Word和Excel的基本操作和应用.docx
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Word和Excel的基本操作和应用
Word2003的基本操作和应用
一word2003文档操作
（1）新建文档点击‘文件’中的‘新建’的命令，选‘空白文档’。
出现的空白页面就是新建的文档。
（2）保存文档点击‘文件’中的‘保存’命令，弹出‘另存为’对话框进行设置保存位置，单击‘保存’完成保存。
（3）打开文档单击‘文件’中的‘打开’命令，在‘查找范围’中打击下拉按钮进行选择要打开的文件，或者打击‘打开’进行选择。
（4）关闭文档单击‘文件’中的‘关闭’命令，若未保存，会提示是否保存然后选择是或否进行关闭。
（5）打印文档单击‘文件’中的‘打印’，在‘名称’中选择打印机，单击‘属性’来设置这台打印机的各个选项。
在‘页面范围’中要打印的文档范围等。
二文档的编辑
（1）进入文档输入状态
输入文字是word的基本状态：
建立文档后，将光标定位到文本的输入点，要输入英文直接从键盘上面输入；要输入中文的，切换输入法在进行输入。
（2）插入和改写方式
输入文字的时，可采用插入或者改写，要知道当前是插入还是改写，可看word的右下脚的状态，之后可以双击进行切换。
（3）光标的移动
1）用鼠标移动首先要把要修改和编辑的文档显示在文本窗口上，然后把光标移动到选定的位置，单击左键就ok.
2）使用键盘移动用键盘上的上下左右来移动和文本编辑键盘来选定。
3）使用‘编辑’中的‘定位’来移动
（4）选定文本的方式
1）动方式把光标放置要选定的文本之前，按下鼠标左键，拖动到选定文本的末端，松开鼠标左键显示黑底白字的文本，之后进行对此文本的设置。
2）选定大段文本没在同页面，首先用鼠标选中开头，之后按下shift，在配合滚动条将文本翻到选定的末尾，单击选定的末尾。
3）选定矩形区域把光标移动到左上脚，按住alt，按住鼠标左键直到区域的右下脚即可。
（5）删除文字和格式
1）删除文字要删除几个字，可以使用delete和backspace；delete的作用是删除光标后面的文字；backspace的作用是删除光标前面的文字。
若删除的文字多，可以先用鼠标选中，在按delete，可以将选中文字全部删除。
2）删除格式选定要删除格式的文字，点击‘编辑’菜单，指向‘清除’，单击‘格式’命令，屏幕上显示出将字体，字号，正文压缩等多种格式转化为正文格式。
（6）移动文本在编辑文本的时候，我们经常需要某些文本从某一位置移动到另一位置，以调整文本的结构。
1）使用鼠标拖动移动文本
·选定要移动的文本
·将光标移动到所选定的文本区，使其变成向左箭头。
·按住鼠标左键，拖到文本要插入的位置（注意鼠标光标的变化）。
2）使用鼠标右键拖动移动文本
·选定要移动的文本。
·将光标移动到所选定的文本区。
使其变成向右的箭头。
·按住鼠标右键，将虚线插入点拖动到移动到的目标位置，松开右键，出现快捷菜单。
·选‘移动到此位置’命令，完成文本的移动。
3）使用剪贴板移动文本
·选定要移动的文本。
·单击工具栏中的‘剪切’。
·将光标移动到指定位置
·单击工具栏中的‘粘贴’，即完成。
（6）复制文本
1）使用鼠标拖动复制文本
·选定要复制的文本。
·将光标移动到所选定的文本区。
使其变成向左的箭头’。
·按住鼠标左键，在按下Ctrl键，将在其前方出现虚线（插入点），也就是要插入文本的新位置。
·拖动鼠标光标使虚线插入点到目标位置上，先松开鼠标左键，在松开Ctrl，就可完成。
2）使用鼠标右键拖动复制文本
·选定要复制的文本
·将光标移动到所选定的文本区。
使其变成向左的箭头’。
·按住鼠标右键，将虚线插入点拖动到文本要复制的目标位置上，松开鼠标右键，出现一个快捷菜单。
·单击快捷菜单中的‘复制到此位置’命令，完成文本的复制。
3）使用剪贴板复制文本
·选定要复制的文本
·单击工具栏中的‘复制’
·将插入点移动到指定位置
·单击工具栏中的‘粘贴’。
（8）查找文本
1）常规查找单击‘编辑’（或文件）中的‘查找’命令，屏幕上弹出‘查找和替换’对话框，在‘查找内容’输入要找的文本，在单击‘查找下一处’，在屏幕上出现以反白高亮显示被查找到的词。
2）高级查找单击‘编辑’（或文件）中的‘查找’命令，屏幕上弹出‘查找和替换’对话框，单击‘高级’，进行设置各种查找的条件，可快速找出符合条件的文本。
（9）替换文本单击‘编辑’（或文件）中的‘查找’命令，屏幕上弹出‘查找和替换’对话框，切换到替换框，之后分别在‘查找和替换’和‘替换为’输入要替换的内容，点击‘全部替换’，将会符合条件的内容全部替换。
（10）恢复，撤消和重复操作
1）撤消和恢复操作
·‘编辑’中‘撤消’命令或者点击‘常用’工具栏上的‘撤消’。
·若想恢复刚才的操作，可点击编辑’中‘恢复’命令或者点击‘常用’工具栏上的‘恢复’。
2）重复操作编辑’中‘重复’命令来重复操作。
三文档的编排
（1）在‘格式’中‘字体’菜单栏进行设置。
设置字体，字形，字号和字体的其他效果及调整字符缩放，间距和位置。
（2）在‘格式’中‘段落’菜单栏进行设置
设置段落对齐方式，段落缩进及调整段落行间距和段间距。
四文档的页面格式
（1）页面的设置设置文档的页面包括设置也边距，确定纸张大小，设定页眉和页脚的位置，确定文档每页的行数以及每行包含的字符等
1）在‘文件’菜单中选‘页面设置’命令，弹出‘页面设置’对话框，点‘页边距’。
2）设置上下左右四边与页边界之间的距离，在方向上选‘纵向’，在‘应用于’选‘整篇文档’。
3）点‘版式’选‘节的起始位置’为‘新建页’。
选‘页眉和页脚’为‘奇偶页不同’。
选‘距页边界’中的‘页眉’和‘页脚’的值。
在‘应用于’选‘整篇文档’。
4）点‘文档网络’，在‘文字排列’中的方向上选‘水平’，‘栏数’为‘1’，在‘字符’中选每行有多少字，在‘行‘中选每页有多少字，在‘网格’中选指定行和字符网格。
确定完成。
（2）在文档中进行分页
1）自动分页（是word根据需要自动插入分页符开始新的一页）
2）手工分页（当一个段落或者表格在一页上显示不下时，可以手工插入分隔符）
将光标移到要分页的位置，选‘插入’中‘分隔符’命令，在弹出对话框选‘分页符’，确定完成。
（3）在文档中插入页码
页码一般加在页眉或者页脚。
在文档中插入页码：
1）在‘插入’中选‘页码’对话框中，在‘位置’框内指定页码出现的位置
2）在‘对齐方式’框内选页码的对齐方式。
选‘首页显示页码’，则是第一页开始出现页码
3）点‘格式’，弹出‘页码格式’在‘数字格式’选一种数字格式。
在‘页码编排’内，若选‘续前节’页码将延续前一页的页码，若选‘起始页码’你就可以指定一个起始页码。
确定完成。
（5）表格的制作
表格是由很多行和列的单元格构成的，用户可以很方便的在文档中插入表格，并且在单元格中填入文字和图形。
还可以对表格中的内容排序和进行简单的统计运算。
1）创建表格
·使用工具栏在‘常用’中选‘插入表格’在选定行数和列数松开鼠标即可。
·使用菜单
选‘表格’上的‘插入‘命令，再在子菜单上选‘表格’弹出‘插入表格’对话框
在‘行数’和‘列数’中分别指定插入的行数和列数。
在‘自动调整’操作中注意各个选项的作用
点‘自动套用格式’中可以选一种来预设表格的样式，即可完成。
·手工绘制复杂表格
有的表格很不规律，可以利用‘表格和边框’来使用手工绘制方法绘制。
点常用工具栏中的‘表格和边框’，弹出‘绘制表格’按钮，在吧鼠标的光标移动到要绘制表格的位置，按住鼠标左键，拖动鼠标绘制表格的外框虚线，松开鼠标变成实线，然后拖动鼠标在表格内绘制水平线或者垂直线。
也可以进行修改等。
·在表格中输入文字。
建立空表后，可以将光标移动到表格的单元格中进行输入。
2）选定表格的内容（略）
3）移动或复制单元格
若仅是移动和复制单元格的内容只要选这个单元格的内容，不要包括单元格结束标记，目标单元格中的原有文本和格式不会改变。
若要移动和复制单元格，先要选择被移动或复制的单元格，应包括单元格结束标记。
目标单元中原有的文本和格式将被覆盖。
要移动选择的内容或者单元格，可以把它拖到一个新的位置。
要复制选的内容或单元格，可以按住ctrl键，再把他们拖到一个新的位置。
4）调整表格的宽和行高
Word能根据单元格中输入内容的多少自动调整行高，但用户也可以根据需要来修改。
·用鼠标修改表格的行高和列宽
·用鼠标调整表格大小
·用菜单命令改变或快速设定行高和列宽
5）插入和删除操作
·插入单元格，插入行，插入列。
在表格中的插入子菜单中选要插入的相应命令，之后确定插入。
·删除单元格，删除行和删除列。
表格中的删除子菜单中选要删除的相应命令，之后确定插入。
五在文档中的绘制图形
（1）用绘制工具绘制图形
点‘常用’工具栏上的‘绘图’的自选图形按钮。
在弹出的菜单中选一种类型，然后选择要绘制的图形。
点要绘制的图形按钮，屏幕上出现绘图区域。
使用鼠标左键拖到，即可绘制出不同形状的自选图形。
对于直线来说，按住shift可以画不同角度的直线，若想绘制正方，园，等边三角形等图时，可拖动鼠标的同时按住shift键进行绘制。
（2）图形的基本操作
·选定图形·改变图形的尺寸·调整图形的位置·旋转或翻转
（3）修饰图形
六在文档中插入图片
（1）插入剪贴画在‘插入’中选‘图片’上选‘剪贴画’完成。
（2）插入图片选‘插入’中‘图片’菜单中‘来自文件’命令来插入图片。
（3）图文混排可将文字和图片进行混排，以达到各种不同的排版效果。
·用鼠标左键双击图片，弹出‘设置图片格式’点‘版式’，在‘环绕方式’中选一种图文混排的方式。
·点‘高级’打开‘高级版式’可进一步设置图形的位置和环绕效果。
确定完成。
·点击图片，改变图片的大小，然后按住鼠标左键不放，拖到图片到文档中的适当位置。
（4）插入艺术字
选‘插入’菜单上的‘图片’中的‘艺术字’选一种艺术字式样。
完成后弹出‘编辑’艺术字文字，在进行输入并对字体和自号等得设置。
（5）文本框是指放置图形，文本，表格等特定内容的一种矩形区域。
插入（在插入菜单中选文本框进行设定），移动文本框（鼠标），改变文本框大小（鼠标拖动），设置环绕方式（格式中的文本框设置），为文本框添加边线和底线（在格式中选边框和底线来设置）。
删除文本框（选定之后按del/delete即可）。
《《Word电子文档完成》》
学习Excel2003的基本操作和应用
一Excel2003的操作基础
1了解怎样打开，退出excel2003.
2Excel2003的窗口界面（标题栏，菜单栏，工具栏，格式编辑栏，工作表区，单元格，滚动条，状态栏和任务窗格）
3基本概念1）工作薄是用来储存并处理数据的文件，其扩展名是.xls，每个工作薄包含255格不同类型的工作表，默认情况下是3格工作薄。
2）工作表是由若干行和列组成，每张表可以有65536行，256列。
3）单元格是工作表的基本构成单位，用于存放和显示信息。
4）文本数据是单元格中的数据，用来表示某个名称。
5）数值数据是单元格中的数据，用来表示某个数值和币值。
6）时间/日期数值是单元格中的数据，用来表示某个数值和币值。
7）公式是由运算对象和运算符组成的一个序列。
8）函数由函数名和参数组成。
9）图表是指工作表数据的图形表示。
二Excel2003工作薄操作
工作薄主要操作对象是工作表，它将工作表作为一个操作单元，对工作表进行管理。
1新建工作薄启动后系统自动建立一个空白工作薄，默认名是Book1，之后依次递增。
若要新建，点常用工具栏的‘新建’即可。
2保存工作薄当用户在新工作薄中输入信息后，为了便于查看和修改，需要保存，点常用工具栏的‘保存’或者点‘文件’菜单中的‘保存’命令。
弹出‘另存为’输入文件名和保存的位置，点保存完成。
3打开工作薄要查看或编辑以前保存的工作薄，则需要打开它，有两种方法：
1）打开指定的工作薄
选‘文件’中的‘打开’命令或者点常用工具栏的‘打开’，选要打开的工作薄，点‘打开’完成。
2）打开最近编辑过得工作薄
单击‘文件’菜单，在菜单的底部单击所要打开的工作薄名称。
4关闭工作薄1）点Excel主窗口右上角的关闭按钮。
2）在‘文件’菜单中选‘关闭’命令。
若没有保存会给予文件没有保存的提示。
三Excel2003的工作表操作
1插入工作表要插入一张新的工作表，单击工作表标签，选定当前工作表，单击‘插入’菜单中的‘工作表’命令即可。
2重命名工作表双击工作表标签，此时该标签将呈高亮显示，在标签上输入新的名称；也可以单击工作表标签后，选‘格式’菜单的‘重命名’命令来命名。
3移动工作表
1）在同一个工作薄中移动工作表单击要移动位置的工作表标签，并沿着标签栏将其拖到到新的位置即可。
2）将工作表移动到另一个工作薄有得时候我们要将工作表移动到其他的工作薄中，首先单击要移动的工作表标签，选‘编辑’菜单中的‘移动或者复制工作表’命令，弹出对话框。
之后在‘工作薄’中选目标工作薄，在‘下列选定工作表之前’中选工作表放置的确切位置，确定完成。
4复制工作表可以节省对于同类表格重新制作的时间，提高工作效率。
1）在同一个工作薄中复制工作表单击选定该工作表标签，按住Ctrl后，将其沿工作表标签栏拖动到目标位置即完成复制操作。
2）将工作表在另一个工作薄中备份与将工作表移动到另一个工作薄的操作类似。
只是选‘建立副本’项即可。
5删除工作表对没有用处的工作表可以将其删除，单击要删除的工作表标签，选‘编辑’中的‘删除工作表’命令，弹出提示框，若要确定删除单击‘删除‘按钮完成。
四Excel2003工作表的编辑
1选定单元格区域
1）选定一个单元格用鼠标点药选定的单元格或者按‘F5’出现‘定位’在引用栏输入要跳到的单元格地址，也可单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址。
2）选定相邻的单元格区域
单元格区域是指工作表中的一个或多个单元格组成的矩形区域。
由于该矩形对角的两个单元格唯一确定，所以点所选区域的任一角上的单元格，按住鼠标左键拖曳到此区域的对角，松开鼠标即可选定该区域。
3）选定非相邻的单元格区域
选一个单元格后，按住Ctrl的同时，在选第2，第3…这样就可以选定非相邻的单元格区域。
按Ctrl+Backspace可以快速返回选定的区域。
4）选定行或列
选定某行或者某列只需要再工作表中点击该行或列的行号或者列标即可。
5）选定整张工作表
在每张工作表的行号和列标的交叉处有个全选按钮，可选整张表。
当在处理一个工作表中的很多数据的表格时，通过选定表格中的某个单元格，按住‘Ctrl+A’可选定整张表。
2输入数据
向单元格输入数值，先选要输入数据的单元格，在键入数值，文本或日期时间等。
在输入数值时要注意一下两点：
1）若输入的数值为负数时，必须在数字前加上‘-’或给数字加上一个圆括号。
2）若输入的数值为分数时，应先输入‘0’和一个空格，然后在输入分数。
注：
要再不同的单元格中快速的输入同一内容，那么先选定单元格区域，输入值，然后按住Ctrl+Enter键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
若再输入过程中，输入的数据由一定的规律，可以拖动当前单元格填充柄来实现自动填充的数据。
3数据的编辑
1）清除单元格数据清除单元格和删除单元格不同，删除单元格是将选定的单元格从工作表中移去，同时被删除单元格相邻的单元格做出相应的位置调整。
而清除单元格只是从工作表移去了单元格的内容，单元格还留在工作表上。
步骤为：
·单击要清除数据的单元格
·选‘编辑’中的‘清除’菜单下得‘内容’命令即清除单元格的数据。
2）复制单元格数据数据的复制就是将工作表的一个单元或区域中的数据复制到另一个单元格或者区域中。
步骤为：
·选定要复制数据的单元格或区域，单击‘编辑’中的‘复制’命令
·选定目标单元格或单元格区域，单击‘编辑’中的‘粘贴’完成。
3）移动单元格数据就是将工作表中的单元格或区域中的数据移动到另一个单元格或者区域中。
步骤为：
·选定要移动的单元格或单元格区域，单击‘编辑’中‘剪切’命令。
·选定目标单元格或单元格区域，单击‘编辑’中的‘粘贴’完成。
4）查找和替换数据对于大型的数据，当需要查找或修改工作表中的某些部分时，可以用‘查找’操作，同时需要替换的部分用另外的值替换它。
步骤为：
·选‘编辑’中的‘查找’或‘替换’命令，弹出‘查找和替换’对话框。
·在对话框中输入查找的内容，单击‘查找下一个’按钮，即可找到符合条件的数据。
而在对话框中输入查找内容，在替换对话框输入替换内容，单击‘替换’完成。
4单元格，行，列的编辑
1）单元格的插入在工作表中输入数据时，可能会出现需要在工作表中插入一些内容的情况，其插入的步骤为：
·单击要插入单元格位置，选‘位置’中的‘单元格’命令，弹出‘插入’对话框，选插入单元格的插入方式。
点‘确定’完成。
2）单元格删除删除单元格不但会删去数据，还会用右边或者下方的单元格把区域填充，其步骤为：
·单击要删除的单元格或单元格区域，选‘编辑’中‘删除’命令，弹出对话框，选单元格删除方式，点‘确定’完成。
3）插入整行或整列其步骤为：
·单击要插入的行或列的位置，在选‘插入’菜单中的‘行或列’命令即可。
4）删除整行或整列其步骤为：
·单击要删除行的行号或删除列的列标，在选‘编辑’中的‘删除’即可。
5）设置行高和列宽其步骤为：
·单击要调整行高的行号，选‘格式’中的‘行’菜单下得‘行高’；
·在弹出的‘行高’对话框中输入行高的值，确定完成。
或者使用鼠标移到行号显示栏的分界线上，进行拖到到所需位置。
列宽的设置和行高的设置一样。
6）合并及居中单元格合并及居中单元格是将相邻的单元格合并为一个单元格。
合并后，只保留所选区域左上角单元格的数据内容，且该内容会在选定的整个区域内居中排列。
其步骤为：
·选定要进行合并的单元格区域，单击‘常用’工具栏上‘合并及居中’按钮即可。
五工作表的美化
1设置字符格式可对单元格中的数据的字体，字形，字号，颜色，下划线，特殊效果等格式进行定义，其步骤为：
·选定要设置字符格式的单元格或单元格区域，选‘格式’中‘单元格’命令；
·在弹出的‘单元格格式’对话框，选‘字体’选项卡，在这里可以设置‘字体，字形，字号，下划线和颜色。
2设置数字格式Excel自带多种数字格式。
其设置步骤为：
·选定要进行数字设置的单元格或单元格区域，选‘格式’下的‘单元格’命令；
·在弹出‘单元格格式’对话框中的‘数字’选项下进行设置。
3设置数据对其方式可设置单元格或区域内的数据值的对齐方式。
其步骤为：
·选定要进行设置对齐方式的单元格或单元格区域，选‘格式’中的‘单元格’命令，在弹出‘单元格格式’对话框中，选‘对齐’选项卡中设置即可。
4设置单元格边框为单元格添加边框，可以使重要的或特殊的数据内容更加的醒目。
其步骤为：
·选定要进行边框设置的单元格或单元格区域，选‘格式’中的‘单元格’命令，在弹出‘单元格格式’对话框中，选‘边框’选项卡中设置即可。
5设置单元格底纹单元格的底纹可以衬托其中的数据内容，是电子表格更加的生动，醒目。
其设置步骤为：
·选定要进行底纹设置的单元格或单元格区域，选‘格式’中的‘单元格’命令，在弹出‘单元格格式’对话框中，选‘图案’选项卡中设置即可。
6自动套用格式为了提高效率，Excel预设了许多常用的格式。
自动套用格式的步骤为：
·选定要设置自动套用格式的单元格区域。
·选‘格式’菜单中‘自动套用格式’命令，弹出‘自动套用格式’对话框，选一种格式，确定完成。
注：
若要快速的复制单元格的格式，可以使用‘格式刷’按钮。
选含有所需源格式的单元格，单击工具栏中的‘格式刷’按钮，在点击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
六公式和函数
1公式是再工作表中对数据进行分析和运算的等式，也是工作表的数据计算中不可或缺的部分。
公式通常是以‘=’开始，这也是Excel将公式与字符和数字区分开来的标志。
包含有4种类型的运算符：
算术运算符，比较运算符，文本运算符和引用运算符。
2输入公式
公式可以包括的有：
运算符，单元格引用位置，数值，工作表函数以及名称，要输入则在编辑栏中键入这些元素的组合。
在一个公式中可以包含各种算术运算符，常量，变量，函数，单元格地址等。
在单元格中输入公式的操作步骤如：
1）选择要输入的单元格
2）在选中的单元格中输入公式
3）敲击回车键或单击公式编辑栏中的‘输入’，确定公式的创建。
3单元格引用（也叫单元格地址）
它代表工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。
通过单元格引用，可在公式中使用工作表不同部分的数据，或在多个公式中使用同一个单元格或区域的数据。
单元格地址由三种：
相对地址，绝对地址，混合地址。
1）相对地址是直接用单元格的行号和列标组成，它在移动或复制时，会根据移动或复制的位置自动调节公式中的相对地址。
2）绝对地址是在单元格的行号和列标前均加上‘＄’符号，在移动或复制时，系统不改变公式中的绝对地址。
3）混合地址是在列标和行号中的任一个之前加上‘＄’符号，在复制和移动时，系统只改变公式中的相对引用部分，不改变公式中的绝对引用部分。
4编辑公式
1）修改公式创建公式后，对包含公式的单元格来说，可对其重新编辑修改，添加或减少公式中的数据元素，改变公式的算法等。
双击含有公式的单元格直接修改。
2）复制公式若再其他单元格中需要编辑的公式与在此单元格中编辑的公式相同，就可以复制进行。
在复制公式过程中，单元格中的绝对引用不会改变，相对引用会改变。
最常用的快速复制方法有：
·拖动复制·输入复制·选择性粘贴
3）移动公式在移动公式过程中，单元格中的绝对引用不会改变，相对引用则会改变。
移动的具体步骤为：
·选定单元格，然后将鼠标移到该单元格的边框上，此时鼠标变为箭头的形状。
·按住鼠标左键不放，拖动鼠标到移动公式的目标单元格，释放鼠标左键，则将公式移动到指定单元格。
4）删除公式若要将单元格中的计算结果和公式一起删除，只需选定要删除的单元格，然后按下Delete键就ok了。
5使用函数函数是函数名和参数组成，具体格式为：
函数名（参数1，参数2，…）
其中函数的参数可以是具体值，字符，逻辑值，也可以是表达式，单元地址，区域，区域名字等。
若函数没有参数，也必须加上括号。
七数据管理
1数据排序在工作表中，经常需要将数据款项按照一定的要求排序，操作步骤如：
1）选定要排序的单元格区域，然后选‘数据’中的‘排序’命令；
2）弹出‘排序’对话框，分别输入排序的主要关键字，次要关键字和第三关键字，并选排序方式，确定完成。
若对数据排序，可点‘常用’中的‘排序’按钮
2数据筛选主要用于在工作表的数据中查找所需要数据的快速方法，它的实质就是按照一定的条件将符合条件的数据查找出来。
分为‘自动筛查’和‘高级筛查’：
1）自动筛查
·单击要进行筛查的数据区域，选‘数据’中的‘筛查’下的‘自动筛查’；
·选定区域的第一行字段名的右侧会出现一个向下的箭头，单击筛查条件项右侧的箭头，选要筛查的条件，显示筛查后所有记录的行号。
2）
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