程项目档案管理办法.docx
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程项目档案管理办法
深圳市威彦达电力工程监理有限公司
SHENZHENWEIYANDAELECTRICPOWERENGINEERINGSUPERVISION
CO.,LTD
B/0
初版
实施
REV
AUTH
CHKDBY
MODI
STATUS
版本/版次
编写
审核
变更
状态
批
准
令
本版文件于二OO八年月日开始实施，发文范围内遵照执行。
批准人：
文件号DOCUMENTNO.
WYD-ZH-MC-002
密级
主题词KEYWORDS
档案管理办法
紧急程度
ISO9001+ISO14001+OHSAS18001管理体系
三阶文件
深圳市威彦达电力工程监理有限公司
工程项目档案管理办法
版权所有Page1of12
修改页
版次
修改原因
修改章节
修改内容概述
备注
B/0
初版
1、目的
为逐步实现我公司工程档案管理规范化、标准化，符合上级档案管理部门的要求，同时有效指导我司工程档案的操作和管理，提高工程档案的的利用价值，特制订本办法。
2、适用范围
适用于公司工程档案的管理。
3、依据文件
根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企事业档案分类规则》、《供电企业档案分类表》、《深圳市城市建设档案归档范围》和其它相关文件及作业指导书。
4、定义
无。
5、内容与方法
5.1资料归档及上架
变电站、电缆、线路、扩建工程根据《监理资料归档清单》进行核对、整理、立卷归档后上架。
上架按部门分类、资料的性质区分、档号顺序排列。
5.2档案保管
5.2.1主要目的是避免档案损坏和遭受破坏。
5.2.1.1在档案的流动和利用过程中，要避免档案的磨损加速老化。
5.2.1.2档案所处的环境和保管档案的条件，需做到“八防”问题，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等因素对档案的破坏。
5.2.1.3档案保管期限参见深圳供电局科技档案（6—9大类）归档范围及保管期限表（见附件2）。
5.3档案移交
接收输网监理部移交的工程项目档案时，输变电工程分为土建和电气，土建按“A类表”目录收集整理移交到深圳市城建档案馆，电气、线路、电缆、扩建按“B类表”目录收集整理移交到深圳市供电局。
5.3.1“A类表”移交程序
5.3.1.1“A类表”目录收集整理移交深圳市城建档案馆，档案预验收由该项目部总监理工程师组织，下列人员应该参加：
总监理工程师、监理员、档案员；施工单位技术负责人、档案员。
5.3.1.2工程项目档案预验收时，先电话预约城建档案业务人员预验收时间，到现场提供初验意见。
5.3.1.3按照城建档案业务人员出具的《深圳市建设工程档案预验收意见书》对工程档案进行整改。
5.3.1.4移交“A类表”时，应提供如下资料：
5.3.1.4.1整理立卷的A类档案原件一套，复印两套；
5.3.1.4.2“A类表”《深圳市建设工程档案预验收意见书》原件；
5.3.1.4.3《深圳市城建档案移交书》一式三份（见附录1）；
5.3.1.4.4建设单位出具的《移交竣工档案授权书》；
5.3.1.4.5档案员上岗证及刻录光盘。
5.3.2“B类表”移交程序
按照业主要求，工程项目档案及移交书（见广电集团长OAK工程档案管理）各需一式两份。
5.4档案整理
5.4.1质量要求
5.4.1.1移交工程项目档案时需按深圳市城建档案馆目录幅画一律用A4纸（297×210mm），小于标准的应用以上尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。
裱贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，签署意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。
大于标准的应折成A4纸大小。
5.4.1.2资料员文字材料必须书写工整，字迹清晰，一律打印，或用黑色碳素墨水书写，严禁使用签字笔、圆珠笔和铅笔书写、签批。
如确有外单位形成不符合书写要求（如签字笔、圆珠笔书写或复写纸复写等），但又难以整改的文件材料时，资料员应进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码。
5.4.2装订
资料员文字材料必须装订，用绵线三孔一线方式装订成册。
装订前应逐份检查并去除原用于装订的各种金属物、塑料、硬纸板等。
（在未组成案卷之前，可先用线装订成件，并装入指定的档案盒内。
每卷内容排列顺序为：
案卷封面——卷内目录——文件材料——备考表——封底。
）
5.4.3编号
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；正面编在右下角，背面编在左下角，空白页的不编号；图纸的页号编写在右下角，成套图样或印刷成册文件，不必重新编号；页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸上，一律用号码机进行编页码，顺序均从“1”开始，一页一号，一卷一个顺序号，各卷之间不连续编页号。
案卷目录及卷内目录一律打印。
5.4.4组卷
工程项目档案的组卷应按”问题（内容）—分部（分项）工程”分类,然后按档案材料的保管期限（永久为50年以上、长期为16～50年、短期为15年以下）分别组卷。
如果同一卷数量过多，难以装订，可分开装订成多卷，每个案卷的顺序号编制均由“1”开始，然后须编制总目录一式多份，分别放置在每卷首页前一同组卷。
6．附件
6.1《深圳市（A）类城建档案移交书》附件1
6.2深圳供电局科技档案（6—9大类）归档范围及保管期限表
附件1
深圳市（A）类城建档案移交书
工程名称：
项目档案编号：
工程地址：
建设单位：
设计单位：
移交专业承包单位：
监理单位：
兹向城建档案馆（室）移交专业工程档案共计卷，其中文字材料计卷，计张；竣工图卷，计张，照片共册，计张，录像带共盒，计分钟，磁盘片，光盘1张，载竣工图电子文件计个，扫描电子文件个。
附：
工程档案移交目录页。
移交单位（单位公章）：
负责人（签名）：
移交人（签名）：
档案员证号：
移交时间：
年月日
取走移交书人（签名）：
联系电话：
接收单位（业务公章/单位公章）：
接收人（签名）：
接收时间：
年月日
档案行政管理部门郑重告知：
1.工程档案形成单位应当按照《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》及其他有关规定，对建设项目的工程文件进行收集、归档，并按期向城建档案管理机构移交；2.工程档案应当齐全、系统、完整，内容真实、准确；3.移交书及移交目录填写真实；4.不按期移交工程档案，涂改、伪造档案，未尽妥善保管档案责任，导致档案损失，将受到法律的处分和处罚；5.移交工程档案不真实，不准确，导致利用者经济损失，将承担相应的经济责任。
填写说明：
一、建设单位向城建档案管理机构移交A类城建档案时，档案移交单位为建设单位，档案接收单位为城建档案管理机构（属进馆保管范围档案）；施工、监理等单位向建设单位移交B类城建档案时，档案移交单位为施工或监理等单位，档案接收单位为建设单位（B类城建档案属分流由建设单位保管范围的档案，建设单位应当严格按照档案保管规范要求管理好）；二、B类城建档案移交书及目录一份原件附在A类城建档案移交书后面。
附件2
深圳供电局科技档案
（6—9大类）归档范围及保管期限表
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
㈠
生
产
调
度
1．深圳市110KV、220KV、500KV供电电网地理分布图
永久
2．深圳电力网系统供电结线图
永久
3．深圳电力网系统配电网络结线图
永久
4．深圳电力系统一次运行结线图
长期
5．电力系统运行、计划、通知、调度关系确定文件材料
长期
6．有关电力系统设备命名、编号、典型调度接线图系统阻抗
图、变压器母线短路容量表
长期
7．系统运行结线方式、运行分析、总结、无功、电压管理与分
析文件材料
长期
8．典型的负荷日志
长期
9．运行方式编制、调度运行月报
长期
10．重大系统事故前后的有关记录和录音带
长期
11．电力系统继电保护自动装置的计划、总结、整定、计算、
通知等文件材料
长期
12．继电优护与自动装置运行年报和运行分析、专著、统计等
材料
长期
13．各项通讯工程的批文、协议
永久
14．通讯电缆工程全套竣工档案
永久
15．载波装置、远动装置、微波装置、设备图纸和使用说明书
长期
16．总机设备图纸及说明书
长期
17．模拟盘的整套资料
长期
18．电子计算机技术计划、总结、图表等材料
长期
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
㈡
科
研
1．开题报告、任务书、批准书
永久
2．协议书、委托书、合同
永久
3．研究方案、计划、调查研究报告
永久
4．实验记录、图表、照片
永久
5．实验分析、计算、整理数据
永久
6．实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
7．实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
8．阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
9．成果申报、鉴定、审批成果推广应用材料
永久
10．考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件
长期
㈢、基本建设
⑴可行性研究任务书
1．项目建议书及批复
永久
2．可行性研究报告
永久
3．项目评估
永久
4．环境预测、调查报告
永久
5．设计任务书、计划任务书
永久
⑵
设计
基础
材料
1．工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察
记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2．地形、地貌、控制点、建筑物构筑物及重要设备安装测量定
位观测记录
永久
3．水文、气象、地震等其他设计基础材料
永久
⑶
设
计
文
件
1．初步设计
永久
2．技术设计
永久
3．施工图设计
短期
4．技术秘密材料、专利文件
永久
5．设计计算书
长期
6．关键技术试验
永久
7．总体规划设计
永久
8．设计评价、鉴定及审批
永久
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
⑷
工程
管理
文件
1．征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
2．承发包合同、协议书、招标、租赁文件
永久
3．施工执照
4．环保、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书
永久
⑸
施
工
文
件
1．土建施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施
工安全措施、施工工艺
短期
⑶原材料及构件出厂证明、质量鉴定
⑷建筑材料试验报告
长期
⑸设计变更、工程更改商洽单材料代用核定审批
长期
⑹施工定位测量、地质勘察
永久
⑺土、岩试验报告、基础处理基础工程施工图
永久
⑻施工记录、日记、大事记
永久
⑼隐蔽工程验收记录
永久
⑽工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理
报告
永久
⑾分项、分部、单位工程质量检查、评定
长期
⑿交工验收记录证明
长期
⒀施工总结、技术总结
⒁竣工报告、竣工验收报告
永久
2.设备及管线安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
⑶设计变更、工程更改洽商单材料、零部件、设备代用审批
长期
⑷焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
⑸隐藏工程检查验收记录
长期
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
⑸
施
工
文
件
⑹强度、密闭性试验报告
长期
⑺设备调试记录
短期
⑻施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
⑼系统调试、试验记录
长期
⑽管线标高、位置、坡度测记录
长期
⑾管钱清洗、通水、消毒记录
短期
⑿中间交工验收记录证明、工程质量评定
长期
⒀竣工报告、竣工验收报告
长期
3．电气、仪表安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
短期
⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
⑶设计变更、工程更改洽商单材料、零部件、设备代用审批
长期
⑷调试、整定记录
长期
⑸性能测试和校和
长期
⑹施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
长期
⑺操作、联动试验
短期
⑻电气装置交接记录
短期
⑼中间交工验收记录、工程质量评定
长期
⑽竣工报告、竣工验收报告
长期
⑹
竣
工
文
件
1.项目竣工验收报告
永久
2.项目质量评审材料
永久
3.工程现场声像材料
永久
4.竣工验收会议决议文件
永久
5.全部竣工图
⑴调度自动化、通信工程竣工图：
电气部分、竣工图、土建
水工部分竣工图
永久
⑵架空线路竣工图；机电安装部分竣工图；杆塔部分竣工图
永久
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
⑹
竣
工
文
件
⑶电力电缆工程竣工图及材料：
敷设、安装部分竣工图，电
缆接头及参数，1OKV以上电缆安装敷设布置图
永久
⑷四季路灯工程竣工图：
供电系统地理接线图，路灯电缆竣
工图
永久
⑸电气一次部分电气二次部分竣工图；站通信、自动化系统
设备布置、安装部分竣工图、站建筑物竣工图（建筑、结
构给排水、电系统）；站屋外构架部分竣工图
永久
⑹自身用房基建（生产、办公、生活用户、住宅）竣工图；
主建筑物部分建筑、结构、辅助建部分、辅助设施部分、
给排水、暖通、电气部分
⑺
涉
外
文
件
1.询价、报价、投标文件、招标文件
短期
2.合同、合同附件
永久
3.谈判协议、议定书
永久
4.谈判记录
长期
5.谈判过程中外商提交的材料
短期
6.出国考察及收集来的有关材料
短期
7.国外各设计阶段文件
永久
8.各设计阶段审查议定书
永久
9.技术问题来往函电
短期
10.国外设备材料检验及设计联络
永久
11.国外设备储存、运输
短期
12.开箱检验记录、商检及索赔
永久
13.国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
14.外国技术人员现场提供的文件材料
长期
⑻财
务、
器材
管理
1.财务计划、年度计划
短期
2.工程概算、预算、决算
永久
3.主要材料消耗、器材管理
短期
4.交付使用的固定资产
永久
一、归档范围及保管期限
项目
归档范围
保管
期限
⑼其他资料
1.有关的国外技术标准
短期
2.有关的专利说明
短期
四、
设备
仪器
1.设备、材料出厂合格证
长期
2.设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
短期
3.设备、图纸说明书
长期
4.设备测验、验收记录
长期
5.设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
二、科技档案不需要归档的主要范围
1、110kV以下线路工程图纸与竣工资料，由公司资料室保存。
2、35kV以下变电站工程图纸与竣工资料，由公司资料室保存。
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