行政工作管理规范.doc

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行政工作管理规范

一、总则

1.为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

2.公司综合管理部门负责本制度的组织实施和管理监督。

二、接待

1.凡客人来访的，前台文员礼貌询问后让座于接待厅。

2.及时通报来访部门和相关人员。

三、办公室行为规范

1.为加强公司各部门的管理，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制定本规范。

2.员工应以认真负责的态度，严谨务实的作风做好本职工作，办公讲求效率。

3.员工应自觉遵守上下班作息时间，上班时间：

8：

30-17：

30，12:

00-13:

00为午休时间，严格执行作息时间，上班不迟到、不早退、不准中间私自离岗。

4.办公时间要保持肃静，不准串岗聊天；嘻闹、高声喧哗和争吵等影响办公环境的行为。

5.下午下班后，无需要加班人员，应及时离开办公区域，晚上需要加班人员要获得部门负责人批准。

6.各办公室内公共物品要摆设整齐，办公桌要干净整洁，做好物品的标识和定置管理。

7.保持办公环境优美清洁，不得随意丢弃杂物等，爱护办公室公共财物，节约用水用电；做好办公室防盗和安全工作。

暂定每周五下午下班前，公司所有员工统一打扫卫生，卫生区域实行各部门分区分片，具体到个人，轮换打扫。

具体安排由综合管理部组织。

8.公司电话使用只限于联系业务以及工作相关事宜，不得用于私话。

9.各部门电脑要妥善保管，未经允许任何人不得私自动用其他部门电脑，不得私自拆卸、组装等，如有问题，及时上报综合管理部。

10.公司电脑网络使用只限与公司工作内容有关的事宜；上班期间严禁上网娱乐（如：

QQ农场、斗地主、聊天、看电影）等行为，每发现一次，将给予处罚。

11.公司职工上班时须衣着整洁、得体。

男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班，严禁穿拖鞋上班。

12.下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

13.接听电话应及时不得超过响铃三声，如受话人不在座位或暂不能接听，就近同事应主动接听，接听电话应语气温和、礼貌应答，重要电话须做好记录，待受话人回来应及时转告。

14.本制度由公司综合管理部负责监督检查执行情况。

对违反规定者，综合部将视情节轻重给予警告、记过等处罚。

四、办公用品管理规定

1.为使公司办公用品及设备申购、发放工作规范化，特制订本规定。

2.办公用品及设备的申购、发放，须遵从“方便工作、节省开支”的原则。

申购要从实际需要出发。

员工使用办公用品和设备时要爱护，杜绝浪费。

3.本规定所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品，档案柜等低值易耗器具。

4.办公用品的申购实行集中管理，由综合管理部负责，综合管理部应根据各部门需求填写“办公用品审批表”报总经理批准，综合管理部文员负责保管和发放，并做好登记。

5.各部门需用办公用品，须由个人或领用部门填写“物品领用单”，到综合管理部文员处领取。

6.办公室传真机、复印机由综合管理部专人负责管理，出现问题，应及时反映，通知维修人员及时维修，任何人不得私自拆卸。

7.不得将公司的办公用品、资料、设备、器材等作私用。

8.员工借用工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装，若因自身原因造成工具、物品丢失或损坏，由借用人作出赔偿；出现故障应及时向上级报告。

9.本规定未尽事宜，按公司有关的规章制度执行。

五、会议管理制度

1.为进一步完善议事规则和决策程序，提高公司会议质量，确保公司行政和业务工作顺利开展及信息通达，特指定本制度。

2.会议原则，会议应做好充分准备、要注重会议质量、提高会议效率等原则，会议的组织、安排由各部门内勤文员或综合管理部负责。

3.适用范围，本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如总经理办公会议、公司行政办公例会、部门会议等。

4.总经理办公会议：

（一）召集、主持：

总经理办公会议由综合管理部负责召集，总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。

（二）参会人员：

总经理、副总经理、财务经理、营销总监及总经理指定参加的有关人员。

（三）会议时间：

会议由总经理根据公司不同阶段的经营发展需要，临时决定开会时间。

（四）会议内容：

5.部门会议：

（一）部门会议由各部门负责人根据工作需要召开。

（二）部门会议主要内容：

各部门日常事务工作；

本部门阶段性性工作总结及下阶段工作安排；

传达公司行政会议决策，组织贯彻、落实。

6.全体员工会议

（一）召集、主持与记录：

全体员工会议由综合管理部负责召集，由总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。

（二）参会人员：

公司全体员工。

（三）会议时间：

根据需要不定期召开。

9.会议制度要求：

（一）所有应与会人员必须准时参加，均不得缺席、迟到、早退，遇特殊情况应在会议开始前半小时向直接上级领导请假，会议记录人员登记到会情况。

（二）主持人须在会议前与相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。

（三）所有会议的会议纪要由会议记录员在会议结束后3个工作日内，以电子邮件形式或复印件发送到各与会人员，并文件（含电子文档）备案。

（四）所有参会人员应将手机设置在无声或振动状态下。

六、人事管理制度

1.招聘录用制度

2.新员工报道入职流程

3.员工转正定级考核

4.内部人事岗位变动

5.员工离职制度

6.薪酬制度

7.考勤制度

8.人事档案管理制度

等，以上关于人事管理制度、原则、流程等详见《人事工作管理手册》。

七、财务管理制度

八、合同管理制度

九、出入库管理制度

十、印章管理制度

附言：

以上为XXX商贸有限公司日常的《行政工作管理规范》，以《公司工作管理暂行条例》为执行依据，具体细则请参照相关管理制度。

以上解释权归综合管理部门

综合管理部

2010.07.22