行政管理规定汇编华为完整版.docx

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行政管理规定汇编华为完整版

HUAsystemofficeroom【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】

行政管理规定汇编华为

行政管理制度汇编

（二零零九年七月）

一、前言…………………………………………………………………………3

二、部门职能……………………………………………………………………3

三、行政部组织架构岗位职责…………………………………………………4

1.行政部组织架构图…………………………………………………………4

2.行政部经理岗位职责……………………………………………………5

3.行政部助理岗位职责……………………………………………………5

4.行政部各部门岗位职责…………………………………………………15

四、行政部管理制度与流程……………………………………………………15

4．1门卫接待制度……………………………………………………………15

4．2前台接待制度…………………………………………………………16

4．3卫生制度…………………………………………………………………17

4．4办公楼环境卫生管理和考核办法………………………………………19

4．5保安工作管理制度………………………………………………………21

4．6食堂管理制度……………………………………………………………22

4．7车辆管理制度……………………………………………………………24

4．8办公用品管理制度………………………………………………………33

4．9办公设备、用品领用制度………………………………………………34

4．10印章管理制度…………………………………………………………37

4．11档案管理制度…………………………………………………………38

4．12制度……………………………………………………42

4．13网络使用管理制度……………………………………………………47

4．14计算机管理制度……………………………………………………49

4．15公司电子邮件管理……………………………………………………50

4．16职工宿舍管理制度……………………………………………………56

五、行政事务管理改进控制程序图

一、前言

行政部作为达龙集团公司的一个职能部门，主要负集团的行政管理、人力资源管理及办公事务管理。

本手册详细描述了行政部的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。

二、部门职能

1.负责制订公司办公事务和行政管理方面的工作制度、程序及标准。

2.负责公司的办公用品和设备网络的管理。

3.负责公司工作计划、工作任务的督办。

4.负责公司管理文件的管理和实施。

5.负责公司总经理办公会议、工作会等重要会议和公司重大活动的组织及协调，提供相关文秘服务。

6.负责公司档案、对外发文、印章管理、机要文件和保密工作。

7.负责公司日常公文处理及建设项目档案和各类文件的管理工作。

8.负责公司重要信息资料的收集、整理、编写、传递和开发利用。

9.负责公司办公场所的秩序、卫生、绿化、保安及车辆的管理工作。

10.监控公司办公经费的使用和费用审核。

11.负责公司行政接待、对外联络和外事工作。

12.负责公司食堂、库房及职工宿舍的管理、统筹安排后勤工作。

13.负责公司新闻等相关资料的收集、整理，编制公司史志及大事记。

三、行政部组织架构及岗位职责

部门：

行政部

编码：

００１

项目：

行政部组织架构图

部门：

行政部

编码：

００2

项目：

岗位职责与工作内容

职务：

行政部经理

部门：

行政部

上级：

行政人事副总裁

岗位职责：

1.管理公司行政事务和办公秩序。

2.协调公司各系统、各部门间关系。

3.监督检查公司规章制度执行情况。

4.负责公司CI规范管理文件的管理和实施。

5.管理公司办公设备和运输设备。

6.结合公司发展战略，制订人力资源规划方案。

7.建立人事考评和培训考评系统并监督实施。

8.公司安全保卫事务处理。

9.公司所有档案的保管、登记、借阅、销毁等事务的处理。

10.组织编写《员工手册》和《企业大事记》。

11.公司政令下达与督办。

12.公司行政公文和文件的草拟、签发和存档管理。

职务：

行政部助理

（1）

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责公司车辆调度与部门领导协商安排车辆。

2.负责公司车辆的周报表统计。

3.负责水电维修管理。

4.定期向主管领导述职。

5.提供合理化的建议。

6.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

行政部助理

（2）

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责公司档案管理。

2.负责公司印章管理。

3.负责公司贵重物品的保管。

4.负责公司低值易耗物品的管理。

5.负责前台接待的管理。

6.定期向主管领导述职。

7.提出合理化的建议。

8.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

行政部助理（3）

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责公司计算机及计算机连接设备维修保养。

2.负责公司互连网、局域网络管理。

3.负责公司固定资产的管理。

4.定期向主管领导述职。

5.提出合理化建议。

6.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

行政部助理（4）

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责协助行政人事部经理进行员工食堂管理。

2.负责协助行政人事部经理进行采购管理。

3.定期向主管领导述职。

4.提出合理化建议。

5.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

行政部助理（5）赵云宵

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责公司保安管理。

2.定期向主管领导述职。

3.提出合理化建议。

4.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

行政部助理（6）王智勇

部门：

行政部

上级：

行政部经理

岗位职责：

1.负责公司物品采购前期管理。

2.负责公司员工宿舍管理。

3.负责公司园林绿化管理。

4.负责公司办公楼卫生管理。

5.负责公司员工活动中心的管理。

6.定期向主管领导述职。

7.提出合理化建议。

8.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

前台接待员

部门：

行政部

上级：

行政部助理

（1）

岗位职责：

1.负责公司前台接待工作。

2.负责公司总机转接和记录、公司通讯录的及时更新和发布。

3.及时准确的做好信件、报刊、传真的收发、整理和处理工作，并做好登记和记录。

4.负责考勤管理，包括考勤登记及核对，每月整理考勤统计表。

5.负责公司一般性文件录入和修改工作。

6.负责公司公用办公设备的管理。

7.完成领导交办的其它工作。

职务：

档案管理员

部门：

行政部

上级：

行政部助理

（2）

岗位职责：

1.负责本部门电脑日常维护保养工作。

2.掌握国家有关档案管理的法规和公司档案管理规定。

3.将公司归档的文件资料按公司的规定建档。

4.建立所有档案目录方便各部门查找、使用档案。

5.对各部门档案管理工作进行检查，并提出改善建议。

6.对存档到期的档案提出销毁申请。

7.保持档案室通风、整洁、不潮湿。

8.定期检查档案室的消防安全设施，并做好记录。

9.公司图书的入库登记、保管、借阅登记。

10.参加办公室经理的工作例会，并提出合理化建议。

11.定期向办主管领导述职。

12.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

库房管理员

部门：

行政部

上级：

行政部助理

（2）

岗位职责：

1．负责库房材料、工具、设备的发放、使用及维修管理工作。

2．库房物资定期进行盘点、核实。

做到帐、物清楚、准确、不弄虚作假，工具、材料必须日清月结。

3．填写库房材料单、借物单并及时汇总上账。

4．填写库房材料月报表。

5．熟悉材料性能、用途及保管办法，必须掌握库房材料、工具情况，及时补充库存购入施工材料。

（经上级领导批准）

6．定期清理库房、保持库房环境卫生。

7．库房材料要科学管理，做到井井有条。

8．必须做好库房的消防、安全工作。

9．发现问题及时汇报主管领导。

职务：

园林绿化员

部门：

行政部

上级：

行政部助理（6）

岗位职责：

1.做好现有园林、草地、盆花、盆景、花圃的日常养护（浇水、锄草、抹叶、补植、防治病虫害等）保持植物正常生长。

2.及时更换意外损伤，自然死亡及老化的苗木、草皮，避免土地裸露，影响景观。

3.做好园林、草地及各种花草的修剪工作，保持绿化整齐有序。

4.花草树木要根据气候状况、季节和植物的生长特性，适时浇灌施肥和松土，保持草地湿润，满足花草树木及草坪的生长需要。

5.要预防为主，综合治理，预防病虫害，及时发现，对症下药，适时喷药，以免病虫害蔓延。

6.做好花草的繁殖和生产栽培工作。

保持花草树木生长正常，修剪及时，无明显枯枝死杈及病虫害侵害现象。

树木缺株率在5％以下。

花卉缺株率在5％以下。

7.杂草即见即除，斩草除根。

乔木、大灌木积水圈及小灌木株行间每月松土一次，给苗木创造良好生长环境。

8.做好校内外各单位摆花服务的运送、调换、养护，做到及时运送，按时收回，及时调换，定时浇水，保持无残花败叶。

9.保管好绿化所使用的工具、农药和化肥等，避免意外事件发生。

10.积极热情，完成主管领导布置的其它工作。

职务：

宿舍管理员

部门：

行政部

上级：

行政部助理（6）

岗位职责：

1.负责安排住宿职工的床位。

2.负责检查宿舍的卫生。

3.负责住宿员工的登记、造册。

4.负责宿舍设施的管理。

5.负责安排宿舍人员卫生值日。

6.配合安保队对宿舍的检查。

7.努力做好本职工作，按要求参加培训活动，主动提出合理化建议。

8.做好管理记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。

9.定期向主管领导述职。

10.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

卫生保洁员

部门：

行政部

上级：

行政部助理（6）

岗位职责：

1．负责公司办公区域的清洁卫生工作。

2．及时清理公司垃圾。

3．清扫公司卫生间。

4．爱护并正确使用工具、设备，节约用水，发现设备损坏及时办公室主任汇报。

5．按要求参加培训活动，努力做好本职工作，主动提出合理化建议。

6．定期主管领导述职。

7．完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

计算机网络管理员

部门：

行政部

上级：

行政部助理（3）

岗位职责：

1.根据公司发展需要，制订公司电脑使用及网络建设计划，经批准后实施。

2.负责公司电脑及其附属设施的维护、维修工作，并对电脑操作人员的维护、保养、使用情况进行指导、监督、检查。

3.组织做好公司电脑的定期防毒、杀毒工作。

4.负责有目的地收集网络信息，并加以整理建立信息库，积极为相关部门提供信息加以利用。

5.负责公司内部局域网络的建设和维护工作，保证网络的正常运行。

6.负责公司网页的建设、更新和维护。

7.负责编制设计公司有关的软件程序，提高办公自动化水平。

8.负责电脑知识与技能的培训工作。

9.极参加培训活动，努力做好本职工作，主动提出合理化建议。

10.做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。

11.定期向主管领导述职。

12.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

物品采购员

部门：

行政部

上级：

行政部经理（4）

岗位职责：

1.以公司利益为重，做到精打细算、不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，自觉遵守国家法律，扼止经济犯罪。

2.负责总公司及下属各公司的所有设备、物资、低值易耗品、办公用品、工程（业务）用材料、工具、备件、卫生所药品以及公司交代的其它采购任务。

3.加强与各部门的联系，经常了解市场物价行情，并征求各部门对物品使用情况的意见，交换物品信息。

掌握各部门对各类用品的实际需求。

4.有计划采购，坚持轻重缓急、勤跑多问原则，根据库存量确定购入量，避免滥用资金或物资积压，造成浪费或供应脱节，一旦发现采购的物资性能、规格、质量有问题或数量不足时，要及时检查补救，与厂商取得联系并退换、退货或领回货款。

5.在1000元以上的物资采购中，负责对供应厂商的联系工作，报部门领导确定考察的时间、单位，经部门考察讨论后确定供应厂商后进行采购。

及时向本部门主管汇报物资采购工作，发现问题及时解决。

6.努力学习技术和业务知识，努力提高自身采购业务水平，熟悉所采购物品的性能、规格、用途。

采购时应选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场（委托）检验。

7.妥善保管一切发票，按照报帐流程及时报账，不得无故压单，帐目做到每周一清、每月一结并定期提交采购分析和总结报告。

8.严守公司的商业、技术秘密及其他秘密。

9.重大事情及难以解决的问题应及时向领导汇报并完成领导交办的其他工作

职务：

水电维修员

部门：

行政部

上级：

行政部经理

（1）

岗位职责：

1．熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修、保养方法，做一名合格的维修人员。

2．定期清洁所管理设备和设备房，确保设备、设施、设备机房的整洁。

3．严格遵守安全操作规程，防止发生安全事故。

4．发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证设施、设备的正常、完好。

5．定期对设施、设备进行全面巡视、检查，发现问题及时处理。

6．积极完成上级领导交办的各项临时任务。

7．坚持勤俭原则，努力节约原材料，爱护公物，保管好维修工具，丢失要照价赔偿。

8．负责房屋及墙面的一般修理、门窗的修理、补缺或调换玻璃、小面积油漆粉刷、门锁修理及配钥匙等工作。

9．负责公司正常供水和停水及全公司供水设施维修工作。

10．管好水泵房的抽水设施，定期清理水池及屋顶水箱。

11．协助清洁工搞好室外排水管道的清理和疏通。

12．负责室内外线路、照明设施、电扇、空调等设施的维护、保养。

13．负责电视、电话的维修。

14．定期完成电表的抄表并做好统计报表（一个月抄算一次）。

15．如实填写维修报修单，执行用户签字制度。

16．及时完成上级领导交办的其它工作。

职务：

厨师长

部门：

行政部

上级：

行政部助理（4）

岗位职责：

1.执行食堂的成本核算标准，降低消耗，节约原材料和水电等能源。

2.按照标准制作员工膳食，保证员工用餐。

3.按照规定做好厨房、餐厅、库房、食品的清扫、清洁工作。

4.按标准做好个人卫生。

5.妥善使用和维护厨房器具、设备、设施。

6.加强学习，不断提高膳食制作水平和服务水平。

7.努力做好本职工作，积极参加培训活动，主动提出合理化建议。

8.做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。

9.定期向上级领导述职。

10.定期进行健康检查。

11.完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

车辆管理员

部门：

行政部

上级：

行政部助理（4）

岗位职责：

1．制订车队的月度工作计划和工作目标，按周进行分解。

2．参加行政部例会，主持车队的例会，协调车队的内部关系。

3．组织车辆的定期维护保养，使车辆处于良好运行状态。

4．负责安排专人办理车辆的年检、保险等相关手续。

5．培训车队队员的工作程序和规定并检查执行情况。

6．定期组织司机进行交通法规、安全驾驶、行车环保知识的学习教育，提高司机的安全行车和环保意识。

7．调度车辆和对各部门的用车情况根据《用车申请单》进行统计汇总。

8．负责司机行驶里程的登记工作。

9．配合成本会计进行车队的成本核算。

10．组织对故障车辆的维修工作，并协同交管部门处理交通事故。

11．定期向行政总监述职。

12．及时对下属的工作争议进行界定，并对车队与其他部门的工作争议，提出界定的需求。

13．接受、处理直接下级提出的工作合理化建议。

14．每月组织下级人员召开一次车队管理内部讨论会，听取与会者的合理化建议形成会议纪要上报行政总监。

15．检查司机和维修技工的工作，并于月末进行汇总分析检查结果。

以此作为月度考核的依据。

16．关心下级的思想、生活，了解下级的思想动态，处理所属下级的申诉。

17．改善车队的工作环境，创造良好的工作氛围。

18．完成上级领导交办的其他工作任务并及时复命。

职务：

保安队队长

部门：

行政部

上级：

行政助理（5）

岗位职责：

1.制订安保队的月度工作计划和工作目标，按周进行分解。

2.定安保员安全检查路线，并监督实施。

3.主持安保队的工作例会。

4.公司安全保卫，预防盗窃、破坏活动。

5.对扰乱公司正常工作秩序的行为进行制止。

6.对出入公司的人员与车辆进行检查与登记。

7.各种突发性、灾害性事件要及时处理、上报，维持秩序，保护现场。

8.处理在安保队管辖范围内发生的紧急事件。

9.建立公司夜间防火安全档案。

10.公司夜间防火安全情况检查，及时发现隐患限期整改。

11.与公安机关保持固定的联系

12.提出安保队员的培训需求，并配合人力资源部实施培训。

13.接受、处理直接下级呈报的工作合理化建议。

第四部分行政事务管理制度与流程

4.1门卫接待制度

1．1为加强出入公司的人员、物品的管理，特制定本制度。

1．2凡人员及物品出入公司大门应遵守本制度，由保安人员负责管理。

1．3本公司人员出入管理

1．3．1本公司员工出入公司，应穿着规定服装，配挂胸卡于胸处，以便识别，并严禁赤足或穿着拖鞋。

1．3．2员工出入公司，如果携有物品，应接受保安人员的检查和登记。

1．3．3员工上下班时，应排队打卡，并不得代替他人打卡，如发现依考勤管理规定处分。

1．3．4凡进出公司及在公司范围以内，无论上下班时间一律佩挂胸卡，未按规定佩挂者，依有关规定处分。

1．3．5工作时间内因公外出

（1）从业人员临时因公外出时，应经直接上级批准，保安人员记录出入公司时间。

如遇异常情况应即联络其所属部门的主管处理。

（2）工程部、销售部人员外出，应填写出工单，说明去施工、销售现场或其他场所，保安人员要做详细登记。

（3）因故请假出公司者,应按规定办理请假手续后打卡出公司。

（4）下班时间除加班外,禁止逗留。

1．4公司外人员出入管理

1．4．1工程承包人及雇用人员须入公司工作，先由工程承包人填具“出入公司申请书”一式两份，经工程部经理及负责安卫的主管领导核准后，一份送办公室审核，一份送门卫存查，并凭此换发“工程承包人入公司凭证”。

如入公司工作时间在一日以内，可免送办公室审核。

（1）入公司：

凭身份证明文件及“工程承包人入公司证”交门卫核对无误后换发“工程承包人入公司证”佩挂入公司。

（2）出公司：

当日工作完毕出公司时，应交还“工程承包人入公司证”，换回身份证明文件及“工程承包人入公司凭证”。

午间出公司用餐及工作中出入公司时亦同。

1．4．2凡公司外人员来访者，应先填签“来宾登记表”，保安人员负责引领前台接待。

1．4．3离开公司时，应携“贵宾证”交还“保安室”，并由保安人员签注离开公司时间。

1．4．4禁止来宾未经准许进入公司，发现或接获他人举报，应由办公室查明责任归属，如因保安人员管理不严，公司给予当值人员20元处罚。

4.2前台接待制度

1．1总台值班人员，统称前台接待。

2．1前台接待上班须着工作装、化淡妆。

3．1前台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。

4．1前台接待应推迟10分钟下班，各楼层接待下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。

如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时的注意事项。

5．1前台接待违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或处于50元以上、100元以下罚款，屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。

4.3卫生制度

1、为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。

1、1卫生管理的范围为公司各部门的办公室、会议室、微机室、厕所、花坛、绿地、走廊、门窗等办公场所及宿舍、食堂、餐厅及其它设施的卫生。

2、1卫生清理的标准是：

门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；院内无垃圾、杂物；花带、绿地内无杂草、杂物等。

3、1卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。

各部门办公室的卫生，由日常保洁负责。

公共卫生实行区域负责。

区域划分为：

公司办公楼和楼前院内（至东西路以南）卫生由公司保洁员负责，责任部门为行政部；西大门内（至小卖部门前）外的路面及路两边的花带、草坪卫生由保安部负责；小卖部以东的地面、花带、楼层、礼堂分别由两个学校负责；食堂、饭厅由炊事班负责。

4、1责任区卫生每天清理、打扫一次；楼层走廊、墙壁、办公室、餐厅、卫生间等不定次数进行打扫；行政部牵头进行不定期检查。

发现问题，及时改正，否则，对责任人公开批评，并给予50元至100元的罚款。

5、1保持公司内经常性卫生，人人养成尊重他人劳动的良好习惯，任何人不得在卫生区内乱扔烟头、乱弹烟灰、随口吐痰、乱丢杂物和垃圾，违者，给予50元至100元的罚款。

6、1公司每月组织两次检查，对卫生好的部门进行通报表扬、挂流动红旗，给予部门负责人适当的奖励，并作为年终评先的条件；差的除进行通报批评外，并给予部门负责人经济处罚。

卫生区域计划表

部门

区域

库房

走道

空地

公司外环境

园林

清洁说明

4.4办公楼环境卫生管理和考核办法

1、明确责任划分

1、1楼内各办公房间内的办公桌、电脑、打印机、文件等办公用品的卫生由本人负责清扫擦拭整理,办公室内的公共区域、领导办公室、会议室、大厅公共卫生及室外环境卫生由专人负责。

2、认真及时清扫

2、1楼内卫生清扫包括以下事项：

（1）室内办公物品摆放整齐、有序，桌面及文卷柜上无杂物，室内无与办公无关的物品；

（2）、棚顶无灰吊，墙上及墙上的粘贴悬挂物上无灰尘，墙上不得乱钉乱挂；

（3）门窗及玻璃干净、明亮，室内、外无污渍；

（4）地面清扫及时、干净；

（5）桌椅、板凳、茶几、书柜、卷柜等易落灰尘的物品随时擦拭；房门拉手处、灯开关无污渍；

（6）饮水机、水杯、电话、电风扇、空调机等物品和微机显示屏、主机、键盘上无灰尘污渍；

（7）花卉叶面、主干及花盒上无灰尘污渍并且保持清洁。

（8）卫生间各种设备清洁无水锈、无异味。

（9）