1文件和资料管理程序.doc
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JM/QP-4.2-01文件和资料管理程序第6页共6页
文件和资料管理程序
2009-07-30发布 2009-08-08实施
文件和资料管理程序
1目的
确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，本程序规定了所有质量管理体系文件和资料的编制、批准、标识、收集、编目、归档、分发、保存、更改和管理的职责及工作程序。
2范围
本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。
3引用文件
JM/QP-7.3-01《设计和开发控制程序》
JM/QP-7.1-01《产品质量先期策划程序》
4术语和定义
体系管理文件：
一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。
一阶文件：
质量手册；
二阶文件：
程序文件；
三阶文件：
作业指导书（包括：
操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）；
四阶文件：
表单/表格、记录；
外部文件：
顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等；
技术文件：
指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。
5职责
5.1文件制作、修订、补发、废止之申请：
相关部门。
5.2文件之拟定、审查、批准：
5.2.1一阶文件：
办公室主管拟定，管理者代表审查，总经理核准；
5.2.2二阶文件：
各相关单位拟定，各部门主管审查，管理者代表核准；
5.2.3三阶文件：
各相关单位拟定，各部门主管审查、核准；
5.2.4四阶文件：
随二、三阶文件一并审核；
5.3文件发行、回收、销毁、列管：
档案管理部门；
5.4外部文件与资料由档案管理部门接收并登录，然后将其分发到所需要的相关部门，原稿由档案管理部门存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。
5.5外部文件与资料由档案部门接收并登录（顾客、供应商的图样与技术资料之接收和登录由技术部门负责），然后将其分发到所需要的相关部门，原稿交档案部门存档保存；如需将其转换为公司内部文件时，其修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。
6工作流程和内容
6.1体系管理文件
工作流程
工作内容说明
使用表单
体系管理
文件编制、修订/废止申请
6.1.1体系管理文件的编制、修订/废止申请：
质量手册、程序文件由办公室组织编制；作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制。
质量手册和程序文件的修订/废止由办公室负责，作业指导书的修订/废止由编写单位负责。
质量管理体系文件受控清单
JM/QR-4.2-01-01
审查
NO
YES
6.1.2体系管理文件的审查：
质量手册由管理者代表审核；
程序文件由职能部门领导审核；
作业指导书由单位领导审核。
编 号
6.1.3体系管理文件的编号：
6.1.3.1质量手册编号方法
使用固定编号：
JM/QM-xxxx
JM---汉语字母，代表锦州光和密封实业有限公司
QM---英文字母，代表质量手册
xxxx---质量手册发布年份
核准
NO
YES
6.1.3.2程序文件编号方法
□/□□-□
JM/QP4.2-01
01与标准条款号对应的程序文件顺序号
4.2与标准条款号对应的程序文件号
QP固定使用QP,代表程序文件
JM固定使用JM,代表锦州光和密封实业有限公司
6.1.4体系管理文件的批准、颁布：
质量手册由总经理批准；
程序文件由管理者代表批准；
作业指导书由单位领导批准。
体系管理文件批准后颁布。
注：
四阶文件随一、二、三阶文件审批、颁布。
文件的修订重复6.1.1。
分发
回收
A
销毁
6.1.5体系管理文件分发、回收和销毁
A．分发：
质量手册和程序文件按质量保证部批准的发放清单建帐签发；作业指导书按文件编制部门批准的分发单位建帐签发，以确保文件的更改和现行
文件发放/回收清单
JM/QR-4.2-01-01
工作流程
工作内容说明
使用表单
归档保存
修订状态得到识别；并在所发放的文件上加盖“受控文件”印章，档案部门应确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时相关部门应确保所发放的所有文件保持清新和易于识别。
B．回收：
将作废的体系管理文件建帐签收，并在所回收的文件上加盖“作废”印章。
C．销毁：
将签收的作废体系管理文件销毁。
6.1.6 体系管理文件的存档保管：
体系管理文件一份作为档案保存，两份作为资料保存供借阅；对已作废尚有查考作用的文件需加盖“生产停用归档备查”章保存。
作废文件处理单
JM/QR4.2-01-02
6.2技术文件
技术文件的制/修订、废止申请
6.2.1技术文件的编制、修订、废止：
技术文件由主管技术人员编写。
《各类设计文件、技术文件的图样格式及用途》
《各类设计文件、技术文件和企业标准的编号原则》当影响顾客的装配、成型、功能、耐久性或性能的要求时，要办理顾客批准手续，必要时进行生产件批准。
文件和资料更改申请单
JM/QR-4.2-01-03
审查
NO
6.2.2技术文件的审查：
S型设计文件按《产品质量先期策划程序》或《项目策划管理程序》执行；D型设计文件按《产品设计资料审签制度》执行；工艺文件按相应标准执行；
编号
B
6.2.3技术文件的编号：
技术文件和资料编号、格式应执行企业第三层次文件编号规定
第三层次文件申请单
JM/QR-4.2-01-05
工作流程
工作内容说明
使用表单
B
NO
批准
YES
6.2.4技术文件的批准：
S型设计文件按《产品质量先期策划程序》执行；工艺文件按相应标准执行；
颁布
6.2.5技术文件的颁布：
技术文件经批准后归档，并按6.2.4之权限颁布。
分发
回收
6.2.6技术文件的分发、回收：
新发技术文件按分发通知单指定的单位发放技术文件并登记；按附表的分发定额分发并登记，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别和确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时要求相关部门对所发放的所有文件保持清新和易于识别。
试制、生产现场不准使用更改单。
更改单和更改后的技术文件，分别发送至更改单分发单位和持有该技术文件的部门和单位。
同时收回旧的或作废的技术文件，并办理交接签字手续（即在所回收的文件上加盖“作废”印章），确保更改的有效实施。
外协、外购用技术文件的发放：
产品外协、外购需用技术文件时，由负责产品外协、外购的主管人员提出申请，经单位负责人签字审核，产品开发部档案负责人审批；复制完成的技术文件加盖“订货用图”或“协调用图”章后发申请部门，并登记。
产品外协、外购用技术文件涉及更改时，如果需要，由外协、外购单位提出申请，产品开发部资料管理员将“更改单”和更改后的技术文件发“申请单位”，由该单位将其发送给供应商。
鉴定
销毁
C
6.2.7技术文件的销毁：
对于作废文件，回收后除查考或凭证作用加盖“生产停用归档备查”/“作废”章保存外，其余销毁；对保存到期的文件和资料在销毁前应重新鉴定，对尚有保存价值的要延长一个保管期。
工作流程
工作内容说明
使用表单
C
归档保存
6.2.8技术文件的归档保存：
长期对我公司生产和管理具有指导和查考、凭证作用的文件和资料，各有关职能部门应及时整理编目，不定期向资料室归档移交，建立文件和资料档案。
6.3电子文件、档案的管理：
电子文件、档案的管理按《电子文件和电子档案管理规定》执行。
6.4外来文件:
外来标准的更新应由公司标准化人员和技术人员根据顾客提供的有关信息及时进行更新。
6.4.1对于公司的技术性文件，由产品开发部资料管理人员负责接收过程的记录于“函件处理”表单中，并将记录保存于本部门、归档。
6.4.2对于公司的管理层文件，由办公室负责人接收，同样记录于“函件处理”表单中，存档。
函件处理
JM/QR-4.2-01-06
6.5文件借阅
每个部门的文件借阅要保留登记表，资料室保管
（）文件借阅明细表JM/QR-4.2-01-04
7.附件：
（无）
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