程项目档案管理办法.docx

1、程项目档案管理办法 深圳市威彦达电力工程监理有限公司SHENZHEN WEIYANDA ELECTRIC POWER ENGINEERING SUPERVISION CO., LTDB/0 初版实施REVAUTHCHKD BYMODISTATUS版本/版次编写 审核 变更状态批准令 本版文件于二OO八年 月 日开始实施，发文范围内遵照执行。 批准人： 文件号DOCUMENT NO.WYD-ZH-MC-002密 级 主题词 KEYWORDS档案 管理 办法紧急程度ISO9001+ISO14001+OHSAS18001管理体系三 阶 文 件深圳市威彦达电力工程监理有限公司工程项目档案管理办法版权所

2、有 Page 1 of 12修 改 页版次修改原因修改章节修改内容概述备注B/0初版1、目的为逐步实现我公司工程档案管理规范化、标准化，符合上级档案管理部门的要求，同时有效指导我司工程档案的操作和管理，提高工程档案的的利用价值，特制订本办法。2、适用范围适用于公司工程档案的管理。3、依据文件根据中华人民共和国档案法、电力工业企事业档案分类规则、供电企业档案分类表、深圳市城市建设档案归档范围和其它相关文件及作业指导书。4、定义无。5、内容与方法5.1资料归档及上架变电站、电缆、线路、扩建工程根据监理资料归档清单进行核对、整理、立卷归档后上架。上架按部门分类、资料的性质区分、档号顺序排列。5.2档

3、案保管5.2.1 主要目的是避免档案损坏和遭受破坏。5.2.1.1在档案的流动和利用过程中，要避免档案的磨损加速老化。5.2.1.2 档案所处的环境和保管档案的条件，需做到“八防”问题，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等因素对档案的破坏。5.2.1.3 档案保管期限参见深圳供电局科技档案（69大类）归档范围及保管期限表（见附件2）。5.3档案移交接收输网监理部移交的工程项目档案时，输变电工程分为土建和电气，土建按“A类表”目录收集整理移交到深圳市城建档案馆，电气、线路、电缆、扩建按“B类表”目录收集整理移交到深圳市供电局。5.3.1“A类表”移交程序5.3.1.1 “A类表”

4、目录收集整理移交深圳市城建档案馆，档案预验收由该项目部总监理工程师组织，下列人员应该参加：总监理工程师、监理员、档案员；施工单位技术负责人、档案员。5.3.1.2 工程项目档案预验收时，先电话预约城建档案业务人员预验收时间，到现场提供初验意见。5.3.1.3 按照城建档案业务人员出具的深圳市建设工程档案预验收意见书对工程档案进行整改。5.3.1.4 移交“A类表”时，应提供如下资料：5.3.1.4.1 整理立卷的A类档案原件一套，复印两套；5.3.1.4.2 “A类表”深圳市建设工程档案预验收意见书原件；5.3.1.4.3 深圳市城建档案移交书一式三份（见附录1）；5.3.1.4.4 建设单位

5、出具的移交竣工档案授权书；5.3.1.4.5 档案员上岗证及刻录光盘。5.3.2“B类表”移交程序 按照业主要求，工程项目档案及移交书（见广电集团长OAK工程档案管理）各需一式两份。5.4档案整理5.4.1质量要求5.4.1.1移交工程项目档案时需按深圳市城建档案馆目录幅画一律用A4纸（297210mm），小于标准的应用以上尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。裱贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，签署意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应折成A4 纸大小。5.4.1.2资料员文字材料必须书写工整，字迹清晰，一律打印，或用黑色碳素墨水书写

6、，严禁使用签字笔、圆珠笔和铅笔书写、签批。如确有外单位形成不符合书写要求（如签字笔、圆珠笔书写或复写纸复写等），但又难以整改的文件材料时，资料员应进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码。5.4.2 装订资料员文字材料必须装订，用绵线三孔一线方式装订成册。装订前应逐份检查并去除原用于装订的各种金属物、塑料、硬纸板等。（在未组成案卷之前，可先用线装订成件，并装入指定的档案盒内。每卷内容排列顺序为：案卷封面卷内目录文件材料备考表封底。）5.4.3 编号卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；正面编在右下角，背面编在左下角，空白页的不编号；图纸的页号编写在右下角，成套图样或印刷成册文件，不必

7、重新编号；页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸上，一律用号码机进行编页码，顺序均从“1”开始，一页一号，一卷一个顺序号，各卷之间不连续编页号。案卷目录及卷内目录一律打印。5.4.4 组卷工程项目档案的组卷应按”问题（内容）分部(分项)工程”分类,然后按档案材料的保管期限(永久为50年以上、长期为1650年、短期为15年以下)分别组卷。如果同一卷数量过多，难以装订，可分开装订成多卷，每个案卷的顺序号编制均由“1”开始，然后须编制总目录一式多份，分别放置在每卷首页前一同组卷。6附件6.1 深圳市（A）类城建档案移交书附件16.2 深圳供电局科技档案（69大类）归档范围及保管期限表附件1深圳市（A

8、）类城建档案移交书工程名称： 项目档案编号： 工程地址： 建设单位： 设计单位： 移交专业承包单位： 监理单位： 兹向 城建档案馆（室）移交 专业工程档案共 计卷，其中文字材料计 卷，计 张；竣工图 卷，计 张，照片共 册，计 张，录像带共 盒，计 分钟，磁盘 片，光盘 1 张，载竣工图电子文件计 个，扫描电子文件 个。附：工程档案移交目录 页。移交单位（单位公章）： 负责人（签名）： 移交人（签名）： 档案员证号： 移交时间： 年 月 日取走移交书人（签名）： 联系电话： 接收单位（业务公章/单位公章）： 接收人（签名）： 接收时间： 年 月 日 档案行政管理部门郑重告知：1.工程档案形成单

9、位应当按照档案法、建设工程质量管理条例、深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）及其他有关规定，对建设项目的工程文件进行收集、归档，并按期向城建档案管理机构移交；2.工程档案应当齐全、系统、完整，内容真实、准确；3.移交书及移交目录填写真实；4.不按期移交工程档案，涂改、伪造档案，未尽妥善保管档案责任，导致档案损失，将受到法律的处分和处罚；5.移交工程档案不真实，不准确，导致利用者经济损失，将承担相应的经济责任。填写说明：一、建设单位向城建档案管理机构移交A类城建档案时，档案移交单位为建设单位，档案接收单位为城建档案管理机构（属进馆保管范围档案）；施工、监理等单位向建设单位移交B类城建档案时，档

10、案移交单位为施工或监理等单位，档案接收单位为建设单位（B类城建档案属分流由建设单位保管范围的档案，建设单位应当严格按照档案保管规范要求管理好）；二、B类城建档案移交书及目录一份原件附在A类城建档案移交书后面。附件2深圳供电局科技档案（69大类）归档范围及保管期限表 一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限生产调度1深圳市 110KV、220KV、500KV供电电网地理分布图永久2深圳电力网系统供电结线图永久3深圳电力网系统配电网络结线图永久4深圳电力系统一次运行结线图长期5电力系统运行、计划、通知、调度关系确定文件材料长期6有关电力系统设备命名、编号、典型调度接线图系统阻抗图、变压器母

11、线短路容量表长期7系统运行结线方式、运行分析、总结、无功、电压管理与分析文件材料长期8典型的负荷日志长期9运行方式编制、调度运行月报长期10重大系统事故前后的有关记录和录音带长期11电力系统继电保护自动装置的计划、总结、整定、计算、通知等文件材料长期12继电优护与自动装置运行年报和运行分析、专著、统计等材料长期13各项通讯工程的批文、协议永久14通讯电缆工程全套竣工档案永久15载波装置、远动装置、微波装置、设备图纸和使用说明书长期16总机设备图纸及说明书长期17模拟盘的整套资料长期18电子计算机技术计划、总结、图表等材料长期 一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限科研1开题报告、任务

12、书、批准书永久2协议书、委托书、合同永久3研究方案、计划、调查研究报告永久4实验记录、图表、照片永久5实验分析、计算、整理数据永久6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久9成果申报、鉴定、审批成果推广应用材料永久10考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件长期、基本建设可行性研究任务书1项目建议书及批复 永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书、计划任务书永久设计基础材料1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2 地形

13、、地貌、控制点、建筑物构筑物及重要设备安装测量定位观测记录永久3水文、气象、地震等其他设计基础材料永久设计文件1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术试验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批永久 一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限工程管理文件1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承发包合同、协议书、招标、租赁文件永久3施工执照4环保、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书永久施工文件1土建施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工

14、安全措施、施工工艺短期 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 建筑材料试验报告长期 设计变更、工程更改商洽单材料代用核定审批长期 施工定位测量、地质勘察永久 土、岩试验报告、基础处理基础工程施工图永久 施工记录、日记、大事记永久 隐蔽工程验收记录永久 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久 分项、分部、单位工程质量检查、评定长期 交工验收记录证明长期 施工总结、技术总结 竣工报告、竣工验收报告永久2. 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单材料、零部件、设备代用审批长期 焊接

15、试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期 隐藏工程检查验收记录长期一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限施工文件 强度、密闭性试验报告长期 设备调试记录短期 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期 系统调试、试验记录长期 管线标高、位置、坡度测记录长期 管钱清洗、通水、消毒记录短期 中间交工验收记录证明、工程质量评定长期 竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单材料、零部件、设备代用审批长期 调试、整定记录长期 性能测试和校和长期 施工安装记录、质

16、量检查评定、事故处理报告长期 操作、联动试验短期 电气装置交接记录短期 中间交工验收记录、工程质量评定长期 竣工报告、竣工验收报告长期竣工文件1.项目竣工验收报告永久2.项目质量评审材料永久3.工程现场声像材料永久4.竣工验收会议决议文件永久5.全部竣工图 调度自动化、通信工程竣工图：电气部分、竣工图、土建水工部分竣工图永久 架空线路竣工图；机电安装部分竣工图；杆塔部分竣工图永久一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限竣工文件 电力电缆工程竣工图及材料：敷设、安装部分竣工图，电缆接头及参数，1OKV以上电缆安装敷设布置图 永久 四季路灯工程竣工图：供电系统地理接线图，路灯电缆竣工图永久

17、 电气一次部分电气二次部分竣工图；站通信、自动化系统设备布置、安装部分竣工图、站建筑物竣工图（建筑、结构给排水、电系统）；站屋外构架部分竣工图永久 自身用房基建（生产、办公、生活用户、住宅）竣工图；主建筑物部分建筑、结构、辅助建部分、辅助设施部分、给排水、暖通、电气部分涉外文件1. 询价、报价、投标文件、招标文件短期2. 合同、合同附件永久3. 谈判协议、议定书永久4. 谈判记录长期5. 谈判过程中外商提交的材料短期6. 出国考察及收集来的有关材料短期7. 国外各设计阶段文件永久8. 各设计阶段审查议定书永久9. 技术问题来往函电短期10. 国外设备材料检验及设计联络永久11. 国外设备储存、

18、运输短期12. 开箱检验记录、商检及索赔永久13. 国外设备、材料的防腐、保护措施短期14. 外国技术人员现场提供的文件材料长期财务、器材管理1. 财务计划、年度计划短期2. 工程概算、预算、决算永久3. 主要材料消耗、器材管理短期4. 交付使用的固定资产永久一、归档范围及保管期限项目归 档 范 围保管期限其他资料1.有关的国外技术标准短期2.有关的专利说明短期四、设备仪器1.设备、材料出厂合格证长期2.设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单短期3.设备、图纸说明书长期4.设备测验、验收记录长期5.设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期二、科技档案不需要归档的主要范围1、110kV以下线路工程图纸与竣工资料，由公司资料室保存。2、35kV以下变电站工程图纸与竣工资料，由公司资料室保存。