山东省机关公文处理规定及常用公文格式大全.docx

1、山东省机关公文处理规定及常用公文格式大全中共兖州市委办公室关于印发中共山东省机关公文处理规定（试行）的通知各镇（街道）党委，市委各部委，各人民团体党组，市人武部党委：公文处理工作是各级党的机关的一项很重要的基础性工作，这项工作做得如何，直接关系到党委机关工作能否正常运转，关系到党的路线、方针、政策和各级党委决策部署能否得到及时传达贯彻。为不断改进和规范公文处理工作，以更好地适应各级党委和新形势、新任务的要求，现将中共山东省机关公文处理规定（试行）印发，望各镇（街）、有关部门高度重视，学习、领会、掌握好规定（试行）的基本原则和有关规定，正确严格地贯彻执行。中共兖州市委办公室2005年6月20日

2、中共山东省机关公文处理规定（试行）第一章总则第一条为促进中共山东省各级机关（以下简称党的机关）公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据中国共产党机关公文处理条例及有关规定，结合我省实际，制度本规定。第二条党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，通报和发布重要事项的工具。第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列衔接有序的工作。第四条公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到统一规范、准确及时、安全保密。第五条党的机关办公室（

3、厅）主管本机关的公文处理工作，主要任务是：制定实施本机关公文处理规章制度；负责本机关公文的制发、收文处理及公文的管理、清退、归档等工作；负责公文处理中的督促检查、安全保密工作；对下级机关的公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训。第六条党的机关办公室（厅）应设立秘书部门或配备秘书人员具体负责公文处理工作。要建立公文处理工作责任制和激励机制，对工作中做出突出成绩的单位和个人，应予以表彰。第七条注重办公自动化、信息化建设，努力改善办公手段，逐步实现公文的网络传输，努力提高工作质量和效率。第八条从事党的机关公文处理工作的秘书人员应为中共党员，一般具有大专以上学历；应具有较高的政治和业务素质，

4、勤于学习，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，乐于奉献。第二章公文种类第九条党的机关公文种类主要有：（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定用于对重要事项作出决策和安排。（三）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（四）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知用于发布党内规章、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。（六）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（七）公报用于公开发布重要决定或重大事件。（八）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建

5、议，答复上级机关的询问。（九）请示用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复用于答复下级机关的请示。（十一）条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。（十二）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（十三）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。（十四）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。除上述主要文种外，还有办法、细则等其他文种。办法，主要用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求；细则，条例、规定、办法等的派生文种，主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定。

6、第三章公文格式第十条党的机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。（一）版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加圆括号标明文种组成。版头用套红大字居中印在公文首页上部，括号内标注文种的字不套红印刷。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称。版头使用联署机关名称时，组成版头的“文件”二字置于联署机关名称后中间位置。（二）份号公文印制份数顺序号。由表示顺序号的英文缩写字母“”和阿拉伯数字组成，顶格标注于公文首页版头左上角。标注密级的公文应标明份号。

7、（三）密级公文的秘密等级。顶格标注于份号下方，标注密级的字与字之间空1个字。（四）紧急程度公文送达和办理的时间要求。标注于密级下方。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，其位置按有关电报格式的规定标注。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。公文标注紧急程度的字与字之间空1个字。（五）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方。普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置；标注“签发人”的公文，发文字号居左空1个字标注于横线之上位置；函件的发文字号可标注于机关名称及横线右下方位置。组成发文字号各要

8、素的排列顺序依次为发文机关代字、发文年度、发文顺序号。发文年度采用公元纪年全称，置于“”内。一种版头一般使用一种发文字号；联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。（六）签发人上报公文应标注“签发人”。“签发人”位于横线之上发文字号右侧，后面加冒号。“签发人”后面居右空1个字标注签发人姓名。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名，其排列顺序按联署机关顺序由上至下排列。（七）横隔线隔开公文版头部分与行文部分的横线。有固定版头的普发性公文，由两侧宽同版心的红色横线、中间加红色五角星组成；无固定版头的一般函件等为一条红线，中间不加五角星。横隔线位于版头下沿25毫米处。（八）标题由发文机关全称或规范

9、化简称、公文主题、公文文种组成，位于横隔线下方，居中排列。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号、有的可加顿号或逗号外，一般不加其他标点符号。公文标题文字排列需回行时应做到词意完整、排列对称、庄重大方。联合行文，公文版头使用主办机关名称时，标题中的发文机关使用联署机关名称，也可简化为主办机关名称加“等部门”字样；使用联署机关名称时，标题中可省略发文机关。（九）主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同关型机关的统称，位于标题之下、正文上方，顶格排印，并加冒号。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。（十）正文公文的主体。用来表述公文的内容。标注主送机关的

10、公文，正文位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于标题下方。公文首页正文文字应不少于2行。（十一）附件公文正文的说明、补充或参考材料，是公文的组成部分。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前（正文下空1行左空2字）标注“附”，后标冒号和附件名称；也可在正文中涉及附件内容处，标注“（见附件）”或“（附后）”。有两件及两件以上附件时，应在附件名称前按顺序用阿拉伯数字标明顺序号。附件名称后不标标点符号。附件置于主件之后，与主件装订在一起。附件材料左上角顶格标注“附件”，两件及两件以上附件按顺序标注“附件1”、“附件2”等，后标冒号。被批转的下级机关和被转发的上级、同级机关的公文，不属公文

11、附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。（十二）发文机关署名公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称，标注于正文后空1行右空3个字位置。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应当写明职务。正文末页无空间署名时，可另加空白页标注，并在该页第2行左空2个字标明“（此页无正文）”。（十三）成文日期公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期，联合行文，署最后签发机关领导同志签发日期；特殊情况署印发日期。标注主送机关的公文成文日期标注于正文后发文机关署名下行右空1个字位置；不标注主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。意见、规定等以通

12、知形式印发时，属本机关名义的行文，不署成文日期；属转、印发其他部门的行文，署成文日期。成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日全称。（十四）印章公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文一律加盖发文机关印章。用印要上不压正文，下压发文机关署名或成文日期。联合行文需盖印时，分别在并列平行的联署机关名称位置盖印。（十五）印发传达范围公文发放、传达的范围。一般用于向下普发及无主送机关的公文。标注主送机关的公文，印发传达范围加圆括号标注于成文日期下空1行左空2个字位置；无主送机关的公文加圆括号标注于正文后下空1行左空2个字位置。（十六）主题词主题词按中共中央办公厅秘书局

13、编制的公文主题词表标注，位于抄送机关上方，用一条宽同版心的反线与抄送机关相隔。“主题词”后加冒号。主题词的词目一般在10个以内，词目之间空1个字。主题词由反映公文内容、公文主题及公文种类的词组成，一般根据公文内容和形式，从公文主题词表中选出恰当表达公文主题的词标注。公文主题词表中未涉及的词，可根据公文内容自行拟定，自行拟定的词后加“”。主题词排列顺序应内容在前形式在后，整体在前部分在后，概括在前分述在后，反映中心主题的主题词在前，反映各部分内容的主题词在后。（十七）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方，用一条宽同版心的

14、正线与印制版记相隔，后标冒号。各抄送机关间用顿号或逗号隔开，最后一个秒送机关后标句号。（十八）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成，置于公文末双页码下方。印发机关名称和印发日期单列一行位于同一行的两端；印制份数单列一行加圆括号注明“共印份”标注于印发日期下方居右空1个字位置，此两行之间用一条宽同版心的反线相隔。如属翻印件，则在印发机关名称和印发日期下方单列一行标注翻印机关名称、翻印日期，行间用一条宽同版心的正线相隔。翻印份数单列一行加圆括号标注于翻印日期下方居右空1个字位置，行间用一条宽同版心的反线相隔。第十一条公文用纸幅面规格一般采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可

15、采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。第十二条公文汉字从左至右横排。使用16开型纸张的公文，版心一般为20行，每行25个字；使用A4型纸张的公文，版心一般为22行，每行28个字。行间一般空一个同字号的距离。第十三条党的机关公文版头主要形式及适用范围：（一）中共委文件适用于各级党委发布、传达贯彻党的方针政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示等。（二）中国共产党委员会（）适用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作等。（三）中共委办公室（厅）文件、中共委办公室（厅）（）适用于各级党委办公室（厅）根据授权，

16、传达本级党委或领导机关的指示，答复下级党委或部门的请示，转发上级机关的公文，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作等。（四）中共部文件、中共部（）适用于党委各部委发布本部委职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作等。（五）中共党组（党委）文件、中共党组（）、中共党委（）适用于各级国家机关人民团体、企事业单位等部门党组（党委）对本机关和直属单位的党组织部署工作，向上级党委报告、请示工作等。第十四条党的机关制发电报，执行电报制发的格式规范。第四章公文行文规则第十五条行文应确有需要，可发可不发的公文不发。凡法律法规已有明确规定的不另发文，已全文公开播发见报的一般不另印发文

17、件。行文要简明扼要，文字精练，可长可短的公文要短。第十六条严格按照隶属关系和职权范围行文。党委及其部委职权范围内的工作，以党委及其部委名义行文；非党的机关的部门或单位以本部门、单位党组织名义向党的机关行文。第十七条行文要注重针对性、可操作性。贯彻落实上级机关文件精神的行文，要结合本地区、本部门、本单位实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照转，层层转发。第十八条党的各级机关行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。（一）向上级机关行文，应主送一个上级机关，如需其他上级和相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。（

18、二）向上级机关行文，不得主送、并报和抄送上级机关领导同志个人，不得主送上级机关办公室（厅）。向上级机关的重要行文，不得以本机关办公室（厅）的名义。（三）向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。（四）同级党的机关、党的机关与同级其他机关必要时可联合行文。（五）尽量减少联合行文。纯属党委或政府职权范围内的工作，一般不以党委、政府或党委办公室（厅）、政府办公室（厅）名义联合行文。报党委的文件如有必要同时报政府，主送单位应写“党委、政府”；报政府的文件如有必要同时报党委，主送单位应写“政府并报党委”。主送“党委、政府”的文件，由党委办公室（厅）负责办理；主送“政府并报党委”的文件，由政

19、府办公室（厅）负责办理。（六）党委办公室（厅）根据党委授权，可以向下级党委行文。党委各部委在各自职权范围内可以向下级党委相关部门行文，不得向下级党委发布指示性公文，也不能要求下级党委向本部委报文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。党委工作部门向下级党委相关部门的重要行文，经党委领导同志审签后，文中可表述“已经党委负责同志同意”。（七）不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，一般用函行文。第十九条受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；对于下级机关的请示事项，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其

20、另一上级机关。第二十条向上级机关请示问题，应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经协商并取得一致意见后上报；经协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。党委各部委应向本级党委请示问题，向上级党委主管部门请示重大问题，需经本级党委同意或授权。各级党的机关受理下级机关的请示事项，需要请示上级机关时，另以本机关名义行文，不得以转报形式将下级机关的请示上报上级党的机关。向上级机关请示问题，同时需要说明情况的，以“请示”行文，不以“报告”行文。第二十一条各级党的机关应严格按照行文规则行文，行文一律由机关办公室（厅）统一审核。对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书

21、部门可退回下级呈报机关。第五章公文起草第二十二条起草公文应做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（四）文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。（六）公文中引用的内容必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先

22、用全称，并注明简称。（七）文种、格式使用正确，主、抄送单位标注及密级划定准确。第二十三条公文一般由发文机关起草，也可授权有关部门、单位代起草文稿。部门、单位代党的机关起草文稿，一般应经党委授权或党委领导同志授意，未经党委授权或党委领导同志授意，有关单位认为有必要以党的机关名义行文时，应先行书面请示党委同意。下级机关请求上级机关批转公文，应书面写明理由、行文依据和会签情况。第二十四条起草重要公文应由领导同志亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究与充分论证，征求有关部门的意见。办公室（厅）和有关部门要按照领导同志要求，做好公文起草相关工作。第二十五条书写公文应使用符合存档要求的纸张材料，书面修改和

23、签批公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等，签批、修改时应在公文纸左侧留出装订位置。第六章公文校核第二十六条公文文稿送领导同志审批之前，应由党的机关办公室（厅）进行校核。党的机关办公室（厅）及部门、单位应设立专门岗位或确定专门人员负责文稿校核工作。公文校核的基本任务是协助机关领导同志保证公文质量。第二十七条公文校核的内容是：（一）报批程序是否符合规定；（二）是否确需行文；（三）文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关指示精神，是否完整、准确地体现发文机关意图，并同现行有关公文精神相衔接；（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致

24、意见；（五）所提措施和办法是否切实可行；（六）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、紧急程度、印发传达范围、主题词是否准确恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合中国共产党机关公文处理条例和本规定的要求。第二十八条文稿如需作较大修改，应与起草部门协商或请其修改。经协商仍不能取得一致意见时，应报请领导同志审定。第二十九条联合行文由联署机关的秘书部门进行校核。党委、政府联合行文，公文内容属党委职责范围、起草单位为党委部门的，由党委办公室（厅）校核办理；公文内容属政府职责范围、起草单位为政府部门的，由政府办公室（厅）校核办理。第三十条部门、单位代党的机关起草的文稿

25、，统一由本部门、单位专门岗位或有关人员审核，并经主要责任人审签后，再送党的机关办公室（厅）按程序办理，不得直接送党的机关领导同志个人。未经党的机关办公室（厅）审核的文稿，党的机关领导同志不予受理，由党的机关办公室（厅）退有关部门按程序办理。第三十一条已经党的机关领导同志审定的文稿，在印发之前秘书部门应再作校核。经校核如需作涉及实质性内容的修改，须报原审批领导同志复审。第七章公文签发第三十二条公文须经本机关领导同志审批签发。重要公文由机关主要领导同志签发；涉及某一方面工作的公文由分管领导同志签发。经党委会议讨论通过的公文，由主要领导同志或主要领导同志委托的领导同志签发。党委办公室（厅）根据党委授

26、权印发的公文，一般由党委秘书长或办公室（厅）主任签发，根据公文内容，有的可请党委分管领导同志签发，有的可请党委主要领导同导签发。第三十三条联合行文，由其他联署机关的领导同志会签后，送主办机关领导同志签发。党委、政府联合行文，主要内容属党委职责范围的，由党委办公室（厅）组织会签；主要内容属政府职责范围的，由政府办公室（厅）组织会签。第三十四条党委工作部门代党委及党委、政府起草或要求以党委及党委、政府名义转（印）发的文稿，送党委办公室（厅）组织会签；政府部门代党委、政府起草或要求以党委、政府名义转（印）发的文稿，送政府办公室（厅）组织会签。部门联合代党委、政府起草文稿或要求以党委、政府名义转（印）

27、发文件时，须由各有关部门会签。会签意见不一致时，主办部门应同有关部门协商形成一致意见后再报党委办公室（厅）或政府办公室（厅），经协商仍不能达成一致意见的，应加以说明并将不同意见一并报送。第三十五条领导同志签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间；若圈阅，则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。第八章公文报送第三十六条下级机关向上级机关的行文，统一由其秘书部门编号、登记后报送上级机关办公室（厅）按程序办理。除机关领导同志要求直接报送的公文外，下级机关主送上级机关的公文，不得直接送上级机关领导同志个人。第三十七条各级党的机关需要向上级党的机关报送各类简报类公文，应经上级党的机关办公室（厅）同意并予备

28、案，凡未备案报送的，上级党的机关办公室（厅）可不予受理。第三十八条上级机关对下级机关报送的不符合公文报送程序的公文（文稿），可由上级机关秘书部门退回下级机关重新按程序报送。第三十九条严格按要求的份数报送公文。各市党委、省直各部门党组（党委）等报省委的文件份数，“情况报告”35份、“请示”5份，其他件按另行要求的份数报送。未明确要求报送份数的，由行文单位根据文件内容确定报送份数。省以下各级党的机关要求有关单位报送文件份数自行确定。第四十条上级党的机关要求报送的报告及其他公文，下级机关及有关单位要及时报送；紧急、重要情况要随时报送。有关请求领导同志出席会议、活动等有时限要求事项的“请示”，至少应提

29、前一周时间送达受理请示事项的党的机关办公室（厅）。第九章公文发文办理第四十一条公文发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。（一）核发秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、密级、格式等进行复核。（二）登记记录发文字号、签发人、印发范围和公文印制份数等。发文登记须由专人办理。（三）印制1、公文字体、字号使用应规范统一。公文版头根据字数多少选用合适的字体。公文版头使用一个发文机关名称时，一般用72号长字，版头加括号标明文种的字用1号楷体字。公文份号用4号阿拉伯数字，密级、紧急程度、“附件”、“主题词”用3号黑体字，发文字号用4号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。主标题用2号小标宋

30、体字、副标题用3号楷体字，“签发人”、主送机关、正文、“附”、发文机关署名、印发传达范围、“此页无正文”用3号仿宋体字，“抄送”、成文日期中的年月日用4号仿宋体字。印发、转发、批转类公文的通知部分用3号楷体字。主题词词目用3号小标宋体字。印制版记中的印发机关、抄送机关名称和印发日期中的汉字用4号仿宋体字，印发日期中的数字用4号阿拉伯数字。印制份数中的汉字用小4号仿宋体字、数字用小4号阿拉伯数字。2、公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。除意见及规章类

31、等公文序数可跨层次使用外，结构层次序数一般不跨层次使用。结构层次序数使用汉字时后面标顿号，使用阿拉伯数字时后面标下圆点，汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号。公文正文内的标题单独成行时后面不标标点符号。3、公文必须由机关内部打字（文印）室、机关印刷厂（所）或经省、市保密委员会办公室（保密局）批准定点的印刷厂保密车间印制。涉密公文在印制过程中要采取严格保密措施，尽量减少接触人员，绝密级公文要指定专人录入、校对、印刷、装订。承印单位对印刷废版、废页及不应归档的软盘等必须及时监销。第四十二条发送、传递公文，必须进行编号、登记，并严格履行交接手续。发送涉密公文，使用发文通知单登记。发文通知单一式两联，一联随公文发出，一联留存备查。涉密公文要在封、包、袋上标明所装公文的最高密级；有时限要求的，标明紧急程度。发送绝密级公文，使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的专用信封，信封的封口及中封处应加盖密封单或加密封条；使用袋子封装时，袋子的接缝处应使用双线缝纫，袋口应用铅志进行双道密封。第四十三条涉密公文必须通过机要交通、机要通信或指定专人送达，不得通过普通邮政或其他渠道传递；设有机要文件交换站的城市，在市内传递涉密公文，可以通过机要文件交换站进行。机密级以上公文和密码电报，须由机要人员专车递送。机要交通递送公文实