财务报销手册1.docx

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财务报销手册1

财务报销手册1

为便于各部门、各位老师同学办理报销业务，提高工作效率和服务质量，根据国家有关财务和审计制度的规定，结合学校实际情况，财务处制作了此报销手册。

一、报销流程及相关要求

（一）网上预约报销流程

①在此过程中，可以对预约进行修改和取消。

修改预约项的复选框中打勾，点击修改按钮，可修改报销内容。

在需要取消预约项的复选框中打勾，点击取消预约按钮，取消预约。

（二）财务处上门报销流程及要求

②相关表格及整理要求可以在财务处网站上下载。

（三）财务处现场报销流程及要求

1、流程

2、要求

（1）在准备工作中，需要注意以下事项：

1）“支付凭证”可在财务处网页下载，需要清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”（或项目负责人）亲笔签字，完整填写经费项目号（非卡号），经费项目号码必须字迹清楚，易于辨认。

现金及POS进卡等非转账业务、银行汇款应分开填写支付凭证。

2）每次报销须携带经费卡。

如新进人员第一次报销无经费卡，财务处每周三下午制作新的经费卡，只要在该时间之前通过网上经费认领手续的，就可在每周四起，凭校园卡或工作证到中北校区财务处112室领取经费卡。

3）准备报销的票据应印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”的正规发票或收据，并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。

客户栏应填写“华东师范大学”，完整填写日期、摘要（内容）、金额（大小写相符）。

4）准备报销的每张原始票据反面须清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章、经办人签字。

为准确、及时反映学校当年的真实收支情况，各类费用须在当年及时报帐。

特殊情况（如科研经费、进修费、单位无经费计划等）在当年确实不能报销的，方可下年度报销，期限不能超过两年。

5）购买各类仪器设备和家具需先通过设备处办理申购手续，由设备处验收后再到财务处报销，报销的验收单上的经费号码与支付凭证上一致，且只能使用支票或转账的支付方式。

加工测试费、购买低值材料或设备维修，发票均需先至设备处盖章后报销，金额超过1000元须通过银行转账，单张或累计发票金额超过3000元，需要附带协议；单张或累计发票金额超过5000元时，需要附带合同。

6）购买图书资料另须提供购书清单或详细书名，非书店购买须提供相符供货单位电脑小票，月结或年结的费用需附结算清单。

如使用“985”或“211”经费购买书籍、资料，需要先通过图书馆的验收。

购买进口图书或在国外杂志发表论文，需要附相关的付款凭证。

7）外地出差报销应填写《外埠出差报销单》（财务处网页可下载），并清晰加盖实体部门公章，由部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章。

外埠出差报销单上“负责人”一栏的签章与“出差人”一栏的签章不可为同一人，如“出差人”为项目负责人本人，则“负责人”可由院系负责人签章。

研究生调研另须提供调研报告（研究生院网可下载）并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。

野外考察须在出差单上注明，附签收单并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。

差旅补贴有以下几种情况：

①正常外埠出差中有住宿费用发生的，按老师每人每天50元的标准发放出差补贴（博士补贴标准与老师相同），硕士为每人每天25元。

②野外和滩涂考察调研出差，按老师每人每天80元（博士同）发放补贴，硕士为每人每天50元。

③出海考察采样，按老师每人每天100元（博士同）发放补贴，硕士为每人每天70元。

特别注意的是：

会议差旅中发生的住宿费必须有食宿自理证明方可给予以上情形①中的出差补助。

出差时间超过一个月的，超出日期的伙食补助按原标准的30%计。

出差开会时发生的会议注册费，凭主办方的会议通知，计入外地出差费；外埠学习所发生的旅费等也计入外地差旅费。

但下列费用不属外埠出差费用：

出差途中或期间因病所发生的费用；本市远郊旅费。

8）市内出差、乘坐公共交通工具的应填写《市内出差报销单》（财务处网页可下载），并清晰加盖实体部门公章，由部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章。

9）出国期间发生的相关费用，需凭签报报销。

通过旅行社代理的国内外出差，不仅需要行程单和机票发票，还需提供与旅行社签订的合同。

10）举办大型会议，需事先签报并做详细会议预算；小型会议附会议会签表和详细会议预算。

11）办公用品购置必须按实列支，购买金额在500元以上的需提供明细清单。

外地办公用品购置，需附情况说明。

12）课题协作费、制作费、印刷费、测试费、加工费等内容的发票单张或累计金额超过3000元的需要协议，超过10000元的需要合同。

若购买物品为设备，则10000元以上需要协议，30000元以上需要合同。

所有协议与合同都由分管的职能部门（科技处、社科处、学科办等）签定，且相关经费均需转账付款。

13）基建、修缮等工程类支出报销，需要另附审计报告或由审计处负责人签字。

14）根据国务院现金管理暂行条例，为预防和降低现金周转风险，确保资金安全，单张或累计发票金额超过1000元的，可以由财务处通过银行转账支付，也可使用银行卡支付。

如果使用银行卡支付，则需要提供银联签购单。

如办理时并未拿到发票，可以填写借款单，以借款的方式通过银行委托付款，不可事先用现金或银行卡直接支付。

如报销金额超过10万元的，须分管副处长签字；超过30万元，须处长签字。

15）人员经费通过网上申报系统办理。

16）大额支付住宿费、印刷费、复印费、材料费等，除提供合同外，还需提供详细清单。

17）版面费报销需附通知；出版费报销需提供出版合同，由相关职能部门审定（科技处、社科处、学科办等），并通过银行转账支付。

18）在财务处办理暂借款事项的，借款人必须是学校在编在岗的教职工、研究生并提供工号、学号。

本专科学生、临时工和非本校教职工不得借款。

一人借款未冲帐，则该人不得再次借款。

借款须填写一式三联的借款单，注明日期、部门、项目、用途、金额（大小写）、付款方式及借款人，部门“财务一支笔”（或项目负责人）签章，加盖实体部门公章。

严格实行各项暂付款"一事一借，一借一清，不清不借"的管理原则，借款用途应与实际支出相符。

银行转账借款：

1万元（含1万元）以下由柜面审核；1万元-10万元（含10万元）由科长审批；10万元-30万元（含30万元）由副处长审批；30万元以上由处长审批。

现金借款：

1万元（含1万元）以下由柜面审核；1万元-5万元（含5万元）由科长审批；5万元-10万元（含10万元）以上须由分管副处长审批；10万元以上由处长审批。

19）现金报销超过5000元，或银行卡（POS机）报销超过10000元，需要提前进行电话预约。

如打入银行卡（POS机），需携带个人工商银行（上海）硬卡。

为了尽量减少教师的报销等候时间，一般个人的预约报销金额一次不超过三万。

预约电话：

中山校区（62233384）

闵行校区（54344658）

20）网上已进行预约报销的，如果现金报销金额超过5000元或银行卡（POS机）报销超过10000元，仍需进行电话预约。

一般流程是先确定现金预约时间，再确认网上预约报销时间，并按照约定的时间直接到财务处报销窗口报销，不再取号。

一般情况下网上预约的每个时间段只能报销一笔业务，并且报销金额不能超过5000元。

（2）在取号过程中的注意事项：

快速通道报销仅限于各类落账、论文答辩费、博士生安家费、个人保险理赔、困难补助、托费以及发票张数小于等于3张的报销业务。

其余情况需按正常报销通道取号。

二、报销地点

中北校区财务处：

办公楼111室

闵行校区财务处：

行政楼101室

三、报销时间

（一）正常时期（法定节假日除外）

中北校区

上午：

8:

15—11：

00下午：

13:

30—16:

00

闵行校区

上午：

8:

15—11：

00下午：

12:

30—16:

00

（二）寒、暑假时期

中北校区（每周一、三、五）

上午：

8:

30—11：

00下午：

14:

00—16:

00

闵行校区（每周二、四）

上午：

8:

30—11：

00下午：

13:

00—15:

30

注：

闵行校区根据班车时间调整

（三）每周三下午学习不办理业务

四、与报销相关的其他财务事项

（一）经费卡遗失了，凭校园卡到中北校区办公楼112室挂失，并缴纳补卡费；根据制卡人指定的时间凭缴费收据领取新卡。

（二）项目负责人可在个人的公共数据库“IC卡信息”中查询到自己所有项目的经费余额，在“科研信息”中查询项目的分类预算的余额和经费使用情况。

（三）项目负责人在项目预算范围内报销，如需调整项目预算额度，需经相关职能部门（科技处、社科处、学科办等）审批。

（四）教师个人工资卡或酬金卡遗失后，应及时告知财务处，同时将本人的校园卡和新办银行卡复印在同张A4纸上，签名确认并注明更换卡类型（工资卡或酬金卡），交至闵行校区财务处办公楼110室（54344628）。

五、财务处其他业务科室联系方式

中北校区办公楼

1、108室开具收据发票、凭证查询62235774

2、112室科研项目预算、结题审批62232260

闵行校区行政楼

1、107室账务查询54344684

2、107室项目结题审批54344694

3、110室人员经费网上申报54344628

4、101室学生账号修改、开具收据54344673