行政工作管理规范.doc

1、行政工作管理规范一、总则1.为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。2.公司综合管理部门负责本制度的组织实施和管理监督。二、 接待1.凡客人来访的，前台文员礼貌询问后让座于接待厅。2.及时通报来访部门和相关人员。三、 办公室行为规范1. 为加强公司各部门的管理，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制定本规范。2. 员工应以认真负责的态度，严谨务实的作风做好本职工作，办公讲求效率。3. 员工应自觉遵守上下班作息时间，上班时间：8：30-17：30，12:00-13:00为午

2、休时间，严格执行作息时间，上班不迟到、不早退、不准中间私自离岗。4. 办公时间要保持肃静，不准串岗聊天；嘻闹、高声喧哗和争吵等影响办公环境的行为。5. 下午下班后，无需要加班人员，应及时离开办公区域，晚上需要加班人员要获得部门负责人批准。 6. 各办公室内公共物品要摆设整齐，办公桌要干净整洁，做好物品的标识和定置管理。7. 保持办公环境优美清洁，不得随意丢弃杂物等，爱护办公室公共财物，节约用水用电；做好办公室防盗和安全工作。暂定每周五下午下班前，公司所有员工统一打扫卫生，卫生区域实行各部门分区分片，具体到个人，轮换打扫。具体安排由综合管理部组织。8. 公司电话使用只限于联系业务以及工作相关事宜

3、，不得用于私话。9. 各部门电脑要妥善保管，未经允许任何人不得私自动用其他部门电脑，不得私自拆卸、组装等，如有问题，及时上报综合管理部。10. 公司电脑网络使用只限与公司工作内容有关的事宜；上班期间严禁上网娱乐（如：QQ农场、斗地主、聊天、看电影）等行为，每发现一次，将给予处罚。11. 公司职工上班时须衣着整洁、得体。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班，严禁穿拖鞋上班。12. 下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。13. 接听电话应及时不得超过响铃三声，如受话人不在座位或暂不能接听，就

4、近同事应主动接听，接听电话应语气温和、礼貌应答，重要电话须做好记录，待受话人回来应及时转告。14. 本制度由公司综合管理部负责监督检查执行情况。对违反规定者，综合部将视情节轻重给予警告、记过等处罚。四、 办公用品管理规定1. 为使公司办公用品及设备申购、发放工作规范化，特制订本规定。2. 办公用品及设备的申购、发放，须遵从“方便工作、节省开支”的原则。申购要从实际需要出发。员工使用办公用品和设备时要爱护，杜绝浪费。3. 本规定所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品，档案柜等低值易耗器具。4. 办公用品的申购实行集中管理，由综合管理部负责，综合管理部应根据各部门需求填写“办公用品审批表”报总

5、经理批准，综合管理部文员负责保管和发放，并做好登记。5. 各部门需用办公用品，须由个人或领用部门填写“物品领用单” ，到综合管理部文员处领取。6. 办公室传真机、复印机由综合管理部专人负责管理，出现问题，应及时反映，通知维修人员及时维修，任何人不得私自拆卸。7. 不得将公司的办公用品、资料、设备、器材等作私用。8. 员工借用工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装，若因自身原因造成工具、物品丢失或损坏，由借用人作出赔偿；出现故障应及时向上级报告。9. 本规定未尽事宜，按公司有关的规章制度执行。五、会议管理制度1.为进一步完善议事规则和决策程序，提高公司会议质量，确保公司行政和业务工作顺利开展

6、及信息通达，特指定本制度。2. 会议原则，会议应做好充分准备、要注重会议质量、提高会议效率等原则，会议的组织、安排由各部门内勤文员或综合管理部负责。3. 适用范围，本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如总经理办公会议、公司行政办公例会、部门会议等。4. 总经理办公会议：（一）召集、主持：总经理办公会议由综合管理部负责召集，总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。（二）参会人员：总经理、副总经理、财务经理、营销总监及总经理指定参加的有关人员。（三）会议时间：会议由总经理根据公司不同阶段的经营发展需要，临时决定开会时间。（四）会议内容：5. 部门会议：（一）部门会议由各部门负责人根据工作

7、需要召开。（二）部门会议主要内容：各部门日常事务工作；本部门阶段性性工作总结及下阶段工作安排；传达公司行政会议决策，组织贯彻、落实。6. 全体员工会议（一）召集、主持与记录：全体员工会议由综合管理部负责召集，由总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。（二）参会人员：公司全体员工。（三）会议时间：根据需要不定期召开。9. 会议制度要求 ：（一）所有应与会人员必须准时参加，均不得缺席、迟到、早退，遇特殊情况应在会议开始前半小时向直接上级领导请假，会议记录人员登记到会情况。 （二）主持人须在会议前与相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。（三）所有会议的会议纪要由会议记录员在会议结束后3个工作日内，以电子邮件形式或复印件发送到各与会人员，并文件（含电子文档）备案。（四）所有参会人员应将手机设置在无声或振动状态下。 六、人事管理制度1. 招聘录用制度2. 新员工报道入职流程3. 员工转正定级考核4. 内部人事岗位变动5. 员工离职制度6. 薪酬制度7. 考勤制度8. 人事档案管理制度等，以上关于人事管理制度、原则、流程等详见人事工作管理手册。七、财务管理制度八、合同管理制度九、出入库管理制度十、印章管理制度附言：以上为XXX商贸有限公司日常的行政工作管理规范，以公司工作管理暂行条例为执行依据，具体细则请参照相关管理制度。以上解释权归综合管理部门 综合管理部 2010.07.22