企业行政作业指导书.docx
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企业行政作业指导书
第一节接听电话作业指导书
第二节来访接待作业指导书
第三节固定文件制作业指导书
第四节档案立卷作业指导书
第五节档案管理作业指导书
第六节档案调配作业指导书
第七节图书入库作业指导书
第八节图书盘点作业指导书
第九节文件收发作业指导书
第一十节受理员工申诉作业指导书
第一十一节物资设备盘点作业指导书
第一十二节行政库房盘点作业指导书
第一十三节提案管理作业指导书
第一十四节计划、总结、监控作业指导书
第一十五节会议组织作业指导书
第一十六节查场作业指导书
第一十七节查岗作业指导书
第一十八节车辆派单作业指导书
第一十九节固定资产及耐用品建档作业指导书
第二十节物品采购作业指导书
第二十一节物品调配作业指导书
第二十二节物品报废作业指导书
接听电话作业指导书
任务接听电话部门综合办
适用职位行政文秘及所有接听电话人员
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.使用规范标准的普通话；
2.记录信息的准确度达到100%。
程序：
1.电话响起。
电话铃响起3声内接听；
2.接听电话。
左手拿起电话，右手准备纸和笔，微笑的问候：
“您好，”
3.了解对方情况。
包括：
姓名、单位、来电的目的等；
4.确定需接听电话人员是否在。
30秒内确定该人员是否在；
5.如果在，请需接听电话的人员接听接话；如果不在，礼貌告知对方并询问是否需要留言。
6.记录留言信息。
完整，无偏差的记录信息内容；
7.回馈留言内容。
第一时间与相关人员沟通，确保信息传递不失真、不拖延。
注意事项：
1.适当提醒接听电话的人员必须言简意赅，尽量在节约时间；
2.规范的普通话，语言清晰，控制说话的声音，避免影响其它人员的工作；
相关表格：
无
来访接待作业指导书
任务来访接待部门综合办
适用职位行政文秘及所有接待人员
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.标准的普通话；
2.热情、礼貌的接待来访者；
3.杜绝访客无人问津的情况发生；
4.来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围，都不能说“不知道”、“不清楚”。
程序：
1.迎接访客。
看到有访客进入公司，必须主动起身微笑、问好；
2.了解来访目的。
与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信息；
3.引导访客至来宾休息区；
4.及时与被访部门沟通，确定被访人、是否接见以及见面时间；
5.如果被访人暂时不能接见，应告知来访者原因以及等待时间，并准备茶水和报纸、杂志等供其翻阅；
6.引导访客去相应部门；
7.访问结束，应送别访客。
注意事项：
1.用双手递接名片，拿名片的手不要放在腰上，接过名片后确定姓名正确读法；
2.对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断，与相关人员进行沟通后确定是否引见；
3.如果被访人不在，那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来，并让来访者确定是否等待，若不等待，应询问是否留下联系方式或信息；
4.如相应部门负责人不必接见的访客，需婉转回答；
5.记录要求：
准确记录相关信息，及时传达。
相关表格：
无
固定文件制作作业指导书
任务固定文本制作部门综合办
适用职位行政文秘及所有使用者
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.打印、复印文稿，按送稿先后顺序安排；
2.打字要快速、准确，排版美观，装订整齐；
3.节约成本,废纸利用率达90%以上,纸张浪费率控制在5%以内；
4.重要文件的文件格式字体、版式统一。
程序：
1.明确文件类型及格式
（1）通知、通报、告示档的格式：
标题居中1号加粗宋体，敬称顶格2号宋体，正文3号宋体，落款3号加黑宋体；
（2）红头文件格式：
页眉为居中1号加粗红色宋体，宁港发［2008］X号为居中四号加粗宋体，正文标题3号加粗宋体，正文及落款小四号宋体；
2.检查文件的内容，文件内容100%与工作有关；
3.打印文件；
4.填写《打字、复印登记表》。
注意事项：
1.个人数据,禁止在公司打印、复印；
2.注意数据信息的保密，不得截留任何文件；
3.爱护办公设备，不得违规操作。
4.如行政人员下班后，有部门人员需加班使用复印机时，应与负责人沟通，填写《打字、复印登记表》，使用完后务必关机。
相关表格：
《打字、复印登记表》
档案立卷作业指导书
任务档案立卷部门综合办
适用职位行政文秘
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.各立卷部门使用本部门统一格式的档案装订档案；
2.档案按不同年份进行立卷；
3.档案立卷必须全面、无缺漏、
4.有密切关联的文件不可分散。
程序：
1．划定各部门档案范围及分类；
（1）综合办：
行政类：
派车单，考勤记录，调查问卷，公司重要活动的剪报、照片、录音录像等；
会议类：
公司通知，各类报告、总结、领导讲话，会议记录、会议纪要；
文件类：
公司管理人员任免文件资料，公司的各项规章制度、实施细则，公司内部各种工作计划、总结、报告、指示、批复，部门流程、制度以及表格；
设备类：
办公设备说明书，公司重要设备数据线等；
合同类：
公司与有关单位签订的合同，公司与有关单位签订的协议书。
（2）企划部：
图纸类：
商场总体片面图、分块平面图，商场效果图、商场导师系统分布图，商场广告位分布图；
宣传类：
DM单页，报纸广告，招商手册，电视广告，企业简介手册；
合同类：
与各合作单位签订的合同，与各合作单位签订的协议书。
（3）物业部：
行政类：
保安、保洁考勤记录。
（4）商管部：
单据类：
出门证，加班单，罚款单。
2．有关材料的日常收集；
（1）各部门建立健全日常归卷制度。
对处理完毕或批存的归档材料，有专（兼）职档案员集中管理；
（2）各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷时使用的"案卷类目"。
"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号；
（3）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文档材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷；
（4）专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文档材料，按照"案卷类目"条款，放入日常保存档卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
3.项目或年度结束时整理材料；
4.材料清理、鉴别、补全、去除；
5.确定保存期限、密级；
6.装订成册，编制文件目录和电子目录；
7.立卷上架，归档保管。
注意事项：
1.公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；
2.各部门、各员工严格执行立卷归档制度，归档档材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档；
3.立卷时根据档形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的档材料组成一个卷。
相关表格：
《档案分类、归档范围及保管期限表》
档案调用作业指导书
任务档案调用部门综合办
适用职位行政文秘
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.借阅档案不得带离公司，且三日内归还；
2.不得私自复印、摘录绝密技术数据；
3.确保档案的完整性。
程序：
1.经部门经理同意，员工可调用本部门档案；
2.调用公司档案，提出申请，填写《档案借阅单》经行政主管审批，综合办主任审核通过，行政文秘记录后予以调用；
3.调用档案，不得带离公司，公司档案被借出综合办时（或要求复印时），借阅人及时提出带出（或复印）申请，在档案登记表上登记，经综合办主任同意方可借阅；
4.凡属绝密、机密数据与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经部门经理批准，综合办主任审核同意方可查阅；
5.丢失数据者，应及时通知综合办负责人，以便采取相应的补救措施；
6.调用、借阅完毕后，行政文秘对归还的档案进行检查，无误后归档并登记。
注意事项：
1.员工调动时必须归还借阅档案，方可办理调动手续；
2.借阅的图纸、数据，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
相关表格：
《档案借阅单》
档案管理作业指导书
任务档案管理部门综合办
适用职位行政文秘
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.档案无丢失、无损毁；
程序：
1.明确档案的划分：
（1）永久保存档案：
公司章程、组织规定及办理细则、董事会纪录、财务报表、政府机关核准档、不动产所有权及其它债权凭证、设计图、各部门规章；
（2）其它经核定需永久保存的文书10年保存：
预算决算书类、会计凭证、事业计划资料；
（3）其它经核定需保存10年的文书5年保存：
期满或解除的合约、其它经核定保存5年的文书；
（4）无关紧要的，或时性文书，保存1年后销毁。
2.定期通知各部门负责人及时对到期文档进行存档工作；
3.审核各部门报送的文件是否属于可存档文件；
4.对各部门报送审核通过进行档案移交。
先办理移交手续，然后由经办人员在移交单上签名；
5.对移交的文档进行登记编号和编制目录；
6.将编制好的档案进行划分，存档；
7.档案保管人员每月5-10日随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
8.每年对档案进行整理和和更换，对保存期限已到的档案，造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期后，按销毁流程给予销毁；
注意事项：
1.保管期限届满的档中，部分经核定仍有保存价值的文件，档案保管员将保留文件记录在《档案明细表》上，注明部分销毁日期；
2.调查报告原件，由所在部门主管负责确定保存年限；
3.每年更换档案时清理一次，已到保存期限的，给予销毁；
4.由综合办主任指定专人负责管理永久和长期档案的档案柜；
相关表格：
《档案明细表》
《档案销毁明细表》
图书入库作业指导书
任务图书入库部门综合办
适用职位行政主管
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.图书名录100%完整；
2.编码必须清晰、准确；
3.检查图书无污损、缺页、破损等情况。
程序：
1.图书书目审核。
各部门将所需要购买的图书书目提交综合办，综合办整理完毕后交总经理审核后购买；
2.购买图书。
购买必须严格按照所审核过的书目购买，由行政文员负责，行政主管监督；
3.检查图书。
检查购买的图书与购买书目是否相符合，是否有污损、缺页、破损等情况，如果有立即要求调换；
4.核对发票。
行政主管负责核对发票上金额、数量、名称、日期等重要内容；
5.加盖公章。
行政文员在核对、验收完毕后在图书的扉页、书脊等处加盖综合办条形印章，明确图书的所有权；
6.登记管理。
行政主管按图书性质进行分类和编号，并对图书名称、出版社、购进日期、作者姓名、出版时间、价格等做出详尽记录；
7.登记完毕后图书入库。
注意事项：
1.图书未经盖章前不得借阅；
2.图书必须盖标识的公章。
相关表格：
《图书管理一览表》
图书盘点作业指导书
任务图书盘点部门综合办
适用职位行政主管
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.数目100%准确；
2.书目100%完整；
3.书籍无丢失、无损坏；
4.盘点图书期间图书不外借；
5.图书盘点时间为每季度最后两天。
程序：
1.收回所有书籍；
2.确定好起点和终点。
找出起点及终点书物（某一分类号段落，例如：
GW—0001，查出欲盘点书物的第一本（较小的分类号）及最后一本（较大的分类号）；
3.排列书籍。
书籍编码整齐、无遗漏；书目无缺页、无损毁；
4.进行盘点。
书物由左至右盘点，盘点后的书以点书时的先后位置次序放回书架，方便核对时寻找；
5.登记备查。
将有损毁的书目登记备查；
6.核对盘点数量与帐目数量。
无遗漏、无账目不符的现象；如盘点数目与帐目数目不相符，进行二次盘点；如帐、目不符向综合办主任汇报，并做详细的记录。
7.盘点完毕，报综合办主任并对《图书盘点表》存档。
注意事项：
1.盘点的书物时，必须在大量图书在库，若刚好有该段书物要归还，必须在《借阅一览表》登记后将其加回相关的档案中；
相关表格：
《借阅一览表》
《图书盘点表》
文件收发作业指导书
任务文件收发部门综合办
适用职位行政文秘及所有收发人员
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1．文件的100%准确；
2．文件内容100%保密。
3．文件原稿由综合办每季度清理一次或分类归档，保存备查。
程序：
1.文件（包括报刊、信件等）的收取
（1）文件的收取。
行政文秘负责收取文件；
（2）填写《文件、收发记录表》；
（3）通知相关部门领取文件。
在收到文件半小时内通知。
2.文件签发及销毁
（1）部门文件的发出，必须经发文部门核稿、综合办主任签字后发出；
（2）进行登记、编发文号；
（3）以企业名义发出的文件，按文稿格式拟稿，综合办主任核稿，经总经理签字，必要时加盖相应公章，核准无误后发出；
（4）发出文件留底稿存档；
（5）各部门清退、无保留价值的文件，由综合办统一登记造册，经综合办主任批准后定期进行销毁。
注意事项：
1.急件要立即处理，不得积压延误；
2.签收人在签收文件时不能用符号代表姓名。
3.机要文件收到后，要标明文件性质、机密程度，要严密封存，严防丢失、泄密、误事；
相关表格：
《文件、收发记录表》
《文件签收薄》
受理员工申诉作业指导书
任务受理员工部门综合办
适用职位综合办主任及行政主管
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.真实性100%；
2.完全符合受理条件。
程序：
1.接到员工二次申诉表；
2.与申诉员工进行沟通，了解原因；
3.审核员工所在部门的处理情况是否合理合规定；
4.就申诉原因进行基层调查，多方了解情况，并联系原部门经理进行交涉；
5.客观地在《员工申诉表》上提出解决方案；
6.与申诉员工再次就调查结果和解决方案进行沟通；
7.如果员工仍不满意，提请总经理处理。
注意事项：
1.就申诉问题进行基层的多方位多方面调查；
2.认真倾听员工的申诉，善于抓住重点问题进行解决；
3.加薪、升迁、政治性问题、涉及隐私、无凭无据的申诉要求不予受理；
4.以公司利益不受侵害为出发点，与员工进行沟通。
相关表格：
《员工申诉表》
物资设备盘点作业指导书
任务物资设备盘点部门综合办
适用职位行政主管
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.盘点工作每季度第三个月20日—25日之间进行一次；
2.盘点必须由行政主管会同实物使用部门进行盘点；
3.固定资产及耐用品盘点100%，无遗漏项目；
4.财务人员陪同。
程序：
1.公司财产编号：
（1）柜子类：
GW-01-000X；
（2）桌子类：
GW-02-000X；
（3）椅子类：
GW-03-000X；
（4）电脑、打印机、扫描仪：
GW-04-000X；
（5）电话、传真机：
GW-05-000X；
（6）饮水机、微波炉、电热器：
GW-06-000X；
（7）其他：
GW-07-000X；
2.固定资产及耐用品盘点，从财务部开始至商场五楼罗浮宫，由行政主管连同实物使用部门和财务部门依据《固定资产登记表》进行盘点，核对各部门资产及物品的总价值及数量（工程材料盘点，由工程人员、行政主管共同清查）；
3.初试盘点出现差异，进行二次复盘；
4.资产管理人员进行复盘后，同时对盈亏情况、维修、未使用资产、不需用资产做出说明；
5.综合办主任对盘点结果进行审阅，对于盈亏情况等进行核查并提出处理意见报总经理审批；
6.根据总经理批示进行相应处理；
7.行政主管对盘点结果和处理结果存档。
注意事项：
1.盘点中专用办公财产，如电脑、办公桌椅、计算器等财产的安全和性能，属个人使用的由使用人负责，属柜组部门共用的由柜组部门负责人承担安全完好责任，如有财产丢失或损坏现象，综合办将追究责任人的相关责任；
2.对于损坏的财产，视情形决定进行维修或报废：
如属于使用人使用不当或故意损坏，应由使用人或损害人承担部分或全部赔偿责任；
3.财产报废需报总经理领导批准，报废财产有残值的，按照固定资产管理有关规定执行。
相关表格：
《固定资产盘点表》
《各部门使用物品一览表》
行政库房盘点作业指导书
任务行政库房盘点部门综合办
适用职位行政主管
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.数量与账目相符
2.盘点差错率不得高于1%；
3.盘点工作每月进行一次，时间为每月16、17日；
4.盘点必须由两人一起或两人以上人员进行盘点。
程序：
1.每月16日-17日根据现有物资对库房所有物品进行清点；
2.初盘存货，以《库房盘点单》记录初盘结果；
3.根据盘点结果，与账目核对，如有物帐不符，进行2次盘点；
4.盘点物品与账目出现的差异进行统计，分析差异原因，作详细书面报告，报至综合办主任；
5.由综合办主任对审核《库房盘点单》和汇报结果；经综合办主任同意后更正账目数量；
注意事项：
1.出现差异，核查原因并进行相应处理；
2.先盘库再盘账。
相关表格：
《库房盘点单》
提案管理作业指导书
任务提案管理部门综合办
适用职位综合办全体员工
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1．综合办必须于三日之内与相关部门经理级以上人员对提案进行审议；
2．无具体方法或偏离主题的所谓“提案”（如改善待遇等）不予受理；
3．提案须以书面方式提交。
程序：
1.部门（或个人）根据工作中的难点（或公司下达的任务性项目）提出方案；
2.部门或个人填写《方案表》；
3.部门对方案进行审议并通过，提交综合办；
4.综合办结合实际分析，并于三日之内与相关部门经理级以上人员审议，审议后上报总经理审批；
5.实施；
6.综合办对提案建立员工提案卷宗；
7.对审批施行的完整提案给予提案人奖励。
注意事项：
1.审批未通过和实施的提案不予奖励；
2.各级经理人员对其本身执掌范围内的提案不予奖励；
3.被指派进行专门研究而提出的提案不予奖励；
4.提案不论是否采纳，提案人有知情权。
相关表格：
《提案表》
计划、总结、监控作业指导书
任务计划、总结、监控部门综合办
适用职位综合办全体员工
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.计划表编写无差错，无缺项，无欺瞒；
2.100%按时、按质、按量完成工作内容；
3.所有已完成计划必须提交完成依据，否则视为未完成。
程序：
1.计划、总结的提交时间如下：
（1）季计划必须于季度初5日内提交；
（2）月计划必须提前于每月25日提交，每月5日提交上月总结；
（3）下周计划与本周总结必须于每周一上午下班前提交。
2.计划表的填写。
综合办对各部门必须进行计划表填写培训，确保计划编写100%无差错
3.提交计划。
综合办通知各部门提交“计划”，各部门提交时间必须错开，避免造成工作混乱。
4.审核计划表。
内容无缺项、无欺瞒；
5.实施控制。
综合办对各部门的《计划表》进行事前、事中、事后控制，双方确认无误，由行政文秘汇总各部门《计划表》至《各部门计划监控表》；
6.综合办主任或行政主管对《各部门计划监控表》进行审核无误，由行政文秘根据需用份数打印并分送至总经理及相关人员；
7.综合办对《各部门计划监控表》留档备查。
注意事项：
1.计划的跟进要将季度、月度、周、日结合跟进。
2.发现计划实施中存在的问题及时沟通，特殊情况向总经理及时汇报；
3.计划周期的最后一天，综合办通知各部门提交计划完成情况的《总结表》。
相关表格：
《计划表》（各部门季、月、周）
《各部门计划监控表》（季、月、周）
《总结表》（季月周）
《各部门总结监控表》（季、月、周）
《日志表》
会议组织作业指导书
任务会议组织部门综合办
适用职位综合办全体员工
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.无人员缺席；
2.工装统一、工牌佩戴整齐；
3.资料准备无遗漏；
4.会议的召开必须按照计划的时间进行。
程序：
1.规定会议召开的时间规定：
（1）董事会会议每月召开一次；
（2）公司年度预算会议每年9-10月召开；
（3）个人总结会议每年12月召开
（4）公司周例会每周一9:
15召开（夏季为8：
45，冬季为9：
15）；
（5）部门会议每周六前自行召开；
（6）年度总结会在春节前15天召开；
（7）协调会每月中旬召开；
（8）员工大会于重大事件或周年店庆活动前15天召开；
（9）临时性会议根据性质举行。
2.明确会议召开的主题；
3.大型会议制作会议计划；（6W2H）
4.提交总经理审核批准；
5.会议前的准备工作。
（1）明确人员分工；
（2）地点、时间准确；
（3）参会人员名单无遗漏；
（4）物品准备周到、细致；
（5）会场布置符合主题；
（6）资料设备准备完整；综合办员工在会议前布置会场（水电仪器等等）并为总经理及相关领导准备好会议所需的文件及资料；
6.行政文秘提前提醒通知参会人员会议时间内容地点；
7.组织会议人员提前15分钟入场，明确会议议程，准备开会材料；
8.接待与会人员，引领入座，发放资料；
9.清点与会人员数目，请假登记；
10.会议进行；
11.行政文秘对会议进行记录；
12.会议结束，综合办员工对会场进行整理，关闭水电及会议使用的仪器设备；
13.行政文秘整理会议记录并起草《会议纪要》；
14.行政主管或综合办主任对《会议纪要》进行审核报会议主持人审批；
15.综合办根据会议性质在适当范围内下发《会议纪要》；
16.综合办对《会议纪要》存档。
17.综合办开会对会议效果及服务进行评估。
注意事项：
1.综合办主任适时提醒发言人注意时间及发言内容符合会议要求；
2.会议无噪音、无打断、无人吸烟、无接听电话等影响会议的事情；
3.会议前通知到每一位与会者。
4.大型会议需财务结算
相关表格：
《会议纪要》
《文件收发记录表》
工作检查作业指导书
任务工作检查部门综合办
适用职位综合办主任及行政文员
批准人
部门经理总监总经理
日期编号
标准：
1.工作检查内容100%
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