office使用技巧.docx
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office使用技巧
Word使用技巧
一、使用格式刷
在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：
1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；
2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；
3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。
二、选定文字的技巧
1．用鼠标快速选定。
双击鼠标左键，在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。
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2．使用选定栏。
选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。
3．选定一列文字。
将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。
4．使用快捷键f8：
按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。
三、取消自动编号列表
在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。
关掉此项功能的方法是：
1．单击“工具→自动更正”选单，打开“自动更正”对话框；
2．在Word97中单击“自动功能”选项卡；在Word2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡；
3．消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（√），单击“确定”按钮。
四、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：
1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；
2．在Word97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。
五、编辑时的快速定位
按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。
Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。
让Office带上你的特色
1、在Excel中定制自己的工具条
通过此方法，可以把Excel的工具栏“缩水”。
打开Excel，点击菜单“视图\工具栏\自定义”，打开工具栏的自定义窗口。
在“工具栏”属性选项中点击“新建”，输入你喜欢的名称，点击“确定”。
这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。
接着，把常用工具栏上的“保存”按钮（就是那个小磁盘）拖到你刚才新建的工具栏（注意：
拖动的时候要按住“Ctrl”键，否则常用工具栏上的“保存”按钮会消失）。
这时，你可以在刚才拖过来的“保存”按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击“编辑按钮图标”，就可以在上面画上自己喜欢的按钮图标。
你还可以进入“更改按钮图标”，选择自己喜欢的按钮图标。
图标改变完之后，你还可以点击“重命名”来把此按钮改名。
然后，依次把你常用的按钮按住“Ctrl”拖到自己的工具栏，最后把其他工具栏隐藏。
此时，一个完全按照你自己意愿的工具栏制作完成了。
是不是很酷呢？
2、让保存的Word文档自动设置好作者、公司等项目
打开Word，新建一个空白文档，点击菜单“文件\另存为”，弹出“保存”对话框，在“保存文件名”上输入“Normal”，在“保存类型”上选择“文档模板”，保存在任意一个地方。
然后关闭Word。
下一步就是用资源管理器打开Office存放模板的路径（比如我的Office存放模板的路径是C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates），把Normal.dot改名为aa.dot（此文件只是以后恢复所用，因此更改的文件名可自定），然后把刚才保存的Word文档模板Normal.dot移动到此文件夹，并且在这个文档模板上单击鼠标右键，选择“属性”，在“摘要”选项卡上依次把标题、主题、作者、上司、公司、类别、关键字、说明等填写上去。
以后，你保存的Word文档就自动填写上这些项目，可以为你工作时减去一点负担。
提高Excel数据输入效率
通常用户使用Excel编辑数据会有大量数据反复用到，下面介绍几种能提高工作效率的输入方式，并教你设置Excel的自动保存。
1、同时在多个单元格中输入相同数据
⑴选单元格：
按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的单元格（可以是相邻的，也可以是不相邻的）；
⑵输入数据：
在选中的最后一个单元格中输入数据（例：
AS101），然后按下Ctrl＋Enter键,所有选中的单元格中都会出现相同的数据（AS101）。
?
?
2、同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据
⑴选择工作表：
按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的工作表标签（例：
sheet1和sheet3），之后会看到Sheet1和Sheet3成反白显示，在Excel标题栏中提示已选定为[工作组]，如下图所示。
⑵输入数据：
在第一个选定的单元格中输入或编辑相应的数据，Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中进行相同的操作。
⑶取消选择多个工作表：
可单击任意未选中的工作表。
如果未选中的工作表不可见，那么用鼠标右键单击选中的任一工作表，在快捷菜单上选择“取消成组工作表”。
?
?
3、自定义填充序列
Excel内部规定有填充序列，我们也能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如：
工艺流程中的设备名称，学生名单等）定义成序列，每次使用时只需自动填充。
自定义填充序列分两种情况：
其一、工作表中没有某个序列项操作如下
⑴选择“工具／选项”命令；
⑵选择“自定义序列／新序列”；
⑶在输入序列中输入要自定义的新序列（注意在新序列各项之间用半角的逗号分隔，例：
设备1,设备2,设备3）；
⑷单击“添加”按钮；
⑸单击“确定”按钮将输入的序列保存起来。
其二、工作表中已有某个序列项
把它定义成自动填充序列以备后用，操作如下：
⑴选定包含序列项的单元格区域；
⑵选择“工具／选项”；
⑶选择“自定义序列”；
⑷单击“导入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框；
⑸单击“确定”按钮返回工作表，下次就可以自动填充这个序列项了。
4、设置Excel的自动保存
在Excel中，单击“工具”菜单的“选项”命令，没有“保存”选项卡（Word中有）。
如果想让Excel自动保存工作簿，需要按下列步骤自己定义：
⑴选择“工具”────“加载宏”，系统弹出“加载宏”对话框；
⑵在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复选框；
⑶单击“确定”按钮。
⑷选择“工具”────“自动保存”，系统弹出“自动保存”对话框；
⑸选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是在⑴、⑵、⑶操作后产生的），在“分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔；
⑹清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确认后，才能继续编辑，影响工作效率；
⑺单击“确定”按钮。
这以后，如果死机或意外断电，我们就可从Excel自动保存的工作簿中，挽救出自动保存的信息，把损失降到最小。
Excel常见错误信息一览
初用Excel，每个人都会惊叹其与众不同的功能和得心应手的操作。
但和每个人都会遭遇死机一样，平时服服帖帖随叫随到的Excel有时却也会闹闹脾气，给你摆出一副诸如“＃＃＃＃＃!
"或“＃VALUE!
"的难看脸色，搞得你莫名其妙还茫然不知所措。
其实，出现上述的错误信息是Excel使用过程中很难避免的。
但是我们要改正这些因公式错误而导致的问题却并不困难，关键是要弄清到底是什么出了错，这样我们才能对症下药。
下面笔者介绍几种常见的错误信息，产生这些错误信息的原因归纳如下：
1、＃＃＃＃＃!
若单元格中出现“＃＃＃＃＃!
"，极有可能是因为该单元格中公式所产生的结果太长，致使该单元格容纳不下的缘故；另外，这也可能是对日期或时间做减法时出现负值所造成的。
2、＃DIV/O!
当你在自己的表格中看到了此信息，毫无疑问是你的除法公式出了问题。
你需要检查一下除数是否为0，或者除数是否指向了一个空单元格（以及包含空单元格的单元格）。
3、＃VALUE!
有两种原因可以导致这种信息的出现：
一是因为在需要数字或逻辑值时却输入了文本的原因；二是在需要赋单一数据的运算符或函数时，却赋给了一个数值区域等。
4、＃name?
顾名思义，这是公式中使用了Excel?
不能识别的文本而产生的错误；也可能是删除了公式中使用的共同名称或使用了不存在以及拼写错误的名称所致。
5、＃N/A
很明显，这是在函数或公式中没有可用数值时产生的错误信息。
如果某些单元格暂时没有数值，可以在这些单元格中输入“＃N/A”，这样，公式在引用这些单元格时不进行数值计算，而是返回“＃N/A”。
6、＃REF!
单元格中出现这样的信息是因为该单元格引用无效的结果。
比如，我们删除了有其他公式引用的单元格，或者把移动单元格粘贴到了其他公式引用的单元格中。
7、＃NUM!
这是在公式或函数中某个数字有问题时产生的错误信息。
例如，在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数，或者公式产生的数字太大或太小等。
8、＃NULL!
在单元格中出现此错误信息时，这是试图为两个并不相交的区域指定交叉点时产生的错误。
例如，使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用等。
其实，为了尽快找到公式中出现的错误，我们还可以按以下步骤进行检查：
①看所有圆括号是否都成对出现；
②检查是否已经输入了所有必选的乘数；
③在函数中输入函数嵌套时是否没有超过等级；
④引用的工作簿或工作表名称中包含非字母字符时是否用了单引号引起来；
⑤每一个外部引用包含的工作簿的名称及路径是否正确；
⑥在公式中输入数字时是否没有为它们设置格式等。
EXCEL小技巧：
批量修改数据
在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？
比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：
想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？
是不是非得手工的一个一个数据地住上加？
对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：
“MICROSOFT EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：
第一步：
在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。
第二步：
把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。
第三步：
在B列上单击鼠标右键，“复制”B列。
第四步：
在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。
第五步：
将B列删除。
怎么样？
A列中的每个数据是不是都加上了8呢？
同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。
原表格的格式也没有改变。
此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟。
当心Excel四舍五入的陷阱
如果有人问你，Excelc2单元格中显示的数字是48，那么d2=c21.36的值是多少，你一定会脱口而出：
65.28，其实不然。
若48是你输入的，则“回答正确”；如果48是某个公式计算出来的结果，那么实际计算结果则可能是65.90。
为了便于说明问题，还是从一个与工资计算有关的实例说起。
假设Excel工作表中有d2=356.68、e2=128.12，将d2与e2之和乘以0.1，将结果四舍五入取整，再将结果乘以1.36，取两位小数得到最终结果。
有人认为，可以事先选中f2单元格，使用“格式”选单下的“单元格”命令，将f2的小数位数设置为零。
然后将（d2+e2）0.1的结果放入f2单元格，即可四舍五入显示计算结果的整数部分。
再将g2单元格的小数位数设成两位，最后把f21.36的结果存入其中就可以了。
从表面上看，上述方法没有什么问题。
在f2单元格的小数位数为零的条件下，（d2+e2）0.1经四舍五入后的结果就是48。
接下去却出了问题，因为f21.36的计算结果是65.90，根本不是481.36的正确结果65.28，其中65.90是（d2+e2）0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。
笔者经研究发现，在“单元格格式→数字”选项卡中设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。
换句话说，数值的显示结果与单元格的“小数位数”设置有关，而显示结果和实际存放（即参与运算）的内容并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。
如上例中，f2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是48.45，自然得出了48.451.36=65.90的结果（按计算要求应为65.28）。
要解决此问题，不能用设置“小数位数”的方法四舍五入。
对本文所述的问题，只需在g2单元格内输入公式“=（round（（d2+e2）0.1,0））1.36”，就可以按要求计算出正确结果65.28。
式中的round函数按指定位数对“（d2+e2）0.1”进行四舍五入，函数中的参数0将“（d2+e2）0.1”四舍五入到最接近的整数。
由于四舍五入是一种应用很广的运算规则，笔者将round函数的使用方法简单介绍如下：
round函数的语法为“round（number，num_digits）”，其中“number”为需要四舍五入的数字或运算公式（其计算结果必须是数字）。
num_digits指定四舍五入的位数，如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位，例如round（2.15，1）等于2.2；如果num_digits等于0，则将数字四舍五入到整数，例如round（315.68，0）等于316；如果num_digits小于0，则在小数点左侧的指定位数进行四舍五入，例如round（21.5，-1）等于20。
本文所述实例均在Excel2000中验证通过。
Excel输入特殊符号技巧三则
Excel的文字处理功能比较弱，无法插入符号。
可是用Excel来制作报表，常常会需要输入很多符号，下面介绍在Excel中输入特殊符号的三种方法。
转移法
我们仔细比较Word和Excel的插入菜单，Excel中无“插入/符号”子菜单，通常都是先打开Word，利用Word的“插入/符号”菜单，找到需要的符号，再“复制”、“粘贴”到Excel中，这种方法有点繁琐。
软键盘法
报表中常用的“二○○二”中的“○”。
以前我都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。
其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。
后来，经过仔细摸索，发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。
下面就以“二○○二”的输入方法介绍一下“软键盘”的用法。
打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。
技巧法
欧元的出现带来了新的问题，在Excel中如何进行输入欧元符号呢？
在老的键盘中没有欧元符号，我们只能使用技巧法，可先按下［Alt］键，然后在右面的数字键盘（俗称小键盘）上键入0128这四个数字，松开［Alt］键，就可以输入欧元符号？
Excel2000实用技巧
1、直接打开工作簿
如果用户希望每次在启动Excel2000时，自动打开某一个工作簿，以便完成还没完成的工作，用户可以把该工作簿所对应的文件放在文件夹“\MicrosoftOffice\Office\XLStart”中，这样在启动Excel2000时，程序会自动打开该文件夹中工作簿文件，用户可以继续上次的工作，而省去一些步骤。
2、灵活地调整打印页面
Excel2000的“页面设置”对话框中可以设置打印页面的方向、页边距、页眉页脚等，但是不能直接、直观地设置打印表格中网格的高度和宽度及边距等属性，而这些则可以通过“打印预览”窗口中很直观地进行调节。
具体方法为：
通过执行“打印预览”命令，打开预览窗口，在预览窗口中，点击[页边距]按钮，即可在预览窗口中看到页面四周出现一些调节点与虚线，用鼠标拖动节点就可以进行随心所欲地调节页面，非常方便实用。
3、自定义填充序列
自定义填充序列，可加快数据输入。
Excel2000提供了通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，创建自定义序列的环境，应用序列可以加快数据输入，加速工作进程。
具体方法有：
①在工作表中输入按预先顺序定好的数据，然后选中相应的数据单元格，再通过菜单“工具/选项”打开“选项”对话框，打开“自定义序列”选项卡，点击[导入]按钮，即可看到相应的序列添加到了“自定义序列”清单中；
②在已打开的“自定义序列”选项卡中，点击[导入]按钮左边的[导入序列所在的单元格]按钮，再在相应的表中选择序列导入即可；
③在“自定义序列”选项卡中，点击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，即可在“输入序列”输入框中输入相应的序列，从第一个序列元素开始输入新的序列。
在键入每个元素后，按[Enter]键。
整个序列输入完毕后，单击[添加]按钮即可。
4、多个区域的数据计算
输入多个区域的数据进行计算：
在应用函数进行数据运算的过程中，如果函数的输入数据分布的表格区域多于两个时，可以在数据输入框中点击“Number2”输入框，Excel2000会自动添加一个输入框，并定义为“Number3”，需要添加更多的输入框方法相同。
5、打印工作表的一部分
对于工作表的数据，有时候只需要打印工作表的一部分的内容，其具体实现方法为：
选中要打印的单元格，通过菜单“文件/打印区域/设置打印区域”，即可把选中的区域定为需要打印的区域，在打印预览中就可以看到其打印的内容。
这样可以避免打印一些不该打印的内容。
用Excel巧转工资条
Excel具有强大的数据处理和打印输出功能，并且易学易用，是广大用户喜欢使用的电子表格处理软件。
现在一些单位的财会人员喜欢用Excel打印本单位的职工工资总表与工资条，但在Excel中要将工资总表（手工地转换为工资条则是一件比较烦琐的事，下面是我编写的一个Excel宏，运行这个宏就可将编辑好了的工资总表很方便地转换为工资条打印输出。
在Excel中新建一个文件，将其命名为“工资表与工资条”，在工作表“sheet1”中输入并编辑好本单位职工工资总表（后，点击“工具”菜单→“宏”→“宏…”→输入宏名“生成工资条”→创建，输入如下的宏的各行文本，输入完成后保存该宏。
将工作表“sheet1”复制为另一个工作表“sheet2”中，使“sheet2”成为当前工作表，执行刚才创建的宏，即可很快将表1所示的工资表转换为表2所示的工资条。
宏的内容如下：
Sub生成工资条（）
Cells.Select
'选择整个表去掉表格线
Range（"F1"）.Activate
Selection.Borders（xlDiagonalDown）.Line
Style=xlNone
Selection.Borders（xlDiagonalUp）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlEdgeLeft）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlEdgeTop）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlEdgeBottom）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlEdgeRight）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlInsideVertical）.LineStyle=xlNone
Selection.Borders（xlInsideHorizontal）.LineStyle=xlNone
Rows（"2:
2"）.Select
'选择第2行
Selection.InsertShift:
=xlDown
'在第2行前插入一行，保持第2行
为选中状态
num=150
'总人数3，如工资表中有100人则
为1003即num=300
col=14
'工资表的栏数，如工资表有17栏则
'col=17
num1=4
DoWhilenum1<=num
'循环插入空行
Range（Cells（num1,1）,Cells（num1,col））.Select
'选中第num1行的第1列到第col列
Selection.InsertShift:
=xlDown
Selection.InsertShift:
=xlDown
num1=num1+3
Loop
Range（Cells（1,1）,Cells（1,col））.Select
Application.CutCopyMode=False
'剪切复制模式无效
Selection.Copy
'复制选择区域
Range（"A2"）.Select
'选择A2单元格
ActiveSheet.Paste
'从A2单元格起粘贴内容
num2=5
DoWhilenum2<=num
'循环插入标题行
Range（Cells（1,1）,Cells（1,col））.Select
Application.CutCopyMode=False
Selection.Copy
Cells（num2,1）.Select
ActiveSheet.Paste
num2=num2+3
Loop
Range（Cells（2,1）,Cells（3,col））.Select
Application.CutCopyMode=False
Selection.Borders（xlDiagonalDown）.LineStyle
=xlNone
'定义表格边框线、内线样式
Selection.Borders（xlDiagonalUp）.LineStyle=xlNone
WithSelection.Borders（xlEdgeLeft）
.LineStyle=xlDouble
.Weight=xlThick
.ColorIndex=xlAutomatic
EndWith
WithSelection.Borders（xlEdgeTop）
.LineStyle=xlDouble
.Weight=xlThick
.ColorIndex=xlAutomatic
EndWith
WithSelection.Borders（xlEdg
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