word文档使用技巧大家有空学学下载花了我俩财富呢.docx

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word文档使用技巧大家有空学学下载花了我俩财富呢

◆Word的个性设置

◆文档的默认打开和保存路径

一般来说，Word文件默认的保存路径是C:

\MyDocuments文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。

◆列出最近所用文件数量

可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”选项卡中选择文档个数，然后单击“选项”菜单的“确定”按钮即可。

◆默认字号设置

一般在Word2003中新建Word文档时，默认字号为五号。

用户可以根据使用习惯将Word2003默认字号修改为自己常用的字号，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003窗口，在菜单栏依次单击“格式”→“字体”菜单命令。

第2步，在打开的“字体”对话框中设置字体、字号等选项，设置完毕单击“默认”按钮，并单击“确定”按钮即可，如图2008071204所示。

◆取消文本录入中的自动编号

　　可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

◆禁用“开始工作”任务窗

操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“工具”→“选项”菜单命令。

第2步，在打开的“选项”对话框中切换到“视图”选项卡，在“显示”区域取消“启动任务窗格”复选框，并单击“确定”按钮即可。

◆缩进为厘米或字符的设置

在Word2003中设置段落缩进时，用户可以根据实际需要设置使用厘米或字符为缩进单位，设置步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“工具”→“选项”菜单命令。

第2步，在“选项”对话框中切换到“常规”选项卡，在“度量单位”下拉菜单中选择“厘米”作为度量单位。

如果选中“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“字符”作为缩进单位；如果取消“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“厘米”作为缩进单位。

设置完毕单击“确定”按钮，如图2008072307所示。

图2008072307选中“使用字符单位”复选框

◆显示整个菜单

在Word默认设置中，每个工具菜单下面只列出常用的工具，如果想显示所有的工具，就要点击菜单下面最下面的展开符号，这对常用电脑的人挺不方便，因此我们可以设置菜单下面的工具全部显示，方法：

1、进入“工具”—“自定义”—“选项”；

2、钩选“始终显示整个菜单”；

3、点击“确定”即可。

◆操作技巧

◆首行缩进

在WORD的默认设置中，没有按照我们中国人的习惯来设置文章段落的首行缩进两个字符，因此我们编辑文档时基本上要手工操作，给文章首行缩进两个字符。

手工操作有多种方法，但使用输入空格和标尺定位杆来操作的精度还不是很好，使文章格式不够齐整，建议采用如下方法操作：

1、将光标定位在要操作的段落

2、点击“格式”—“段落”—“缩进和间距”

3、在“特殊字符”里选择“首行缩进”，在“度量值”里选择或输入“2个字符”，点击“确定”即可。

◆“双行合一”功能

编辑Word文档的过程中，有时需要在一行中显示两行文字，然后在相同的行中继续显示单行文字，实现单行、双行文字的混排效果。

这时可以使用Word2003提供的“双行合一”功能实现这个目的，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2003文档窗口，选中准备在一行中双行显示的文字（被选中的文字只能是同一段落中的部分或全部文字）。

第2步，在菜单栏依次选择“格式”→“中文版式”→“双行合一”菜单命令。

◆将已有文字设置为文本框

在Word2003文档中，我们也可以将Word文档中的已有内容设置为文本框，操作步骤如下所述：

第1步，选中需要设置为文本框的内容。

第2步，在菜单栏依次单击“插入”→“文本框”→“横排”或“竖排”命令，

◆使用“选择性粘贴”功能粘贴Excel数据

用户在将Excel中的数据复制到Word2003文档中时，会遇到丢失小数位数或格式不符合要求的情况。

例如：

将Excel中的整数数字设置为带2位小数的格式，如果仅选中数字并将其复制到Word中，则小数点后的数字将消失；如果选中数字所在的单元格并将其复制到Word中，则会连同在Excel中设置的格式一同被粘贴。

为避免这种情况，可以借助Word2003的“选择性粘贴”功能进行有选择地粘贴，以Excel2003和Word2003为例，操作步骤如下所述：

第1步，在Excel2003中选中数据所在的单元格，并依次单击“编辑”→“复制”菜单命令，如图2008110301所示。

图2008110301单击“复制”菜单命令

第2步，打开Word2003文档窗口，依次单击“编辑”→“选择性粘贴”菜单命令，如图2008110302所示。

图2008110302单击“选择性粘贴”菜单命令

第3步，在打开的“选择性粘贴”对话框中，选中“形式”列表中的“无格式文本”选项，并单击“确定”按钮即可，如图2008110303所示。

图2008110303选中“无格式文本”选项

◆删除空行

对于文章中的多个空行，手工删除是一件很麻烦的事情，因此可以通过操作一次性删除所有空行，方法如下：

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

◆显示过宽文档

　　　在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！

我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。

这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。

我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

◆光标快速返回到文档的上次编辑点

按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

◆在Word表格中设置允许跨页断行

编辑表格时，有时会根据排版需要使表格中的某一行分别在两个页面中显示。

遇到此类问题，可以为表格中的指定行设置“允许跨页断行”功能，操作步骤如下所述：

    第1步，打开Word2007文档窗口，单击表格中需要设置“允许跨页断行”功能的特定行。

在“表格工具”功能区中切换到“布局”选项卡，并单击“表”分组中的“属性”按钮。

    第2步，在打开的“表格属性”对话框中，切换到“行”选项卡。

选中“允许跨页断行”复选框，并单击“确定”按钮。

◆给跨页的表格自动添加表头

　　如果在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

◆让Word表格快速一分为二

将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。

这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

◆巧用Alt键调整表格

用户在调整表格高度与宽度时，通常都是使用鼠标来进行拖动，但是这种方法不够精确；也可以在表格属性里设置，这种方法可以保证精确，但是不够直观，能否将二者结合起来呢？

在调整宽度或高度的时候，用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整，这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小，既精确又直观。

另外，Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。

◆巧用Ctrl键调整表格

调整某一行或列的宽度时，为了不让后面的行或列的宽度不变，可以按住Alt键不放，然后使用鼠标进行拖动调整。

◆复制网页中的文字而自动去除图形和版式

选中需要的网页内容并按“Ctrl+C”键复制，打开Word，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“无格式文本”。

◆删除网页文字格式

1、网页回车符

（1）当网上的文字变成自己的文档内容后，应该删除：

选择这个向下的箭头，然后删除或剪节掉即可；

（2）在查找框内输入半角^l（是英文状态下的小写L不是数字1）,在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。

2、文字的底纹。

我们复制网上的文字到WORD后，文字经常带有底纹，这也要把它删除，方法是：

（1）选择这部分文字，

（2）点击字体工具中的“清除格式”

（3）把这部分文字的格式设置为与本篇文档要求一样的格式。

◆自动创建画布的取消

在WordXP中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”，有的用户可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。

执行“工具”菜单上的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，去除“插入[自选图形]时自动创建画布”复选框的选择即可。

◆用Word来拆字

首先点击“工具/自定义/命令/绘图/分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可；然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该“心”字剪切，在选择性粘贴中选图片（Windows图元文件），选中该字，点击工具栏中的“分解图片”按

钮，在绘图画布内空白处点击鼠标左键，再选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。

◆插入新页

在文件最后面回车可插入新的页，但有时该页的后面还有一大截空白，那要回车很多，才能转入下一页，而且在篇幅大的文档中这样编辑，很容易导致排版上的混乱，因此建议使用插入分页符等方法：

1、将光标定位在当前页的末尾，

2、点击主菜单中的“插入”----“分隔符”

3、选择“分页符”，然后“确定”即可。

◆将word文件变成flash

把文档直接转换为flash格式。

直接插入到网页里面，这样就可以把文档原模原样的展现。

安装完flashpaper后会在word程序中多了一个“flashpaper”的菜单，打开要进行转换的文件，接着点击菜单“flashpaper—converttomacromediaflash（．swf）”来选择保存flash文件的目录和文件名，这样flsah文件就保存到指定的地方了。

◆使用自动图文集

在Word2003中输入文字时，经常遇到一小块文字需要重复录入（如合同文书中甲方、乙方的单位名称），或一句短语在多个文件中频繁出现（如“本合同一式三份，双方签字盖章后生效”）。

借助Word2003提供的“自动图文集”功能可以加速文本输入。

自动图文集能把常用的短语定义成词条，就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。

在Word2003中使用自动图文集的步骤如下所述：

第1步，打开Word2003窗口，在菜单栏依次单击“视图”→“工具栏”→“自动图文集”菜单命令，打开“自动图文集”工具栏。

也可直接在菜单栏依次单击“插入”→“自动图文集”菜单命令来使用自动图文集。

第2步，在Word文档中选中要定义为词条的文字“本合同一式×份，双方签字盖章后生效”，单击自动图文集工具栏“新建”按钮，打开“创建自动图文集”对话框，为词条命名2-10个汉字“本合同一式”，并单击“确定”按钮，如图2008071212所示。

 图2008071212新建“自动图文集”词条

第3步，将光标定位到Word文档适当位置，单击工具栏“所有词条”按钮。

在下拉列表中选择正文，单击要插入的词条名称“本合同一式”，则“本合同一式×份，双方签字盖章后生效”自动输入到Word文档中，如图2008071213所示。

图2008071213插入自动图文集词条

◆插入文件顺序和范围设置

在Word2003中通过使用插入文件的方法可以方便地合并两篇或多篇Word文档，在插入Word文件时，用户一般希望能按照自己需要的顺序依次插入Word文档。

按特定顺序插入Word文档的设置尚未出现在Word2003的功能选项中，不过用户可以采用办法达到这个目的，操作步骤如下所述：

第1步，首先重命名被插入的Word文件名称，即按照需要的插入顺序在Word文件名称前面加入A、B、C等字母，并按名称排序，如图2008070901所示。

图2008070901重命名Word文件

第2步，打开Word2003主窗口，在菜单栏依次单击“插入”→“文件”，打开“插入文件”对话框。

选中所有准备插入的Word文档，并单击“插入”按钮，如图2008070902所示。

图2008070902“插入文件”对话框

在Word主窗口中可以看到选中插入的Word文档已经按照事先排好的顺序被插入进来，如图2008070903所示。

图2008070903插入的Word文档

◆给Word文件减肥

在Word中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB，所以，很有必要给Word文件减减肥。

具体方法：

只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。

如果嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。

另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

◆将Word文档转换成为幻灯片

　　我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。

　　其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。

方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。

例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。

◆将PDF、网页、经保护的WORD文件转换为正常Word文档

1.打开PDF、网页和经保护的WORD文件；

2、点击主菜单中的“文件”/“另存为”；

3、在出现的对话框中，点击“保存类型”旁的按钮，点击选择“文本文件（*.TXT）,然后输入文件名称，再点击对话框的“确定”进行保存。

4、通过WORD,对新形成的文本文件进行修改，再另存为WORD文档（后辍名为“DOC”）即可。

（如果把经保护的WORD文件另存为文本文件后，我们需要先关闭它，然后再打开该文本文件，才是我们可以修改的文本文件）

◆自动滚动

　　如果你还未使用内置滚轮的鼠标，那么在查看一篇长文档时，一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼，其实WordXP中提供了一个“自动滚动”的功能，为什么不利用一下呢？

　　从“工具→自定义”下打开“自定义”窗口，从左侧窗口中选中“工具”类别，然后在右侧“命令”下拉列表框中找到“自动滚动”项，再将这个项目拖放到Word界面中，随便找一个地方放置即可，只要你觉得醒目就行了。

以后，即使你没有滚轮鼠标，也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档，当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。

，假如你觉得滚动速度太快，上下移动鼠标可以自行调节，不需要滚动时只要左击或右击均可，相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滚轮呢。

◆设置word文档结构

当我们编辑修改较大的WORD文档时，如编写运行规程、施工方案、写论文等、汇编迎检材料等，往往要在文档的各部分之间来回浏览、修改，有时要找到某个章节而不停地滚动鼠标，这样不太方便、明了，如果设置了文档的结构，就可以通过文档结构图的方式来查看文档的构成情况，并很方便地选择定位到某个章节。

设置办法：

1、选择“视图”—“工具”—“大纲”；

2、将光标定位到某章节的标题；

3、在大纲工具条中将其格式设置为想要的章节级别，如一级章节就选择“1级”，二级章节就选择“2级”等等。

对每个章节设置好大纲级别后，我们就可以通过文档结构图的方方式下，很方便地定位、浏览文章的各个章节了，例如…

◆关于WORD的智能标题

有时WORD会自动把文章的要点摘录为大纲级别，例如…

这种大纲级别，在我们操作生成目录时也会成为目录的一部分，使目录不正确，而且在生成目录前也会影响我们了解整篇文档结构，因此有必要对它们进行更正。

更正办法：

1、选择“视图”——“大纲”；

2、将光标定位到这些要点行；

3、在大纲工具条中将其格式纠正为“正文文本”。

◆自动生成目录

近几年我们汇编迎接上级检查的材料时，时时间紧，任务重，编辑的WORD文档篇幅较长，文档编辑结束后，还要编目录与页码。

如果通过手工来完成目录与页码的编辑，工作量较大，而且万一文档中间内容增加或减少，页码一打乱，后面页码全要改，这是一件很让人头痛的事情。

如果按照自动生成目录的要求来编辑文档，不但可以任意修改文章内容，而且阅读查找资料内容时也很方便，只是按住Ctrl点击目录中的某一章节标题，光标就会直接跳转到该章节所在页面；另外，如果生成了自动目录又修改文档，那我们可以让WORD重新生成目录。

因此，自动生成目录的编辑方式挺有用，现在我与大家学习这种编辑方法。

◆准备工作

因为目录与资料的正文是分别编页码的，要想在同一篇文档中设置不同的页码，就要将页码不同的部分设置为不同的节。

因此，在讲如何自动生成目录之前，我们要对目录与资料的正文设置为不同的节。

▲分节的步骤

1、将光标定位在一篇文档中想要开始分节的地方，例如…

2、点击“插入”——“分隔符”，打开“分隔符”对话框。

在“分节符类型”下选中“下一页”后，单击“确定”即可。

这时就在此行的原光标位置插入了一个分节符，原光标所在位置及其后面的字符会自动下移一页（（此时，我们发现右下角的光标信息提示：

光标在文档的第二页、第二节；在默认的“页面视图”下，刚才插入的分节符是看不见的。

切换到普通视图方式下，分节符就显示出来了）。

分节后，各节的页面设置都可以各不相同了，如页码、页边距、纸张大小、纸张的方向（纵横混合排版）、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏等等。

讲到这里，就顺便讲一下同一篇文档里通过分节来设置不同的纸张方向。

因为我们平时汇编资料，不但有纵排的资料，也有横排的资料，而且页眉基本上都设置有南网标识，要设置不同的页眉，这些都需要分节来处理与实现。

分节后，设置不同的纸张方向：

1、将光标定位在下一节的任一个页面中的任何一个位置，点击“文件”—“页面设置”；

2、在页面设置对话框的方向选项中，根据自己需要的纸张方向，选择“纵向”或“横向”；

3、在“预览—应用于”选项中，选择“本节”，然后点击确定即可。

设置不同的纸张方向后，带有南网标识的页眉也需要调整，因为目前这节的页眉内容是与上一节是一样的，例如…此时南网标识在新纸张方向页眉中的位置明显不符合要求，如果我们直接移动南网图标，前面页面的图标也随着移动，这也顾此失彼。

如果要求它们任由我们调整，这就需要先设置新节的页面为不同页眉。

不同的页眉设置：

1、将光标定位在新节的页面；

2、单击“视图”菜单→选择“页眉和页脚”命令；

3、在出现的页眉和页脚工具栏中，单击“链接到前一个”按钮，使这个按钮弹起来，此时表示断开了当前节的页眉和页脚与上一节的联系，我们可以任意调整这节页眉中的南网图标与文字了，最后点击“关闭”即可。

从此以后的页眉或页脚都是最后设置的内容。

如果还要设置新的页眉和页脚，可重复进行以上的步骤。

这样，一篇文档的页眉和页脚就与相应的章节对应起来了。

◆自动生成目录的编辑方法

准备工作做好后，我们可以开始编辑资料的正文了。

▲步骤：

（以下操作方法是指在WORD2003中，其它版本WORD略有差别，但大同小异。

）

1．在资料正文的第一页，也就是刚才分节操作后产生的新页编辑文档正文或者读入一篇资料，把光标定位在资料类别名称或者某篇资料的标题。

例如…

　　2．选择“视图”——“工具栏”——“大纲”；

　　3．在右上角出现的大纲工具栏中选择相应的大纲级别，如“1级”、“2级”、“3级”…。

其它资料标题，依此类推，。

例如：

　　4．当都定义好标题的级别后，我们就可以生成目录了。

把光标移到文章最开头的空白页，选[插入]--[引用]--[索引和目录]

　　7．选第二个选项卡[目录]，然后点右下的确定。

就好了。

　　8．当你重新修改文档内容后，你需要更新一下目录，方法是：

在目录区域内，点右键，选[更新域]

　　9．当选[更新域]后，会出现一个选框，选第二个“更新整个目录”点确定。

就OK了。

◆改变目录格式

在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项，例如…执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。

◆设置光标返回到指定位置

1、将光标定位在想要返回的位置点，打开“插入→书签”对话框，在其对话框最上方“书签名”编辑框中输入要添加的书签名，单击“添加”和“确定“按钮；

2、然后用超级链接把每一个你所作的目录与对应的书签链接起来。

3、重复上述操作，插入多个书签和超级链接。

◆分节后的打印

对文档进行分节后，打印时须注意几个问题：

1、命令打印时，打印对话框时的打印内容栏会默认选择“显示标记的文档”，例如…此时我们要改选为“文档”，不然，打印出来的页面会比我们原来设置的页面小20%左右,如果原来我们设置为A4纸，打印出来的会得到16K纸的内容页面；

2、我们打印整篇文档时，打印对话框的页面范围就不用改选，也就是直接确认WORD的默认选择“全部”，但万一我们的文档较长，打印过程中出现了打印机故障等问题，使打印作业中断，那就要继续打印文档的某一部分了，此时我们就要告诉打印机到底是打印第几节的第几页，不然打印机会出错：

A.只打印某节的某页时，就要在打印对话框的“页码范围”输入“p页码s节号”，如打印第二节的第三页，就输入“p3s2”；

B.打印整节时，键入“s节号”。

   例如全部打印第三节，键入“s3”即可；

C.打印不连续的节时，  键入节号，并以逗号分隔。

   例如，可以键入“s3,s5”；

D. 跨越多节的若干节时，  键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号，并以连字符分隔。

  例如，可以键入“p2s2-p3s5”；

E.连续打印不同节的页时，分别键入页码与节号，中间用逗号分隔，如“p2s2,p3s5,p6s6”.

◆Word2003中的快捷键大全

Ctrl+Shift+Spacebar创建不间断空格

Ctrl+连字符创建不间断连字符

Ctrl+Shift+<缩小字号

Ctrl+Shift+>增大字号

Ctrl+Q删除段落格式

Ctrl+Spac