财务报销手册1.docx

1、财务报销手册1财务报销手册1为便于各部门、各位老师同学办理报销业务，提高工作效率和服务质量，根据国家有关财务和审计制度的规定，结合学校实际情况，财务处制作了此报销手册。一、报销流程及相关要求 （一）网上预约报销流程 在此过程中，可以对预约进行修改和取消。修改预约项的复选框中打勾，点击修改按钮，可修改报销内容。 在需要取消预约项的复选框中打勾，点击取消预约按钮，取消预约。（二）财务处上门报销流程及要求 相关表格及整理要求可以在财务处网站上下载。（三）财务处现场报销流程及要求1、流程2、要求（1）在准备工作中，需要注意以下事项：1）“支付凭证” 可在财务处网页下载，需要清晰加盖实体部门公章、部门“

2、财务一支笔”（或项目负责人）亲笔签字，完整填写经费项目号（非卡号），经费项目号码必须字迹清楚，易于辨认。现金及POS进卡等非转账业务、银行汇款应分开填写支付凭证。2）每次报销须携带经费卡。如新进人员第一次报销无经费卡，财务处每周三下午制作新的经费卡，只要在该时间之前通过网上经费认领手续的，就可在每周四起，凭校园卡或工作证到中北校区财务处112室领取经费卡。3）准备报销的票据应印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”的正规发票或收据，并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。客户栏应填写“华东师范大学”，完整填写日期、摘要（内容）、金额（大小写相符）。4）准备报销的每张原始票

3、据反面须清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章、经办人签字。为准确、及时反映学校当年的真实收支情况，各类费用须在当年及时报帐。特殊情况（如科研经费、进修费、单位无经费计划等）在当年确实不能报销的，方可下年度报销，期限不能超过两年。5）购买各类仪器设备和家具需先通过设备处办理申购手续，由设备处验收后再到财务处报销，报销的验收单上的经费号码与支付凭证上一致，且只能使用支票或转账的支付方式。加工测试费、购买低值材料或设备维修，发票均需先至设备处盖章后报销，金额超过1000元须通过银行转账，单张或累计发票金额超过3000元，需要附带协议；单张或累计发票金额超过5000元时，需要附

4、带合同。6）购买图书资料另须提供购书清单或详细书名，非书店购买须提供相符供货单位电脑小票，月结或年结的费用需附结算清单。如使用“985”或“211”经费购买书籍、资料，需要先通过图书馆的验收。购买进口图书或在国外杂志发表论文，需要附相关的付款凭证。7）外地出差报销应填写外埠出差报销单（财务处网页可下载），并清晰加盖实体部门公章，由部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章。外埠出差报销单上“负责人”一栏的签章与“出差人”一栏的签章不可为同一人，如“出差人”为项目负责人本人，则“负责人”可由院系负责人签章。研究生调研另须提供调研报告（研究生院网可下载）并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。野外考察

5、须在出差单上注明，附签收单并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。差旅补贴有以下几种情况：正常外埠出差中有住宿费用发生的，按老师每人每天50元的标准发放出差补贴（博士补贴标准与老师相同），硕士为每人每天25元。野外和滩涂考察调研出差，按老师每人每天80元（博士同）发放补贴，硕士为每人每天50元。出海考察采样，按老师每人每天100元（博士同）发放补贴，硕士为每人每天70元。特别注意的是：会议差旅中发生的住宿费必须有食宿自理证明方可给予以上情形中的出差补助。出差时间超过一个月的，超出日期的伙食补助按原标准的30%计。出差开会时发生的会议注册费，凭主办方的会议通知，计入外地出差费；外埠学习所发生的旅

6、费等也计入外地差旅费。但下列费用不属外埠出差费用：出差途中或期间因病所发生的费用；本市远郊旅费。8）市内出差、乘坐公共交通工具的应填写市内出差报销单（财务处网页可下载），并清晰加盖实体部门公章，由部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章。9）出国期间发生的相关费用，需凭签报报销。通过旅行社代理的国内外出差，不仅需要行程单和机票发票，还需提供与旅行社签订的合同。10）举办大型会议，需事先签报并做详细会议预算；小型会议附会议会签表和详细会议预算。11）办公用品购置必须按实列支，购买金额在500元以上的需提供明细清单。外地办公用品购置，需附情况说明。12）课题协作费、制作费、印刷费、测试费、加工费等内

7、容的发票单张或累计金额超过3000元的需要协议，超过10000元的需要合同。若购买物品为设备，则10000元以上需要协议，30000元以上需要合同。所有协议与合同都由分管的职能部门（科技处、社科处、学科办等）签定，且相关经费均需转账付款。13）基建、修缮等工程类支出报销，需要另附审计报告或由审计处负责人签字。14）根据国务院现金管理暂行条例，为预防和降低现金周转风险，确保资金安全，单张或累计发票金额超过1000元的，可以由财务处通过银行转账支付，也可使用银行卡支付。如果使用银行卡支付，则需要提供银联签购单。如办理时并未拿到发票，可以填写借款单，以借款的方式通过银行委托付款，不可事先用现金或银行

8、卡直接支付。如报销金额超过10万元的，须分管副处长签字；超过30万元，须处长签字。15）人员经费通过网上申报系统办理。16）大额支付住宿费、印刷费、复印费、材料费等，除提供合同外，还需提供详细清单。17）版面费报销需附通知；出版费报销需提供出版合同，由相关职能部门审定（科技处、社科处、学科办等），并通过银行转账支付。18）在财务处办理暂借款事项的，借款人必须是学校在编在岗的教职工、研究生并提供工号、学号。本专科学生、临时工和非本校教职工不得借款。一人借款未冲帐，则该人不得再次借款。借款须填写一式三联的借款单，注明日期、部门、项目、用途、金额（大小写）、付款方式及借款人，部门“财务一支笔”（或项

9、目负责人）签章，加盖实体部门公章。严格实行各项暂付款一事一借，一借一清，不清不借的管理原则，借款用途应与实际支出相符。银行转账借款：1万元（含1万元）以下由柜面审核；1万元-10万元（含10万元）由科长审批；10万元-30万元（含30万元）由副处长审批；30万元以上由处长审批。现金借款：1万元（含1万元）以下由柜面审核；1万元-5万元（含5万元）由科长审批；5万元-10万元（含10万元）以上须由分管副处长审批；10万元以上由处长审批。19）现金报销超过5000元，或银行卡（POS机）报销超过10000元，需要提前进行电话预约。如打入银行卡（POS机），需携带个人工商银行（上海）硬卡。为了尽量减

10、少教师的报销等候时间，一般个人的预约报销金额一次不超过三万。预约电话：中山校区（62233384） 闵行校区（54344658）20）网上已进行预约报销的，如果现金报销金额超过5000元或银行卡（POS机）报销超过10000元，仍需进行电话预约。一般流程是先确定现金预约时间，再确认网上预约报销时间，并按照约定的时间直接到财务处报销窗口报销，不再取号。一般情况下网上预约的每个时间段只能报销一笔业务，并且报销金额不能超过5000元。（2）在取号过程中的注意事项：快速通道报销仅限于各类落账、论文答辩费、博士生安家费、个人保险理赔、困难补助、托费以及发票张数小于等于3张的报销业务。其余情况需按正常报销

11、通道取号。二、报销地点中北校区财务处：办公楼111室闵行校区财务处：行政楼101室三、报销时间（一）正常时期（法定节假日除外）中北校区上午：8:1511：00 下午：13:3016:00 闵行校区上午：8:1511：00 下午：12:3016:00（二）寒、暑假时期中北校区（每周一、三、五）上午：8:3011：00 下午：14:0016:00 闵行校区（每周二、四）上午：8:3011：00 下午：13:0015:30注：闵行校区根据班车时间调整（三）每周三下午学习不办理业务四、与报销相关的其他财务事项（一）经费卡遗失了，凭校园卡到中北校区办公楼112室挂失，并缴纳补卡费；根据制卡人指定的时间凭

12、缴费收据领取新卡。（二）项目负责人可在个人的公共数据库“IC卡信息”中查询到自己所有项目的经费余额，在“科研信息”中查询项目的分类预算的余额和经费使用情况。（三）项目负责人在项目预算范围内报销，如需调整项目预算额度，需经相关职能部门（科技处、社科处、学科办等）审批。（四）教师个人工资卡或酬金卡遗失后，应及时告知财务处，同时将本人的校园卡和新办银行卡复印在同张A4纸上，签名确认并注明更换卡类型（工资卡或酬金卡），交至闵行校区财务处办公楼110室（54344628）。五、财务处其他业务科室联系方式中北校区办公楼1、108室 开具收据发票、凭证查询 622357742、112室 科研项目预算、结题审批 62232260闵行校区行政楼1、107室 账务查询 543446842、107室 项目结题审批 543446943、110室 人员经费网上申报 543446284、101室 学生账号修改、开具收据 54344673