展会准备培训资料展会前必看汇编.docx
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展会准备培训资料展会前必看汇编
展会参展准备(Planning&Promotion)
1)展示品类/组成参加团队
2)预算案/制作整体计划书
3)决定展示主题
4)布置/展柜计划
5)宣传计划(Promotion)
6)资料制作:
印刷/出版
7)宾馆/机票预订
8)提交服务申请书
9)航运(SHIPPING)
10)展会场派遣人力管理
1)展示品类/组成参展团队
▶展示品类应在展会3个月前确定好。
◦一位专门‘展会担当者’
一个担当主导来运作整个展会比较适合。
展示宣传,展柜Design,人力管理等要有着一贯性,会给参展的客人们留下一种统一而整体的印象。
每年定期参加海外展会的话,有必要选拔专门1人来进行展会专业培训。
◦展会担当者的职务
■展会流程了解
-展会的最后期限为准,对展会的各项规定理解并准守。
最近流行网上系统,信息网上更新。
申请成功后会发放账号和密码。
不是非常忙碌的话,最好把信息都打印出来做成一本册子为最安全。
■制作整体计划书
根据参展手册制定一份时间表及确认点检表。
■交通整理
展会担当要与展会组织方有着良好的联系关系。
规定事项,展会变动等要及时与展会组织方进行确认。
也要对整体计划书进行状况及活动进行详细确认。
2)预算案/制作整体计划书
预算案要提前准备,在展会各个阶段需要多少预算,有必要提前预测。
另一个方面也为展会预算提前确保。
预算案如下:
展会预算
预算项目(ITEM)
费用(COST)
预算金额(Extimated)
实际金额
(Actual)
差额
(Difference)
1。
展位租金
2。
展位布置
a。
展柜设计/制作
b。
展柜租赁及采购
c。
展柜施工(设置及拆除)
d。
图像显示器
e。
各种工具道具
f。
照明布置
3。
展柜物品
a。
家具(桌子/椅子/垃圾桶)
b。
地毯
c。
盆栽
d。
白板
e。
电脑/打印机租赁
f。
影音设备(TV/摄像机/DVD等)
4。
海运/保管
a。
运费
b。
展示品保管费
c。
通关费
d。
保险
5。
服务
a。
客户管理系统(BadgeReader)
b。
电
c。
空压机,排水
d。
电话/传真/网络
e。
经费(保安)
f。
拍照留影
g。
保险
6。
广告/宣传费
a。
印刷/出版费(传单,宣传画册)
b。
其他各种印刷物
c。
DM发送费
d。
徽章,服装,礼品,纪念品等
7。
出差经费
a。
交通费
b。
住宿费
c。
餐费,接待费,欢迎会
d。
应急资金
e。
展会培训费
f。
SalesMeeting
总经费(TotalshowBudget)
※费用相关注意事项
◦展会布置费相关
布置租赁/设置费等所有费用交齐了,有些还要信用卡的情况。
这是为了防止租赁物品时拒绝赔偿提前记录卡号。
。
告诉卡号的情况下确认好需要支付前必须需得到同意。
◦人工费
像美国的情况,要聘请有劳动条约承认的当地劳动者布置展柜。
◦TAX及附加税返还
像美国每周的税率都不一样,法国19。
8%等附加多样的Tax。
展柜规模较大的话税金也是不少的抵扣的话这也是不少的节省。
当地附加税手续公司不好选择的话可以利用国内公司(例:
国家和附加税)比较手续费的话没有多大差异。
◦预备费用确定
预算费用应该充足,发生异常情况时可用于预备费用。
3)决定展示主题
为展会的所有活动一贯而统一,在一个大主题下进行“展示主题(Theme)"决定。
这是为了给访客留下一贯而深刻的印象。
4)布置/展柜计划
重要的部分是设计重点,要能吸引众人眼球。
绚烂的灯光或者动用美女来集中视线是无意义的。
不能过于华丽会造成产品暗淡无光。
复试结构展柜租金增加的情况也很多,要确认好进行设计。
◦展柜布置计划的顺序
展柜Design构思
Design公司及装修公司选定
展柜Design内部决定
装修公司通报/装修
Design构思图书面提供展会主持方/确认
展柜布置及拆除计划
附带物品确认/准备
※展柜设计时注意事项
➡展柜设计时照明的位置要指定好。
太亮的颜色会使展品的小小问题都能清楚体现。
字数尽量减少字体加大。
➡客人一般集中在照明所指的方向所以照明位置要指定好。
➡设计接待台。
➡利用大型图片。
比上几个小图片,1张大图片效果更佳。
➡现在世界倡导绿色。
木工装饰不如多使用环保材料及反复利用物品。
➡不要摆设过多的展品感觉凌乱。
➡自然的参观路线:
客人不喜欢强行的参观路线。
➡做些休息区。
确认项目
确认
1。
展柜物品
电话/传真
电脑(笔记本电脑)LCDTV,打印机,软件,DVD
徽章读卡器
2。
印刷品
促销品/产品宣传单
订货单(Order/SuotationForm)/问卷调查
报道资料名片,名片座
体现市民生活质量状况的指标---恩格尔系数,上海也从1995年的53.4%下降到了2003年的37.2%,虽然与恩格尔系数多在20%以下的发达国家相比仍有差距,但按照联合国粮农组织的划分,表明上海消费已开始进入富裕状态(联合国粮农组织曾依据恩格尔系数,将恩格尔系数在40%-50%定为小康水平的消费,20%-40%定为富裕状态的消费)。
3。
宣传礼品,小礼物
展柜内活动物品
(一)创业机会分析4。
餐饮供应
勺子/叉/杯/盘/托盘/水壶/咖啡壶/桶/开瓶器
附件
(二):
调查问卷设计 毛巾/纸巾
5。
小道具
纸巾/别针/针线包/镜子/书写工具/透明胶带
大学生对手工艺制作兴趣的调研 急救包/垃圾桶/电话号码表
(4)信息技术优势6。
现场费用确认记录者
我们认为:
创业是一个整合的过程,它需要合作、互助。
大学生创业“独木难支”。
在知识经济时代,事业的成功来自于合作,团队精神。
创业更能培养了我们的团队精神。
我们一个集体的智慧、力量一定能够展示我们当代大学生的耐心.勇气和坚强的毅力。
能够努力克服自身的弱点,取得创业的成功。
◦展会场所需物品确认清单
调研结论:
综上分析,我们认为在学院内开发“DIY手工艺品”商店这一创业项目是完全可行的。
■展会宣传依赖于展会组织方?
综上所述,DIY手工艺品市场致所以受到认可、欢迎的原因就在于此。
我们认为:
这一市场的消费需求的容量是极大的,具有很大的发展潜力,我们的这一创业项目具有成功的前提。
展会组织是举办方的责任,但展会场来宾怎么吸引到自己公司柜台,是各个公司的责任了。
2、你大部分的零用钱用于何处?
■展会结束后就不用再宣传了?
PS:
消费者分析 展会结束后让贵宾记忆深刻的宣传,会有这双倍的宣传效果,这是市场营销的基本。
5)宣传计划(Promotion)
a)展会主办方宣传物展会组织方的宣传资料
◦目录–最有效的宣传
◦展会宣传册 ◦天花板横幅
※要求主办方不停地给你宣传。
这样可以争取到更多机会。
b)个别邀请-DM/发送邀请函
邀请函一般展会前2周以供客户安排时间。
c)媒体宣传–准备报道资料
d)一般广告–专业贸易杂志,展会场内广告,当地广告
e)参加研讨会
f)赞助式的宣传
利用附近宾馆新闻中心,商务中心,VIP休息室,正式用餐,购物袋,海报,条幅,迎接,营造特殊事件等是宣传的好主意。
g)展会期间的促销品发放
确认项目
确认
1。
宣传战略树立
( )
2。
DM发送清单确保
( )
3。
邀请函申请
( )
4。
DM/邀请函发送
( )
5。
报道资料/照片准备
( )
6。
报道资料/照片发布
( )
7。
媒体日/为新闻中心的准备
( )
8。
产品宣传单准备
( )
9。
专门杂志等的一般宣传准备
( )
10。
小礼品准备/展会场活动计划
( )
11。
赞助种类确认/申请
( )
12。
媒体邀请及约定时间
( )
13。
展览后宣传活动计划
( )
▶展示宣传CHECKLIST
6)资料制作:
印刷/出版
印刷,出版物按照船期提前完成,发航运比较适合。
完成比较晚的话,职员们要自带,不仅仅是重费用可能更高。
➡产品目录/宣传册/海报
所有资料根据特定地区、参加地、客户,内访客性格进行了解后进行资料本地化。
只强求英文资料效果上会大打折扣。
➡调查表样式制作
必要的情况下,为的到展会场访客们的情报制作调查表。
觉得麻烦的话需要申请客户管理系统(BadgeReader)。
➡报道资料
描述的时候不能给人一种广告的印象,根据六何原则要写成报道形式。
协商产品的有点,效果等分量一搬为1页为最佳。
报道资料最上端协商报道标题和希望报道日期。
记者也有可能需要更多情报,需要留下联系地址,电话,必要的情况也发送照片。
一般杂志的情况发刊3个月前,报纸是2周前发送。
能看等到1-2报纸上也是很大的收获。
7)宾馆/机票预订
宾馆及机票预订越是提前可能费用也会相应减少。
一般使用展会官方指定宾馆价格可能高一些。
在展会场临近的地方找,会给展会运作有所帮助。
8)服务申请书提交
电脑,打印机,试听觉设备等附加物品租赁,电,自来水,燃气,压缩空气,电话,传真,清洁,纪念照,经费,保险等针对各服务事项要提交服务申请书Dead-Line前要提交到相关部门。
根据各服务条款Dead-Line,申请样式,一般各部门有着独立样式。
➡Dead-Line没有遵守的情况,一般要支付20%程度附加费用。
➡各国电源插头形状各异,也要提前准备。
➡展柜清洁工作一搬为自理,有专门清洁公司的话,也可以单独申请费用。
➡有昂贵的展品时需要特别的经费申请。
9)航运(SHIPPING)
展示物品一般利用展会专门的货运公司为最佳。
空运比较航运的价格很高这点要记住,部分国内货运公司虽然做的很好,但是货物到了当地,当地官方代理公司处理不好的情况也可能发生。
所以要跟进好。
特别是巴西、俄罗斯都属于国际上恶名昭彰的航运国家,运送费要多计划进去。
■展会航运相关文件
1Invoice/PackingList
各品类价值记录/展示品的机种名及序列号标注
②事由书
③营业执照副本
④海外展会参加证明文件(展柜图纸,展柜租赁合同书,外汇汇款单)
⑤保险
■展会船期相关文件
1海运:
釜山CFS入库期望日(欧洲展会的情况展会约50天前)
2航运:
仁川机场入库期望日(欧洲展会的情况展会约30天前)
10)展会场派遣人力管理
确认项目
确认
1。
展会场派遣人力确定
( )
2。
宾馆预订
( )
3。
本地临时助理预约
( )
4。
业务分担
( )
5。
展会场内交班计划确定
( )
6。
职员培训/会议日程(展会前/展会期间)
( )
7。
展会场职员出入证申请
( )
8。
展会场停车证申请
( )
9。
研讨室等预订
( )
10。
CateringService确认 (展会场内/外,职员/客户用)
( )
11。
职员服装/公司徽章/名签准备
( )
12。
访客调查表样式制作 (可用客户管理系统代替)
( )
13。
传真/Modem/电脑准备
( )
14。
职员用内部手册准备
( )
▶展会场派遣人力CHECKLIST
11)最终确认事项点检
a。
宾馆/机票预订确认
b。
服务申请书收到与否确认
c。
展会场所需物品确认
d。
当地可使用的信用卡,旅游支票,现金等准备
12)现场点检
a。
展会布置设置事项点检
-是否在按申请进行准备?
-有必要追加申请与否?
-有破损时及时联系相关公司替换
b。
售后、邀请事项准备与否确认