酒店采购管理供应链.docx

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酒店采购管理供应链

以供应链管理为指导的酒店采购管理研究

摘要：

采购是酒店管理薄弱环节，却是经营关键环节，应当引起酒店服务业重视。

酒店采购不仅是订单开出，也含需求确定、供应商选择等.有人视采购为简单工作,认为采购人员只需有伦理道德观,无须有专门化能力。

其实，采购工作的复杂性远较其他管理工作为甚,良好的采购不仅可免麻烦，而且可助达成既定目标。

分析酒店采购管理找出问题,提出改进具有实际意义。

本文根据酒店业的特点,结合现代采购管理理论，对如何优化酒店企业采购管理进行了研究。

本文首先分析了酒店行业的发展状况,在此背景下论述了采购在酒店企业中的地位和作用，以及酒店采购的特点和在酒店采购管理中存在的问题。

然后论述了现代采购管理理论,以供应链管理思想、供应链中的采购管理以及采购中的委托—代理理论为指导，研究了酒店行业的供应链结构，探讨了酒店企业如何运用供应链管理思想在供应商管理、库存管理和信息化建设三个方面进行采购管理.接着从酒店采购方式、业务流程和内部激励约束管理机制上对酒店采购进行了优化研究。

全文试图运用现代采购管理理论，结合酒店的特点对酒店企业的采购管理探索出一般性的规律,从采购的角度增强酒店企业的竞争优势。

关键字:

酒店；采购；供应链；管理；意义；漏洞;对策

Abstract:

Purchasingisthemanagementofhotelsweaklinksandkeylinkisoperating，itshallcausehospitalityattention。

Thehotelisnotonlyleave,purchaseordercontainrequirementdetermination,vendorselection，etc。

Somepeopleregardprocurementforsimplework，thinkpurchasingpersonneljusthaveethicalmorality,neednothavespecializedability。

Infact,thecomplexityofpurchasingworkfarmoreothermanagementwork，goodsourcing,whynotonlycanavoidtroublesome，andcanhelpachievegoals。

Analysishotelpurchasingmanagementfindouttheproblemsandputforwardtheimprovementwithpracticalsignificance.Accordingtothecharacteristicsofhospitalityindustry，combiningmodernpurchasingmanagementtheory,howtooptimizehotelenterprisespurchasemanagementisstudied。

Thispaperfirstanalyzesthedevelopmentstatusofthehotelindustry,discussedinthecontextofthehotelenterprisespurchaseinstatusandrole，andthecharacteristicsandthehotelpurchasinghotelpurchasingtheproblemsexistinginthemanagement。

Thendiscussesthemodempurchasingmanagementtheoryandbasedonsupplychainmanagement,supplychainofpurchasingmanagementandpurchasingtheprincipal—agencytheoryastheguide,studiedthestructureofthehotelindustrychain,probesintohowtousethehotelenterprisessupplychainmanagementideainsuppliermanagement,inventorymanagementandinformationizationofthethreeaspectspurchasemanagement.Thenfromthehotelpurchaseway,businessprocessandinternalincentiveandrestraintmechanismofmanagementonhotelpurchasingisoptimized.Fulltexttriestousemodernpurchasingmanagementtheory,combinedwiththecharacteristicsofenterprisetothehotelhotelofpurchasingmanagementexploringthegeneralrule,fromtheAngleofpurchasingthecompetitiveadvantageofenterprisesenhancehotel.

Keyword：

Hotel;Procurement;Supplychain;Management;

Meaning;Holes；countermeasures

前言

酒店行业是一个传统的服务行业，原材料的采购成本总体不是很高，餐饮原材料的采购成本比客房消耗品的采购成本高。

20世纪80年代末期，酒店业整体处于供不应求的状况，以及各种税收方面的优惠政策，使得酒店业发展初期由于利润水平较高，酒店业经营者的成本意识还不是很强烈。

从20世纪中后期开始酒店业利润水平持续降低，直到1998年出现全行业亏损，使酒店业经营者开始由从前只关注产品形态的创新到开始关注降低内部管理成本。

在过去的15年中，酒店的采购功能没有多大变化,但是对待采购的态度发生了重大转变，认识到酒店作为一个服务性企业，其采购工作也应是酒店管理中的一个重要环节，提高采购管理水平对降低成本、提高服务质量、满足宾客个性化需求具有重要作用。

有人说：

“采购是企业的利润之源、质量之本和效率之始。

”这句话体现了采购在酒店管理中的重要地位。

一般规模较大的星级酒店，通常设立专门的采购部门，而且星级水平越高，对采购物资的要求也越严格,这是为了确保酒店的档次与高品质形象。

随着生活节奏的加快，宾客要求酒店提供产品和服务的前置时间越短越好，这在无形中要求缩短从生产到消费的周期。

这给酒店的采购工作提出了很高的要求，要求酒店与其上下游商紧密联结在一起，之间的信息流和物流能够迅捷通畅，既要能及时满足宾客的个性化需求，又要尽可能降低成本。

在这方面，我国酒店业很早就提出了定制化、个性化服务概念，但是普遍还是说得多、做得少，其中的原因也包括酒店没有运用供应链管理的思想来进行酒店采购管理.

实质上,供应链管理是一种集成的管理理念和方法。

它是以市场和客户需求为导向，以核心企业为盟主，以提高竞争力、市场占有率、顾客满意度和供应链整体效益和效率为目标,以协同商务、协同竞争和多赢原则为基本运作模式，通过运用现代企业管理技术、信息技术、网络技术和集成技术，达到对整个供应链上的信息流、物流、资金流、业务流和价值流的有效规则和控制,实现整条供应链的最大效益。

一、酒店行业的供应链

酒店行业的供应链是围绕核心酒店，通过对信息流，物流,资金流的控制,从采购原材料开始,制成中间产品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的将供应商，制造商，分销商，零售商，直到最终用户连成一个整体的功能网链结构。

它不仅是一条连接供应商到用户的物流链、信息链、资金链，而且是一条增值链，物料在供应链上因加工、包装、运输等过程而增加其价值，给酒店带来收益.

供应链一般包括物资流通、商业流通、信息流通、资金流通四个流程.四个流程有各自不同的功能以及不同的流通方向:

1、物资流通

　　这个流程主要是物资（商品）的流通过程，这是一个发送货物的程序.该流程的方向是由供货商经由厂家、批发与物流、零售商等指向消费者。

由于长期以来酒店管理理论都是围绕产品实物展开的，因此目前物资流程被人们广泛重视。

许多物流理论都涉及如何在物资流通过程中在短时间内以低成本将货物送出去.

2、商业流通

　　这个流程主要是买卖的流通过程，这是接受订货、签订合同等的商业流程。

该流程的方向是在供货商与消费者之间双向流动的。

目前商业流通形式趋于多元化:

既有传统的店铺销售、上门销售、邮购的方式，又有通过互联网等新兴媒体进行购物的电子商务形式.

3、信息流通

　　这个流程是商品及交易信息的流程。

该流程的方向也是在供货商与消费者之间双向流动的。

过去人们往往把重点放在看得到的实物上，因而信息流通一直被忽视。

甚至有人认为，国家的物流落后同它们把资金过分投入物质流程而延误对信息的把握不无关系。

4、资金流通

　　这个流程就是货币的流通，为了保障酒店的正常运作，必须确保资金的及时回收，否则酒店就无法建立完善的经营体系。

该流程的方向是由消费者经由零售商、批发与物流、厂家等指向供货商。

根据供应链容量与用户需求的关系可以划分为平衡的供应链和倾斜的供应链。

一个供应链具有一定的、相对稳定的设备容量和生产能力（所有节点酒店能力的综合，包括供应商、制造商、运输商、分销商、零售商等）,但用户需求处于不断变化的过程中，当供应链的容量能满足用户需求时，供应链处于平衡状态，而当市场变化加剧，造成供应链成本增加、库存增加、浪费增加等现象时,酒店不是在最优状态下运作,供应链则处于倾斜状态.平衡的供应链可以实现各主要职能（采购/低采购成本、生产/规模效益、分销/低运输成本、市场/产品多样化和财务/资金运转快）之间的均衡。

很多酒店经营者都已经认识到供应链对于酒店管理的重要性。

但是，酒店行业不同于制造行业，在制造行业里已经被证明了的供应链理论，是否可以照搬到酒店行业中呢?

在制造行业里，供应链管理主要关注供应商的引入、供应商的绩效管理以及和供应商在生产供给方面的高效协同.而对于酒店行业来讲，同样需要能够提供优质产品和优质服务的优质供应商，供应商本身的优劣直接决定了所供产品的品质和提供服务的品质，间接决定了酒店提供给客人的服务品质.　　　　

二、供应链管理对当前酒店采购的作用

（一）供应链管理的概念:

供应链管理（Supplychainmanagement，SCM）是一种集成的管理思想和方法,它执行供应链中从供应商到最终用户的物流的计划和控制等职能。

从单一的酒店角度来看，是指酒店通过改善上、下游供应链关系,整合和优化供应链中的信息流、物流、资金流，以获得酒店的竞争优势。

供应链管理是酒店的有效性管理，表现了酒店在战略和战术上对酒店整个作业流程的优化。

整合并优化了供应商、制造商、零售商的业务效率,使商品以正确的数量、正确的品质、在正确的地点、以正确的时间、最佳的成本进行生产和销售。

（二）供应链管理的意义：

1、供应链优化的最终目的是满足客户需求，降低成本,实现利润，具体表现为:

（1）、提高客户满意度。

这是供应链管理与优化的最终目标，供应链管理和优化的一切方式方法，供应链的历史发展。

是朝向这个目标而努力的，这个目标同时也是酒店赖以生存的根本。

（2）、提高酒店管理水平。

供应链管理与优化的重要内容就是流程上的再造与设计，这对提高酒店管理水平和管理流程,具有不可或缺的作用，同时，随着酒店供应链流程的推进和实施、应用,酒店管理的系统化和标准化将会有极大的改进，这些都有助于酒店管理水平的提高。

（3）、节约交易成本。

结合电子商务整合供应链将大大降低供应链内各环节的交易成本，缩短交易时间。

（4）、降低存货水平：

通过扩展组织的边界，供应商能够随时掌握存货信息,组织生产,及时补充,因此酒店已无必要维持较高的存货水平.　　

（5）、降低采购成本，促进供应商管理。

由于供应商能够方便地取得存货和采购信息，应用于采购管理的人员等都可以从这种低价值的劳动中解脱出来,从事具有更高价值的工作。

（6）、减少循环周期。

通过供应链的自动化，预测的精确度将大幅度的提高，这将导致酒店不仅能生产出需要的产品，而且能减少生产的时间，提高顾客满意度。

（7）、收入和利润增加。

通过组织边界的延伸，酒店能履行它们的合同，增加收入并维持和增加市场份额。

（8）、网络的扩张。

供应链本身就代表着网络，一个酒店建立了自己的供应链系统，本身就已经建立起了业务网络.　　

2、通过供应链管理和优化，酒店可以达到以下多方面的效益：

（1）、总供应链管理成本（占收入的百分比）降低超过10%；　　

（2）、中型酒店的准时交货率提高15％;　　

（3）、订单满足提前期缩短25～35%;　　

（4）、中型酒店的增值生产率提高超过10％；　　

（5）、绩优酒店资产运营业绩提高15～20％；　　

（6）、中型酒店的库存降低3%，绩优酒店的库存降低15％；　　

（7）、绩优酒店在现金流周转周期上比一般酒店保持40～65天的优势。

任何一种业务流程都是为实现一定酒店职能而设计的。

要想设计出适合供应链管理要求的业务流程，首先必须真正理解供应链管理的实质。

可能你认为，供应链管理模式与传统管理模式的区别之一,就是前者可以实现主动进入需求方的工作进程,在需求方没有提出要货请求之前，供应方就可以安排自己的生产（销售）活动，而传统的管理模式,都是在接受需求方的订货合同之后才安排生产（销售）.因此，供应链管理是一种主动进取模式，而传统的管理是一种被动接收模式.管理模式是一种系统化的指导与控制方法,它把酒店中的人、财、物和信息等资源，高质量、低成本、快速及时地转换为市场所需要的产品和服务。

因此，自从有了酒店那天起，质量、成本和时间（生产周期）就一直是一个酒店的三个核心活动，酒店管理模式也是围绕着这三个方面不断发展的。

从管理模式上看，酒店出于对制造资源的占有要求和对生产过程直接控制的需要，传统上常采用的策略是，或扩大自身规模，或参股到供应商酒店，建立在最佳生产系统平台上的供应链供应链管理利用现代信息技术，通过改造和集成业务流程、与供应商以及客户建立协同的业务伙伴联盟、实施电子商务，大大提高了酒店的竞争力，使酒店在复杂的市场环境下立于不败之地.根据有关资料统计，供应链管理的实施可以使酒店总成本下降10%；供应链上的节点酒店按时交货率提高15％以上；订货－生产的周期时间缩短25％～35％；供应链上的节点酒店生产率增值提高10％以上，等等。

这些数据说明，供应链酒店在不同程度上都取得了发展，其中以”订货——-生产的周期时间缩短”最为明显.能取得这样的成果,完全得益于供应链酒店的相互合作、相互利用对方资源的经营策略.采用了供应链管理模式，则可以使酒店在最短时间里寻找到最好的合作伙伴，用最低的成本、最快的速度、最好的质量赢得市场，受益的不止一家酒店，而是一个酒店群体。

三、酒店供应链管理的内容和运作思路

酒店行业没有复杂的生产过程管理，所以在制造业中非常重要的生产计划快速响应和供货柔性要求,在酒店行业中是相对比较容易实现的。

但是，通过资源整合进行大量集中采购，从而获得更高的议价能力和成本优势，却是酒店行业供应链管理的一个重点,毕竟,酒店行业成本中最大的一块就是采购成本了。

　　所以,酒店行业的供应链管理，其重点内容在于供应商引入、供应商绩效和集中采购三个方面.　　　　　　　　

　　酒店行业一个普遍的特点是，酒店由业主所有，委托某个酒店管理公司来进行经营管理，业主的资本、酒店管理公司的品牌和管理结合成为一个竞争力最佳的商业共同体。

由于酒店管理公司的报酬与酒店经营业绩挂钩，所以最终利益的一致性决定了资本方和管理方对于供应链管理的共同关注。

在实际工作中我们经常发现一种“奇怪"的现象:

库存水平越高，物料发生短缺的频率就越高！

也就是生产部门经常抱怨采购供应部门时所说的：

该来的不来，不该来的都来了!

为什么会发生这种奇怪的现象呢？

正常情况下,大家都知道,要想满足生产供应，特别是考虑到客户订单需求的波动以及供应商原材料供应的不稳定性,最简单的办法就是加大安全与缓冲库存，以解决短缺问题，但为什么结果却是适得其反呢?

总结各种经验教训,我们发现，该现象主要与以下两方面有关系:

—对采购人员的考核指标（KPI）的合理性;

-公司财务的付款心理问题

　一般情况下，我们知道，对于采购的一个主要考核指标就是物料短缺的次数，特别是那些对于库存周转率考核不是很要求的企业,对采购的考核往往是看由于采购物料短缺而导致生产线停工的次数或由此而带来的损失。

在这种考核指标的驱动下，采购员几乎把所有的关注点都放到了进货上，原因是只要不缺料，他们就没有问题！

于是乎，供应商的及时交货就成了他们日常工作的重点。

只要是下了单（PO）的,到时间的不到时间的，该交的，不该交的,都可以交货。

库存自然就会越来越大,采购员自以为就可以高枕无忧了！

而实际商他们忽视了一个关键因素－财务的付款（AP）压力就会越来越大!

等到财务现金流发生困难的时候，该付的货款付不出去,供应商的交货积极性受到打击，时间长了,也就不那么听话了。

于是，你想要的东西,他即使有也不想给你了;至于那些没有办法,非得靠你生存不可得供应商，由于所面临的资金压力,也只能是疲于应付交货了！

这样就会行程一个恶性循环－一方面是仓库里积压了大量的库存，另一方面是需要的原材料无法得到或者不能及时得到！

这种现象在MRP（物料需求计划）的计划上表现的特别明显:

客户的订单发生修改，如客户要求把原先的成品交货计划推后交货，甚至是取消交货,按照MRP的逻辑，经过重新运行MRP,系统自然会建议内部生产时间以及供应商的原材料交货时间推后或者取消,在这种情况下，如果没有合适的监控工具,采购员一般是不会执行MRP的推后或取消交货的建议的，目的就是为了自保！

如果你发现了这个问题,当你问他们为什么的时候,他们往往会找出一大堆理由来搪塞你，最明显的接口有如下几种：

－重新计划的时间已经超出合同规定的时间；

－供应商不执行；

－担心计划再变；

－担心运输过程、清关等发生问题。

仔细考究，你就会发现，采购员们的说法大多是不成立的，几乎全是借口！

背后的原因就是所谓的“安全心理”在做怪！

而实际上这是由于你考核指标的不合理性造成的！

某种程度上，我们是可以理解这种心理的－谁不想自己保护自己呢？

库存高了,短时间内没人知道,而生产线一旦停工,全公司的人都会知道!

可以想象采购员们的压力！

但是，从库存控制的角度来讲,这是绝对不可以接受的！

我们知道，库存的控制应该以预防为主，一旦行程高库存的事实,就什么都晚了！

原因有二：

-一旦高库存行程，再回过头去找原因,可能性几乎是零,没人会承认库存高是他/她的原因；

高库存一旦形成，要想在短时间内降低下来是非常困难的，原因就是库存是有“惯性”的！

另外一种造成“该来的不来,不该来的都来了”的原因是与公司财务乃至整个公司的文化有关系.笔者曾经在内地一家中美合资企业做采购工作，公司的财务有一个显著的特点就是,供应商的货款到期了，明明财务有钱，他们就是不付款!

估计也是与财务人员的安全心理有关系吧，在这里不做过多的讨论，但问题是,由于财务本身的安全心理就人为地破坏了与供应商之间的游戏规则，结果是搞的采购员无所适从，最终在供应商处失信，形成同样的恶性循环的结果!

对此,我认为，可以采用以下几种方法：

　　1、公开市场采购.亦称竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每日进货的食品原料。

采购部通过电话联系或商函，或通过与供货单位直接洽商，取得所需食品原料的报价，一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价，分别登记在采购申请单上，经过比质比价，选择其中最好的供货单位。

　　2、无选择采购。

在较特殊的情况下,酒店所需要采购的某种原料在市场上奇缺，或仅有一家供货单位，或酒店必须得到此物品及食品原料.此时,采购部往往采取无选择采购方法，即连同采购申请单开出空白支票，由供货单位填写。

　　3、成本加价采购。

某种物品或食品原料的价格涨落变化较大或很难确定其合适价格时，可以采用成本加价法。

此处说的成本指批发商、零售商等供货单位的商品成本。

在某种情况下，供货单位和采购部双方都把握不住市场价格动向，于是便采用此法成交.即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分比，作为供货单位的盈利部分。

此法对供货单位而言,减少了因价格的骤然下降可能带来的亏损危险；对采购单位而言，加价的百分比一般比较小，也比较合算,采取成本加价方法的主要困难是很难准确掌握供货单位物品的真实成本,因此酒店采购时较少采用此方法。

　　4、招标采购。

它是一种比较正规的采购方法。

一般只有大型企业使用.采购单位把所需采购的物品名称及规格标准,以投标邀请的形式寄给各有关供货单位,供货单位接到邀请后即行投标，报出价格，亦以要密封文件的形式寄回采购单位.一般而言,凡其物品能符合规格标准，出价格低者中标。

这种方法有利于采购单位选择最低的价格但由于此法要求双方签订采购合同，因而又不利于采购单位在执行合同期间另行采购价格可能更低廉，质量更合适的物品原料。

　　5、“一次停靠”采购.酒店营业所需的物品原料品质繁多，必须向众多的供货单位采购，这就意味着酒店每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。

为了减少采购、验收工作的成本费用，有的酒店使用“一次性停靠”采购法，如果属于同一类的各种原料、物资、酒店都向同一个单位购买,这样只需要向供货单位开出一张订单，接收一次送货，处理一张票据。

然而，这种方法对大型酒店而言，仍不理想,于是酒店采购也使用超级市场购物方式。

这种超级市场是现在逐渐建立的酒店物资源共享供应公司,它可以使酒店原料物资源共享供应及时无缺,而且每月订货，验收次数大大减少，降低了采购费用。

　　6、合作采购。

合作采购是三家以上的酒店企业组织起来，联合采购某种物品原料.其主要优点是通过大批量采购,各酒店有机会享受优惠价格。

尽管各酒店各有特色，但完全可以运用合作采购的方法采购某种相同标准的食品、饮料及各种通用物品.

　　7、集中采购。

酒店管理公司或集团往往建立地区性的采购办公室,为本公司该地区的酒店企业采购各种物品食品等，具体做法是各酒店将各自所需要的原料、物品及数量定期上报公司采购办公室，办公室汇总后集中采购。

订货后，可根据具体情况，由供货单位分别运送到各个酒店企业，也可由采购办公室统一验收，随后再行分送。

集中采购的优点是由于批量大，往往可以享受优惠价格集中采购便于与更多的供货单位商洽,原料质量和价格上有更多的选择余地；集中采购可以减少各酒店企业采购员营私舞弊的机会。

当然，集中采购也有不足之处,如各酒店只接受采购办公室采购的食品原料，不利于酒店自己的经营特色或特殊需要;由于集中采购，酒店不得不放弃当地可能出现的廉价物品原料，集中采购可能趋使酒店菜单雷同，使酒店自行修改菜单的能力受到局限,不利于酒店创造独特风格。

以上采购方法，各酒店应根据自己酒店类型、规模、级别档次、隶属形式、业务特点、市场条件等因素，选择合适的采购方法.

四、酒店采购管理的关键环节

酒店采购