供应链管理部操作手册初稿.docx

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供应链管理部操作手册初稿

三级文件：

供应链管理部操作手册

文件编号：

KZ08WIM0001

生效日期：

2013年6月01日

编制：

供应链管理部

审核：

批准：

文件控制章

1．0目的

在《供应商开发》与《供应商管理》程序文件的总体要求下，为规范和有效管理供应商，提高工作效率、降低作业质量风险，提升供应链的稳定和安全性，特制定本操作手册。

2．0适用范围

见具体子流程内的要求。

3．0操作流程图与标准

3.1.1资本性支出供应商开发操作流程简图

3.1.2适用范围

适用于公司资本性支出、项目类物料的供应商开发。

对于有特殊情况的供应商，在经综合行政副总经理批准后，可不按此操作手册进行；满足招标采购的物料，按《招投标管理规定》执行。

3.1.3业务流程说明

1）供应商开发阶段，供应商开发人员需主导整个开发过程，并负责转到商务人员前的供应商管控,是供应商的唯一联系人；

2）在需求部门有意向采购、准备采购、或接到资本性支出申请估价时，供应商开发人员开始参与该开发工作；

3）供应商开发人员正式接到经公司总经理审批后的资本性支出申请单、相关人员审批后的设计任务书、采购申请单后，需尽快确认资料齐全性，如果资料不齐需在接到需求单后的0.5个工作日内退回申请部门；

4）供应商开发人员接到项目采购需求后，在1个工作日内完成需求的分析工作。

其中采购金额高于10万元、后续需求量大、对公司产品有质量影响的项目，供应商开发人员需通知本部门经理、商务人员、验收部门人员开会讨论其开发方向（如国内还是进口、高端还是低端等）；

5）供应商开发人员的供应商寻源时间为2个工作日，在寻源期需把《新供应商指南》发给供应商，让供应商了解进入公司及后续的相关流程；

6）供应商开发人员完成寻源后，尽快对供应商资质进行初审，初审内容主要是对供应商背景、供应商能力、各种资质证明文件、成功案例等进行调查，正常情况下，初审阶段，供应商开发人员与供应商管理人员需到供应商现场实地考查；如果采购金额大于10万、或后续采购需求量大、或对公司产品有较大影响的项目，供应商开发人员应通知本部门经理与商务采购人员一同参与初审工作；

7）初审通过后，供应商开人员跟进供应商确认技术要求与报价。

公司技术要求是设计任务书，供应商根据我司设计任务书提供书面的技术方案与图纸后,供应商开发人员把方案与图纸交验收部门书面确认完成。

在技术方案确认过程中有需要时，可通知供应商与技术部门开会商讨；供应商报价与报价要求：

在1万元以上的项目，供应商需做明细报价清单，清单内包含品牌、原产地、规格、数量、单价；对于软件与大型品牌产品在书面询价前，供应商开发人员需先了解产品的报备制度，使在价格与供应商未确定前不被报备。

双方技术方案确认与报价完成总时间为7个工作日；

8）供应商整体评估：

供应商开发人员通过前期系列的调查、分析、报价等工作后，《供应商基本资料》表内填写供应商的总体评价，需重点展现供应商的技术、商务、配合、成功案例方面优劣势；

9）供应商开发人员完成整体评估后，备齐本流程中要求的相关资料，交本部门经理审核通过后，转给商务人员进行商务谈判；

10）供应商开发工作结束后，供应商开发员需对供应商信息电子存档，做潜在供应商信息库。

3.1.4业务完成标准时间说明

A重复设备重复供应商：

收到项目需求后的1个工作日内完成分析工作，转到商务人员处；

工作内容：

分析需求

B重复设备合格供应商：

开发阶段无需打样项目，供应商开发人员收到项目需求后的10个工作日内，完成开发工作并转到商务人员处；

工作内容：

供应商资质初审、技术要求确认、报价、供应商整体评估

C重复设备新供应商、新设备新供应商：

开发阶段无需打样项目，供应商开发人员收到项目需求后的12个工作日内，完成开发工作并转到商务人员处；

工作内容：

供应商寻源、资质初审、技术要求确认、报价、供应商整体评估

D需打样与样机试用项目，根据实际情况而定。

3.2.1资本性支出商务谈判操作流程简图

3.2.2适用范围

适用于公司资本性支出、项目采购商务谈判。

对于有特殊情况的供应商，在经综合行政副总经理批准后，可不按此流程进行。

3.2.3业务流程说明

1）商务人员接到供应商开发人员转交的项目采购需求与供应商资料后，需尽快确认相应单据的齐全性、是否超预算、技术方案是否初步确认等工作，如有不满足流程要求，在收到需求后的0.5个工作日内退回供应商开发人员；接收到的紧急采购、采购总金额大于10万、对公司产品质量有影响项目，需知会本部门经理；

2）商务人员针对供应商开发人员转交的供应商资料进行复审，包括供应商三证、资质证明文件与其它信息的复核，从接收需求到供应商信息复核完成的时间为1个工作日；

3）商务人员对供应商信息复核无误后，在0.5个工作日内制定完成谈判策略，谈判策略根据实际采购情况而定，制定前需熟悉采购内容，了解供应商情况、供应商的竟争对手情况、市场行情等信息；

4）商务人员谈判策略制定完成后，立即进行商务谈判，谈判的过程中需注意方式方法、谈判技巧，重点突出公司优势。

其中采购金额大于10万、后期需求量大、对公司产品有质量影响、紧急采购的项目，商务人员通知部门经理参与谈判。

谈判完成时间：

项目辅料、重复设备为1个工作日、新设备、工程为3个工作日。

5）商务人员谈判结束后立即制定报价分析表，并走相关审批流程，报价分析表涉及的审批节点较多，需及时跟催相关审批人员，原则上项目辅料从制作报价分析表到审批完成1.5个工作日，设备、工程从制作报价分析表到审批完成3个工作日；

6）报价分析表审批通过后，商务人员立即制定采购合同，合同制定时，注意法律、财务、关务方面等方面细节，归避采购风险；明确交付、付款、验收条款、保修条款、违约责任。

所有的设备采购合同，需包含消耗配件清单与配件价格，所有的软件采购合同需包含年度维护费，同时关注升级补丁、二次开发事宜。

原则上从制作合同到合同批准完成2个工作日；

7）合同批准后商务人员立即安排合同签署，其该项工作完成时间为1个工作日，如在该日期内无法完成合同签署并送达到我司时，双方可先用传真签署生效，后续再合同原件寄给对方签署；

8）合同执行，按合同执行流程执行；

9）为缩短采购流程周期与降价，重复设备重复供应商采购的项目，商务人员尽量与供应商签单一设备的年度框架合同；

10）商务人员在商务谈判过程中，如需求部门的技术指标变更或需重新选型，在不开发新供应商前提下，商务人员直接同需求部门处理；如需开发新供应商，转供应商开发流程，并参与到供应商开发过程中，在开发的同时进行商务谈判。

3.2.4业务完成时间

A项目辅料：

商务人员在接到项目需求后的3个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审批时间在1个工作日内完成。

合计：

4个工作日；

B重复设备：

商务人员在接到项目需求后的3个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审批时间在2.5个工作日内完成；报价分析表审批通过后的0.5个工作日内提起合同审批流程，跟进流程审批在1.5个工作日内完成，合同审批流程完成后的1个工作内完成双方合同签署。

合计：

8.5个工作日；

C新设备、工程：

商务人员在接到项目需求后的5个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审批时间在2.5个工作日内完成；报价分析表审批通过后的0.5个工作日内提起合同审批流程，跟进流程审批在1.5个工作日内完成，合同审批流程完成后的1个工作内完成双方合同签署。

合计：

10.5个工作日；

D特殊情况处理：

a紧急采购项目，商务人员须优先办理;b单次采购总金额大于30万或未来采购量大项目，商务人员可在15个工作日内完成报价分析表，提起审批流程.

3.3.1生产类物料供应商开发操作流程简图

3.3.2适用范围

适用于公司原材料、辅料、外协、行政类物料的供应商开发。

对于有特殊情况的供应商，在经综合行政副总经理批准后，可不按此流程进行。

3.3.3业务流程说明

1）原材料供应商开发至认证供应商结束阶段,由供应商开发人员推进开发工作,与管理供应商;

2）生产类物料供应商开发，由供应商开发人员推进开发工作，与管理开发进度；

3）供应商开发人员接到商务人员、供应商管理人员、PC、或需求部门书面提出的需求后，在1个工作日内分析完成需求。

如果是原材料、生产辅料、后续采购金额大、或因质量问题而开发的需求，需知会本部门经理；

4）供应商开发人员需求分析结束后，在2个工作日内完成供应商寻源。

供应商寻源期，需把《新供应商指南》发给供应商，让供应商了解进入公司及后续的相关流程；

5）寻源结束后，供应商开发人员在3个工作日内完成供应商资质调查、初审工作，原则上供应商资质调查与初审，供应商开发人员应到供应商现场考查。

如果是原材料、生产辅料、后续采购金额大、或因质量问题而开发的供应商，通知本部门经理参与初审工作。

初审完成后，供应商开发人员需与供应商进行初步报价、议价，并与目前供应商进行综合比较，评价出供应商的优劣势；

6）样品采购，在供应商资质调查通过后，如满足供应商开发文件的一次性供应商规定，供应商开发人员把供应商信息转给商务人员，商务人员进行一次性供应商的商务报价、采购、付款。

7）对于一次性供应商，供应商管理人员每季度查看一次下单情况，确认是否按供应商开发文件执行；

8）新供应商被批准为认证供应商后，原材料类供应商,开发人员对认证物料进行商务报价与通知PC下单采购,生产类供应商,开发人员通知商务人员对认证物料商务报价与通知PC下单采购.认证物料回厂后,开发人员跟进认证物料的验证进度，验证完成后，开发人员对该供应商进行质量、价格、交期、服务的整体评价;

3.3.4业务完成时间

A无需样品评估供应商：

供应商开发人员在接到需求后的6个工作日内完成供应商初审，在6.5个工作日内提起合格供应商申请流程，并跟进申请流程审核在1个工作日内完成。

合计：

7.5个工作日

B样品评估供应商，试具体试样情况而定.

3.4.1生产类物料商务报价操作流程简图及说明

3.4.2适用范围

适用于公司生产类物料的商务报价，包含：

次要原材料、生产辅料、化工、设备备件、五金、外协加工。

对于有特殊情况的供应商，在经综合行政副总经理批准后，可不按此流程进行。

3.4.3业务流程说明

1）商务人员接到需求后，在1个工作日内完成需求与供应商分析，需求分析内容包含：

物料描述清楚与否、验收标准清楚与否等，如需求内容不清楚或错误，商务人员在1个工作日内退回给PC与申请人员。

供应商分析：

查看是否有历史采购记录、确认目前合格供应商是否有资质、有优势、有能力供应该物料；

2）需求分析结束后，商务人员在0.5个工作日内完成供应商询价。

商务人员询价时需与供应商明确验收标准：

如图纸、采购规范、品牌、规格等；外协加工与金额大于1万元的需按成本工序报价；大型品牌产品询价前，先了解产品的报备制度，确保在价格与供应商未确定前不被报备；

3）供应商比、议价：

原则上，标准件要求同规格同品牌产品进行比较，其它物料按统一的验收要求比较。

该物料本次采购金额大于1万元、或预计年度采购总金额大于10万时，需通知本部门经理参与议价工作。

比价：

原则上采购金额较大需要三家比价，紧急报价或小金额物料可以三家以下比价，本次采购总金额小于1万元，比议价完成时间1个工作日，总金额大于1万，比议价完成时间2个工作日；

4）样品评估：

商务人员安排送样与内部确认工作，其中满足以下条件之一的物料需送样评估：

a需验证寿命和质量的物料，b我司未确认验收标准的物料，c同品牌同规格但价格相差较远的物料，d需求部门要求送样的物料。

验证寿命和质量的物料，可先比价下样品订单后试样；

3.4.4业务完成时间

A无需样品确认且采购总金额小于1万：

商务人员在接到需求后的3个工作日内提起报价分析审批流程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护，合计完成总时间5个工作日；

B无需样品确认、采购总金额大于1万：

商务人员在接到需求后的4个工作日内提起报价分析审批流程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护，合计完成总时间6个工作日；

C样品评估物料：

商务人员需于1.5工作日内完成询价工作，样品确认后在1.5个工作日内提起报价分析审批流程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护。

3.5.1合格供应商审批操作流程简图

3.5.2适用范围

适用于公司所有新供应商的审批，包括资本性支出、原材料、生产辅料、行政类、外协类供应商。

3.5.3业务流程说明

1）供应商管理人员接到经资源开发经理审批的合格供应商申请后，在0.5个工作日内确认完成是否符合公司合格供应商的开发条件，与资料齐全性，如不符及时退回供应商开发人员；

2）满足合格供应商开发条件且资料齐全后，供应商管理人员在0.5个工作日内对供应商资料真实性复核，包括供应商三证、资质证明文件；

3）供应商管理人员对资料复核后，于0.5个工作日内评估完成是否现场审核。

原则上，原材料、生产辅料、年度采购量大、采购金额大、接触产品的供应商需要现场审核。

紧急物料供应商由部门经理评估是否现场审核；

4）现场审核的供应商确定后，供应商管理人员组织相关人员于2个工作日内完成现场审核。

审核内容：

供应商资质、规模、生产能力、技术研发能力、品质控制能力、物流运输等。

审核目的：

确认是否满足公司供应商开发条件。

审核完成后，各审核人员对供应商进行评价与打分。

如因时间关系无法及时现场审核，可请示部门经理先审批下订单，后期补审；

5）审核合格后，供应商管理人员组织供应商在3个工作日内签订完成协议。

合格供应商要求签署：

采购合同、质量协议、保密协议、廉结承诺书。

认证供应商可暂时只签：

质量协议、保密协议、廉结承诺书，待成为合格供应商后再签采购合同；

6）原材料供应商,其合作协议由供应商开发人员组织签署.资本性支出供应商,由商务人员组织签署单次的《采购合同》、《技术协议》即可；

8）协议签订后，供应商管理人员填写《合格供应商审批表》，并收集审核报告与资源开发转交的供应商资料后，提交到部门经理审核，审核为合格供应商者，需再交综合行政副总批准；

9）经批准完成后，供应商管理人员根据批准结果在SAP系统内建立代码，其代码规则为：

原材料供应商代码1*****，生产类供应商代码2*****，资本性支出、项目类供应商5*****，供应商类型为：

非资本性支出合格供应商“1”，资本性支出合格供应商“2”，认证供应商“3”。

3.5.4业务完成时间

A非现场审核的认证供应商：

供应商管理人员需在接到需求后的4.5个工作日内完成协议签署，跟进1个工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：

6个工作日；

B非现场审核的合格供应商：

供应商管理人员需在接到需求后的4.5个工作日内完成协议签署，跟进2个工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：

7个工作日；

C现场审核的认证供应商：

供应商管理人员需在接到需求后的6.5个工作日内完成协议签署，跟进1个工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：

8个工作日；

D现场审核的合格供应商：

供应商管理人员需在接到需求后的6.5个工作日内完成协议签署，跟进2个工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：

9个工作日。

3.6.1合格供应商绩效考核流程简图

3.6．2适用范围

适用于公司原材料、次要原材料、生产辅料、化工、设备备件、五金、外协加工、外协维修。

3.6．3业务流程说明

1）KPI评分：

QA负责“Q质量”、PC负责“D交付”，资源开发负责“C价格”、供应商管理负责“S服务”，日常每月的KPI考核只针对Q、C、D三类评分，分数计算方法按照《供应商管理》程序文件执行

2）供应商管理人员每月第1个工作日内,按照《供应商绩效目录》清单要求,提供当月需考评的供应商名录、交付批次信息，发送给QA、PC、资源开发同事。

相关同事收到清单后，在第4个工作日内完成评价并回复给供应商管理人员；

3）供应商管理人员收到考核部门的评价结果后，于每月第5个工作内汇总完成考核结果，并进行排序；

4）绩效差的供应商，供应商管理人员根据物料重要性和异常的大小判别约谈或现场审核，部门经理视具体情况参与到该项工作中；

5）对于无改善能力供应商，供应商管理人员报告给部门经理，取消或减少该供应商采购量，有改善能力的供应商，要求与辅导供应商制定改善方案，改善方案包括：

原因分析、改善方法、措施、计划完成时间等，并跟进其改善结果；

6）供应商管理人员根据部门的《供应商绩效目录》的考核周期，供应商进行考核，考核结果交部门经理批准；

7）配额方案：

配额管理主要适用于杠杆型物料供应商；配额的制定依据供应商的考核结果与供应策略制定，正常情况下每个考核周期结束后的3个工作日内需制定出配额方案，并经部门经理与副总批准后，在SAP内实现，如SAP无法实现则采用邮件通知PC与资源开发部。

3.6．4业务完成时间

A供应商管理人员每月第1个工作日，提供出当月供应商KPI评分清单；

B考核部门每月第4个工作日评分完成，并回复供应商管理人员；

C供应商管理人员收到KPI评分后，于2个工作日内汇总完成结果；

D供应商管理人员根据KPI考核结果，于3个工作日内完成约谈与审核供应商；

E供应商管理人员每个考核周期的第5个工作日，完成供应商绩效考核，在第7第个工作日内完成配额制定，并提起审批流程。

3.7.1供应商异常管理操作流程简图

3.7.2适用范围

适用于公司原材料、次要原材料、生产辅料、化工、设备备件、五金、外协加工、外协维修。

特殊情况时可酌情考虑。

3.7.3业务流程说明

1）本流程所指异常信息：

质量异常，质量异常一般通过QA的《进为异常评审单》与使用部门的邮件形式反馈，为便于管理供应商，正常情况下对相关异常进行书面记录；

2）供应商管理人员收到异常后，需在1个工作日内了解具体情况，包括不良内容、不良数量、已生产数量、影响程度等信息；

3）供应商管理人员收到异常后的2个工作日内，需把异常信息书面反馈给供应商；

4）如果异常为重大事故：

如生产停线、客户投诉等，供应商管理人员需及时报告给部门经理，同时需在收到异常后的4个工作日内组织相关人员进行现场审核，审核按供应商开发流程执行，省外供应商可视情况延迟现场审核；

5）审核结束后，供应商管理人员应在2个工作日内，辅助供应商制做辅导计划；

6）根据辅导计划，供应商管理人员跟进其改善结果。

改善为持续动作，供应商管理人员需及时与使用部门、供应商沟通确认其效果；

7）改善结束后，供应商管理人员对异常原因、改善行动做书面记录，便于复审与年度审核参考。

3.7.4业务完成时间

A供应商管理人员收到异常后，需在2个工作日内反馈给供应商；

B重大事故供应商，供应商管理人员应于收到异常后的4个工作日内完成现场审核，6个工作日内完成辅导计划；

C非重大事故供应商，供应商管理人员应于收到异常后的4个工作日内完成辅导计划。

3.8.1外协维修操作流程简图

3.8.2适用范围

适用于公司外协维修供应商开发、商务报价。

特殊、紧急外协维修，经综合行政副总或部门经理批准后，可不按此流程操作。

3.8.3业务流程说明

1）外协维修的供应开发与商务报价工作为同一人负责，该人员主导与管控整个维修过程；

2）商务人员接到外协维修需求后，在0.5个工作日内完成需求分析工作，分析内容包含：

维修内容与要求、供应商的满足条件等。

当紧急维修、大修需求时，需及时通知部门经理；

3）商务人员分析完需求后，在0.5个工作日内把维修内容返馈给相关供应商，要求供应商及时回复。

如合格供应商无法满足时，该人员在需求分析完成后的1个工作日内开发好供应商；

4）如供应商要求有贘到我司现场勘查、或要求设备拖回供应商处拆装勘查问题时，商务人员跟进供应商在0.5个工作日内完成勘查服务费的报价，报价内容包含：

勘查人工费、拆装费、运输费、差旅费等；

5）商务人员收到勘查服务的报价单后，在0.5个工作日内确认完成。

当服务费大于RMB500元时，商务人员需告之部门经理；当供应商要求先收取服务费再勘查时，商务人员需及时制作该服务费的报价分析表，交部门经理审批与综合行政副总批准后，转给PC下单办理付款动作；

6）供应商现场勘查时，商务人员组织公司需求部门、验收部门人员同时参与。

在勘查期，双方需确定好维修内容、验收内容；

7）供应商勘查完成后，商务人员跟进供应商在1个工作日内完成维修报价，报价单要求尽量细化，如维修内容、更换配件名称、品牌、数量等，尽量全部列出来；

8）供应商报价完成后，商务人员在1个工作日内完成议价、比价动作，确认维修完成周期。

当供应商报价维修费大于RMB10000时，商务人员同时办理以下事项：

A当报价大于RMB10000且非原厂维修时，商务人员在0.5个工作日内把供应商资料转给供应商管理人员，供应商管理人员组织对供应商现场审核；

B当报价大于RMB10000时，商务人员在0.5个工作日内通知本部门经理，部门经理参与该项议价工作；

9）供应商现场审核合格，及比议价完成后，商务人员在0.5个工作日内完成报价分析表的制定，并提起审批流程。

报价分析表内写明：

维修内容、维修价格、维修周期、验收内容、违约责任，通知PC的采购订单包含以上内容；

11）当维修价格大于RMB10000的需求，商务人员需与供应商签定《维修合同》或《采购合同》，相关维修内容、维修价格、维修周期、验收内容、违约责任，体现于合同内；

12）报价与合同审批流程结束后，商务人员在0.5个工作日内通知完成PC下订单及供应商维修动作，同时管控供应商维修过程，在维修过程中，如供应商多次维修不合格或维修延期，商务人员需及时、书面通知供应商管理人员，待维修结束后，供应商管理人员进行处罚与扣分。

13）维修结束后，商务人员对报价析表、合同、验收报告、供应商资料等存档；

3.8.4业务完成时间

A无需现场勘查、无需现场审核的合格供应商维修：

商务人员在接到需求后3.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

B无需现场勘查、需要现场审核的合格供应商维修：

商务人员在接到需求后4.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

C需要现场勘查、无需现场审核的合格供应商维修：

商务人员在接到需求后5.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

D需要现场勘查、需要现场审核的合格供应商维修：

商务人员在接到需求后6.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

E无需现场勘查、无需现场审核的新供应商维修：

商务人员在接到需求后4.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

F无需现场勘查、需要现场审核的新供应商维修：

商务人员在接到需求后5.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完成，商务人员在审批完成后的0.5个工作日内通知供应商维修与PC下单；

G需要现场勘查、无需现场审核的新供应商维修：

商务人员在接到需求后6.5个工作日内提起报价分析表审批流程，并跟进流程审批在1个工作日内完