基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程.docx

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基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程

***************

ERP管理信息系统

采购管理详细业务流程

创立日期:

****

控制编码:

****

当前版本:

V1.0

发布日期：

编制/业务：

会签/生产：

会签/物控：

会签/质量：

审核/ERP工程负责人：

批准/副总经理：

文档控制

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地点和位置

1．采购管理根底数据

1.1供给商编码

供给商分类〔〕+流水号

1.2采购人员

工号编码+

1.3供给商档案

主要数据列：

供给编码、名称、

1.4供给商价格档案

主要数据列：

1.5物料采购信息档案

采购单位、主要供给商、采购提前期、最小订购量〔可选项〕

1.6采购关键参数设置

1〕采购订单和委外订单必须有价格才能下达

2〕采购员无关闭采购和委外订单权限

3〕采购员只能参照采购申请单生成采购订单

4〕委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库

2．供给商管理流程

2.1供给商新增流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

采购员根据与供给商业务跟进情况，对达成初步合作意向的潜在供给商建立“供给商档案〞。

把附表单上传到系统。

ERP

采购/采购员

&?

供给商调查表?

2.0

对于潜在供给商，如果需要进一步开展为交易供给商，需由采购员提出“供给商资质申请〞经采购部长初步审批后，提交公司技术、质量部门进展审核。

ERP

采购/采购员

采购/部长

&?

审核申请表?

、?

供给商开发申请表?

3.0

采购、技术、质量部门对新供给商进展评估打分，填写审批意思。

手工

技术、质量、采购/负责人

&?

供给商评估表?

4.0

对于评审通过的新供给商，由申请人通知供给商档案管理员，在K3系统中进展“转交易供给商〞操作，供给商档案管理员在系统中核对“供给商资质申请表〞及相关审核情况无误后，进展“转交易供给商〞操作。

ERP

供推中心/文员

&?

合格供给商审批表?

2.2供给商变更流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

采购员根据与供给商变更信息，填写“供给商变更申请表〞

注：

只涉及到变更名称、走变更单据流程，其它变更直接通知供推中心文员变更即可；

手工

采购/采购员

&?

供给商变更申请表?

〔制单〕

2.0

采购部长审核“供给商变更申请表〞

手工

采购/部长

&?

供给商变更申请表?

〔审核〕

3.0

采购主管副总审批“供给商变更申请表〞

手工

采购/主管副总

&?

供给商变更申请表?

〔审批〕

4.0

对审批后的供给商信息，由申请人通知供推中心文员，在K3维护“供给商档案〞操作。

把供给商核准通知单或变更通知上传到系统

ERP

供推中心/文员

&?

供给商档案?

2.3采购询报价流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

有新材料需要采购，或现在采购价格需要调整时，由采购员录入“报价单〞，把附表上传到K3系统；

ERP

采购/采购员

?

供给商报单?

&?

报价单?

〔制单〕

2.0

采购部长审核“报价单〞

ERP

采购/部长

&?

报价单?

〔审核〕

3.0

生产总监核准“报价单〞

手工

生产/生产总监

&?

报价单?

〔核准〕

4.0

采购主管副总批准“报价单〞

手工

采购主管副总

&?

报价单?

〔批准〕

5.0

报价单审批完成后，由供推中心文员对K3根底档案中采购价格档案进展更新。

ERP

供推中心/文员

&供给商价格档案

2.4合格供给商评估流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

采购部针对合格的A类、B类供给商提出评估，填写“供给商月考核表〞

手工

采购/采购员

&?

供给商月考核表?

〔制单〕

2.0

采购部与质量对A类、B类供给商进展评分

手工

采购、质量/部长

&?

供给商月考核表?

〔会签〕

3.0

将评估结果录入K3系统“供给商评分表〞，把附表上传到K3

ERP

采购/采购员

&?

供给商评分表?

4.0

把评估不合格的供给商暂停交易

ERP

采购/采购员

2.5样品需求管理流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

技术部根据新产品提出样品试制申请，录入K3

ERP

技术部/工程师

&样品试制申请单?

工作联络书?

2.0

采购部通知供给商打样、送样，并接收样品

ERP

采购/采购员

&样品收样

3.0

把样品交给技术部或质量进展样品检验

ERP

采购/采购员

技术部/工程师

&样品交接

4.0

样品合格后进展确认封样，把签字完毕的的“样品确认单〞上传到K3

ERP

采购/采购员

&?

样品确认单?

3．采购和委外业务管理流程

3.1采购订单流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

根据不同的物料类型

●生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；

●平安库存控制的物料，由PMC生成采购申请，审核后打印给采购；

●非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进展审核后打印给采购；

ERP

生产部/PMC

各部门/文员

&?

采购申请单?

2.0

采购员依据采购申请单、采购价格，选择供给商生成采购订单。

ERP

采购/采购员

&?

采购订单?

〔制单〕

3.0

采购订单经过采购经理审核后，采购员打印采购订单给供给商，并跟踪订单执行情况。

ERP

采购/采购部长

技术部/工程师

&?

采购订单?

〔审核〕

4.0

供给商送货到达后，由采购员依据采购订单，在“供给商送货单〞签名确认订单号。

手工

采购/采购员

&?

供给商送货单?

5.0

物控收货后，根据仓管员确认的“供给商送货单〞开具“收料通知单〞，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进展检验。

ERP

物控/文员

&?

采购入库单?

6.0

根据“收料通知单〞对物料进展检验，并将检验结果录入“来料检验单〞，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；

ERP

质量部/检验员

&?

来料检验单?

、?

不良品处理单?

、?

特采单?

7.0

根据“来料检验单〞“不良品处理单〞做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；

ERP

物控/文员

&?

外购入库单?

3.2采购订单变更图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

PMC方案员补生产方案调整情况提出采购变更申请，编制“采购变更联络函〞，PMC主管审核打印给采购；

手工

生产部/PMC

&?

采购变更联络函?

2.0

采购部根据“采购变更联络函〞在K3中录入“采购变更通知单〞，采购部长审核后通知ERP工程师；

ERP

采购/采购员

采购/采购部长

&?

采购变更通知单?

3.0

ERP工程师根据“采购变更联络函〞和“采购变更通知单〞执行变更单生效或关闭采购订单

ERP

ERP/工程师

4.0

采购订单尾数关闭：

延期1个月，生产不需要的采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请〞联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭

手工

ERP

采购/采购员

生产部/PMC

ERP/工程师

&?

采购订单关闭申请?

3.3采购订单退货流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

批量退货：

采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成“退货退知单〞，采购部长审核后打印给仓库；

零星退货：

采购员根据不良品仓的物料手工录入“退货退知单〞采购部长审核后打印给仓库；

ERP

采购/采购员

采购/部长

&?

退货通知单?

2.0

物控根据“退货通知单〞生成“红字外购入库单〞处理实物退货；

ERP

物控/文员

&?

采购退货单?

3.4委外订单流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

根据不同的物料类型

●由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；

●其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进展审核后打印给采购；

ERP

生产部/PMC

各部门/文员

&?

采购申请单?

2.0

采购员依据采购申请单、采购价格，选择供给商生成委外订单。

ERP

采购/采购员

&?

委外订单?

〔制单〕

3.0

委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单给供给商，并跟踪订单执行情况。

ERP

采购/采购部长

&?

委外订单?

〔审核〕

4.0

采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库〞，系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单，委外加工出库〞打印签字交给仓库发料；

ERP

采购/采购员

&?

委外加工出库单?

〔制单〕

5.0

仓管员发料后，物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单〞审核K3单据

ERP

物控/文员

&?

委外加工出库单?

〔审核〕

委外异常处理：

退换料：

经质量部确认后，采购作“红字委外出库单〞，再以“蓝字委外加工出库单〞补料给供给商

补料：

采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控参照生成“委外加工出库单〞

ERP

采购/采购员

物控/文员

&?

委外加工出库单?

〔制单〕

&?

委外加工出库单?

〔审核〕

6.0

供给商送货到达后，由采购员依据委外订单，在“供给商送货单〞签名确认订单号。

手工

采购/采购员

&?

供给商送货单?

7.0

物控收货后，根据仓管员确认的“供给商送货单〞开具“收料通知单〞，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进展检验。

ERP

物控/文员

&?

委外入库单?

8.0

根据“收料通知单〞对物料进展检验，并将检验结果录入“来料检验单〞，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；

ERP

质量部/检验员

&?

来料检验单?

、?

不良品处理单?

、?

特采单?

9.0

根据“来料检验单〞“不良品处理单〞做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；

ERP

物控/文员

&?

委外入库单?

10.0

月末本钱会计按委外订单，根据“委外入库单〞对委外加工发出的材料进展核销。

ERP

财务/本钱会计

3.5返修委外订单流程及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

因材料原因产生不良导致的返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选择“返修订单〞

ERP

采购/采购员

&?

委外订单?

〔制单〕

2.0

委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单给供给商，并跟踪订单执行情况。

ERP

采购/采购部长

&?

委外订单?

〔审核〕

3.0

如需进展委外投料变更处理，由采购员提出申请，采购部长执行投料变更单，不需那么跳过此步。

ERP

采购/采购部长

&?

委外投料变更单?

3.6委外订单变更流程及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

PMC方案员按生产方案调整情况提出委外变更申请，编制“委外变更联络函〞，PMC主管审核打印给采购；

手工

生产部/PMC

&?

委外变更联络函?

2.0

采购部根据“委外变更联络函〞在K3中进展委外订半单变更；

ERP

采购/采购员

3.0

委外订单增加：

变更后需追加委外材料出库数量；

ERP

采购/采购员

&?

委外加工出库单?

4.0

委外订单减少或取消：

变更后那么需追回局部材料或全部材料退回；

ERP

采购/采购员

&?

红字委外加工出库单?

3.0

ERP工程师根据“采购变更联络函〞和中止的委外订单，查看委外在制品数量为零后关闭委外订单

ERP

ERP/工程师

4.0

委外订单尾数关闭：

延期1个月，生产不需要的委外订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请〞联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭

注：

一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭

手工

ERP

采购/采购员

生产部/PMC

ERP/工程师

&?

委外订单关闭申请?

3.7委外订单退货流程图及说明

序号

步骤说明

处理

部门/岗位

输入&输出

相关政策

1.0

由于供给商原因不良可返修退货：

采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成“退货退知单〞，采购部长审核后打印给仓库；

ERP

采购/采购员

采购/部长

&?

退货通知单?

2.0

物控根据“退货通知单〞生成“红字委外入库单〞处理实物退货；

ERP

物控/文员

&?

委外退货单?

3.0

假设因为供给商原因不良造成不可返修，做报废处理，要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失，供给商确认后，用负数“其他应付单〞记录扣款冲减应付帐款。

负数其他应付单可以与采购发票一起核销。

ERP

物控/文员

&?

采购退货单?

4.0

委外物料的报废，由采购员提出申请，采购部长审核，主管副总审批后，仓库用“其它出库单〞出库当废品处理或供给商收回

ERP

采购/采购员

采购/部长

物控/文员

?

委外物料报废单?

&?

其它出库单?

4．单据、报表

4.1采购单据

●?

供给商调查表?

FM-PD-001A：

采购员制单—采购部长审核

●?

审核申请表?

FM-PD-034A：

采购员制单—采购部长审核—生产总监审批

●?

供给商开发申请表?

FM-PD-035A：

采购员制单—采购部长审核—生产总监审批

●?

供给商评估表?

FM-PD-002A：

采购员制单—采购部长审核—生产总监审批

●?

合格供给商申批表?

FM-PD-036A：

采购员制单—采购部长审核—生产总监核实---罗总审批

●?

供给商报价单?

：

供给商盖章

●?

采购报价单?

：

采购员ERP制单—采购部长审核—生产总监核实---罗总审批—供推中心文员维护价格档案

●?

采购申请单?

：

PMC申请单：

PMC制单—PMC审核

其它部门申购单：

部门文员制单—部门负责人审核

●?

采购订单?

：

采购员制单—采购部长审核

●?

供给商送货单?

：

供给商签字盖章—采购员签字—仓管员签字

●?

特采申请单?

：

采购员制单—采购部长审核—各部门会签

●?

采购变更联络函?

：

PMC方案员制单—PMC主管审核

●?

采购订单变更单?

：

采购员制单—采购部长审核—ERP工程师生效

●?

采购订单关闭申请?

：

采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单

●?

采购退货知单?

：

采购员制单—采购部长审核

●?

采购退货单?

：

物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核

4.2采购报表

●采购订单执行汇总表、明细表〔供给链－采购管理－采购订单〕：

采购主管、采购员

●采购订单全程跟踪表〔供给链－采购管理－采购订单〕：

采购主管、采购员

●采购汇总表〔供给链－采购管理－报表分析〕：

采购主管

●采购本钱汇总表、明细表〔供给链－存货核算－入库核算〕：

采购主管

4.3委外单据

●?

委外申请单?

：

PMC申请单：

PMC制单—PMC审核

其它部门申购单：

部门文员制单—部门负责人审核

●?

委外订单?

〔普通、返修〕：

采购员制单—采购部长审核

●?

采购变更联络函?

：

PMC方案员制单—PMC主管审核

●?

委外出库单?

：

采购员制单—采购部长签字—仓管员签字—物控文员审核

●?

投料变更单?

：

采购员制单—采购部长签字

●?

物料补料报废单?

：

采购员制单—采购部长审核--产总监批准

●?

委外退货退知单?

：

采购员制单—采购部长审核

●?

委外退货单?

：

物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核

●?

委外加工费用单?

：

采购员制单--采购部长审核

●?

物料报废单?

：

采购员制单—采购部长审核—主管副总审批

●?

采购订单关闭申请?

：

采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单

4.4委外报表

●委外订单全程跟踪表〔供给链－委外加工－委外订单〕：

采购主管、采购员

●委外领料明细表〔供给链－委外加工－委外订单〕：

采购员

●委外生产领料差异分析〔供给链－委外加工－生产投料〕：

采购主管、采购员、财务

●材料耗用明细表〔供给链－委外加工－生产投料〕：

采购主管、采购员、财务

●生产物料报废统计表〔供给链－委外加工－生产物料报废/补料〕：

采购主管、采购员、财务

●委外加工入库核算〔供给链－委外加工－委外入库〕：

采购员、财务

●委外加工材料汇总表、明细表〔供给链－委外加工－委外入库〕：

采购员

●委外加工核销汇总表、明细表〔供给链－委外加工－委外入库〕：

采购主管、采购员、财务