重庆工程档案表格归档规定.docx

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重庆工程档案表格归档规定

重庆市《建设工程技术用表》

表式及填写说明

重庆市城市建设档案馆

重庆市建设工程质量监督总站

二OO六年九月

编语

为了认真贯彻执行市建委（渝建发[2005]226号）关于印发重庆市《建设工程技术用表》和《建设工程文件归档内容一览表》的通知要求，统一《建设工程技术用表》的填写和整理归档，方便大家使用建设工程技术用表，了解表格的内容，掌握表格正确的填写方法，我们编印了这本《重庆市建设工程技术用表表式及填表说明》，请结合实际参照使用。

由于时间和水平所限，难免有一些疏漏，敬请大家提出宝贵意见，我们将认真研究、吸纳，并及时予以改正。

重庆市城市建设档案馆

重庆市建设工程质量监督总站

二OO六年九月

第一部份

相关文件

重庆市城市建设档案管理办法

重府令第38号

一九九八年十月二十九日

第一条为了加强城市建设档案管理，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合重庆实际，制定本办法。

第二条本办法所称城市建设档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种类别不同载体文件材料的总称。

第三条在本市行政区域内进行城市规划、建设、管理活动的机关、团体、部队、企业事业单位和个人，应遵守本办法。

第四条本市城市建设档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准、分级管理的原则，建立以城市建设档案馆（室）为中心，以产生城市建设档案有关单位档案室为基础的城市建设档案管理网络，保证城市建设档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第五条市建设行政主管部门负责统一管理全市城市建设档案工作。

区县（自治县、市）建设行政主管部门负责本行政辖区内的城市建设档案管理工作。

第六条重庆市城市建设档案馆受市建设行政主管部门委托，负责全市城市建设档案的日常管理工作，业务上接受市档案行政主管部门的指导。

区县（自治县、市）建设行政主管部门委托其所设置的城市建设档案馆（室），负责本行政辖区内城市建设档案管理的日常工作，接受市城市建设档案馆和当地档案行政管理部门的指导、监督。

第七条各级人民政府及其有关部门，应重视和支持城市建设档案工作，保证城市建设档案工作所必需的工作条件。

各级城市建设行政主管部门和档案行政管理部门之间应建立工作联系制度，共同做好城市建设档案工作。

第八条城市建设档案是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，任何单位和个人不得以任何借口拒绝归档或者占为已有。

第九条从事城市规划、建设、管理的单位，应遵循城市建设档案文件材料的形成规律，结合自身业务，配备专人，建立专门制度，按照城市建设档案归档的内容，做好收集、整理、建档和保管利用工作，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用。

第十条城市规划、建设、管理单位从事城市建设档案工作的专职人员，必须接受档案专业培训，保持相对稳定。

城市建设档案工作人员调离工作岗位，必须办毕档案材料的交接手续。

第十一条城市建设档案馆（室）重点接收并管理下列档案资料：

（一）各类城市建设工程档案，包括工业和民用建筑工程、市政基础设施工程、公用基础设施工程、公共交通基础设施工程、园林建设和风景名胜建设工程、市容环境卫生设计建设工程、城市防洪、抗震、人防工程以及军事工程档案资料中军事禁区和军事管理区除外的穿越市区的地下管线走向有关隐藏工程的位置图；

（二）城市规划、勘测、设计、施工、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门形成的业务管理和业务技术档案；

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料；

（四）三峡库区城市移民迁建项目档案。

第十二条市城市建设档案馆应加强下列档案的接收管理：

（一）城市总体规划、专业规划和编制规划的法定依据资料；

（二）市区（指渝中区、大渡口区、江北区、沙坪坝区、九龙坡区、南岸区、北碚区、渝北区、巴南区，下同）的分区规划、详细规划和编制规划的法定依据资料；

（三）勘察测绘档案（包括地质勘察资料，城市控制测量成果资料，地形测量成果资料，编绘图）和地下管网普查图等；

（四）市级城市建设管理业务技术、科研档案和市级以上（含市级）重点建设工程档案；

（五）市区重要城市建设工程档案；

（六）其他具有长期或永久性保存价值的业务技术档案。

第十三条区县（自治县、市）城市建设档案馆（室）应加强本辖区内城市建设档案的接收管理，定期向市城市建设档案馆报送档案管理目录。

市城市建设档案馆因工作需要调阅城市建设档案，有关区县（自治县、市）城市建设档案馆（室）应予配合；对本办法第十二条（六）项规定的档案，有关区县（自治县、市）城市建设档案馆（室）应按市城市建设档案馆的要求报送。

第十四条城市建设工程档案由建设单位负责建立。

其归档范围按国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

建设单位形成的城市建设工程档案，在工程竣工后，按以下规定报送：

（一）属于进市城市建设档案馆和区县（自治县、市）城市建设档案馆（室）的建设工程档案，段经档案专项验收合格，于工程竣工验收合格后6个月内报送完毕；

（二）归档的工程档案，至少应有两套，一套报送城市建设档案馆（室），一套留建设单位；

（三）报送的工程档案应完整、准确，符合归档要求；

（四）工程竣工图由施工单位编制，必须做到图物相符，加盖有经审查签字的“竣工图”章；

（五）工程档案的组卷按工程建设程序分类、分专业、分部份进行有顺序的排列装订，文字材料在前，图纸在后，每卷净厚度不得超过3厘米，且案要素完备并使用城市建设档案馆监制的规格统一的档案具。

第十五条停建、缓建的城市建设工程档案，暂由建设单位集中保管。

撤销单位的城市建设工程档案，应向其主管机关或城市建设档案馆（室）移交。

第十六条城市规划管理部门应于当年内向城市建设档案馆（室）移交上一年形成的城市规划档案和勘测档案：

各项工程规划审批档案，可在规划管理部门保存5年后再移交城市建设档案馆（室）。

市政、公用、房地产（产权产籍除外）、园林、环保等城市建设业务技术档案，每年三季度前由各主管部门将上一年形成的档案汇总整理后，移交城市建设档案馆（室）。

第十七条城市建设档案馆（室）对接收的档案应及时登记，科学保管，编制检索工具，逐步实现管理现代化。

对需要永久保存的重要档案，应采用声像等先进技术予以备份保存。

第十八条对已到期的城市建设档案，应按照国家有关规定组织鉴定，仍有保存价值的文件材料重新整理后立卷保存；已失去保存价值的文件材料由经办人造具清册，经本单位领导批准后进行销毁，同时上报城市建设行政主管部门和档案行政管理部门备案，并抄送市城市建设档案馆和有关区县（自治县、市）城市建设档案馆（室）。

第十九条城市建设档案馆（室）应建立健全档案接收、整理、鉴定、保管、统计、利用等管理制度，保证档案安全、保密。

积极开发档案住信息资源，开展档案利用工作，为查档单位或个人提供服务，充分发挥城市建设档案在城市建设中的重要作用。

第二十条各级建设行政主管部门应作好城市建设档案管理的宣传工作，定期将核发《建设工程施工许可证》的建设项目向城市建设档案馆（室）通报。

第二十一条建设工程竣工，城市建设档案管理机构应参加竣工验收。

对建设工程档案专题验收未达合格等级的工程，该工程不得批准竣工综合验收。

第二十二条在城市建设档案工作中有下列突出事迹之一的单位和个人，各级建设行政主管部门和有关单位可给予表彰和奖励：

（一）在城市建设档案收集、整理、保护和现代化管理等方面做出显著成绩的；

（二）提供利用城市建设档案，为城市规划、建设、管理做出较大贡献的；

（三）将个人收藏的珍贵城市建设档案献给国家的；

（四）在非常情况下抢救城市建设档案有功的；

（五）与违反档案法律、法规的行为作斗争的突出的。

第二十三条有下列行为之一的，按《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》的有关规定给予行政处罚或者行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

（二）涂改、伪造档案的；

（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第二十四条各级城市建设档案馆（室）人员配置参照《地方各级综合档案馆编制标准》执行，业务经费在当地城市维护费中列支。

第二十五条本办法由市建设行政主管部门负责解释。

第二十六条本办法自1998年12月1日起施行。

建设工程文件归档整理规范

CB/T50328-2001

二OO二年一月十日

1总则

1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。

专业工程按有关规定执行。

1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现有关标准的规定。

2术语

2.0.1建设工程项目（constructionproject）

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形成，实际统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2.0.2单位工程（singleproject）

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

2.0.3分部工程（subproject）

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4建设工程文件（construtionprojectdocument）

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）

工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6监理文件（projectmanagementdocument）

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.7施工文件（constructingdocument）

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2.0.8竣工图（as-builddrawing）

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2.0.9竣工验收文件（handingoverdocument）

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.10建设工程档案（projectarchive）

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

2.0.11案卷（file）

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.12立卷（filing）

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

2.0.13归档（puttingintorecord）

文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

3基本规定

3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

5、在组织工程竣工验收前，应提前当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工竣工验收；

6、对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

3.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3.0.4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

4工程文件的归档范围及质量要求

4.1工程文件的归档范围

4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

4.2归档文件的质量要求

4.2.1归档的工程文件应为原件。

4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。

图纸宜采用国家标准图幅。

4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。

1、竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2、竣工图章示例如下（图4.2.8）：

3、竣工图章尺寸为：

50㎜×80㎜。

4、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4.2.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

4.2.10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面。

5工程文件的立卷

5.1立卷的原则和方法

5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和使用。

5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

5.1.3立卷可采用如下方法：

1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5、竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求：

1、案卷不宜过厚，一般不超过40㎜。

2、案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

5.2卷内文件的排列

5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。

5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5.2.3即有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5.3案卷的编目

5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

1、卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

2、页号编写位置：

单面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在左右下角。

3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：

1、卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。

2、序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3、责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4、文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5、文件题名：

填写文件标题的全称。

6、日期：

填写文件形成的日期。

7、页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。

5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：

1、卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。

2、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：

1、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

案卷封面的式样宜符合附录D的要求。

2、案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3、档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。

4、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号，档案馆代号由档案馆填写。

5、案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

各类文件的保管期限详见附录A。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

9、密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

5.4案卷装订

5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷装订。

装订应采用线绳有利于孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

5.4.2装订时必须剔除金属物。

5.5卷盒、卷夹、案卷脊背

5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。

1、卷盒的外表尺寸为310㎜×220㎜，厚度分别为20、30、40、50㎜。

2、卷夹的外表尺寸为310㎜×220㎜，厚度分别为20～30㎜。

3、卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

5.5.2案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合附录E。

6工程文件的归档

6.0.1归档应符合下列规定：

1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，文件材料归档范围详见附录A。

文件材料的质量符合4.2的要求。

2、归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

6.0.2归档时间应符合下列规定：

1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6.0.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。

6.0.4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地建档案馆（室）。

6.0.5勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6.0.6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。

7工程档案的验收与移交

7.0.1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

7.0.2城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

1、工程档案齐全、系统、完整；

2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际情况；

3、工程档案忆整理立卷，立卷符合本规范的规定；

4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

5、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；

6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

7.0.3列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

7.0.4停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。

7.0.5对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。

7.0.6建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

本规范用词说明

1、为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下：

（1）表示很严格，非这样做不可的用词：

正面词采用“必须”；

反面词采用“严禁”。

（2）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词：

正面词采用“应”；

反面词采用“不就”或“不得”。

（3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词：

正面词采用“宜”；

反面词采用“不宜”；

表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。

2、条文中指定按其他有关标准、规范执行时，与法为：

“应符合……的规定”或“就按……执行”。

建设工程文件归档整理规范

GB/T50328-2001

条文说明

1.0.3建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。

电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。

2.0.13对一个建设工程而言，归档有两方面含义：

一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在本工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

4.1.1此条款为确定归档范围的基本原则。

4.1.2对《建设工程项目文件归档范围和保管期限表》中所列城建案馆接收范围，各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减。

4.2.2临理文件按《建设工程监理规范》（GB50319-2000）编制：

市政工程施工技术文件及其竣工验收文件按照建设部印发的《市政工程施工技术资料管理规定》（建城[1994]469号）编制，建筑安装工程施工技术文件及其竣工验收文件在建设部没有作出规定以前，按各省有关规定编制。

竣工图的编制应按国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。