006-行政办公室管理制度.doc

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行政办公室管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。

第二条行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

第三条本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。

第二章各项细则

第四条办公室档案管理

1、档案管理范围：

1.1公司文件档案：

包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标准、方针政策、公司决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料；

1.2行政档案：

会议记录、文件签发等。

2、管理部门。

公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，行政办公室负责备档管理。

3、管理职责。

保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。

第五条办公环境管理

1、每个员工都有责任维护办公环境，办公室内禁止吸烟。

2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。

3、每周进行卫生联检。

第六条办公室安全和秩序

1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。

2、不要将私人访客带入办公室。

3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。

4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请假，并填好单据上交行政部。

6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。

第七条办公电话管理

1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。

2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。

第八条员工礼仪管理

1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。

2、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异服。

3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。

4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。

第九条例会管理制度

1、目的：

1.1实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；

1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；

1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；

1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。

3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。

4、会议主要内容：

4.1下达公司会议的精神；

4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题；

4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；

4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现；

4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务；

4.6每周会议议题的讨论；

5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；

6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施；

7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。

第十条行政审批流程

1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部门经理签字等。

2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。

3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。

第十一条会议室、VIP室使用管理制度

1、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥匙，行政人事部做好相关记录；

2、每周例会可以使用会议室；

3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请：

3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检查卫生，锁好门，关好窗，将钥匙归还给行政人事部；

3.2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各种设备拿出会议室、VIP室或转作他用；

3.3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次一清洁；

3.4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮用水；

3.5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。

第十二条更衣室管理规定

1、更衣室的管理

1.1公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。

1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。

1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他物品。

1.4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。

一律不准摆放其他物品、物件、工具等。

1.5更衣室内要注意安全防火，后勤部将其纳入防火责任区，制定人员负责，配备消防器材。

2、更衣柜的管理

2.1工装及私人物品必须放在更衣柜内，不得挂在更衣柜门上、更衣柜顶上或地面上，否则一经发现，对相关人员处以一次5元罚款并记录在员工档案内，作为员工评优和晋升的参考依据。

2.2更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管，损坏酌情赔偿，并负责柜子内外的卫生。

2.3衣柜破损需及时上报行政部门，以便修理，修理费用如自然损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自行承担。

2.4更衣柜必须上锁，柜内请勿存放贵重物品，一旦遗失责任自负。

第十三条员工公告栏管理制度

1、员工公告栏由行政人事部负责管理。

2、员工公告栏的内容：

2.1各种文件的公示；

2.2公司活动的宣传；

2.3激励性的名言警句；

3、不允许私自涂抹乱画。

第十四条保密制度

1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

2、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

3、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

3.1公司重大决策中的秘密事项；

3.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

3.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

3.4公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；

3.5其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

4.1绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；

4.2机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；

4.3秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

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5、公司秘级的确定：

5.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

5.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

5.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

6、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政办公室派专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政办公室负责保密。

7、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十五条考核管理岗位工作标准

1、负责修订公司人才开发管理规定

1.1信息收集工作标准

1.2新建制度工作标准

1.3修订制度工作标准

1.4贯彻制度工作标准

2、负责编写公司（公司）人力资源发展规划

2.1工作方案的编写和实施工作标准

2.2初审公司（公司部门）规划工作标准

2.3编写公司（公司）规划工作标准

3、负责编写、实施公司年度人才招聘计划

3.1完善用人标准工作标准

3.2编写招聘计划工作标准

3.3应届毕业生招聘工作标准

3.4社会人员招聘工作标准

4、负责公司人才开发管理工作

4.1脱产培训人员选拔工作标准

4.2参与公司年度培训计划的编制工作标准

4.3指导公司人才开发工作标准

4.4公司部门考核工作标准

4.5公司一般管理人员职位评定工作标准

5、负责指导公司高管（后备）人员考核工作

5.1《公司高管（后备）人员考核工作方案》编写工作标准

5.2《公司高管人员答辩考核工作方案》起草及参与考核工作标准

5.3参与公司高管（后备）人员考核工作标准

5.4后备人员选拔工作标准

5.5公司高管（公司中层）内部调动工作标准

6、负责编写部门工作计划

6.1部门年度工作计划编写工作标准

6.2部门月工作计划编写工作标准

6.3部门工作计划实施工作标准

第十六条印章管理制度

1、目的：

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。

2、说明:

公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。

3、基本印章（公章、法人私章、财务章、发票章），出纳管理法人章、发票章，会计管理公章、财务章。

4、印章的使用与保管：

对公司所有印章的使用均须做好申请和使用登记，公司印章只适用于与公司相关的业务，不得从事有损公司利益的行为。

如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时，办事人需在财务部做好登记，标明时间、部门、用途、签字确认等。

5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖章。

第十七条公文管理制度

1、目的

为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。

1.1发文的处理

1.1.1拟稿：

按照各部门经理，拟办的原则。

涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。

1.1.2核稿：

由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政人事部审核，从公文规格、内容上把关。

1.1.3签发：

以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。

1.1.4编号：

由办公室统一登记、编号、计算份数等。

1.1.5打印：

拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。

1.1.6分发：

由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。

1.2收文的处理

1.1.1拆封：

当天的来文当天拆封。

收文单位署名公司的，由办公室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由办公司拆封存档并复印给相关部门。

1.1.2登记：

凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由办公司登记、编号。

各部门收到的由部门登记、编号。

1.1.3拟办：

办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。

1.1.4呈阅、呈批：

根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。

1.1.5交办：

根据公司领导的批示传递到承办部门。

紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。

1.1.6办结：

经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。

2、行文标准

2.1公司文件类

根据用途，公司文件分外行文与内行文。

外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案等的制度等公文。