广东省教育信息平台教育基础数据库操作指引及常见问题答疑.docx
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广东省教育信息平台教育基础数据库操作指引及常见问题答疑
广东省教育信息平台教育基础数据库操作指引及常见问题答疑
一、2011年基础库工作概况
1、录入新生数据;
2、做好学生数据的异动处理,包括:
转入、转出、休学、复学、退学、跳级、留级、降级、死亡申报等;
3、做好教师、校舍、校产、占地及场所的新增和变动。
二、教育基础数据库操作指引
【新生录入】
1、登录系统,进入“教育基础数据库”系统;
2、进入“班级管理”,点击“添加”按钮,进行建班;
注:
录入新生前,一定要先建班,否则录入新生无法与班级匹配,还需要再通过“新生分班”去分配班级,会增加工作量。
3、进入“新生登记”,可通过“添加”按钮进行逐条录入,也可以进行批量导入,点击“批量导入”—>“导入学生”,下载模板,按填写要求填好模板后,点击“浏览”取得待上传数据,点击“开始导入”即可批量导入学生资料。
图1
图2图3
注意:
在模板中填写学生资料时,有下拉框的项请直接在下拉框中选择,没有下拉框的请严格参照填写要求填写,不可改变模板中的数据格式(模板中数据全为文本格式)。
4、成功导入文档后,会出现一条操作记录,请查看“成功数据”与“总数据”是否一致,如果不一致,说明有数据未导入成功,请点击“查看明细”,查看未导入记录和导入不成功的原因;
5、查看未导入记录和导入不成功的原因,可点击“导出未导入数据”导出不成功的数据,并参照具体原因进行修改,修改完成后再将该文档导入系统,如此反复,直至将所有数据都成功导入。
注意:
如果导入一份数据未能全部成功导入,应剔除掉已成功的数据后,再进行修改,然后再进行导入。
【学生异动——转入申请】
1、进入“变动办理”—>“转入申请”,进入转入申请页面;
2、市内转入操作,市内转入的学生,必须让转出学校对该学生做转出申请,并且目标学下选择了转入学校,这样转入学校点开转入申请,会出现一条转入记录,点击“申请转入”即可,如果该学生并非本校学生,则点击“不接收该生”;
3、市外转入操作,市外转入的学生,需点击“新增转入”,按要求填写好转入学生信息,点击“保存”即可;
4、批量转入操作,市内转入的批量操作请点击“批量转入”按钮,市外转入的批量操作请点击“批量新增转入”按钮,下载模板好按要求填写好,上传导入即可,不详述;
5、转入申请完成后,需进入“在校生管理”—>“学生插班”,对转入学生进行分班,这样转入学生就可以进去在校生的学生档案了。
【学生异动——转出申请】
1、进入“变动办理”—>“转出申请”,进入转入申请页面;
2、通过查询条件,找到要转出的学生,点击“申请转出”,按要求填写好转出信息,点击“确定”即可,也可以通过“批量操作”下载模板,进行批量转出。
【学生异动——其他异动】
除了转入、转出,学生异动还包括:
休学、复学、退学、跳级、留级、降级、死亡申报,由于操作教简单,不详述,不过有以下注意事项:
1、如果误操作或者去年数据填写不正确,导致学生年级、班别有误的,可以通过学生跳级或降级调整到正确的年级,再通过在校生管理里的学生调班,调整到正确的班别;
2、学生留级只能在学期结束后,而系统还未进行批量升级前操作,学期中间的留级可以通过学生降级处理。
【在校生信息修改】
1、有些学校在新学期开始时会进行重新分班,这时可以通过“在校生管理”—>“学生调班”进行操作,通过查询条件找到该学生并勾选,选择正确的目标班级,点击“调班”即可,也可以通过“批量操作”下载模板,进行批量调班。
2、在校生信息修改,进入“在校生管理”—>“学生档案”,通过查询条件找到要修改的学生并勾选,点击“修改”,即可进入学生信息编辑页面,修改完成后,点击保存。
系统目前没有批量修改学生信息的功能,该功能会稍后完善。
【学生档案导出】
如果需要导出全校学生信息,可以通过“数据管理”—>“在校生花名册”—>“导出excel”进行学生档案的导出,可以通过“收展选项”自行选择需要导出的学生信息选项。
【教师信息】
1、通过“基础信息管理”—>“教师信息”进入教师信息管理页面;
2、教师信息录入,学校如果有新的教师信息需要录入,可以通过“添加”进行逐条录入,也可以通过“批量导入”下载模板进行导入;
3、教师信息修改,可以通过点击“修改”进行相应的操作;
4、教师信息导出,可以通过点击“导出XLS”进行相应的操作。
5、教师数据库暂时不提供异动操作,如果有教师调出或退休,可以通过勾选该教师,点击“删除”,删掉该条信息。
【学校占地、场室及校舍信息】
通过“基础信息管理”—>“占地及场室或校舍信息”进行查询、添加、修改、删除、批量导入等操作。
三、教育基础库系统常见问题答疑
1、基础库中没有去年学生数据?
处理办法:
a、学校为一贯制学校或学校性质有变更的,系统会导出一份这类型学校列表给到市教育局,由市教育局统一汇总确认,系统再进行批量处理,导入去年数据,若属于该种情况的学校,请反映该市教育局汇总;
b、学校为今年新增学校,或学校去年就没有录入数据的,则本来就没有去年数据可导,需重新录入;
c、若不属于以上情况,学校也没有去年数据的,请拨打网络版咨询热线向系统管理员反映。
2、去年数据没有做升级处理?
处理办法:
先不要录入新生数据,拨打网络版咨询热线向系统管理员反映,升级完成后才可进行新生数据录入。
3、批量导入新生数据时,提示格式不匹配?
a、下载最新的模板,重新填写,再进行导入;
b、若还是出现这样的提示,则请检查模板填写是否规范,例如:
有下拉框选项的,因为复制或其他操作,填入了非法值(即不是下拉框选项中的值);籍贯、户口所在地、生源地、来源学校地区码等填写的不是相应的代码,而直接输入了中文。
请参照填写要求,规范填写模板。
4、批量导入后,导入不成功的数据原因是“籍贯、户口所在地、生源地等代码有误”?
a、先检查是否填写的是代码,并且确保是参照给出的代码表中的正确代码;
b、如果代码已填写正确,则检查模板中这几列数据是否为文本格式,excel文档中,如果输入数字的单元格是文本格式,则该单元格左上角会出现绿色小三角(如下图),
有绿色小三角则为文本格式
如果没有则该列不是文本格式,可参照一下方法调整:
(1)选中该列;
(2)选择excel工具栏中的“数据”—>“分列”;
(3)出现下图1所示对话框,直接点击“下一步”,紧接着再直接点击“下一步”,然后出现下图2的对话框,在列数据格式那里选择“文本”,点击“完成”即可。
图1
图2
注意:
新生导入模板中,所有列的格式都要求是文本,如果数据是从其他文档复制过来的,建议导入前先按以上方式调整列格式,尤其是:
籍贯、户口所在地、生源地、来源学校地区码、出生日期、入校日期、入学时间、班号等。
5、批量导入后,导入不成功的原因是“学生档案中已存在相同学生”?
出现该错误提示,说明本市的系统中已存在身份证号相同的学生(如果身份证号为x的,但姓名、性别、出生日期都一样的也会被判定为同一个学生),故不能导入,可以通过菜单最下方的“全市搜索”功能进行搜索,可以查找到该学生具体在哪个学校,如果该生实际确实是本校的,则可请上级部门协调督促对方学校做转出操作;如果搜索到该生在本校其它年级,则可使用变动办理里的学生降级操作,使其恢复到正确的年级。
6、批量导入后,导入不成功的原因是“身份证错误”?
系统对身份证号码是否真实规范设置了一定的规则,对于不规范不真实的身份证号会报错,出现此类错误提示,请进一步核实身份证信息,也可参照一下网站进行核查bbb:
//aaanciicaaabbb/。
7、导入学生数据后,提示导入成功但在学生档案中未找到该生?
a、在菜单:
新生管理->新生登记->新生分班中可查询出该学生信息;
处理方式:
将该生进行新生分班操作即可;
b、在菜单:
在校生管理->学生档案输入学生姓名查询学生信息,如果能找到,但班级信息缺失,请通过“学生调班”功能设置班级;
c:
在菜单:
新生管理->新生登记->新生分班中未查询出该学生信息,在全市搜索中也没能查询到该生(或该生身份证号)信息;
处理方式:
拨打网络版咨询电话,将该学生信息交给系统管理员,再按实际情况进行处理;
8、修改学生信息后不能保存?
a、提示已存在该学生;
处理方法:
确认该生的身份证号是否在本市内只有一个(可在全市搜索里查询);
b、其他各类错误提示;
处理方法:
根据错误提示信息,对应修改信息;若按要求填写信息后仍有问题,拨打网络版咨询电话,请系统管理员协助处理。
注意:
网络版咨询电话请见登录窗口下方。
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