1、华创信息管理平台管理手册整理说明:1、首次接触本系统,请观看功能预览.pps,一个图文并茂的ppt幻灯片,让你由浅入深、轻松快速地了解系统的功能特征。2、本文档描述系统管理方面的内容,包括系统结构、安装卸装、用户管理、数据表设置、权限设置等,能指导您如何根据自身业务需要创建管理系统,适合系统管理人员阅读。3、关于录入、查询、修改等一般功能的使用方法,请参见用户手册.doc。4、华创软件灵活通用、适用范围广泛,本文档基本上以缺陷管理为范例作讲解,其它应用的功能特征、操作方式与此相同,恕不能为每一种应用提供文档。华创信息管理平台系统管理手册版本:V5.8天津华创软件公司2012.11目 录1系统简
2、介1.1简介华创信息管理平台适用于企事业单位的信息化管理,能无需编程、自由建表,能管理各种数据、各种信息;先进的 B/S 架构,能轻松实现信息全球共享、协同处理。1.2设计思想企业实施信息化管理,传统的实施方案有2种:一是购买市面上的成品软件,其功能、格式是固定的,无法根据自己的业务特点进行调整,适用性差,最终失败的案例很多。二是重新开发,需要专业的开发团队,成本高、难度大,一旦成型不易调整维护,灵活性差。本系统是一个信息管理平台,能让普通用户自由建表,能管理任何数据,适用性强;能根据业务变化随时调整,灵活性强。自动生成查询操作界面,直观快速地构建适合自己的管理系统,彻底破解传统实施方案的弊端
3、。1.3用途广泛信息管理平台的推出,很快得到市场的广泛认同,已应用于政府、企业、学校、医院等单位的各种管理,如:客户管理、销售管理、售后服务、库存管理、人事薪资、固定资产、工程工程、房地中介、学籍成绩、收费付费、事务跟踪、信息报送等。 特别是 Excel 用户,相同的数据表理念让您一看就会,帮您由松散的文件式的管理,转向网络化的集中式的管理,大大提升管理水平。 有了华创软件,您就能做 ERP、CRM、HR、PM、OA . 等各种系统,一个平台等值于多套专用软件,非常实用。1.4主要特色通用性:本系统是管理平台,不是一般的专用软件,数据表、统计报表、角色权限.一切皆可自定义,各种各样的管理,全部
4、适用!可根据业务变化随时调整,永远适用!易用性:各种操作界面直观、易懂,您无需编程知识,只需熟悉管理要求,用鼠标指指点点即可轻松构建各项管理模块,自动生成相应的查询、录入等界面,而实现细节全由平台完成。B/S 架构:本系统采用 B/S 架构,单机、局域网、互联网上都可运行。整个系统只需在一台电脑上安装,一般用户无需任何安装,使用浏览器即可实现全球访问,让您轻松部署、轻松维护。设备支持:手机短信支持,可将提醒信息发送至手机;来电弹屏支持,客户来电话时可立即弹出其详细资料;通话录音支持,能自动记录通话日志并录音;软拨号支持,可利用屏幕上的电话号码自动拨号、通话;条码设备支持,可打印条码、扫描条码。
5、1.5详细功能特征B/S 架构系统采用先进的 B/S 网络架构,大大降低部署及维护成本,优势如下: 1、部署简单:只需一台普通电脑作为服务器安装本系统,其它电脑无需任何安装,由系统管理员分配用户名和密码,通过浏览器即可使用。而传统的 C/S 结构,除了在服务器上安装服务端软件外,还需要在每个用户电脑上安装客户端软件,来回奔跑、非常麻烦。 2、远程访问:将服务器接入 Internet,您的员工无论分布在哪里、出差到哪里,即使在家里、在网吧,只要能上网,随时都可进行信息查询与处理。 3、维护升级简单:系统维护升级时,只需在服务器做就可以了,所有的客户端只是浏览器,不需要做任何维护。自建数据表您可以
6、象使用 Excel 一样自由创建数据表(相当于Sheet)、自由设置字段(相当于列)。字段的数据类型丰富多样,包括:数值、文字、文字段、日期、时间、下拉框、勾选框、附件、超链、自动编号等。数值型用于存储可加减乘除的数据,如职工工资、年龄等;文字型用于存储较短的文字串,如姓名、住址等;文字段型用于存储较长的文字,如一段文字、一篇文章等;附件型用于上传文件,各种文件格式都支持;超链型用于存储超链地址;自动编号型用于自动生成各类流水号,如定单编号。自定义下拉框有些数据采用下拉框的形式输入更简便、更规范,例如,性别中的男、女,行政区划中的北京市、天津市、上海市.等。用户可根据自己的需要创建下拉框,可自
7、由定义下拉框的选项。可以建立多层型的下拉框,例如:行政区划中可包含省级、县级 2 层选项,每个省下辖若干县。自定义统计报表一般软件只有固定的几种报表,本系统可根据自己的需要设计报表,充分满足各种统计需要。 1、分类明细表:按照某字段分类,将同一类的明细记录列在一起,并为每个类别附加一行小计,为所有类别附加一行总计。例如:部门薪资明细表,能将各部门的人员工资列在一起,每个部门有一行小计,最底下有一行总计。 2、分类统计表:按一个或多个字段作分类,统计数值型字段的汇总值(累加)、平均值、最大值、最小值、计数值。例如:部门薪资统计表,能将各部门的工资、奖金、税等统计在一张表上。 3、透视分析表:按一
8、个或多个字段作分类,在横向和纵向交叉展开,统计某数值型字段的汇总值,并可绘制直方图、曲线图、饼图,帮助用户从不同角度进行分类汇总。 自定义角色权限系统具有完善的权限控制,不同类型人员可访问哪些表、可作哪些操作都可控制,控制粒度细化到记录、细化到字段。也就是说,对于系统中的若干数据表,用户能访问哪几个表、能访问表中哪些范围的记录,都可控制;对于数据表中的若干字段,用户能查看哪几个字段、能录入哪几个字段、能修改哪几个字段,也都能控制。可以按组织结构的管理层次分配权限,充分保障企业的信息安全。查询与排序可按任意条件查询、支持模糊查询。已输入的查询条件可作为“查询器”保存起来,下次查询时只需选用该查询
9、器,系统就会调出原有的查询条件值,免得您每次查询都要填写查询条件,非常方便实用。查询出的数据可任意排序,Click标题栏中的字段名称即可按该字段排序,第一次 Click 会正排序,再 Click 则倒排序,再 Click 又回到正排序.正排、倒排轻松切换。动态字段颜色可按记录的条件特征动态确定字段的显示颜色,便于突出显示重点信息。例如:字段“解决状态”的显示颜色,可将“已解决”的显示为灰色,“未解决”且已超过“预定解决时间”的显示为红色,系统将按设定的条件自动确定显示颜色。公式运算数据表的字段可设置计算公式,利用其它字段作计算获得字段值,例如:销售额=单价*数量,您录入或修改单价、数量后,销售
10、额就自动计算出来了。本系统的公式运算体系强大、高效,特征如下: 1、支持多层次计算:一个公式字段可作为另一个公式字段的计算项,继续参与计算,从而形成多层次计算。例如:由基本工资、加班时数等计算加班工资,由加班工资等计算总工资,由总工资等计算各项税额。 2、支持条件计算:可根据不同记录特征采用不同的计算公式。例如,某公司的职位津贴,不同的职位有不同的计算方式,助理工程师是基本工资的10%,工程师是基本工资的15%等,将职位作为条件分别设置计算公式即可。 3、多种计算类型:由数值字段进行加、减、乘、除可获得新的数值;由日期字段加减一定时间单位可获得新的日期;由2个日期字段可计算出时间间隔;由文字字
11、段做字符串拼接可获得新的文字串等。 4、计算过程全自动:无论计算层次有多少,无论计算条件有多少,也无论哪种类型计算,所有计算过程全自动,无需任何刷新操作。表单模板可设置 Excel 或 Word 表单模板,只需 Click 一下,数据即可填入模板中的指定位置,生成派工单、销售合同、审批表等文档,与纸面作业无缝衔接。例如,某公司销售合同是 Word 格式的,大部分内容都是固定的,仅客户名称、定单日期、金额等实际数据留空。以前这些数据由人工填写,利用本系统后,可自动提取销售合同的数据并填入模板,形成带真实数据的 Word 文档,大大提高方便性、准确性。票据套打利用表单模板,可精确定位数据位置,可充
12、分利用 Excel、Word 中的字体、颜色,因此可设计出各种格式的套表,包括:信封、发票、通知书、各种单据、证书等,实现专业套打软件的功能,支持市面上的各种打印机。自动提醒利用提醒模板,可灵活设置提醒时机、提醒条件、信件标题、信件内容,系统能将数据自动填入模板中的指定位置,生成提醒邮件或短信,自动发送给收信人,使您的团队和客户及时获知业务状况和要求。 1、 到期提醒:可预定到期时间,时间一到就发送提醒信。可预定多种提醒频度,包括:一次性提醒、每小时提醒、每日提醒、每周提醒、每月提醒、每年提醒(如生日提醒)。其中,每周提醒、每月提醒还可指定具体在哪几天提醒。 2、 操作式提醒:可以将记录的增、
13、删、改操作作为提醒时机,每当出现符合条件的操作时,就会发出提醒信息。票据套打利用表单模板,可精确定位数据位置,可充分利用 Excel、Word 中的字体、颜色,因此可设计出各种格式的套表,包括:信封、发票、通知书、各种单据、证书等,实现专业套打软件的功能,支持市面上的各种打印机。手机短信只需在服务器端加接一个短信猫(硬件),即可利用提醒模板生成各种重要通知、生日祝福、业务资料、业务进展等信息,用手机短信的形式发送给员工、发送给客户,及时、主动地进行信息沟通。来电弹屏只需加接一个来电弹屏 USB 盒,客户来电话时,系统能根据来电号码自动搜索资料库,弹出客户资料以及相关业务记录,使您能第一时间叫出
14、客户名字,第一时间掌握以前的业务情况,胸有成竹地与客户进行沟通。具有电话软拨号功能,无需拿起听筒、无需手工拨号,系统可利用电脑屏幕上的电话号码自动拨号,利用耳买麦直接通话,非常适合客服人员使用。通话日志与录音通过来电弹屏 USB 盒,能自动记录每次通话的详细情况,包括:通话时间、通话长度、电话号码,能自动录音,且将录音文件自动上传至系统。帮您完整了解与客户的沟通过程,洞察客户意向,也可监督话务员每次的服务情况。表中表用户可创建多个数据表,数据表之间可建立起主表-子表关系,即表中表,从而建立起层次化的信息结构。如:人事薪资管理中,有员工信息表、薪资信息表,每一条员工信息对应有多条薪资信息,可利用
15、“工号”建立起主表-子表关系。可以在主表中设置引用字段,汇总子表的薪资、奖金等数据,同样,可以在子表中设置引用字段,引用主表的姓名、部门等数据。引用字段能随对方的修改而自动更新。操作日志系统拥有详尽的操作日志可供查询。用户何时何地(IP地址)登录、退出,作了哪些操作均逐一记录在案,可供查询;每一条记录的每一次数据处理,都保留有何人、何时修改,更改前、更改后的值等历史数据,一旦出现疑问您可完整了解该记录的处理过程。辅助工具数据导入:您现有的数据无需再次输入,可直接导入到本系统中,轻松由其它系统转换到本系统。数据导出:系统中的数据可导出成 Excel、Word、HTML 文档,以便作另外的处理。数
16、据复制:可复制现有记录,即可本表复制,也可跨数据表复制。批量修改:可一次性修改一批数据,对调整成批信息非常方便。短信支持:可发送系统内部短信,通过自动弹窗通知收信人;可管理已接收、已发送的短信。自动备份我们提供专用的备份程序 Backup.exe 方便您做备份,运行该程序即可将本系统的所有资料备份出来。可预设备份目标位置,可按日期自动编排备份目录,利用 windows 自身的任务计划功能可实现定期自动备份。免费升级我们对系统的任何增强、改进都将及时放入华创站点的升级库,用户通过升级程序更新升级。在升级程序的指引下,您只需几个简单的 Click 操作即可获得系统的新增功能、修正已解决的错误以及最
17、新文档。正版用户终身免费升级。2运行环境2.1系统框架如图中所示,本系统基于B/S架构,用户使用浏览器即可访问;服务端包括Web服务和数据库服务。其中,Web服务可安装在多台服务器上,可扩展性强。2.2服务器环境CPU: Pentium 133 MHz 或以上内存: 256MB 或以上操作系统: Windows 2000 (Advanced) Server/2003 Server/XP Professional/Vista,中文版IIS: 5.0 或更高版本MS Office: 2000 或更高版本(统计报表中的透视分析表需要利用 Excel 程序)注意: Professional 版本的操作
18、系统 (Win2000 Professional, WinXP) 对 IIS 的连接数有 10 个用户的限制。2.3客户端环境无需任何安装,使用浏览器即可访问,如:IE、Firefox、Safari、Chrome、360浏览器、搜狗浏览器等。3安装与卸装3.1安装试用本系统,您不必下载、安装。我们提供在线试用服务,网址:。可为您省去下载、安装、配置等步骤。确需本地安装使用者,需准备好IIS。3.1.1 确定安装的机器系统采用B/S结构,只需安装在一台服务器上,其他用户通过IE浏览器即可访问、无需任何安装。普通的PC机就可用做服务器,但出于稳定性考虑,尽量不要安装在有较多桌面操作的个人机器上。目
19、前支持的数据库有Access、SQL Server,试用版只提供Access。另外,服务器需提前安装好 IIS。3.1.2安装步骤(1)下载安装包,网址:,再将安装包解压缩到一个临时目录。(2)运行该目录下的setup.exe,按照指示逐步操作,直至完成。3.1.3开始访问如果在服务器上访问,启动IE浏览器,键入网址即可进入;如果从其它机器访问,将其中的“localhost”换成本服务器的机器名或IP地址。最初的用户名、密码都是Admin。3.2卸装从控制面板启动添加/删除程序,找到HCGIS,Click“更改/删除”,按照指示逐步操作即可。4系统管理系统管理是整个系统的指挥中心,用户账号与权
20、限、数据表、统计报表、提醒模板、选项字典等基础架构都在这里创建、维护,进入系统管理需拥有系统管理权限。系统管理界面如下图所示:从上图可以看出,系统管理包括:用户管理、数据表管理、选项字典、操作日志4个部分。4.1用户管理本系统允许多个用户同时登录使用,此部分描述如何管理用户的登录帐号及访问权限。系统不限制您开通多少用户账号,但会限制同时在线的用户数,不得超过购买的并发用户数。4.1.1用户账号从左侧Click用户帐号,右侧即列出现有的用户账号,如上图所示。4.1.1.1账号基本信息Click列表中某用户号,弹出该用户帐号的基本信息,如下图所示:说明:用户账号的状态有“正常”、“停用” 两种,处
21、于“停用”状态的用户账号拒绝登录。账号性质有2种:个人账号和公共账号。个人账号通常赋给单独的个人使用,同一时刻只能从一台机器登录使用;公共账号通常给一类人共同使用,允许从不同的机器同时登录使用,一般权限较小,如Guest账号。限定登录IP,限定可登录的网络位置(IP地址),如未填表示不限定。4.1.1.2用户的数据表操作权限系统提供比较完善的权限控制,分配权限的步骤是:首先确定哪类人员使用本系统,在数据表管理中创建相应的角色并定义其权限;再指派用户拥有的角色,用户即可获得相应权限。用户对数据表的操作权限,包括新增、删除、修改、查询数据等,都是通过其拥有的数据表角色来控制。利用此界面为用户指派角
22、色,一个用户可以拥有多个角色。如下图所示:参照用户:选择一个现有用户,系统将列出参照者当前的角色权限,以供选择。通常用于依照某人的角色权限,授予给另一个人。4.1.1.3用户的系统管理权限可授予用户系统管理权限,有2种:一种是系统管理员,可管理用户帐号、数据表、选项字典、操作日志等所有系统设置,通常分配给全局性的技术管理人员;另一种是数据表管理员,可管理数据表的字段设置、角色权限设置、统计报表设计、表单模板设计、提醒模板设计,通常分配给部门级管理人员。例如,与人事薪资相关的数据表的管理权,可以交给人事经理,与销售相关的数据表的管理权,可以交给销售经理。如下图所示:4.1.1.4相关数据显示数据
23、表中哪些字段值填有该用户,以及填了多少记录,可反映该用户的参与程度。4.1.1.5增删改用户帐号Click用户列表右上角的“新增”Button即弹出新增用户帐号页面。界面形式及规则与修改页面基本相同。从用户列表左侧的Checkbox选取您要删除的用户帐号,Click右上角的“删除”即可。删除用户时,数据表记录中填有此用户的字段值也将被清空,删除前请参考该用户的相关数据。如果仅仅阻止该用户登录使用,不必作删除操作,修改它的状态为停用就可以。关于已删除用户的操作历史:用户只要登录、使用过此系统,就会留下详尽的操作日志,删除用户时其操作日志不会被抹杀掉,您仍可查询操作日志、追踪他的操作历史。4.1.
24、1.6导入导出用户帐号您现有的数据如果含有用户列表,可通过Excel文件导入本系统。系统可自动过滤已有的用户帐号。Click“导入”,按照指示逐步操作即可。用户帐号可导出成Excel文件,以便作额外的处理,Click“导出”然后下载Excel文件即可。4.1.2在线用户从左侧Click在线用户,右侧即列出当前正处于登录状态的用户。如下图所示:4.2数据表管理数据表管理用于管理本系统的数据表,包括数据表的字段设置、角色权限、报表设计、表单模板、提醒模板。4.2.1相关数据显示数据表中已有的记录数、附件数、总计大小(字节)等统计信息,帮助您了解数据表的状况。Click数据表树中的相关数据即可,如下
25、图所示:4.2.2增删数据表从数据表树底部选择相应的操作,即可增、删、修改数据表。如下图所示:说明:如何在数据表树选中一个数据表:Click数据表树中的数据表,使得该数据表处于选中状态(灰底),然后就可以修改、删除了。状态:有“正常”、“停用”两种,处于“停用”状态的数据表,一般用户是访问不到的。数据表类别:您可以将将数据表分成若干类别,系统会采用目录树的形式归类列出,视觉上更清晰。设置数据表类别下拉选项的位置:系统管理选项字典数据表类别。不列入数据表、公开发布、过滤字段、匿名帐号:请参见5.2.10 公布您的数据表。记录唯一性的控制方式:(1)联合唯一:已设置唯一性的字段,联合起来的值不允许
26、重复录入。例如,某公司每月发放一次工资,同一员工同一月份不应该存在多条薪资记录,因此可以将“员工薪资表”中的“工号”和“月份”设置成唯一性,且将该表设置成“联合唯一”。录入新数据时,只要相同“工号”及“月份”的记录已经存在,就会拒绝录入。(2)各自唯一:已设置唯一性的字段,各自都不允许重复录入。例如,某公司的客户信息包含“联系电话”和“联系Email”,为了保证客户信息的唯一性,可以将“联系电话”和“联系Email”设置成唯一性,且将该表设置成“各自唯一”。录入新数据时,只要“联系电话”或“联系Email”已经存在,就会拒绝录入。4.2.3数据表顺序如果数据表较多,可从视觉上按某种逻辑排序,使
27、之更加清晰明了。Click数据表树底部的“调整顺序”Button,即可进入顺序设置页面。4.2.4字段设置与Excel类似,本系统可自定义数据表的字段。字段的数据类型有11种:数值、文字、文字段、日期、日期和时间、下拉框、勾选框、Email、超链、附件、自动编号。从左侧的数据表树Click字段设置,右侧即列出现有的字段,如下图所示:4.2.4.1字段详细信息Click字段列表中某字段号,弹出该字段的详细信息,如下图所示:4.2.4.2字段类型数值型数值型字段通常是指能加减乘除的数据,如职工工资,可进一步设置以下信息:小数位数:用户录入或者通过公式计算后保留的小数位数,多余的位数将按尾数处置规则
28、自动舍弃。是否显示千分位:显示数据时是否加入千分位符号。例如,3445.12是无千分位形式,3,455.12是加入了千分位的形式。尾数处置:过多小数位数的处理规则,以保留2位小数为例说明:(1)四舍五入,如输入3455.123将自动处理为3455.12,输入3455.125将自动处理为3455.13;(2)截断,多余的小数位数无条件丢弃,如输入3455.123和3455.125都将自动处理为3455.12;(3)见尾即进,如果有效小数位之后的第一个小数位是非0,则不论该数大小都向前进一位,如输入3455.123和3455.125都将转换为3455.13,输入3455.1201则转换位3455.
29、12。平均值计算:有2种计算平均值方式,一是按记录数求平均,如:员工平均工资=工资之和/记录数;另一种是按某种公式求平均,如:产品销售均价=销售额之和/销售量之和。2种计算方式任由您设置。如下图所示:文字型文字型字段用于存储文字型数据,如姓名、住址等,可进一步设置以下信息:长度(字符):用户在界面上允许输入的最大长度。一个汉字与一个英文字母都算作长度1。允许的最大长度为120。文字段型文字段型字段用于存储多行文字,如一段文字、一篇文章等,可进一步设置以下信息:显示行数:界面上该字段显示的行数。最大长度为:32k字符。日期型日期型字段用于存储日期数据,如生日、报到日期等。本系统提供弹出式日期选择
30、页面,方便用户的输入,Click日期输入框旁边的小按钮,即弹出选择页面。如下图所示:其中,红线圈定的日期为当前系统日期,背景为黄色的日期为当前选中的日期。日期型数据的输入格式要求:YYYY-MM-DD缺省值:可填写CurrentDate,代表以系统当前日期作为缺省值。日期和时间型字段日期和时间型字段用于存储日期和时间数据,如约会时间等。系统提供弹出式日期和时间选择页面,方便用户的输入,Click输入框旁边的小按钮,即弹出选择页面。如下图所示:其中,红线圈定的日期为当前系统日期,背景为黄色的日期为当前选中的日期。日期和时间型数据的输入格式要求:YYYY-MM-DD HH-MM-SS缺省值:可填写
31、CurrentTime,代表以系统当前时间作为缺省值。下拉框型字段下拉框型字段用于存储下拉选择型的数据,如员工性别。如下图所示:下拉框型字段对应的下拉选项,在“选项字典”里进行设置。勾选框型字段勾选框型字段也是用于录入、存储选择型的数据。如“售后服务管理”中的服务工程,每一次服务中可能涉及多个服务工程,可以设定为勾选框型字段。如下图所示:勾选框型字段对应的选项,在“选项字典”里进行设置。Email型字段Email型字段用于存储Email地址。输入Email型数据时系统将作合法性检查,显示时系统自动加入下划线的超链形式,Click该Email文字能与Outlook等email软件关联。超链型字段超链型字段用于存储超链地址,显示时系统自动加入下划线的超链形式,Click该超链文字能打开所指向的资源。本系统支持文件超链、HTTP超链,例如:mycomputercreadme.txt,等。附件型字段附件型字段用于上传附件到系统中,供其它用户下载。系统可以限定上传附件的文件类型、大小,详见系统管理中的“系统配置文件”。自动编号型自动编号型字段用于自动生成各类流水号,如:定单编号,格式为:编号前缀+日期部分+编号部分。每当新增记录时,系统
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