或单元格区域，选格式中的单元格命令，在弹出单元格格式对话框中，选图案选项卡中设置即可。6 自动套用格式 为了提高效率，Excel预设了许多常用的格式。自动套用格式的步骤为：选定要设置自动套用格式的单元格区域。选格式菜单中自动套用格式命令，弹出

26、自动套用格式对话框，选一种格式，确定完成。注：若要快速的复制单元格的格式，可以使用格式刷按钮。选含有所需源格式的单元格，单击工具栏中的格式刷按钮，在点击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。六 公式和函数1 公式是再工作表中对数据进行分析和运算的等式，也是工作表的数据计算中不可或缺的部分。公式通常是以=开始，这也是Excel将公式与字符和数字区分开来的标志。包含有4种类型的运算符：算术运算符，比较运算符，文本运算符和引用运算符。2 输入公式公式可以包括的有：运算符，单元格引用位置，数值，工作表函数以及名称，要输入则在编辑栏中键入这些元素的组合。在一个公式中可以包含各种算术运算符，常量，变量，函数

27、，单元格地址等。在单元格中输入公式的操作步骤如：1）选择要输入的单元格2）在选中的单元格中输入公式 3）敲击回车键或单击公式编辑栏中的输入，确定公式的创建。3 单元格引用（也叫单元格地址）它代表工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格引用，可在公式中使用工作表不同部分的数据，或在多个公式中使用同一个单元格或区域的数据。单元格地址由三种：相对地址，绝对地址，混合地址。1） 相对地址 是直接用单元格的行号和列标组成，它在移动或复制时，会根据移动或复制的位置自动调节公式中的相对地址。2） 绝对地址 是在单元格的行号和列标前均加上符号，在移动或复制时，系统不改变公式中的绝

28、对地址。3） 混合地址 是在列标和行号中的任一个之前加上符号，在复制和移动时，系统只改变公式中的相对引用部分，不改变公式中的绝对引用部分。4 编辑公式1） 修改公式 创建公式后，对包含公式的单元格来说，可对其重新编辑修改，添加或减少公式中的数据元素，改变公式的算法等。双击含有公式的单元格直接修改。2） 复制公式 若再其他单元格中需要编辑的公式与在此单元格中编辑的公式相同，就可以复制进行。在复制公式过程中，单元格中的绝对引用不会改变，相对引用会改变。最常用的快速复制方法有：拖动复制 输入复制 选择性粘贴 3）移动公式 在移动公式过程中，单元格中的绝对引用不会改变，相对引用则会改变。 移动的具体步

29、骤为：选定单元格，然后将鼠标移到该单元格的边框上，此时鼠标变为箭头的形状。按住鼠标左键不放，拖动鼠标到移动公式的目标单元格，释放鼠标左键，则将公式移动到指定单元格。 4）删除公式 若要将单元格中的计算结果和公式一起删除，只需选定要删除的单元格，然后按下Delete键就ok了。5 使用函数 函数是函数名和参数组成，具体格式为： 函数名（参数1，参数2，） 其中函数的参数可以是具体值，字符，逻辑值，也可以是表达式，单元地址，区域，区域名字等。若函数没有参数，也必须加上括号。七 数据管理1 数据排序 在工作表中，经常需要将数据款项按照一定的要求排序，操作步骤如：1）选定要排序的单元格区域，然后选数据中的排序命令； 2）弹出排序对话框，分别输入排序的主要关键字，次要关键字和第三关键字，并选排序方式，确定完成。若对数据排序，可点常用中的排序按钮2 数据筛选 主要用于在工作表的数据中查找所需要数据的快速方法，它的实质就是按照一定的条件将符合条件的数据查找出来。分为自动筛查和高级筛查：1)自动筛查 单击要进行筛查的数据区域，选数据中的筛查下的自动筛查；选定区域的第一行字段名的右侧会出现一个向下的箭头，单击筛查条件项右侧的箭头，选要筛查的条件，显示筛查后所有记录的行号。2）