第九章机关其他常用文书的写作(下).doc

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《公文写作与处理》自考教案（200908）

第九章　机关其他常用文书的写作（下）

　　第五节　讲话类文书

　　一、讲话类文书：

是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

　　二、讲话类文书的类型：

根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：

1）讲话稿：

是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。

2）开幕词：

是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。

—具有指导性、方向性和基调性的作用。

闭幕词：

是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。

—具有总结性、激励性和评估性的作用。

3）欢迎词：

是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。

欢送词：

是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。

答谢词：

是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

　　三、★讲话类文书的特点：

1）口头性2）直接性3）针对性

　　四、讲话类文书的写作：

都由开头、主体、结尾三部分组成。

　　五、讲话类文书的写作

　　1、写作格式

　　①讲话稿：

没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。

开头：

可彩开门见山的单直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。

主体：

主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。

结尾：

一般总结全文，自然收束，并提出希望。

展望未来，使人回味无穷。

　　②开幕词：

开头：

宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。

主体：

一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。

结尾：

要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。

　　闭幕词：

开头：

概括总结大会的主要成效。

主体：

包括两方面内容。

一是分门别类总结大会情况。

二是提出贯彻执行的意见。

结尾：

一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。

　　③欢迎词、欢送词、答谢词：

开头：

首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。

写作时应充分流露致词者的友好心情。

主体：

这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。

整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。

结尾：

应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。

写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人必、激励向上的作用。

最后再写一些表示祝愿的话语。

2、★讲话类文书的写作要求

1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他，东拉西扯；

2）材料要真实、新颖；

3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进，环环相扣；

4）语言要明白、生活，表达要简单、明了、生动活泼。

　　第六节　记录类文书

　　一、记录类文书，是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

　　记录类文书的类型包括：

　　①会议记录：

是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。

还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。

　　②电话记录：

是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

　　③接待记录：

是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。

　　④大事记：

是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。

具有客观、准确、系统、可信的特点。

　　二、★记录类文书特点：

1）内容纪实性2）材料的直接性3）语言的实录性

　　三、记录类文书的写作

（一）会议记录的写作格式及写作要求：

　　1、会议记录一般包括以下部分：

1）会议组织情况：

应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。

2）会议议题和议程3）会议的进程和内容4）必要的手续：

每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。

　　2、会议记录一般要做到：

1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。

2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。

3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。

4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。

（二）电话记录的写作格式及定价写作要求：

一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。

　　①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：

1）接受时间。

2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。

3）来电话内容。

4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。

5）接电话人姓名，必要时写明职务。

　　②发出电话记录一般应该包括：

发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。

　　③作电话记录要注意以下要求：

（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。

（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。

（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。

（4）重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。

向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。

（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。

　　（三）接等记录的写作要求：

　　1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。

　　2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

　　（四）大事记的写作格式及写作要求

　　1、大事记的写作一般包括：

（1）标题：

一般由机关名称及内容加“大事记”构成。

（2）开头：

用于说明编写目的、意义、体例及时限等。

（3）正文：

由时间和记事两部分构成。

按年月日排序。

（4）结尾：

用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

　　2、★大事记的写作要求：

1）要记述“大”事。

大事不漏，小事不记。

2）要客观真实；3）要言简意赅。

　　第七节　简报类文书

　　一、简报：

是简明扼要的书面报告。

简报类文书：

是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。

一般在内部运转，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。

常见的名称有：

“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。

　　二、简报类文书的类型：

1）会议简报：

即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。

2）工作简报：

就是反映本部门、本

　　系统各方面工作情况的简报。

　　三、简报类文书特点：

1）简，即简报在文字上要简明扼要2）快，即编发简报要迅速及时3）新，即立意要新、内容要新

　　四、简报类文书写作：

　　1、简报类文书的写作格式：

一般由报头、主题、报尾三部分组成。

　　①报头：

简报的一个突出特点就是有独特的报头。

②主体：

主体一般由按语、标题和正文组成。

　　按语：

用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。

标题：

拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

　　③报尾：

正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

　　2、简报类文书写作要求：

1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强

　　第八节　建议类文书

　　一、建议类文书概述

　　1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

　　2、建议类分文书的分类：

提案、建议三种。

　　①提案：

是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。

一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

　　②建议：

是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

　　二、★建议类文书的特点：

①建议性②说理性：

文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：

语气要委婉和切中要害

　　三、建议类文书的写作

　　1、提案的写作格式与写作要求

　　①提案的写作一般包括：

（1）标题写明XXX单位XXX会议第X号提案。

（2）案由此部份简明扼要地写明提案的内容。

（3）提案人在“案由”下方，定上提案人的姓名。

（4）理由理由要说明提出建议或意见的原因。

（5）办法写明解决问题的办法和措施。

（6）日期在正文的右下方，署上提案所写的时间。

　　②★提案的写作要求：

1）熟悉同提案有关的情况2）注意区别提案同一般文章的行文格式。

为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

　　2、建议的写作格式及写作要求

　　①建议的写作格式：

由标题、称谓、正文和落款组成。

（1）标题：

有三种写法：

一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。

（2）称谓：

即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。

（3）正文：

一般由前言、主体和结语组成。

前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。

结语写希望、要求等。

（4）落款：

写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。

　　②★建议的写作要求：

1）把握分寸要适度2）所列内容要具体3）表述语言要精练

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