展会准备培训资料展会前必看汇编.docx

1、展会准备培训资料展会前必看汇编展会参展准备 (Planning & Promotion)1) 展示品类 / 组成 参加团队2) 预算案/制作 整体计划书3) 决定展示主题 4) 布置/展柜 计划 5) 宣传计划 (Promotion)6) 资料制作 : 印刷/出版7) 宾馆 / 机票 预订8) 提交服务申请书 9) 航运(SHIPPING)10) 展会场 派遣人力管理1) 展示品类 / 组成参展团队 展示品类 应在展会3个月前确定好。 一位专门 展会 担当者一个担当主导来运作整个展会比较适合。 展示宣传, 展柜 Design, 人力管理等要有着一贯性，会给参展的客人们留下一种统一而整体的印象。

2、每年定期参加海外展会的话，有必要选拔专门1人来进行 展会专业培训。 展会 担当者的 职务 展会流程了解- 展会的最后期限为准，对展会的各项规定理解并准守。最近流行网上系统，信息网上更新。申请成功后会发放账号和密码。不是非常忙碌的话，最好把信息都打印出来 做成一本册子为 最安全。 制作 整体计划书根据参展手册 制定一份时间表 及 确认点检表。 交通整理展会担当要与展会组织方有着良好的联系关系。规定事项，展会变动等 要及时与展会组织方进行确认。 也要对整体计划书 进行状况及活动进行详细确认。2) 预算案/制作 整体计划书预算案要提前准备，在展会各个阶段需要多少预算，有必要提前预测。 另一个方面 也

3、为展会预算提前确保。 预算案如下：展会 预算预算项目(ITEM)费用(COST)预算金额(Extimated)实际金额(Actual)差额(Difference)1。 展位租金 2。 展位布置a。 展柜 设计 / 制作b。 展柜 租赁 及 采购c。 展柜 施工(设置 及 拆除)d。 图像 显示器e。 各种 工具道具f。 照明布置3。 展柜物品a。 家具(桌子/椅子/垃圾桶)b。 地毯c。 盆栽d。 白板e。 电脑/打印机 租赁f。 影音 设备(TV/摄像机/DVD 等)4。 海运/保管a。 运费b。 展示品 保管费c。 通关费d。 保险5。 服务a。 客户管理系统(Badge Reader)b

4、。 电c。 空压机, 排水d。 电话/传真/网络e。 经费(保安)f。 拍照留影g。 保险6。 广告/宣传费a。 印刷/出版费 (传单,宣传画册)b。 其他 各种 印刷物c。 DM 发送费d。 徽章，服装，礼品，纪念品等7。 出差经费a。 交通费b。 住宿费c。 餐费, 接待费, 欢迎会d。 应急资金e。 展会 培训费f。 Sales Meeting总 经 费(Total show Budget) 费用相关 注意事项 展会布置费 相关布置租赁/设置费 等所有费用交齐了，有些还要信用卡的情况。 这是为了防止租赁物品时 拒绝赔偿 提前记录卡号。 告诉卡号的情况下 确认好需要支付前必须需得到同意。

5、人工费像美国的情况，要聘请有劳动条约承认的当地劳动者 布置展柜。 TAX 及 附加税 返还像美国每周的税率都不一样，法国19。8% 等 附加多样的 Tax。 展柜规模较大的话 税金也是不少的 抵扣的话这也是不少的节省。 当地附加税手续公司 不好选择的话 可以利用国内公司 (例: 国家和 附加税)比较手续费的话 没有多大差异。 预备费用 确定预算费用应该充足，发生异常情况时可用于预备费用。3) 决定展示主题 为展会的所有活动一贯而统一，在一个大主题下进行 “展示主题(Theme) 决定。 这是为了给访客留下一贯而深刻的印象。 4) 布置/展柜 计划 重要的部分是设计重点，要能吸引众人眼球。 绚烂

6、的灯光或者 动用美女来集中视线是无意义的。 不能过于华丽会造成产品暗淡无光。 复试结构 展柜租金增加的情况也很多，要确认好进行设计。 展柜布置 计划的顺序展柜Design 构思Design公司及 装修公司 选定展柜Design 内部决定装修公司 通报/装修Design构思图 书面提供 展会主持方/确认展柜布置及 拆除计划附带物品 确认/准备 展柜 设计时 注意事项 展柜设计时 照明的位置要指定好。太亮的颜色会使 展品的小小问题都能清楚体现。 字数尽量减少字体加大。 客人一般集中在 照明所指的方向 所以照明位置要指定好。 设计接待台。 利用大型图片。 比上几个小图片，1张大图片效果更佳。 现在世

7、界倡导绿色。 木工装饰不如多使用 环保材料及 反复利用物品。 不要摆设过多的展品 感觉凌乱。 自然的 参观路线 : 客人不喜欢强行的参观路线。 做些休息区。 确 认 项 目确 认1。 展柜物品电话/传真电脑(笔记本电脑) LCD TV, 打印机, 软件, DVD徽章 读卡器2。 印刷品促销品/产品 宣传单订货单(Order/Suotation Form) /问卷调查报道资料 名片, 名片座体现市民生活质量状况的指标-恩格尔系数，上海也从1995年的53.4%下降到了2003年的37.2%，虽然与恩格尔系数多在20%以下的发达国家相比仍有差距，但按照联合国粮农组织的划分，表明上海消费已开始进入富

8、裕状态（联合国粮农组织曾依据恩格尔系数，将恩格尔系数在40%-50%定为小康水平的消费，20%-40%定为富裕状态的消费）。3。 宣传礼品, 小礼物展柜内 活动 物品（一）创业机会分析4。 餐饮供应勺子/叉/杯/盘/托盘/水壶/咖啡壶/桶/开瓶器附件（二）：调查问卷设计毛巾/纸巾5。 小道具纸巾/别针/针线包/镜子/书写工具/透明胶带大学生对手工艺制作兴趣的调研急救包/垃圾桶/电话号码表（4） 信息技术优势6。 现场 费用 确认记录者我们认为：创业是一个整合的过程，它需要合作、互助。大学生创业“独木难支”。在知识经济时代，事业的成功来自于合作，团队精神。创业更能培养了我们的团队精神。我们一个集

9、体的智慧、力量一定能够展示我们当代大学生的耐心.勇气和坚强的毅力。能够努力克服自身的弱点，取得创业的成功。 展会场 所需物品 确认清单调研结论：综上分析，我们认为在学院内开发“DIY手工艺品”商店这一创业项目是完全可行的。 展会宣传依赖于 展会组织方?综上所述，DIY手工艺品市场致所以受到认可、欢迎的原因就在于此。我们认为：这一市场的消费需求的容量是极大的，具有很大的发展潜力，我们的这一创业项目具有成功的前提。展会组织是举办方的责任, 但展会场来宾怎么吸引到自己公司柜台，是各个公司的责任了。2、你大部分的零用钱用于何处？ 展会结束后就不用再宣传了?PS:消费者分析展会结束后 让贵宾记忆深刻的宣

10、传，会有这双倍的宣传效果，这是市场营销的基本。 5) 宣传计划 (Promotion) a) 展会主办方 宣传物 展会组织方的 宣传资料目录 最有效的宣传展会宣传册 天花板横幅 要求主办方不停地给你宣传。 这样可以争取到更多机会。 b) 个别邀请 - DM / 发送 邀请函邀请函 一般展会前 2周 以供客户安排时间。 c) 媒体宣传 准备 报道资料d) 一般广告 专业贸易杂志, 展会场内 广告, 当地广告e) 参加 研讨会f) 赞助式的 宣传利用附近宾馆 新闻中心，商务中心，VIP休息室，正式用餐，购物袋，海报，条幅，迎接，营造特殊事件等是宣传的好主意。g) 展会期间的 促销品发放确 认 项

11、目确 认1。 宣传战略 树立( )2。 DM 发送清单 确保( )3。 邀请函 申请( )4。 DM/邀请函 发送( )5。 报道资料/照片 准备( )6。 报道资料/照片 发布( )7。 媒体日/为新闻中心的 准备( )8。 产品 宣传单 准备( )9。 专门杂志等的 一般宣传准备( )10。 小礼品 准备/展会场 活动 计划( )11。 赞助种类 确认/申请( )12。 媒体邀请及 约定时间( )13。 展览后 宣传活动计划( ) 展示宣传 CHECK LIST 6) 资料制作 : 印刷/出版印刷, 出版物按照船期 提前完成, 发航运比较适合。 完成比较晚的话，职员们要自带，不仅仅是重费用

12、可能更高。 产品目录/宣传册/海报 所有资料根据特定地区、参加地、客户，内访客性格进行了解后进行资料本地化。只强求英文资料 效果上会大打折扣。 调查表 样式制作 必要的情况下，为的到展会场访客们的情报制作调查表。 觉得麻烦的话需要申请 客户管理系统(Badge Reader)。 报道资料 描述的时候 不能给人一种广告的印象，根据六何原则要写成报道形式。协商产品的 有点，效果等 分量一搬为1页为最佳。 报道资料最上端 协商报道标题和希望报道日期。记者也有可能需要更多情报，需要留下联系地址，电话，必要的情况也发送照片。 一般 杂志的情况发刊 3个月前, 报纸是 2周前发送。 能看等到1-2报纸上

13、也是很大的收获。 7) 宾馆 / 机票 预订 宾馆 及 机票预订 越是提前可能费用也会相应减少。 一般使用展会官方指定宾馆价格可能高一些。在展会场临近的地方找，会给展会运作有所帮助。 8) 服务申请书 提交电脑, 打印机, 试听觉设备等附加物品租赁，电，自来水，燃气，压缩空气, 电话, 传真, 清洁, 纪念照, 经费, 保险等 针对各服务事项 要提交服务申请书 Dead-Line 前 要提交到相关部门。 根据各服务条款 Dead-Line, 申请样式, 一般各部门有着独立样式。 Dead-Line没有遵守的情况，一般要支付 20% 程度附加费用。 各国电源插头形状各异，也要提前准备。 展柜清洁

14、工作 一搬为自理, 有专门清洁公司的话，也可以单独申请费用。 有昂贵的展品时 需要特别的经费申请。 9) 航运(SHIPPING)展示物品一般利用展会专门的货运公司为最佳。 空运比较航运的价格很高这点要记住，部分国内货运公司虽然做的很好，但是货物到了当地，当地官方代理公司处理不好的情况也可能发生。所以要跟进好。特别是巴西、俄罗斯 都属于国际上恶名昭彰的航运国家，运送费要多计划进去。 展会航运 相关文件1 Invoice/Packing List 各品类 价值记录/展示品的 机种名及序列号 标注 事由书 营业执照 副本 海外展会 参加证明文件 (展柜图纸, 展柜租赁合同书, 外汇汇款单) 保险

15、展会船期 相关文件1 海运 : 釜山 CFS 入库 期望日 (欧洲展会的情况 展会 约50天前)2 航运 : 仁川机场 入库 期望日 (欧洲展会的情况 展会 约 30天前) 10) 展会场 派遣人力 管理确 认 项 目确 认1。 展会场 派遣人力 确定( )2。 宾馆预订( )3。 本地临时助理 预约( )4。 业务 分担( )5。 展会场内 交班计划 确定( )6。 职员培训/ 会议日程 (展会 前 / 展会期间)( )7。 展会场 职员出入证申请( )8。 展会场 停车证申请( )9。 研讨室等 预订( )10。 Catering Service确认 (展会场 内/外, 职员/客户用)( )11。 职员 服装 /公司 徽章 / 名签 准备( )12。 访客 调查表样式 制作 ( 可用 客户管理系统代替 )( )13。 传真/Modem/电脑准备( )14。 职员用 内部 手册准备( ) 展会场 派遣 人力 CHECK LIST 11) 最终确认事项 点检a。 宾馆/机票 预订 确认b。 服务申请书 收到与否 确认c。 展会场 所需物品 确认d。 当地可使用的 信用卡, 旅游支票, 现金等 准备 12) 现场 点检a。 展会布置 设置事项 点检- 是否在 按申请进行准备?- 有必要 追加申请与否?- 有破损时 及时联系相关公司 替换b。 售后、邀请事项准备与否 确认