四川省事业单位公文写作.docx
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四川省事业单位公文写作
第二节常用公文写作
一、通告
（一）通告的分类
1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。
2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。
（二）通告的写作
1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。
2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
——通告缘由通常用“为了……，根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。
周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
——通告常用“特此通告”作结语。
有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。
有的也以提出希望或执行要求作结。
3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。
4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
5.注意通告与公告的区别。
二、通知
（一）通知的特点和用途
1.应用广泛，使用频率高。
一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
2.有一定的权威性。
大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
3.有明显的时效性。
通知可用来处理以下事项：
批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：
转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：
传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。
任免和聘用有关人员。
（二）通知的分类
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召开会议的通知即会议通知。
3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
5.公布某些专门事项的通知即事项通知。
这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。
（三）通知的基本结构和写法
各类通知均可按以下结构来组织全文。
1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”（如会议通知、停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。
该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
3.正文是通知的主要内容。
起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。
正文的结构大体说来，可以有三种写法：
总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。
归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。
篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。
（四）撰写各类通知的注意事项
1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。
它通常采用总分条文式结构。
例如：
四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：
9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。
为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。
一、深化认识。
……
二、明确任务。
……
三、突出重点。
……
四、发动群众。
……
五、增加投入。
……
六、确保质量。
……
七、加强领导。
各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。
要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。
各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。
要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。
各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。
一九九六年九月二十四日
（印章）
（1）通知缘由这部分组成了通知的引言部分。
或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：
或上述内容综合说明、阐述。
总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。
多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。
如上文。
少数工作通知也采用了递进思路。
一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。
这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。
如下面例文。
国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：
《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》（国发[2000]32号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动），有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。
但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。
国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。
各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。
为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：
一、明确分工，联合行动……
二、地方负责，落实责任制……
三、依法行政，严格执法……
四、打防结合，综合治理……
五、查处大案要素，抓好督促检查……
打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。
国务院办公厅
二○○一年五月七日
这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨（下面加点的语句）。
这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。
（2）通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。
这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。
这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。
如上面例文就是这种写法。
一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。
有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语（词组）。
如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。
这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。
有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。
第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
（3）通知要求即通知的结语部分。
以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。
也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
2.会议通知
这类通知写法比较简单、灵活。
一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。
有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。
应做到内容周密、语言清楚、表述准确。
他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。
一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。
语言力求简短、明白。
例如：
会议通知
经局长办公会商定，于5月20日（星期一）下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。
请准时出席。
xx市人事局办公室
二○○二年五月十六日
一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。
这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。
这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。
正件、附件一起，组成了完整的通知。
例如：
成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区（市）县人民政府
市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。
二○○一年三月二十一日（印章）
《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》（略）
批转、转发性通知的正文包括两个部分：
转发对象和批注意见。
转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。
发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx（规章或管理规章名称）》印发给你们，望认真贯彻执行”即可。
有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。
基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。
可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。
例如：
××县粮食局转发《xx市粮食局转发<省粮食局转发[国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知）的通知》的通知
可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。
而在正文中可以写道：
“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。
有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。
制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。
使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报
（一）通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
具体说来，其作用是：
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
（二）通报的分类
根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。
1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。
3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。
从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。
直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。
转述式通报则是针对附件（如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等）所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。
（三）通报的写作
1.通报的一般结构
（1）标题有两种写法。
一是公文标题;一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。
前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
（2）主送机关行文对象有专指的，写明主送机关;普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。
（3）正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。
正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
（4）落款注明发文机关和成文日期。
2.表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。
在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。
先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。
着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。
文字要简明，不必过多议论。
表彰决定要写得具体、准确，言简意明。
希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。
要求要切实可行，符合实际;行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
3.批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。
这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。
除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。
正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。
错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。
在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。
错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。
要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。
分析评议要合情合理，令人信服。
处理决定部分要简明扼要。
要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。
4.情况通报的写作
这类通报内容集中，多为一事一报;写作比较灵活自如，结构因文而定。
主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。
行文要突出重点，抓住本质。
无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
四、报告
（一）报告的用途
报告可用于陈述以下几方面事项：
1.定期或不定期地向上级汇报工作;
2.向上级反映情况;
3.答复上级机关的查询;
4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。
（二）报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。
1.按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。
情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。
答复报告用于答复上级机关的查询、提问;按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果;回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。
报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。
2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。
专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。
实际工作中的报告大多是这种类型。
综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。
（三）报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。
如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。
2.主送机关。
3.正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。
报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。
若无必要也可略而不述。
报告内容这是正文重点所在。
内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。
决不能在报告中夹带请示事项。
报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。
也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。
（四）各类报告正文的写法
1.工作报告
它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。
这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。
可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。
基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件;主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会，这是对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作;存在问题，是写出工作中的缺点与不足;基本教训，这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训;今后意见，是提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。
不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。
例文：
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告
国务院：
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。
按照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显著成绩。
据统计，从1996年9月1日至于1997年3月底，全省累计投入劳动积累工13.25亿个，日最高峰上工人数达1900万人，共投入资金37.24亿元;累计完成土石方量9.12亿立方米;动工各类水利工程项目102万个，完成92万个，占动工数的92%;完成新增有效灌面67.7万亩，改善灌溉面积560.3万亩;新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难;小水电新装机7.8万千瓦;新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个;改造中低产田土178.44万亩，治理水土流失2457平方公里;完成成片植树造林166.5万亩，零星植树1.79亿株;新建县乡标美路1580公里;全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造，恢复改善灌面150万亩，新增提水控灌面积9.75万亩，冬蓄提水完成6.5亿立方。
其主要做法和特点是：
一、领导重视，真抓实干……
二、因地制宜，突出重点……
首先，突出治水。
其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。
三、深化改革，增大投入……
四、广泛宣传，持续发展……
五、激励先进，开展竞赛……
一九九七年x月x日（印章）
2.情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：
（1）严重的灾害、事故、案情、敌情;
（2）重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等;
（3）督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;
（4）举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等;
（5）对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;
（6）其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到：
第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。
第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。
第四、理顺文章思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
第五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3.答复报告
答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。
表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。
它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。
答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可说明。
答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。
正文写法比较灵活，或先写依据，后一并答复;或边写依据，边逐一答复。
4.报送报告
这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。
例如;“现送上我县参加《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。
请查收。
”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示
（一）请示的用途
具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复;
2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答;
3.在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示;
4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难;
5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题;
6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。
除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。
（二）请示的写作
请示的结构是相对稳定的。
1.标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”;标题中的事由要明确，语言要简明。
不宜写为“关于请求（或申请）xxxx的请示”，“请示”本身就含有请求、申请的意思了。
2.主送机关一般只写一个
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